Hva er ERP?
Enterprise resource planning (ERP) er et programvaresystem som hjelper organisasjoner med å effektivisere sentrale forretningsprosesser – inkludert økonomi, HR, produksjon, forsyningskjede, salg og anskaffelse – med en enhetlig oversikt over aktivitet og gir en enkelt sannhetskilde.
Innføring i enterprise resource planning
En enkel måte å forstå ERP på er å forestille seg et selskap som en menneskekropp. Som en kropp har den kjerneprosesser som er avgjørende for dens helse og funksjonalitet – i stedet for søvn og fordøyelse, tenk forsyningskjede og salg. Mens mange av disse prosessene foregår uavhengig, er de fortsatt knyttet sammen av hvordan de påvirker kroppen – eller virksomheten – som helhet. Dette betyr også at problemer med én prosess kan og ofte påvirke resten.
Et ERP-programvaresystem fungerer som en bedrifts sentralnervesystem, og bidrar effektivt til å administrere alle disse viktige prosessene og operasjonene ved å koble dem sammen i et integrert system.
Historien og utviklingen av ERP
ERP-ens beskjedne begynnelse er over et århundre gammelt, i form av et papirbasert produksjonssystem for produksjonsplanlegging. Tidlig på 1960-tallet begynte produksjonsselskaper å ta i bruk datastyrte forretningsapplikasjoner. De var raskere og mer nøyaktige enn manuelle prosesser - men også dyrt, begrenset i funksjonalitet, og fortsatt ganske treg.
Disse banebrytende applikasjonene førte til utvikling av dedikerte, frittstående løsninger som kundeordrebehandling og materialbehovsplanlegging (MRP), som etter hvert kunne integreres i ett system som økte driftseffektiviteten. På 1990-tallet hadde ERP forvandlet teknologisektoren ved å betjene et bredere spekter av forretningsaktiviteter på tvers av flere bransjer.
Raskere Internett-hastigheter og nye programvareutviklingsverktøy har revolusjonert ERP-suitene ytterligere. Innføringen av nettleserbasert programvare banet vei for skybasert ERP, noe som i stor grad utvidet innføringen, omfanget og funksjonaliteten til ERP-løsninger.
Dagens ERP-systemer bruker i økende grad intelligente teknologier som kunstig intelligens (AI), maskinlæring, naturlig språkbehandling (NLP) og in-memory-databaser. De hjelper bedrifter med å kjøre mer effektive prosesser, utnytte oppdaterte innsikter fra transaksjonsdata og ustrukturerte data og holde seg konkurransedyktige i et miljø som beveger seg raskt.
Hvorfor er enterprise resource planning viktig?
De fleste eller alle dataene til en organisasjon bør ligge i ERP-systemet for å gi én enkelt sannhetskilde på tvers av virksomheten. For eksempel:
Finans krever at ERP raskt lukker bøkene
Salg trenger ERP for å administrere alle kundeordrer
Logistikk er avhengig av velgående ERP-programvare for å levere de riktige produktene og tjenestene til kunder
Anskaffelse bruker ERP til å hente varer og tjenester og administrere leverandørrelasjoner
Leverandørreskontro bruker ERP til å betale leverandører riktig og i tide
Ledelsen trenger umiddelbar oversikt over selskapets ytelse for å ta beslutninger til rett tid
Banker og aksjonærer krever nøyaktige finansposter, slik at de kan stole på pålitelige data og analyser som er gjort mulig av et ERP-system
ERP-eksempler etter bransje
Hvordan organisasjoner stoler på ERP-programvaren varierer betydelig avhengig av bransjen. Likevel trenger bedrifter i alle bransjer – fra bilindustri til engroshandel – nøyaktig informasjon i sanntid og effektive forretningsprosesser for å konkurrere og trives.
Her er noen eksempler på bransjespesifikke ERP-brukstilfeller:
Produsenter
Produsenter av diskret, satsvis og kontinuerlig prosess er avhengige av ERP for å oppfylle produktkvalitetsmål, administrere ressursutnyttelse, kontrollere overtidskostnader med mer. Produsentene får også ende-til-ende-beholdningskontroll ved å overvåke lagerbevegelser, finne topp- og underprestasjonsprodukter og administrere anskaffelser mer effektivt.
Detaljister
Retail gjennomgikk en betydelig forvandling da bygg- og mørtelbutikker fusjonerte med e-handel og andre digitale salgskanaler. Konsistente, integrerte data er avgjørende for å kunne tilby selvbetjeningsalternativer for å identifisere, konfigurere, kjøpe og sende produkter. ERP hjelper også detaljister med å redusere avbrytelser av handlekurver, forbedre nettstedkonverteringer og øke gjennomsnittlig ordreverdi.
Tjenesteorienterte foretak
Profesjonell regnskap, skatt, engineering og juridiske tjenester krever kraftig, sanntids mobil ERP-teknologi for å balansere tjenesteleveringsforpliktelser med økonomisk helse. Muligheten til å holde seg i rute mens du styrer prosjektets lønnsomhet, ressursutnyttelse og vekstmuligheter er nøkkelen til profesjonelle tjenester.
Forsyningsindustrien
Forsyningsselskaper må hele tiden gjennomgå sine kapitalaktiva, ikke bare for å møte etterspørselen etter fremtidige tjenester, men også for erstatning av aldrende eiendeler. Uten ERP er forvaltning av disse eiendelsinvesteringene en utfordrende, feilutsatt prosess.
ERP hjelper også med å løse et annet kritisk problem i forsyningsselskapet – prognoser for reservedeler. Hvis du ikke har de riktige delene under et avbrudd, oppstår det et betydelig kundeserviceproblem. På den annen side betyr det å ha for mange reservedeler for høye kostnader og utdatert beholdning.
Grossister
Grossister, importører, direkteleveringer og 3PL/4PL-firmaer ønsker å redusere distribusjonskostnader, øke omløpshastigheten og redusere ordrebehandlingstiden. For å nå disse målene trenger de integrert beholdningsstyring, logistikkfunksjonalitet og tilpassede automatiserte prosesser.
Hvordan fungerer ERP-systemer?
Et ERP-system består av integrerte modulløsninger eller forretningsapplikasjoner som deler en felles database som kobler dem sammen og lar dem snakke med hverandre. Hver ERP-modul fokuserer vanligvis på ett forretningsområde, men de arbeider sammen med de samme dataene for å oppfylle bedriftens behov.
Bedrifter plukker og velger modulløsningen de vil ha – for eksempel finansiering, logistikk, anskaffelse og HR – og kan legge til og skalere etter behov. ERP-systemer kan også støtte bransjespesifikke krav, enten som en del av systemets kjernefunksjonalitet eller gjennom applikasjonsutvidelser som integreres med modulserien.
ERP-programvaresystemet som vises her, illustrerer brukstilfeller for foretaksressursplanlegging for salg. Typiske ERP-moduler tar også for seg økonomi, produksjon, anskaffelse og forsyningskjede, blant andre applikasjoner.
Mens moderne ERP-systemer gir et enormt spekter av forretningsfunksjonalitet, må de koble til og synkronisere med andre applikasjoner og datakilder for å være effektive, inkludert CRM- og HCM-programvare, e-handelsplattformer, bransjespesifikke løsninger og til og med andre ERP-er.
Denne integrasjonen gir foretak en enhetlig oversikt over informasjon fra ulike systemer, noe som bidrar til å øke forretningsprosesseffektiviteten, forbedre kundeopplevelsene og forenkle samarbeidet på tvers av team og forretningspartnere.
Fleksibiliteten til et ERP-system gjør det mulig å integrere med et bredt spekter av programvareprodukter ved hjelp av konnektorer eller tilpassede adaptere, for eksempel programmeringsgrensesnitt for applikasjoner (API-er). Andre metoder for ERP-integrasjon inkluderer enterprise service bus (ESB) og moderne integrasjon platform-as-a-service (iPaaS).
Forskjellige typer ERP-utrulling
Et ERP-system har fire vanlige implementeringstyper: on-premise, skybasert, to-lags og hybrid. Hver type har sine fordeler og ulemper, og bedrifter må identifisere hvilket ERP-distribusjonsalternativ som passer best til deres behov.
On-premise ERP
On-premise er den tradisjonelle modellen for distribusjon av ERP-programvare, noe som gir størst mulig kontroll. Programvaren installeres vanligvis på stedet i firmaets datasenter. Mens total kontroll er en fordel, kommer det også med ansvar for installasjon og kontinuerlig vedlikehold.
Cloud ERP
Med skybasert ERP befinner programvaren seg på en ekstern, tredjeparts server. Det er tilgjengelig via Internett som en abonnementstjeneste (SaaS), med programvareleverandøren som håndterer vedlikehold, oppdateringer og sikkerhet på bedriftens vegne. I dag er cloud ERP den mest populære ERP-implementeringsmetoden, og tilbyr lavere forhåndskostnader, større skalerbarhet, raskere innovasjon og enklere integrering.
Todelt ERP
Selskaper som gjennomgår store operasjonelle endringer – for eksempel fusjoner, utvidelser eller oppkjøp – vil ofte velge en to-lags modell. Nivå 1 ERP kan for eksempel være en on-premise-server på den overordnede organisasjonens hovedkontor, og nivå 2 ERP kan være et skybasert datterselskap som håndterer lokale eller spesialiserte funksjoner. En strategi på to nivåer gjør det mulig for bedrifter å starte en kontrollert overgang til skyen, migrere bestemte funksjoner eller forretningsenheter uten å forstyrre driften.
Hybrid ERP
En hybrid modell er en type to-lags ERP-system som kombinerer on-premise og skybasert implementering for å gi bedrifter fleksibilitet til å velge den beste utrullingen for hvert program. Hybrid cloud ERP kan være en trinnvis stein til en skybasert to-lags modell mens du fortsatt regnskapsfører applikasjoner som kanskje må være on-premise for å oppfylle bransjens forskrifter eller sikkerhetskrav.
Seks viktige fordeler med ERP
Som nevnt varierer fordelene ved å implementere et ERP-system avhengig av utrullingsmodellen. Når det er sagt, gjelder følgende seks fordeler for alle moderne ERP-løsninger:
1. Høyere produktivitet
Effektivisere og automatisere sentrale forretningsprosesser slik at personer i hele organisasjonen kan gjøre mer med færre ressurser
2. Dypere innsikt
Eliminere informasjonssiloer, få en enkelt kilde til sannhet, og få raske svar på virksomhetskritiske forretningsspørsmål
3. Akselerert rapportering
Rask forretningsrapportering og finansiell rapportering, og del enkelt resultater for å handle på innsikt og forbedre ytelsen i sanntid
4. Lavere risiko
Maksimere forretningssynlighet og -kontroll, sikre overholdelse av lovbestemte krav og prognostisere og forhindre risiko
5. Enklere IT
Bruke integrerte ERP-programmer som deler en database for å forenkle IT og gi alle en enklere måte å arbeide på
6. Forbedret smidighet
Identifisere og reagere på nye muligheter med effektive operasjoner og klar tilgang til sanntidsdata
Hvordan vet jeg om jeg er klar for et ERP-system?
Mange organisasjoner – spesielt mindre – begynner ofte å bruke enkle, frittstående verktøy for å administrere forretningsprosessene, for eksempel QuickBooks eller Excel-regneark. Å ta i bruk et ERP-system kan føles unødvendig, som en ekstra komplikasjon. Men som en virksomhet av enhver størrelse modnes og utvides, kan disse styringsverktøyene bli ineffektive og ikke-bærekraftige, og holde tilbake skalerbarhet og hindre optimalisering.
Her er noen vanlige tegn på at et selskap har vokst ut av administrasjonsverktøy og er klar for et moderne ERP-system:
- For mye tid brukt på daglige oppgaver
Hvis det tar lengre tid å administrere daglige aktiviteter som å avslutte bøkene, kan den skyldige være for mange ulike applikasjoner. ERP-programvare integrerer løsninger og data i ett system med et felles grensesnitt, noe som gjør det enklere for forretningsenheter å kommunisere og gjøre jobbene sine effektivt. - Problemer med å få tilgang til kritiske forretningsdata
Kan du enkelt svare på viktige spørsmål om bedriften din, for eksempel inntekt per produktlinje eller antall returer? Hvis ikke, kan segregerte systemer og mangel på tilgang til målinger og KPI-er holde deg tilbake. - Løpske forretningsprosesser
Er det områder der prosessene dine kommer bort fra deg? Kanskje det er vanskeligere for deg å håndtere inventar, tilfredsstille kunder, eller holde kostnadene i sjakk. I så fall kan det hende at forretningsprosessene må restruktureres for å imøtekomme vekst eller endre prioriteringer – en naturlig tilpasning for integrering av ny ERP-programvare. - Mangel på standardiserte prosesser og dupliserte datasett
Hvis ulike avdelinger bruker sine egne programmer og prosesser for å få ting gjort, bruker du sannsynligvis for mye tid på duplisert dataregistrering. Når informasjon ikke kan flyte mellom systemer, tar rapporteringen lengre tid, og feil er mer sannsynlig, noe som hindrer beslutningstaking. - For mange tapte muligheter
Hvis forretningsenheter bruker all sin tid bare på å holde virksomheten i gang, er det ingen båndbredde for å forfølge potensielle muligheter eller innovasjoner. Mange ERP-systemer inkluderer intelligente funksjoner, som maskinlæring og prediktiv analyse, noe som gjør det enklere å identifisere og kapitalisere på lønnsomme nye virksomheter.
10 ting du bør se etter i et ERP-system
Egenskapene til et moderne ERP-system varierer ofte basert på hvilken bransje de betjener og modulene de tilbyr. Men uansett hvor spesialisert en ERP kan være, er det 10 kjernefunksjoner som alle enterprise resource management systems bør ha:
- En felles database: Sentralisert informasjon og en enkelt sannhetskilde for konsekvente delte data og en tverrfunksjonell visning av selskapet
- Innebygd analyse: Innebygde analyseverktøy, selvbetjente BI-verktøy, rapporterings- og samsvarsverktøy som gir smart innsikt på tvers av virksomheten
- Datavisualisering: Visuell presentasjon av nøkkelinformasjon med dashboard, KPI-er og pek-og-klikk-analyser for å hjelpe til med rask og informert beslutningstaking
- Automatisering: Evnen til å automatisere gjentakende oppgaver med avansert robotprosessautomatisering (RPA) drevet av AI og maskinlæring
- Konsekvent UI/UX: Et standardisert utseende på tvers av moduler, med brukervennlige konfigurasjons- og persontilpasningsverktøy for prosesser og brukere – inkludert kunder og leverandører
- Integrasjon: Problemfri integrasjon av forretningsprosesser og arbeidsflyter samt åpen integrasjon med andre tredjeparts programvareløsninger og datakilder
- Nye teknologier: Støtte for generativ AI og maskinlæring, digitale assistenter, Tingenes Internett (IoT), sikkerhet og personvern og mobilteknologi
- Teknologiplattform: En rask, stabil teknologistakk for denne langsiktige investeringen – inkludert en plattform med lite koding / ingen koding, iPaaS, databehandling og mer
- Multinasjonal støtte: Global støtte for språk, valutaer og lokal forretningspraksis og forskrifter – sammen med teknisk støtte for skytjenester, opplæring og implementering
- Valg av distribusjon: Tilbyr skybaserte, on-premise, to-lags eller hybride distribusjonsalternativer
ERP-programvare er ikke alt som passer for én størrelse
ERP for små bedrifter
ERP-programvare kan hjelpe en liten bedrift med å gå utover regneark og effektivt administrere alle aspekter av veksten – fra salgs- og kunderelasjoner til økonomi og drift. ERP-verktøy for små bedrifter er vanligvis i skyen, raske å installere og utviklet for å skalere med bedriften.
Midlands-ERP
ERP-programvare utviklet for mellomstore bedrifter og datterselskaper drar nytte av innebygd analyse, rask utrulling og beste praksis for dusinvis av forretningsprosesser. Mellomstore ERP-verktøy hjelper bedrifter i vekst med å skalere og konkurrere, selv med begrensede ressurser. Modulære, skybaserte ERP-systemer er også gode for mellomstore bedrifter med komplekse prosesser eller planer for rask vekst.
ERP for store bedrifter
Store bedrifter med global drift eller datterselskap trenger et robust, markedsledende ERP-system med innebygd KI, maskinlæring, analyse og intelligent automatisering for å transformere forretningsmodeller og prosesser. Bedrifter kan bruke ERP-systemer på stedet, i skyen eller i et tolags- eller hybridscenario, avhengig av behov.
ERP-trender å se på
Digital transformasjon er – bokstavelig talt – raskere. Etter hvert som bedrifter tar i bruk digital teknologi i alle deler av virksomheten, er de i stor grad fokusert på å eliminere "drags", ellers kjent som alt som bremser virksomheten, inkludert utdaterte prosesser og systemer. Så det er ikke overraskende at bedrifter krever mer robuste ERP-systemer for å bidra til å forvise drager og øke smidigheten.
Etter hvert som ERP-innovasjon bygger fart, er det fire store trender å holde øye med:
Generativ AI
Ved å integrere ERP-programvare med muligheter for generativ KI kan bedrifter automatisere manuelle oppgaver samtidig som de tilpasser, justerer og optimaliserer kjerneprosessene sine for å oppfylle bedriftsspesifikke behov.
Sammen med å automatisere oppgaver og levere innsikt, gir generativ KI ikke-It-brukere mulighet til å samhandle med ERP-systemet ved hjelp av kommandoer og spørringer på naturlig språk. Enhver bruker kan stille et spørsmål og få et umiddelbart svar som utnytter all tilgjengelig dokumentasjon og data.
Vertikal integrasjon
Selskapene er klare til å avslutte krigføringen mellom de beste løsningene i klassen og integrert ERP. Nye tilbud lover det beste fra begge verdener – et fullstendig integrert ERP-system med vertikale utvidelser som gjør det mulig for bedrifter å få den spesifikke funksjonaliteten de trenger uten smertefulle integreringsproblemer eller datasiloer.
Cloud, Cloud, Cloud
Preferanse for skybasert ERP vil fortsette å intensivere ettersom flere selskaper oppdager fordelene – inkludert " hvor som helst; tilgang, reduserte kostnader til maskinvare- og teknisk støtte, større sikkerhet og integrasjon med andre systemer. Etter hvert som hastigheten på virksomheten fortsetter å akselerere, blir det enda viktigere å ta i bruk en skybasert tankegang.
Brukerpersontilpasning
Medarbeidere, kunder og leverandører ønsker alt innhold og funksjonalitet som passer deres spesifikke behov eller interesser og gjør dem mer produktive. Endring av demografi i arbeidsstyrken, spesielt i bransjer som produksjon, er også en viktig faktor for plattformer uten koding.
Disse plattformene gir brukerne en lett tilpassbar opplevelse i stedet for å tvinge dem til å tilpasse seg programvaren. Brukere kan også forvente tilpassede dashboards, AI-drevet søk, personlig chat og personlige arbeidsflyter på tvers av enheter.
Oppdag mulighetene for en moderne ERP
Med en skybasert ERP-løsning kan bedriften administrere mye mer enn prosessen. Utforsk det siste innen ERP-nyheter, -trender og -god forretningsførsel.