Hva er Master Data Management (MDM)?
MDM er prosessen med å opprette og vedlikeholde en enkelt stamdatapost for hver person, sted og ting i en bedrift.
Oversikt over stamdatastyring
De fleste bedrifter driver i dag hundrevis av ulike applikasjoner og systemer – som ERP, HCM og CRM – som krysser mange forskjellige avdelinger. Fordi så mange mennesker berører dataene i disse systemene, er det enkelt for det å bli siloed, duplisert, utdatert, eller til og med motstridende. Og som alle vet, fører dårlige data til dårlig beslutningstaking. For å oppfylle behovet for rettidig, nøyaktig informasjon – selv etter hvert som datakildene øker – henvender bedriftene seg til stamdataadministrasjon (MDM).
Definisjon av stamdatastyring
Stamdataadministrasjon er prosessen med å opprette og vedlikeholde én enkelt stamdatapost – eller én enkelt sannhetskilde – for hver person, sted og ting i en bedrift. Gjennom MDM får organisasjoner en pålitelig, aktuell oversikt over nøkkeldata som kan deles på tvers av virksomheten og brukes til bedre rapportering, beslutningstaking og prosesseffektivitet.
Hva er likevel stamdata?
Stamdata er alle data som er virksomhetskritiske for å drive en bedrift. Det beskriver personer (kunder, ansatte og leverandører), steder (kontorer og steder) og ting (produkter og eiendeler). Stamdata er vanligvis bare en liten prosentandel av alle forretningsdata, men det er noen av de mest komplekse – og verdifulle – dataene i en organisasjon.
Eksempler på stamdata inkluderer:
Kundestamdata: Som navnet antyder, inneholder kundestamdata alle kjernedataene som trengs for å gjøre forretninger med kundene – fra kontaktinformasjon til innkjøpshistorikk og betalingsvilkår. Administrasjon av stamdata for dette domenet omfatter rengjøring og standardisering av data på tvers av ERP, CRM og andre systemer. For eksempel kan samme kundes navn og adresse finnes i både et ERP- og CRM-system, men registreres på to forskjellige måter, for eksempel 1030 Sandy Court, 1030 Sandy Crt. eller 1030 Sandy Ct. MDM avstemmer disse forskjellene og gir én enkelt visning av hver kunde som kan brukes til å persontilpasse markedsføringskampanjer, levere bedre opplevelser og mer. I noen organisasjoner inneholder kundestamdata også data for medarbeidere, pasienter og leverandører.
Leverandørstamdata: Leverandørstamdata inkluderer data for leverandørkontoer, kontrakter, retningslinjer, prisfastsetting med mer. Den ligger midt i alle viktige anskaffelsesaktiviteter, fra planlegging og fastsetting av forsyningskilde til kontrakt og innkjøp. Rensede og pålitelige leverandørstamdata er avgjørende for å svare på spørsmål om for eksempel leverandørutgifter, prisfastsetting eller ytelse.
Lokasjonsstamdata: Viktige attributter knyttet til fysiske lokaliseringer for byråer, bedriftskontorer, distribusjonssentre og filialer ligger i organisasjonens lokaliseringsdata. Når du er koblet til andre datadomener, kan denne informasjonen bidra til å styrke stedsbasert beslutningstaking – for eksempel å bestemme riktig produktsortiment for en bestemt butikk.
Produktstamdata: Produktstamdatastyring dekker attributter som produktnummer, kategori, pris, funksjoner, stykklister og alle andre nødvendige datapunkt. Med bruk på tvers av prosesser for salg, markedsføring, forsyningskjede og livssyklus for produktutvikling må disse dataene være pålitelige og nøyaktige.
Anleggsstamdata: Anleggsstamdata beskriver virksomhetens anleggsmidler og immaterielle eiendeler, for eksempel beholdning, utstyr og varemerker. Den inkluderer vanligvis attributter som avskrivningsvilkår og -verdier, anleggsklasser, leasinginformasjon m.m. Unøyaktige anleggsstamdata kan føre til underordnet anleggsutnyttelse og -styring. For eksempel brukes utstyrsstamdata i prognosevedlikeholdsprosesser, så hvis de er feil, vil prognosene også være.
Hvorfor er stamdataadministrasjon så viktig?
I tillegg til å hjelpe en organisasjon med å ta gode beslutninger og svare på viktige spørsmål, har stamdataadministrasjon en rekke andre fordeler. Her er bare noen få:
Reduserte feil og redundanser i data på tvers av flere applikasjoner. Hvis den samme informasjonen, for eksempel en kundepost, oppgis av forskjellige team på en inkonsistent måte, vil MDM slå sammen og avstemme dupliseringen.
Bedre analyseinnsikt og datadrevne beslutninger. Ordtaket "søppel inn, søppel ut" er sant her. Hvis dataene som blir analysert ikke er nøyaktige, blir heller ikke resultatene.
Effektiviserte forretningsprosesser og større effektivitet. Konsekvente stamdata av høy kvalitet kan brukes til å fremskynde og automatisere ende-til-ende-forretningsscenarier, for eksempel føre til kontanter, betalingskilder og design for drift.
Forbedret åpenhet og overholdelse av databeskyttelse og andre forskrifter. GDPR gir for eksempel folk mer kontroll over hvordan deres informasjon samles inn, håndteres og deles. Uten MDM kan poster fragmenteres på tvers av flere avdelingssiloer, noe som gjør overholdelse vanskelig.
Støtte for fusjoner og oppkjøp med en effektivisert prosess for sammenslåing og avstemming av flere dataressurser.
Data er avgjørende for å drive digitale forretningsprosesser, og stamdata er grunnlaget som alle andre data er avhengige av. Organisasjoner som har nøyaktige og konsistente stamdata, blir bedre posisjonert for å lykkes.
Programvare for administrasjon av stamdata kan hjelpe deg med å konsolidere og styre poster.
Hvordan det fungerer: MDM-rammeverk og prosesser
Et rammeverk for stamdataadministrasjon fungerer for å sikre at all informasjon er nøyaktig og semantisk konsistent. Den består av to deler: Opprette en initial stamdatapost og deretter vedlikeholde den.
Opprette en stamdatapost: Denne prosessen begynner med å identifisere databasene og applikasjonene som inneholder data som skal inkluderes i stamdataposten. Deretter defineres alle attributter eller egenskaper – for eksempel produktfarge, størrelse og materialer –. Til slutt avstemmes data, avstemmes der det finnes inkonsistente og sammenslåtte der det finnes flere poster.
Vedlikehold av stamdata: Denne prosessen omfatter opprydding, transformering og integrering av nye data slik de legges til i stamlisten for å opprettholde konsistens og kvalitet på poster. Noen Master Data Management-løsninger i dag kan automatisere og akselerere mange aspekter av denne prosessen.
Det er viktig å merke seg at alle prosesser for administrasjon av stamdata skal utføres i henhold til en organisasjons datastyringsprinsipper og -policyer. De skisserer hvordan alle forretningsdata skal lagres, administreres og sikres, og av hvem – og som inkluderer stamdata.
Anbefalte fremgangsmåter for en vinnende Master Data Management-strategi
En moderne Master Data Management-strategi inkluderer verktøy, teknologier og beste praksis for å sikre at alle interessenter kan ha tillit til kvaliteten på datadrevet innsikt – samt hastigheten til å handle på dem.
Her er noen måter å skape en vinnende strategi på:
Opprett et datastyringsrammeverk hvis du ikke allerede har gjort det. Som nevnt tidligere bør MDM-aktiviteter utføres og anvendes i samsvar med retningslinjer for datastyring for å sikre dataforvaltning og overholdelse av lovkrav.
Utnytt kunstig intelligens (AI) og maskinlæring. Noen leverandører tilbyr MDM-programvare og -verktøy som bruker disse funksjonene til å automatisere prosessen med å kontrollere at nye data er nøyaktige, matche dem med gjeldende poster og avstemme dem.
Administrer flere domener i én forekomst. Du kan finne løsninger som fokuserer på å administrere bare ett domene, for eksempel kundestamdata eller produktstamdata. Den beste programvaren er imidlertid i stand til å integrere og administrere alle selskapets domener i ett system – ofte i skyen. Dette bidrar til å redusere kostnader, hjelpe personalet til å bli mer produktive og støtte fleksible brukstilfeller.
Administrer stamdata i skyen. Skyplattformer kan bidra til å øke produktiviteten og effektiviteten ved å la data fra ulike applikasjoner samles, tilpasses, slås sammen og renses – raskt, enkelt og skalert. De har også robust sikkerhet og automatiske oppdateringer.
Integrere stamdataadministrasjon og datastyring. Ved å kombinere én enkelt stamdatakilde med sentralisert datastyring i én løsning, er det enklere å håndheve retningslinjer og overholdelse – og definere, validere og overvåke forretningsregler og stamdataattributter.
Master Data Management er en pågående bestrebelse, ikke et en-og-gjort prosjekt. Etter hvert som organisasjonen vokser, vil datavolumet også øke. Men med skybasert, intelligent teknologi, verktøy og arbeidsflyter blir disse MDM-prosessene langt mer effektive.
Ofte stilte spørsmål om stamdataadministrasjon
Administrere data på riktig måte
Forenkle administrasjon og styring av stamdata med én enkelt, kraftig løsning.
Ideer du ikke finner noe annet sted
Registrer deg for en dose Business Intelligence levert rett til innboksen din.