Workflowstyring: En nybegynners veiledning for workflowautomatisering og forretningsprosesstyring
Som forretningsbegrep oppsto workflowstyring virkelig på 1980-tallet, rett ved siden av tidlig utrulling av e-post, stasjonære datamaskiner og digitaliserte forretningssystemer. Folk innså raskt hvordan disse nye teknologiene kunne bidra til å redusere feil og effektivisere gjentatte oppgaver. I dag støtter smarte, sky-tilkoblede programvaresystemer og digitaliserte workflowstyringssystemer de menneskelige partnerne sine har for å oppnå stadig bedre effektivitet og smidighet, reduserte syklustider og feilsatser og bedre samsvar.
Hva er en workflow?
En workflow kan defineres som en sekvens av tilknyttede aktiviteter eller oppgaver som er fullført for å oppnå et bestemt resultat. En strukturert workflow følger en distinkt bane, som kan være sekvensiell eller parallell for å oppfylle bestemte avhengigheter eller behov. Banen vil ofte ha definerte variasjoner, unike for hvert ønskede forretningsresultat.
Det finnes tre typer workflower:
- Hel manuell: En manuell workflow kan for eksempel være papirbasert med en docket og manuelt skrevne merknader og signaturer, fysisk bestått langs kontoret eller i produksjonsområdet.
- Halvautomatisert: Deler av prosessen automatiseres i en delvis automatisert workflow. Tenk på en e-postkjede, med filer vedlagt, kommentarer i brødteksten i e-posten og endringer i de vedlagte filene, bestått når det passer for behandleren av den aktuelle oppgaven.
- Fullstendig digitalisert eller automatisert: Automatisert workflowkjøring i en dedikert forretningsapplikasjon på en strukturert og definert måte, følgende definerte forretningsregler.
Workflowstyring eller Business Process Management: Hva er forskjellen?
En workflow er en mer spesifikk, frittstående streng med trinn og oppgaver. I motsetning til dette er en forretningsprosess et bredere begrep for en samling oppgaver, arbeidsflyter, aktiviteter og retningslinjer, der noen av oppgavene kan automatiseres, mens andre aktiviteter kanskje ikke er det.
Tenk på en enkel godkjenningsworkflow for innkjøp – med én eller flere definerte varianter, kan en forretningsregel fastsette at en innkjøpsordre trenger godkjenning fra en andre avdeling hvis innkjøpsverdien overskrider et bestemt beløp. Denne workflowen er en del av en større forretningsprosess for hvordan du kjøper varer og tjenester i en organisasjon, og inkluderer retningslinjer for leverandørvalg, anskaffelse og så videre.
Nedenfor finner du noen vanlige eksempler på arbeidsflyt:
- Godkjenne en innkjøpsordre
- Godkjenne en feriesøknad
- Behandle en fakturabetaling
- Ansettelse av medarbeider
- Rekvirere en erstatningsdel
- Sende en faktura til en kunde
Hvorfor er programvare for arbeidsflytstyring så viktig?
Workflowstyring er prosessen med å digitalisere diskrete prosesser og administrere resultatene. Med programvare for workflowstyring kan du bygge, kjøre og administrere disse workflowene. Her er noen av de viktigste fordelene og resultatene du kan forvente fra dedikerte programvareløsninger:
- Større effektivitet: Øk automatiseringsraten for å oppnå raskere og bedre resultater samtidig som du gjør ting enklere for alle som er involvert. Med en fullstendig digitalisert workflow kan for eksempel forretningsinteressenter enkelt få tilgang til, kontrollere og behandle klart definerte digitale oppgaver, arbeide fra hvor som helst – på kontoret, hjemme eller på farten.
- Forbedret smidighet: Tilpass standard arbeidsflyter for å oppfylle endrede driftsbehov, opprette prosessinnovasjoner for å støtte nye forretningsmodeller og fikse ødelagte prosesser for større fleksibilitet og smidighet.
- Sterkere konformitet: Med tydelige ansvarsområder og databaserte revisjonsspor kan du overvåke og administrere prosessresultater og sikre bedre samsvar med retningslinjer og forskrifter.
Workflowstyringssystemer og hvordan de fungerer
Med workflowstyringssystemer kan brukeren definere ulike workflower for ulike typer jobber eller prosesser. I en produksjonsinnstilling kan for eksempel et designdokument videresendes automatisk fra designeren til den tekniske lederen, og til slutt til produksjonsingeniøren. På hvert trinn i workflowen er én person eller gruppe ansvarlig for en bestemt oppgave. Når oppgaven er fullført, sikrer workflowstyringssystemer at personene som er ansvarlige for den neste oppgaven, blir varslet og mottar dataene de trenger for å utføre prosesstrinnet.
Workflower kan også ha mer komplekse avhengigheter. Hvis et dokument for eksempel skal oversettes til flere språk, kan en oversettelsesleder velge språkene, og hvert utvalg blir deretter aktivert som et arbeidsordreformular for en annen oversetter. Først når alle oversetterne har fullført sine respektive oppgaver, vil neste oppgave i prosessen bli aktivert. Dette bidrar til å spore logg-jams og holde større team på målet.
Programvare for workflowstyring, som vist her, kan hjelpe deg med å administrere prosesser og definere variasjoner i prosessen.
Eksempler på workflowstyringssystemer i tiltak
Alle bedrifter har sine egne unike behov. Nedenfor finner du bare noen få eksempler på hvordan moderne workflowstyringssystemer kan implementeres:
- Optimering av eksisterende forretningsapplikasjoner: Mange bedriftsapplikasjoner kommer med innebygde verktøy og workflowmaler for å definere og bygge forretningsprosesser som ennå ikke er koblet i systemet. Når det er nødvendig med endringer i workflower, trenger ikke administratorer å begynne helt fra bunnen av – de kan dra nytte av de eksisterende funksjonene i systemet for å opprette endringer. Også de beste moderne programvareverktøyene kommer med ytterligere automatiseringsfunksjoner som har kunstig intelligens (AI) og prosessautomatiseringsverktøy som allerede er innebygd.
- Ved hjelp av side-ved-side-applikasjonsutvidelser: Mange bedrifter foretrekker å holde en "ren kjerne", noe som betyr at de foretrekker å kjøre sine programvareapplikasjoner med så få endringer som mulig. Dette betyr at eventuelle nye workflower og prosessinnovasjoner kan utnytte data fra eksisterende systemer, men bygges utenfor de eksisterende forretningsapplikasjonene. Disse såkalte "side-ved-side-applikasjonsutvidelsene", i motsetning til "i-app-applikasjonsutvidelser", bygges og kjøres vanligvis i skyen.
- Orchestratingprosesser på tvers av avdelinger: Cloud-baserte workflowstyringssystemer er også foretrukne for bransjeuavhengige orkestreringer. Dette er forretningsprosesser som strekker seg over ulike applikasjoner, systemer og tjenester. Dette omfatter hybridlandskap der automatiseringskravene krever at du kobler til flere frakoblede arbeidsflyter som kjører i ulike applikasjoner og steder. Den arbeider også med prosesser der du vil gjøre en bestemt workflow tilgjengelig for eksterne prosessdeltakere som partnere og leverandører – og deretter bruke resultatet av denne workflowen til å starte et neste trinn internt.
- Ved å gjøre det enklere for eksperter å skreddersy arbeidsflyter: For avdelingsprosesser som bare omfatter enkle forespørsels- eller godkjenningsskjemaer, kan noen automatiserte forretningsprosesser håndteres med utviklingsplattformer med lav kode/ingen kode (LCNC). Dette betyr at dra og slipp og forenklede visuelle funksjoner gjør at forretningsbrukere raskt kan bygge lette arbeidsflytapper tilpasset teamenes spesifikke behov.
Teknologier for workflowstyring
Workflowteknologier muliggjør standardiserte prosesser med tydelig ansvar og knytter de ulike oppgavene til en definert bane. Den intelligente kombinasjonen med én eller flere nye automatiseringsteknologier øker graden av automatisering innenfor en prosessflyt, noe som gir raskere og bedre prosessresultater. Det er mer, det muliggjør nyskapende nye prosesser og bidrar til å skape verdi eller gi en bedre opplevelse. Her er noen eksempler på avanserte teknologier som brukes i moderne workflowprogramvare:
- Store datamengder: Teknologier med store datamengder og bedre synlighet i disse dataene gjør store mengder informasjon tilgjengelig for bruk, som kan integreres og brukes direkte i forretningsprosesser. Her er et workfloweksempel: Tenk på en godkjenningsprosess for kapitalutgifter (CAPEX) som er halvautomatisert – finansrapporter sendes frem og tilbake mellom de involverte godkjennerne og godkjennerne via e-post før det tas en investeringsbeslutning. Hvis du overfører de relevante datakildene, kan workflowsystemet automatisk generere de nødvendige rapportene og automatisk gjøre dem tilgjengelige for de riktige personene på et definert punkt i prosessen. Hva er mer, basert på definerte forretningsregler eller ved å bruke kunstig intelligens (AI) og maskinlæringsfunksjoner (se nedenfor), kan de integrerte dataene brukes til å veilede beslutningstaking, øke prosessen og avlaste beslutningstakere fra rutineoppgaver eller vurderinger.
- Kunstig intelligens: AI-teknologier som maskinlæring, naturlig språkbehandling (NLP), datasyn og automatisering av robotprosesser (RPA) kan hjelpe til med å automatisere prosesstrinn som tidligere bare kunne utføres manuelt eller halvautomatisert av mennesker.
- Maskinlæring: Maskinlæring kan brukes der et prosesstrinn krever kompleks dataanalyse for å oppdage mønstre eller lage prognoser og anbefalinger. Tenk på en caterer på sportsarrangementer hvor etterfyllingsordren på leskedrikker kan være svært avhengig av værvarslingen.
- Naturlig språk-prosessering (NLP): NLP gjør det mulig for chatboter eller digitale stemmeassistenter å automatisere bestemte interaksjoner innenfor en prosess eller for å automatisere enkle workflower fullt ut. Tenk på automatiske svar på rutineforespørsler med høyt volum, for eksempel status for innkjøpsordrer eller fakturaer.
- Datasyn: Datasyn kan trekke ut kompleks, kontekstuell informasjon fra bilder som deretter kan brukes til å automatisere eller informere andre prosesser. Ett eksempel er operatører av elektrisitetsnett som analyserer satellittbilder for overvåking av overflatetransport for å informere vedlikeholdsprosessene og automatisk utløse servicebesetninger i tilfelle hendelser som kan sette infrastrukturen i fare. Alternativt kan datasyn opprette en prediktiv vedlikeholdsplan der en automatisert visuell kontroll bare brukes til å utløse serviceforespørsler når det er nødvendig, i stedet for på en fast tidsplan.
- Robotic process automation (RPA): RPA utfører gjentatte manuelle oppgaver innenfor prosessforløp ved å etterligne brukerinteraksjoner med systemene. Et typisk brukstilfelle er å bygge over integrasjonshull ved å kopiere og lime inn data fra regneark eller andre dokumenter, for eksempel leverandør-e-poster, til et forretningssystem, som ikke bare gjør denne oppgaven raskere, men som også øker datanøyaktigheten.
Programvare for workflowstyring som viser status og nøkkelmålinger i en salgsprosess.
Trender for administrasjon og automatisering av forretningsworkflow
Hyperautomatisering og intelligent automatisering
Dette er begreper vi hører mer og mer hver dag. Faktisk påpeker Gartner i en nylig undersøkelse at over 85 % av lederne vil "enten øke eller opprettholde organisasjonens hyperautomatiseringsinvesteringer i løpet av de neste 12 månedene, og over 56 % har allerede fire eller flere samtidige hyperautomatiseringsinitiativer."
Moderne løsninger for workflowstyring og automatisering tar for seg denne trenden ved å kombinere mange eller alle teknologiene nevnt over, i en enkelt løsning. Denne tilnærmingen unngår ikke bare utfordringene som skapes av et lappeteppe av forskjellige teknologier fra ulike leverandører – den forenkler også automatiseringsinnsatsen betydelig. Brukere kan få tilgang til og bruke alle funksjoner hver gang det er nødvendig fra ett prosjekt uten å måtte lære og bytte mellom ulike utviklingsverktøy.
Dette er en ekstra trend som endrer landskapet i workflowstyring. En borgerutvikler er en som er en sterk bruker av komplekse programvaresystemer og er komfortabel med teknologi, men har lite eller ingen programmerings- eller kodingsferdigheter. Den visuelle verktøy- og drag-og-slipp-bygget innhold lager lavkode-/no-code-løsninger en game-changer for borgerutviklere. LCNC gjør det mulig for dem å opprette og tilpasse arbeidsflyter og prosesser, basert på deres omfattende ekspertise på emner til tross for manglende evne til å skrive kode.
Og LCNC legger til stor verdi også for profesjonelle utviklere. De kan bruke samme dra og slipp til å fullføre standardoppgaver mye raskere enn noen gang tidligere. Ved hjelp av profesjonelle LCNC-applikasjonsverktøy kan utviklere opprette mer komplekse workflower og automatisering og gjøre dette tilpassede innholdet lett tilgjengelig.
Workflowstyringssystemer
Lær mer om smarte løsninger som hjelper deg med å effektivisere workflowene
dine
Workflowstyring ofte stilte spørsmål
En workflowprosess er en definert serie eller sekvens av aktiviteter som er definert for å oppnå spesifikke resultater.
Ulike programvareverktøy for arbeidsflyt tar for seg forskjellige krav. Fullstendige løsninger for workflowstyring gir utviklere pro-kode-verktøy som trengs for raskt å bygge arbeidsflytapplikasjoner eller utvide eksisterende workflower utenfor forretningsapplikasjoner. Enterprise-applikasjoner har sitt eget modelleringsmiljø, som gir utviklere og IT-administratorer tilgang til verktøyene for å modellere, konfigurere og administrere workflower i appen.
Både løsninger for workflowstyring og innebygde modelleringsmiljøer gir stadig flere muligheter som gjør det mulig for avdelingsprosesseksperter som ikke har den tekniske ekspertisen å overta eierskap over workflowstyring. Og lav kode / ingen kodeplattformer er designet for brukere med bransjekraft til å bygge enkle arbeidsflytapper for web- og mobilbruk uten behov for kodingsferdigheter.
De fleste organisasjoner implementerer flere automatiseringsteknologier for å støtte ulike prosesser og varierende krav. Pakkede bransje- og bransjeapplikasjoner gir beste praksis-arbeidsflyter for å sikre effektiv og pålitelig drift av høyvolumets kjerneprosesser som finnes i de fleste organisasjoner. Arbeidsflytstyringsløsninger og andre avanserte automatiseringsteknologier, som automatisering av robotprosesser eller maskinlæringsfunksjoner, hjelper organisasjoner med å lukke bestemte automatiseringsteknologier eller til å opprette prosesser som hjelper dem med å differensiere i markedet.
Plattformer med lavkode/no-code hjelper borgerutviklere, i tillegg til profesjonelle utviklere, med å raskt håndtere enkle automatiseringskrav.
En strategisk tilnærming til prosessautomatisering krever en sømløs kombinasjon av flere automatiseringsteknologier for å unngå utfordringene, for eksempel kompatibilitets- og integrasjonsrelatert, som er opprettet av et lappeteppe av forskjellige automatiseringsmuligheter fra ulike leverandører.
Prosessforbedringsprosjekter tar ofte for seg utfordringer som brutte eller foreldede prosesser, automatisering av manuelt eller halvmanuelt arbeid, reduksjon av unødvendige prosesstrinn eller reduksjon av unngåelige forsinkelser. Optimeringsmål omfatter forbedret effektivitet, produktivitet, kvalitet og konformitet, og/eller reduserte kostnader, avfall, etterbehandling og syklustider. Disse prosjektene tar for det meste for seg spesifikke driftsutfordringer og fokuserer på rask verdiskapning.
Behandle transformasjonsprosjekter prøver å fornye seg for å levere ny verdi. Endring av forretningsmodeller eller utvikling av nye teknologier er hyppige utfordringer som omfatter transformasjonsprosjekter. Transformasjonsmålet er ofte ende-til-ende-prosessautomatisering eller en sømløs kundeopplevelse på tvers av alle kontaktpunkter. Disse prosjektene tar for det meste for seg kritiske prosesser med høy verdi eller volum eller kunderettede forretningsfunksjoner.
Nyhetsbrev for SAP Insights