Gå til innhold
Kvinne som ser på regnskapsavslutning

Regnskapsavslutningen: Topp 5-utfordringer for mellomstore bedrifter

 

Denne websiden er maskinoversatt for å hjelpe deg. SAP kan ikke garantere at maskinoversettelsen er riktig eller fullstendig oversatt. Den opprinnelige engelske nettsiden finner du ved å bruke verdenskartet i øvre høyre hjørne av denne siden.

Finansiell avslutning er en prosess som lenge er knyttet til kjedelige, feilprone oppgaver, undertrykt av intenst press for å stenge bøkene så raskt som mulig. Mens viktige forretningsbeslutninger ofte henger i balansen, rapporterer finansregnskapet og rapporterer at de henger på bare er like gode som deres nøyaktighet og pålitelighet.

 

I dag står mellomstore bedrifter overfor intens konkurranse og må være i stand til å dreie og tilpasse forretningsmodellene sine raskt. Effektive og pålitelige prosesser for regnskapsavslutning bidrar til å gjøre bedriftens planlegging og beslutningstaking raskere – og hjelper investorer og aksjonærer med å forstå en god ting når de ser det.

Hva er regnskapsavslutning?

Regnskapsavslutning refererer til en gjentatt prosess for kontroll og avstemming, som fører til levering av finansrapporter og rapporter som er nødvendige for en detaljert visning av firmaets regnskapssituasjon. Med andre ord er regnskapsavslutning summen av alle finansstyringsaktiviteter som regnskapsteamene påtar seg å "avslutte bøkene" i en bestemt periode, for eksempel en måned, et kvartal eller et regnskapsår. Sluttmålet med en regnskapsavslutning er å levere detaljerte og omfattende rapporter, inkludert:

  • Balanse eller balanseoppstilling
  • Resultatregnskap
  • Kontantstrømoppstilling

Hva er forskjellen mellom "regnskapsavslutning" og "avslutning av bøkene"?

Selv folk som kjenner forskjellen mellom disse to begrepene, bruker dem ofte noe omskiftelig. Fra et operativt synspunkt er det likevel et skille mellom regnskapsavslutning og avslutning av bøkene – og en som blir stadig viktigere ettersom mellomstore bedrifter søker å integrere regnskapsprosessene i ett enkelt nettskysystem, som ERP-programvare (Enterprise Resource Planning).

 

Her er definisjonen av disse nøkkelvilkårene:

  • Regnskapsavslutning er et paraplybegrep som henviser til alle regnskapsprosessene som går inn i avslutning av bøkene – inkludert selve avslutningen av bøkene. Resultatet er finansrapportene og -regnskapene som gir interessenter og ledere en nøyaktig oversikt over firmaets regnskapssituasjon. Dette skjer regelmessig, som kan være månedlig, kvartalsvis, årlig eller annet.
  • Avslutning av regnskapet er trinnet i regnskapsavslutningsprosessen når hovedboken eller "bøkene" avstemmes og lukkes for perioden. Etter dette trinnet produseres finansrapportene for å vise firmaets regnskapssituasjon i løpet av den bestemte tiden.

Nøkkeltrinn i regnskapsavslutningsprosessen

Det finnes i hovedsak fem trinn i regnskapsavslutningsprosessen: Registrer, analyser, lukk, konsolider og rapporter. Når avslutningsfristen er fastsatt, må saldoen for alle balanse-/resultatregnskap avstemmes, slik at bøkene kan avsluttes og prosessen startes på nytt for neste regnskapsperiode.

 

Registrer, analyser, konsolider

  • Oppretting av finanstransaksjoner omfatter registrering av eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og kostnader fra hele bedriften for den bestemte regnskapsperioden.
  • Utføring av finansregnskap omfatter tilleggsoppgaver som kontoanalyse og avstemming, inntektsføring, beregning av avskrivning og periodiseringsregnskap.

 

Lukk

  • Entitetsavslutning er punktet der du har sluttet å registrere og avstemme transaksjoner, og er klare til å avstemme og lukke bøkene.
  • Bedriftsavslutning skjer etter at bøkene er lukket og inkluderer tilleggstrinn som er nødvendige for finansiell konsolidering på tvers av divisjoner og juridiske enheter, inkludert tilordning til en felles kontoplan, for en viss omregning til en felles valuta, selskapsuavhengige elimineringer og beregning av investeringer. Etter hvert som mellomstore bedrifter vokser, må de automatisere og integrere noen av disse aktivitetene og få raskere tilgang til kontroll og valideringskontroller.

 

Rapport

  • Utføring av regnskapsavleggelse er det siste trinnet i regnskapsavslutningsprosessen. Etter hvert som rapporteringen blir mer komplisert og krevende, føler finansieringsteamene presset på å levere raskere, mer fleksible rapporter. Grensesnitt for mobile enheter og kraftige økonomistyringssystemer er et ideelt svar for å kjøre persontilpassede sanntidsrapporter hvor som helst og når som helst.

ERP-programvare for regnskapsavslutning kan vise et øyeblikksbilde av oppgavene som gjenstår for å fullføre for å lukke bøkene.

Topp 5 regnskapsavslutningsutfordringer

Mange mellomstore bedrifter står overfor stadig mer komplekse globale regnskapsutfordringer, men de må stole på mindre team for å få ting gjort. For dem er det avgjørende å effektivisere og automatisere regnskapspraksisen og møte disse utfordringene på.

 

Her er de største utfordringene for finansteam:

  1. Mangel på struktur og regnskaps-SOP-er: Regnskapsavslutningsprosessen er "Accounting 101" for økonomiteamledere. I mellomstore bedrifter betyr dette ofte at et par høytstående personer – som kjenner regnskapsavslutningsprosessen i detalj – ikke føler at det er nødvendig å innføre mer formelle, granulære standard driftsprosedyrer. Etter hvert som virksomhetene blir mer komplekse, trenger de sterke SOPer, men det kan være en utfordring å få kjøpekjøp til mer strenge driftsprosedyrer, så alle foreslåtte nye finanssystemer eller løsninger må være i stand til raskt å vise fordeler og brukervennlighet.
  2. Tidspress i månedsavslutning: Fra C-suiten til aksjonaerene er viktige strategiske beslutninger avhengige – til og med å henge på – historien de finansielle avslutningsrapportene må fortelle. Så farten blir motivator. Noen ganger er det bra når det resulterer i større effektivitet og tidsstyring. Men alt for ofte fører det til tvilsomme snarveier eller siloer, der de raskeste får i oppgave å avslutte bøkene i stedet for å ta seg tid til å spre og automatisere disse oppgavene over hele teamet og bidra til å sikre en bedre forståelse av standard regnskapsavslutningsprosesser i hele bedriften.
  3. Unøyaktige og sene finansdata: Alt det tar er unøyaktige eller ufullstendige data fra ett område i virksomheten for å forstyrre hele regnskapsavslutningen. Hver avdeling produserer fakturaer, utgifter og innkjøpsordrer ennå i mange foretak – spesielt mellomstore bedrifter som har vokst raskt – det er mangel på prosedyrisk konsistens rundt regnskapsavleggelse. Frantiske henvendelser om ting mot slutten av måneden fører til frustrasjon og feil. Mange bedrifter utfordres av mangel på verktøy og løsninger for å støtte konsekvent og kontinuerlig regnskapsavleggelse og avdelingsrapportering – hele måneden lang.
  4. Siloer og dårlig integrasjon av finansielle data: Sammen med unøyaktige og forsinkede avdelingsdata, sliter finansieringsteamene også med siloerte og uforenlige rapporteringssystemer i hele bedriften, ofte med ulike metadata eller datastrukturer for navn og antall kunder, navn og antall produkter, kunder, divisjoner og så videre. Dette betyr at regnskapsførere ikke bare trenger å avstemme og gi mening av avvikende informasjon, de må også ofte gå over til manuelle, feil-prone prosesser for å sikre at dataene er i en konsistent struktur.
  5. Mangel på automatisert regnskapsavleggelse: Ettersom mellomstore bedrifter vokser, gjør dette kompleksiteten i bøkene deres, å ikke nevne behovet for å håndheve stadig mer utfordrende foretakssikkerhet og minutiaere styringsstandarder. Ved å klynge seg til prosesser som allerede er på plass, prøver mange bedrifter å bolke på disse tilleggselementene som manuelt utførte oppgaver. Ikke bare utløser dette feilrisikoen, det begrenser også skalerbarhet og dataintegrasjon. Uten kraft av kunstig intelligens (AI)-drevne ERP-forretningsstyringssystemer vil mellomstore bedrifter nå en kritisk regnskapsmasse, som de ikke lenger kan vokse ved hjelp av manuelle prosesser.

Beste praksis for en jevnere regnskapsavslutning og regnskapsavslutning

Rapportene og analysene som leveres av regnskapsavslutningsprosessen, er noen av de viktigste for veksten og driften av virksomheten – men på grunn av kompleksiteten og detaljen, er de ofte blant de mest leste av firmaaktiviteter. Ved å standardisere prosedyrer, utvikle gode kommunikasjonsstrategier og bruke effektive løsninger for regnskapsprogramvare, kan bedrifter utvikle prosessen på en mye enklere og mer effektiv måte.

  • Identifisere ineffektivitet og prone regnskapsprosesser ved feil. Mens de digitaliserer og moderniserer sin regnskapspraksis, bygger mange av de beste mellomstore bedriftene en arbeidsgruppe av representanter fra hele departementene. Finansteamet gir dem et sett med risikoer og spørsmål for å se etter og disse funnene blir deretter konglomerert og vurdert for å få en god følelse av hvor det er muligheter for forbedring.

    Denne prosessen tar vanligvis ut flaskehalser og forsinkelser, men retter også oppmerksomheten mot de myriade aktivitetene som fortsatt utføres på frittstående, manuelle regneark. Denne prosessen definerer trinnet for utvikling av SOP-er og utrullingen av mer tilkoblede og automatiserte regnskapsverktøy.
  • Utvikle god praksis for endringsstyring for å opprette og rulle ut SOP-er. Mens regnskapsteamet til slutt holdes ansvarlig for en smidig regnskapsavslutning, er de avhengig av hver avdeling for å få dette gjort – fra innkjøpskostnader i C-suite til salgsteamets lunsjutgifter. Hvis avdelinger forventes å levere med fart og nøyaktighet, er det innehaver av selskapet for å sikre at alle på tvers av virksomheten synger fra samme sangark.

    I de beste mellomstore bedriftene begynner dette ofte med en god strategi for endringsstyring for å bidra til å kommunisere viktigheten av å standardisere oppgaver og sementere protokoller for hvem som eier hva, og når og hvordan de må fullføre og sende inn sine økonomiske oppgaver. Og ettersom SOP-er opprettes og rulles ut, er dette ideell tid til å introdusere og støtte bruken av smarte Financial Management-verktøy, for eksempel en ERP-løsning.
  • Implementer og støtte en kontinuerlig regnskapsprosess. "Kontinuerlig regnskapsavleggelse" betyr bare at i stedet for alle avdelinger som går rundt i panikken den 29. i hver måned, opprettes det arbeidsflyter for å spre regnskapsavslutningsoppgaver ut mer jevnt gjennom rapporteringsperioden.

    Bruken av automatiserte økonomiverktøy kan bidra sterkt til å effektivisere denne prosessen med ting som mobilapper og -maler – alt via skyen for å samle inn og integrere daglige data på tvers av avdelinger i sanntid. Dette bidrar til å unngå panikk ved månedsslutt og gir også teamene mulighet til å oppdage (og fikse) feil tidlig. Når regnskapene holdes oppdatert, kan bedrifter til slutt utføre en "myk avslutning" i en hvilken som helst periode i løpet av måneden for å unngå støt eller spotmuligheter.
  • Automatisere og digitalisere regnskapsavslutningen. Med et AI-drevet ERP som gir skybaserte finansielle løsninger, kan mellomstore bedrifter fordele verdifull tid på nytt. I stedet for å bruke timer på å utføre manuelle oppgaver og gi mening om meldingsdata, kan økonomisamene bruke mer tid på strategiske og dyktige aktiviteter som hjelper bedriftene med å vokse og dreie seg raskt i det raskt skiftende markedet.

    Skysystemer leverer sanntidsdashboards som gir ledere mulighet til å tilpasse rapporter og få dypere innsikt når som helst i løpet av måneden – fra enheten, skrivebordet eller hvor som helst. Den gir også regnskapsteamet åpen tilgang til informasjon på tvers av virksomheten, ved hjelp av verktøy som automatisk integrerer og standardiserer datasett og gir dem en kommandobase fra hva som skal aggregeres og analysere data fra hele virksomheten.
  • Samle etter hver regnskapsavslutning. Dette er særlig viktig for mellomstore bedrifter som er i ferd med å vokse og raskt flytte forretningsmodellene sine – særlig når de forsøker å implementere og sementere nye digitale verktøy og SOP-er. Alle prosedyreutfordringer og epifanier som pågikk i løpet av den siste avslutningen vil aldri bli friskere i gruppens sinn enn en dag eller to etter at det er gjort.

    Mange bedrifter benytter seg av dette øyeblikkelige etter-nære bryggeriet til å sette opp regelmessige møter for finansiell avslutning hvor teamene kan gå utenfor stedet, kanskje ha et måltid, og ta et øyeblikk å analysere og dele ideene sine for å forbedre og effektivisere prosessen.

50

%

reduksjon i tid som trengs for å avslutte månedlige kontoer

Automatisering og oppgaveplaner bidrar til å forbedre regnskapsavslutningsprosessen, som vist her i denne listen over godkjenninger.

Kom i gang med regnskapsavslutningsprogramvare

Legenden har det til at mens han besøkte NASA, kom president Kennedy på en vaktmester som jobbet inn på kvelden. Da Kennedy spurte ham om hvorfor han var der så sent, svarte mannen, «Fordi jeg er med på å sette en mann på månen.» Mens den gamle fortellingen kan virke litt korny i dag, forblir dens budskap likevel ekstremt mektig.

 

For å være smidig og motstandsdyktig i dagens rasemessige og konkurransedyktige verdensomspennende markeder, må mellomstore bedrifter strebe etter å stille seg – på tvers av alle sine grupper – en følelse av felles formål og en forståelse av selskapets mål. Og som ikke lett kan skje mellom interne siloer, ineffektive prosesser og manuelle workflower med feil. Økonomisk digital transformasjon trenger ikke skje over natten. Det kan være enklere å komme i gang med de beste verktøyene for regnskapsavslutning i skyen enn du tror. Nå ut til programvareleverandøren for å lære mer om alternativer og løsninger som er tilpasset dine unike forretningsbehov. 

Forenkle regnskapsavslutningen

Utforsk hvordan et SAP Cloud ERP kan bidra til å forbedre regnskaps- og økonomiprosessene.

Nyhetsbrev for SAP Insights

Abonner i dag

Få nøkkelinnsikt ved å abonnere på nyhetsbrevet vårt.

Videre lesing

Tilbake til toppen