Beregne avkastning på investert kapital i ERP: Eldre ERP kontra nytt ERP-system?

Dersom kostnadene for det nye systemet på fem år er mer enn kostnadene for å vedlikeholde det gamle systemet, vil du trenge tilstrekkelige tilleggsfordeler til å rettferdiggjøre endringen – ellers, hvorfor gjør byttet?

Hvis du for eksempel forventer flere inntekts- og høyere marginer som et resultat av oppgraderingen til et nytt ERP-system, eller hvis systemet vil levere mer verdi og et høyere nivå av kundestøtte, kan disse fordelene hjelpe deg med å rasjonalisere oppgraderingen til et nytt ERP-system.

Noen av det nye systemets fordeler er av natur litt vanskeligere å skille ut og tildele det nye systemet, men godt verdt arbeidet med å gjøre det. I de fleste tilfeller vil det være svært store fordeler for mer enn å berettige den nye systemgjennomføringen. Men å dokumentere og estimere de indirekte fordelene vil bidra til prosjektplanlegging, prioriteringer og måling av resultatene av ERP-implementeringen for organisasjonen. Selv om du ikke kan tildele en pengeverdi til disse ytelsene, kan du gå videre og vise dem i ROI-regnearket og i prosjektplanen.

Eksempler på ERP-ytelse

For dette regnearket er eksempler på ERP-fordeler organisert i fem områder med forbedring: 

• Produktivitet for mennesker
• Beslutningstaking
• Økonomi og regnskap 
• Operasjoner
• Forretningsteknologi

Listene nedenfor er eksempler på fordelene. Det kommer mange til å oppdage deg, og teamet ditt vil avdekke når du gjennomgår suksesshistorier fra kunder, analyserapporter, forretningskrav, programvarealternativer og ny teknologi. Angi mulige fordeler og registrering av førstegangsestimater for prosessforbedringer og deres økonomiske verdi.

Produktivitet for mennesker

• Støtte mobile enheter for å gjøre det mulig å arbeide hvor som helst. 
• Forbedre effektiviteten og nøyaktigheten i dataregistrering på grunn av prosedyrer og treg systemrespons knyttet til eldre ERP-systemer som ikke er “brukervennlige”. 
• Reduser tid til produktivitet med et rollebasert, moderne brukergrensesnitt som reduserer treningstiden som er nødvendig for brukere for å komme i gang. 
• Hjelp til å etablere et kontrollert, administrert miljø for å redusere variabilitet med standardprosesser. 

Beslutningstaking 

• Konsolidere systemer for å redusere unøyaktigheter i data og fjerne overflødige data. 
• Sentralisere og administrere informasjon (sentral datapool) for å gjøre kommunikasjonen mellom foretak mer effektiv og bidra til å unngå misforståelser og forvirring.  
• Få tilgang til store datamengder med moderne analyseverktøy for å gi innsikt for bedre beslutningstaking. 
• Sørge for brukervennlige verktøy, for eksempel varsler og dashboards, for å tillate raske og nøyaktige selvbetjeningsspørringer.

Økonomi og regnskap 

• Effektivisere økonomi- og regnskapsprosesser i hele firmaet. 
• Raskere månedlig avslutning og forbedre nøyaktigheten i regnskapsavleggelsen. 
• Forbedre kundereskontro ved å redusere faktisk kredittid (DSO). 
• Redusere revisjonsstresset fordi dataene er organisert og lett tilgjengelige, i tillegg til å være nøyaktige og fullstendige. 
• Forenkle overholdelse av lovbestemte krav.  

Operasjoner 

• Forbedre forretningsoperasjoner i hele firmaet og modernisere utdaterte prosesser. 
• Integrere e-handel i kunde- og ordrestyring. 
• Redusere driftskostnadene gjennom bedre planleggingssystemer. 
• Øke kundetilfredsheten med et fast produkt eller en leveringsdato på tilbudstidspunktet. 
• Hjelpeanskaffelse blir proaktiv og styrt i stedet for kaotisk og avhengig av fremskynding. 
• Redusere beholdningen uten å øke forekomsten av underdekning, restordrer eller kunderespredning gjennom bedre beholdningsplanlegging og -kontroll. 

Bedriftsteknologi  

• Erstatt foreldet infrastruktur som holder virksomheten tilbake. 
• Forbedre interaksjonen mellom de ulike avdelingens forretningssystemer. 
• Konsolidere frittstående eldre applikasjoner og redusere bruken av Excel-regneark og manuelle midlertidige løsninger. 
• Få tilgang til ny teknologi som kunstig intelligens (AI), maskinlæring og Tingenes Internett (IoT). 
• Gi en bane til skalerbarhet med moderne systemer som er utformet for å vokse etter hvert som virksomheten vokser.  
• Håndhev datasikkerhet med oppdaterte systemer og kontroller. 
• Vær oppmerksom på problemet med å finne støtte for andre systemer som ikke lenger støttes av leverandøren. 

Dokumentere ERP-forbedringene

Regnearket nedenfor er et eksempelregneark som dokumenterer observasjoner og estimater for prosessforbedringer og deres økonomiske verdi. Husk å fylle ut hver kolonne i ditt eget regneark. 

• Opprett et regneark for hvert av de fem områdene med forbedring som vises ovenfor.   
• Registrer prosessene under hvert som vil bli forbedret. 
• Estimer de årlige direkte og indirekte beløpene.  
• Beregn totalverdien for fem år. 
• Oppgi ytelsen selv om dollarbeløpet ikke kan fastsettes.  

Identifiser de direkte og indirekte fordelene for hver avdeling i organisasjonen. Følgende er et eksempel på ytelser i finans- og regnskapsområdet. Du trenger en tabell som denne for hver avdeling i organisasjonen din.