ERP-implementering beste praksis for å redusere risiko og kostnader
Denne websiden er maskinoversatt for å hjelpe deg. SAP kan ikke garantere at maskinoversettelsen er riktig eller fullstendig oversatt. Den opprinnelige engelske nettsiden finner du ved å bruke verdenskartet i øvre høyre hjørne av denne siden.
Hvis du implementerer et nytt ERP-system, får du en stor mulighet til å transformere bedriften digitalt. Ikke bare kan du flytte forbi den begrensede funksjonaliteten eller den utdaterte teknologien i det andre systemet, men du kan også dra nytte av moderne ERP-systemfunksjoner som hjelper deg med å gripe nye forretningsmuligheter.
Men ikke alle implementeringer går jevnt. Hvordan konfigurerer du firmaet for en vellykket ERP-implementering? Hvordan unngår du unødvendige kostnader og risikoer? Disse beste praksisene for ERP-implementering kan hjelpe deg med å unngå vanlige presentasjoner og realisere fordelene ved det nye ERP-systemet raskere.
Hvor skal du starte ERP-prosjektet?
Når folk tenker på systemimplementeringer, begynner de ofte med å vurdere ønskede egenskaper. Men nye funksjoner eller teknologier er ikke kjerneproblemet, hva en bedrift trenger for vekst er moderne forretningsprosesser. Bare med effektive prosesser som gjør at du kan være smidig og engasjert, kan du øke konkurranseevnen og tjene internasjonale kunder bedre.
Ofte er eksisterende prosesser lite fleksible og oppfyller ikke bedriftens behov. Selv om utprøvde og kostnadseffektive prosesser er på plass, må de ofte oppdateres for å oppfylle utviklende behov eller forbedres med nye funksjoner, for eksempel mobil tilgang, varsler og Business Intelligence. Det er derfor viktig at du alltid holder disse prosessene sentralt i implementeringsplanen.
Hva er den største suksessfaktoren? Prosjektteamet ditt.
Saksstudie etter case-studie av ERP-implementeringer forteller den samme historien: make-or-break factor er implementeringsteamet. Den store programvaren er bare stor hvis den blir implementert av et sterkt team. Hvis folk mangler tid, støtte eller ferdigheter til å gjøre jobben på en effektiv måte, vil de ikke lykkes – og prosjektet vil sannsynligvis lide av forsinkelser, tilleggskostnader og/eller programvare som ikke oppfyller selskapets behov.
Saksstudie etter case-studie av ERP-implementeringer forteller den samme historien: make-or-break factor er implementeringsteamet.
Selskaper som har opplevd ERP-tilbakeslag eller -feil har ofte tildelt medarbeidere som "hadde tiden" til å arbeide med prosjektet. Men for å lykkes må du rekruttere personene som "du ikke kan gjøre uten". Dette er de travle personene som kjenner forretningsprosessene, samarbeider godt med andre medlemmer av organisasjonen og har respekt for ledelsen. Henrette disse personene til prosjektet på heltid (40 tilgjengelige timer), eller så mange timer som mulig per uke.
Ikke legg til noen i nøkkelprosjektteamet som ikke kan dedikere minst 25 % av tiden (minimum 10 timer) til prosjektet hver uke. Teammedlemmer som bruker mindre enn en fjerdedel av tiden, vil bare kunne ta seg av prosjektaktiviteter, men vil ikke legge til verdi i prosjektet.
Ledelsesstøtte for teamet er også kritisk. Ved hver større gjennomføring må det tas beslutninger om prioriteringer og ressursavtaler. Uten sterk støtte og engasjement, kan også kvalifiserte lag flykter.
Å få implementert et moderne ERP-system raskt er en av de mest betydningsfulle tingene en bedrift kan oppnå. Det er verdt å engasjere de beste menneskene dine og legge grunnlaget for suksess på forhånd.
Hvordan planlegge ERP-implementeringen
Planlegg implementeringssekvensen realistisk. Vurder tilgjengelig lederteam, ledere og interne eksperter som bidrar til innsatsen.
Prioriter behovene dine slik at du kan fokusere på de store seirene mens du bygger en kjerneprogramvare og teknologibase som kan utvides med dine forretningsbehov.
Den detaljerte planen og KPI-ene blir skreddersydd for å passe til dine spesifikke behov. Følgende nøkkelaktiviteter er imidlertid vanlige trinn i alle vellykkede implementeringer:
Hovedtrinnene som er involvert i ERP-implementeringsplanleggingen
- Velg en programvare- og tjenestepartner for å hjelpe til med implementeringen.
Programvaren og servicepartnerne dine bør ha medarbeidere som er opplært i bransjen og tilgjengelig for stedene dine. Hvis du har internasjonale kunder og leverandører, bør partnerne dine ha multinasjonale forretnings-, språk- og valutaferdigheter for å effektivisere implementeringen.
Til slutt kontrollerer du prosjektstyringsprogramvaren som et firma bruker for å sikre at den er kompatibel med ditt interne planleggings-, planleggings- og sporingssystem.
2. Detaljer for alle prosjektoppgaver.
Implementeringspartneren din vil hjelpe deg med å lage en detaljert oppgaveliste over alt som må gjøres. Denne listen vil bli omfattende. Opplæring alene, for eksempel, inkluderer mange oppgaver:
- Prosjektteamopplæring: Teamet ditt må lære om programvaren slik at de kan bestemme hvordan de skal skreddersy forretningsprosessene.
- IT-teamopplæring: IT-teamet må få opplæring slik at de forstår hvordan de kan installere og vedlikeholde systemet på en optimal måte.
- Opplæring av forretningsbrukere: Alle som forventes å bruke programvaren, må lære hvordan det fungerer.
- Pågående opplæring: Nye brukere trenger opplæring etter hvert som de blir med i firmaet, så du trenger en mer langsiktig plan på plass.
Listen over oppgaver bør deles opp i faser. Det bør gis tid for konferansens rompilot, tilpasse søknaden, integrere til andre applikasjoner og datakilder, infrastrukturimplementering, datarensing, brukeraksept og så videre.
Implementeringspartneren din må ha en detaljert liste over alle fasene og trinnene som kreves.
3. Beregne arbeidstimer.
Anslå nøyaktig hvor lang tid det tar for hver oppgave. Gjør dette ved å forstå oppgaven og arbeidet som er involvert, og tilordne deretter antall nødvendige arbeidstimer. Det kan være flere timer, men den må være nøyaktig. Legg til arbeidstimene for hver fase av prosjektet, og tilordne personen som er ansvarlig for å få det utført.
Dette kan være en skremmende oppgave, det er derfor viktig å involvere en implementeringspartner som er kjent med programvareløsningen. Hvis du gjør dette trinnet bra, kan du beregne tidslinjen på en nøyaktig måte, fastsette om du trenger hjelp utenfor det aktuelle teamet og begrense omfanget.
4. Opprett din realistiske tidsplan.
Nå som du har oppgitt de tilgjengelige og nødvendige arbeidstimene i tabellen, kan du opprette en håndterbar tidsplan. I mange tilfeller avslører det første passet et kapasitetsproblem sammenlignet med implementeringstidsrammen som opprinnelig ble presentert for ledere.
Her er en eksempelberegning som illustrerer de potensielle avvikene:
- Målperiode for go live = 12 måneder eller 1 år
- Samlet antall tilgjengelige arbeidstimer i en 12-månedersperiode = 540/uke eller 28,080 timer/år
- Totalt antall arbeidstimer som kreves for å implementere = 42 000 timer totalt
- Timer som kreves delt på tilgjengelige timer per år = 1,496 år
Resultatet? Go live-dato går glipp av før prosjektet starter. Her er noen mulige løsninger:
- Redusere omfanget – selv om teamet har avtalt at disse er viktige oppgaver
- Utvide datoen til en realistisk dato
- Legg til flere interne og eksterne ressurser (arbeidstimer tilgjengelig)
- Bryt prosjektet opp i faser
Det er her lederlederteamet må ta beslutningen. Det er bare ett eksempel på hvorfor de bør være involvert i valg og implementering av programvare.
5. Utføre en konferanseromflyger.
Når prosjektet er sparket av, og før du går live, utfører du en testkjøring eller en pilot (i et konferanserom) før hele utrullingen. Denne konferanserompiloten vil sikre at du har de riktige forretningsprosessene på plass for selskapets nåværende og fremtidige behov. Når du designer de nye prosessene, er det viktig å forstå utvalget av alternativer som er tilgjengelige i ERP-systemet – og for å validere prosessene dine med prosjektteamet og interessentene fra brukerfellesskapet.
I denne flerukers fasen vil implementeringspartneren installere pilotprogramvare som gjør det mulig å teste alle prosessene dine og sørge for at de fungerer som forventet, uten overraskelser. Ofte kan du bruke beste praksis for å spare tid, spesielt hvis du har konfigurasjonsverktøyene til å foreta kostnadseffektive justeringer etter hvert som du presiserer operasjonene.
6. Rydd dataene dine.
Det høres enkelt ut, men dataopprydding er en veldig tidkrevende aktivitet. Det er best å begynne å vurdere datanøyaktigheten din så snart som mulig fordi det tar lang tid å fullføre dette trinnet på riktig måte. Forretningsprosessendringer utføres i løpet av prosjektet, og forberedes derfor for ytterligere dataadministreringstrinn under implementeringen.
7. Hold alle informert.
Ukentlig bør en medarbeider kontakte alle de viktigste interessentene slik at de kjenner til positivene og «ikke positive» av framdriften i gjennomføringsprosjektet. Det verste scenarioet er når folk ikke holdes oppdatert og blir tatt av overraskelse.
De fleste gode prosjektstyringssystemer har visuelle fremstillinger av prosjektets fremdrift.
Start med prosessene som er mest aktuelle
Ikke alle bedrifter har de samme problemene, så det er best å gjennomgå forretningsprosessene dine og prioritere hvilke som skal rettes først. Her er en liste over områder med høy verdi som skal vurderes:
- Business Intelligence, inkludert ledelsesvarsler og dashboards: Teamet trenger raske oppdateringer om forretningsproblemer, samt muligheten til å enkelt drille ned i detaljene for å løse saker raskt – på kontoret, hjemme eller på veien. Du trenger innebygd Business Intelligence og data som lever i én database.
- Customer Relationship Management (CRM): I dag berører CRM-prosesser vanligvis alle deler av en virksomhet. Direktesalg, distributører, detaljhandel, e-handel og kunde- og feltservice deler all kundeinformasjon med ordreadministrasjon, operasjoner, innkjøp, konstruksjon, kundereskontro og ekspedisjon.
- Økonomi og regnskap: Nøyaktige finanstransaksjoner, KPI-er og analyser i sanntid er kritiske for hver virksomhet, og de må spre alle lokaliseringer og avdelinger. I tillegg til regnskap må de integreres med kostnadskalkulasjon, budsjettering, prognostisering, prosjekter, anleggsstyring, konformitet og likviditetsstyring.
- Forsyningskjedestyring (SCM) og produksjon: Tette tidsplaner, lave marginer og forstyrrelser i forsyningskjeden utfordrer hver virksomhet. Administrasjon av dem krever teaminnsats – arbeid med leverandører, transportører, import-/eksportfirmaer, banker og andre partnere – ofte på mobile enheter på mange steder.
- Human Resources (HR): Håndtering av en mangfoldig arbeidsstyrke utfordrer i dag mer enn noen gang, og teamet trenger umiddelbar, sikker tilgang til ansattinformasjon for lønnsavregning, fordeler, budsjettering, tidsplanlegging og konformitetsbehov. I tillegg er medarbeiderrekruttering, utvikling og oppbevaring en stor del av evalueringen av gjeldende og foreslåtte forretningsplaner.
- Flernasjonale språk, valutaer og lokaliseringer: Når du utvider virksomheten, spesielt hvis du går over i nye regioner eller land, trenger du muligheten til å åpne og utvide nye operasjoner konsekvent og raskt. Dette krever brede og avanserte programvarefunksjoner, i tillegg til konsistente tjenester fra din programvareleverandør på hvert sted.
- Mobilitet: Muligheten til å få tilgang til informasjon og arbeid eksternt er nå avgjørende – som demonstrert av COVID-19-pandemien. De selskapene som har verktøyene de skal tilpasse seg, kan raskt få en kant i forstyrrende tider.
Evaluerer ERP-systemer
Velge ny ERP-programvare? Få tips for å evaluere det neste systemet.
Tips for reduksjon av implementeringsrisikoer
Alle prosjekter har et risikoelement som er involvert, men nedenfor er fem verdifulle tips for å forbedre sjansene for å fullføre et prosjekt til rett tid.
- Velg programvare, forretningsprosess og implementeringspartnere med bransje og lokal knowhow. Se alltid henvisninger i bedrifter som din.
- Ikke strekke utdatert teknologi ut over grensene. Eliminere gamle, foreldede, frittstående systemer og så mye som mulig konsolidere dataene i én database (en enkelt versjon av sannheten) med innebygd business intelligence for multinasjonal ytelse.
- I den digitale økonomien må bedrifter ofte integrere systemer på tvers av forretningsenheter samt med kunder og leverandører. Bekreft at du har nettskyintegrasjonsfunksjoner og ekspertise med leverandørnettverk.
- Unngå krep i prosjektomfang. Det er vanlig å oppdage behov og muligheter under en ERP-implementering, så det er viktig å administrere endringsordrer for å unngå forsinkelser og kostnadsoverskridelser.
- Bekreft at du har konsistent ekspertise på tvers av alle lokaliseringene dine. Du trenger opplæring, implementering og støtte – ofte fra en kombinasjon av lokal ledelse, programvaredistributører, konsulentfirmaer og din programvarepartner.
Tips for å unngå ekstra ERP-implementeringskostnader
En ny ERP-systeminvestering omfatter foretakets tidsforpliktelser, forretningsprosess og implementeringsrådgivning, programvare og skytjenester samt datamaskin, nettbrett og telefonutstyr – slik at det er viktig å kontrollere prosjektet og kostnadene.
Her er noen nøkkelområder å spore:
- Holde fokus på totale eierkostnader (TCO). Administrer totale kostnader – og fordeler over tid for å minimere utgifter og maksimere returen. Husk at ERP-systemimplementeringer vil ha stor innvirkning på virksomheten.
- Sammenligne forretningsretningen og ikke tvinge unødvendige prosessendringer. I mange tilfeller er bedrifter presset til å endre hvordan de opererer for å passe til programvaren, noe som øker både implementerings- og driftskostnadene.
- Fokus på de rutinemessige forretningsprosessene som gir foretaket betydelig verdi. Administrasjon av kundeordrer, oppdatering av priser, tilføying av nye produkter og tjenester, endring av produksjonsdetaljer og introduksjon av nye ansatte er eksempler på slike rutineprosesser.
- Unngå tilpasninger og aktivering i et konfigurerbart brukergrensesnitt, dashboards, varsler, arbeidsflyter, Business Intelligence og mobilfunksjoner. Med disse funksjonene kan du effektivisere arbeidet for alle avdelinger i tillegg til å foreta raske, kostnadseffektive justeringer etter behov.
- Systemhacks og brudd på data er dyre. Når du bruker Internett, bruker du en sikker Cloud ERP-løsning der det er aktuelt. Bekreft at programvare- og tjenesteleverandørene støtter en rekke sikre alternativer for programvareutrulling.
Når er implementeringen fullført?
Når den første implementeringen er aktivert, trenger du fortsatt fleksibilitet for å legge til flere funksjoner for virksomheten. Mange endringer kan føre til disse mulighetene, for eksempel nye lokaliseringer, produkt- og tjenestelinjer og anskaffelser.
Digital transformasjon gir også ytterligere muligheter for at du kan gruppere seg med kunder og leverandører for å definere på nytt hvordan forretningene i din bransje skal gjøres. Disse prosjektene inkluderer ofte nye teknologier, som maskinlæring og kunstig intelligens (AI), samt integrasjon med utstyr og kjøretøyer som bruker IoT-teknologi for å forbedre hastighet og effektivitet.
Er du klar til å ta neste trinn?
I alle ERP-prosjekter vil det oppstå uventede problemer, så du kan forvente dem i dine. Ved å følge god forretningsførsel for en vellykket ERP-implementering kan du imidlertid identifisere og håndtere dem etter hvert som de oppstår for å håndtere risikoer og kostnader på en effektiv måte.
Kom i gang i dag med Cloud ERP
Få en rask database, innebygd AI og UX på forbruksnivå.
Mer i denne serien
Nyhetsbrev for SAP Insights