Wat is sourcing?

De belangrijkste doelstellingen van sourcing zijn nooit echt veranderd: vind betrouwbare leveranciers die snel kunnen leveren tegen een goede prijs. Maar de wereld van vandaag wordt met de minuut complexer. Moderne digitale oplossingen zorgen voor ongekende snelheid, intel en zichtbaarheid. Dit helpt je jouw bedrijf beter te managen, maar het betekent ook dat de concurrentie feller is dan ooit en dat je klanten meer keuzes hebben dan op elk moment in de geschiedenis.

Ook op het gebied van duurzaamheid, ethische sourcing en onvoorspelbare wereldwijde en milieugebeurtenissen moet je bedrijf door een steeds rotsachtiger landschap navigeren. Als een van de eerste schakels in je wereldwijde supply chain kan sourcing een goed voorbeeld zijn van hoe consistente praktijken en geïntegreerde digitale oplossingen je kunnen helpen kosten te besparen, cycli te versnellen en je prestaties te verbeteren.

Sourcingdefinitie en -betekenis

Bij sourcing gaat het om het vinden, evalueren en onboarden van leveranciers die de beste goederen en diensten - met de beste voorwaarden - voor je bedrijf kunnen leveren. Dit heeft gevolgen voor de kosten, de kwaliteit en de beschikbaarheid van producten of diensten. Door betrouwbare en kosteneffectieve leveranciers veilig te stellen, zorg je voor een stabiele materiaalstroom om niet alleen je activiteiten soepel te laten verlopen, maar ook om te voldoen aan de snelle eisen van je klanten.

Als voorbereidende stap in supplychainmanagement omvat sourcing het evalueren van leveranciersmogelijkheden, onderhandelen over voorwaarden en prijzen en het beheren van relaties om een continue levering van kwaliteitsgoederen en -diensten te waarborgen. Dit heeft direct invloed op de productiekosten en de betaalbaarheid van producten, en als dit goed wordt gedaan, leidt dit tot besparingen, betere kwaliteit en een betere veerkracht en flexibiliteit van de supply chain. Bovendien zijn sourcingbeslissingen cruciaal voor het voldoen aan duurzame en ethische praktijken, wat je ook helpt bij het opbouwen en behouden van een positief merkimago.

Sourcing versus inkoop: wat is het verschil?

Sourcing en inkoop worden vaak door elkaar gebruikt, maar verwijzen in feite naar verschillende onderdelen van het proces voor supplychainmanagement. In werkelijkheid is sourcing een begincomponent van het verwervingsproces. De due diligence en striktheid die bij de inkooprol horen, voegt een enorme waarde toe aan inkoop en biedt een extra laag van vertrouwen en strategie om hun latere acquisitieactiviteiten te ondersteunen. Ontdek hoe sourcing en inkoop bij elkaar passen:

• Sourcing richt zich op het identificeren, evalueren en betrekken van leveranciers om goederen en diensten te leveren. Het gaat om marktonderzoek, het uitvoeren van inkoopgebeurtenissen en het onderhandelen over gunstige contractvoorwaarden. Dit helpt je om een veerkrachtige supply chain op te bouwen en goede relaties met je leveranciers te waarborgen.
• Inkoop omvat het gehele proces van het verwerven van goederen en diensten, van vroegtijdige erkenning van behoeften tot betalingen aan leveranciers. Het omvat stappen zoals behoeften herkennen, goederen en diensten aanvragen, aanvragen controleren en goedkeuren, inkooporders creëren, goederen ontvangen en betalingen verwerken.

Verschillende soorten sourcing in supplychainmanagement

In werkelijkheid gebruiken de meeste bedrijven van vandaag de dag een combinatie van verschillende sourcingmodellen om steeds complexere kansen en uitdagingen aan te gaan. Hier zijn enkele van de meest voorkomende:

Outsourcing

Contracteert externe leveranciers (in plaats van interne teams) om specifieke taken uit te voeren. Dit model kan kosten verlagen, toegang krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden en de flexibiliteit vergroten.

Insourcing

Gebruikt interne resources om taken uit te voeren in plaats van deze uit te besteden, waardoor meer controle over processen en kwaliteit wordt geboden.

Dichtstbijzijnde sourcing

Verplaatst sourcingactiviteiten dichter bij de markt waar producten worden verkocht, verlaagt de transportkosten, verbetert de communicatie en verkort de levertijden.

Wereldwijde sourcing

Verwerft goederen en diensten uit verschillende landen, vaak met behulp van elektronische gegevensuitwisseling (EDI), waardoor bedrijven kunnen profiteren van lagere productiekosten en toegang tot nieuwe markten.

Afzonderlijke aanschafbronbepaling

Selecteert één leverancier voor alle vereiste artikelen, goederen of diensten, waardoor de relaties met leveranciers worden versterkt en de onderhandelingspositie wordt versterkt.

Service-activiteiten voor intern gebruik

Hiermee worden dochterondernemingen of faciliteiten in volledige eigendom in andere landen opgericht om zakelijke functies af te handelen.

Joint ventures

Betrokkenheid bij het samenwerken met een andere organisatie om resources, expertise en risico's te delen in sourcingactiviteiten.

Wat is strategische sourcing?

Strategische sourcing is een methodische, datagedreven aanpak die je activiteiten evalueert en voortdurend opnieuw evalueert om af te stemmen op je langetermijndoelen. In tegenstelling tot traditionele sourcing, die zich vaak voornamelijk richt op kosten en snelheid, houdt strategische sourcing rekening met een breder scala aan factoren, waaronder leverancierskwaliteit, betrouwbaarheid, duurzaamheid en langdurige partnerschappen. Deze aanpak helpt je de beste prijzen te garanderen, sterke leveranciersrelaties op te bouwen en de efficiëntie van de supply chain te verbeteren.

De belangrijkste componenten van strategische sourcing zijn:

• Uitgavenanalyse: de uitgaven van een organisatie evalueren en analyseren om kostenbesparende mogelijkheden en verbeterpunten te identificeren.
• Leveranciersevaluatie: potentiële leveranciers beoordelen op basis van hun mogelijkheden, betrouwbaarheid en afstemming met de waarden en doelstellingen van de organisatie.
• Supplier Relationship Management (SRM): sterke relaties met leveranciers opbouwen en onderhouden om langdurige samenwerking en wederzijdse voordelen te waarborgen.
• Marktonderzoek: Het uitvoeren van grondig onderzoek om markttrends, leverancierslandschappen en concurrentiedynamiek te begrijpen.
• Risicobeheer: het identificeren en beperken van verstoringen in de supply chain, zoals geopolitieke instabiliteit, insolventie van leveranciers, natuurrampen en risico's in verband met voorraadcontrole.
• Integratie in de supply chain: bedrijfsoverkoepelende oplossingen integreren om ervoor te zorgen dat gerelateerde operationele gebieden samen worden geïnformeerd. Bijvoorbeeld: integratie met MRP-systemen (materiaalbehoefteplanning) om leveranciersactiviteiten te correleren met voorraadniveaus en -indeling.

Verantwoordelijke sourcing

Verantwoordelijke inkoop houdt in dat ethische, sociale en milieuoverwegingen worden meegenomen in inkoopbeslissingen. Dit betekent dat je leveranciers selecteert die zich houden aan eerlijke arbeidspraktijken, ecologische duurzaamheid en ethisch gedrag. Het doel is ervoor te zorgen dat sourcingactiviteiten een positieve bijdrage leveren aan de wereld om ons heen en ook aansluiten bij je bredere doelstellingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). En aangezien de huidige klanten en investeerders meer transparantie en meer verantwoorde bedrijfspraktijken verwachten, kunnen de bedrijven die prioriteit geven aan duurzame sourcing en ethiek je merkimago vergroten, klantloyaliteit opbouwen en risico's beperken.

Impactsourcing

Impactsourcing is een maatschappelijk verantwoorde sourcingstrategie die gericht is op het bieden van arbeidskansen aan mensen uit achtergestelde gemeenschappen of achtergronden. Het heeft tot doel positieve sociale en economische effecten te creëren door duurzame arbeid aan te bieden aan mensen die mogelijk geen toegang hebben gehad tot traditionele werkgelegenheidskanalen. Dit houdt doorgaans in dat bestaande en nieuwe banen toegankelijker moeten worden gemaakt voor gemarginaliseerde of gedifferentieerde kandidaten en dat er trainingsprogramma's moeten worden aangeboden om vaardigheden en kansen op lange termijn op te bouwen. Wanneer het is gedaan met strategie en zorg, kan het helpen om een samenhangender en loyaler personeelsbestand op te bouwen, wat zorgt voor meer behoud, waarde en blijvende impact op de gemeenschap.

Drie belangrijkste sourcingmodellen

Een sourcingmodel definieert het niveau van betrokkenheid, controle en risico's in het sourcingproces. Afhankelijk van de aard van je bedrijf en productassortiment kan één (of alle) van deze modellen voor je werken.

Directe aanschafbronbepaling

Betrokkenheid bij de aankoop van goederen en diensten rechtstreeks bij fabrikanten zonder tussenpersonen. Dit model biedt meer controle over de kwaliteit en kosten van producten en leidt vaak tot sterkere relaties met leveranciers.

Indirecte aanschafbronbepaling

Betekent de aankoop van goederen en diensten via tussenpersonen zoals distributeurs, groothandelaren of agenten. Dit model kan toegang bieden tot een breder scala aan producten en diensten, maar het kan hogere kosten met zich meebrengen als gevolg van tussentijdse markups.

Hybride sourcing

Combineert elementen van zowel directe als indirecte aanschafbronbepaling. Dit model wordt vaak gebruikt voor kritische of grote hoeveelheden items om de kosten en kwaliteit te beheersen, terwijl indirecte inkoop wordt gebruikt voor minder kritische of minder omvangrijke items om te profiteren van de expertise van tussenpersonen en een breder productassortiment.

Belangrijkste stappen in het sourcingproces

Elk bedrijf is uniek, dus er is geen “cookie cutter” sourcingproces. Best practices omvatten echter meestal de volgende stappen:

• Sourcingbehoeften beoordelen: gebruik ervaring en datagedreven intel om de specifieke behoeften van je bedrijf te bepalen, inclusief vereiste producten of services, hoeveelheid en leveringstijdlijn. In deze stap worden de scope en doelstellingen van je sourcingactiviteiten gedefinieerd.
• Potentiële leveranciers identificeren: doe marktonderzoek om leveranciers te vinden die aan je vereisten voldoen. Houd rekening met factoren zoals leveranciersreputatie, financiële stabiliteit en leveringscapaciteit. Het kwantificeren van je selectiecriteria kan het proces stroomlijnen.
• Aanvragen voor voorstellen (RFP's) indienen: gestandaardiseerde RFP's uitgeven aan potentiële leveranciers, vereisten, tijdlijnen en evaluatiecriteria specificeren. Dit stelt leveranciers in staat om de meest relevante voorstellen in te dienen over hoe ze precies aan je behoeften kunnen voldoen.
• RFP's evalueren: ontvangen voorstellen evalueren en op shortlist plaatsen aan de hand van je criteria. Het gebruik van e-procurementplatforms kan dit proces stroomlijnen door digitale inzendingen en analyses te ondersteunen, voor snellere communicatie en efficiëntere besluitvorming.
• Onderhandelen over contracten: voer gedetailleerde (en zorgvuldig gedocumenteerde) onderhandelingen in met leveranciers op de shortlist om de voorwaarden af te ronden. Dit proces richt zich op de grote factoren zoals prijsbepaling, leveringsplannen en betalingsvoorwaarden. Maar er moet ook rekening worden gehouden met schriftelijke toezeggingen op het gebied van transparantie en verantwoordingsplicht.
• Contracten uitvoeren: formaliseer de overeenkomst met de gekozen leverancier via een juridisch bindend contractdocument. Hiermee gaat de leveranciersrelatie officieel van start, en het spreekt voor zich dat je de juiste juridische hulp moet krijgen voor deze stap.
• Prestaties bewaken: bewaak de prestaties van de leverancier voortdurend door middel van regelmatige audits, beoordelingen en feedbacksessies om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan overeengekomen normen. Voor de beste resultaten kun je problemen snel aanpakken en een sterke, consistente, maar respectvolle houding behouden.

Voordelen van effectieve sourcing

Omdat concurrentie en klantkeuze tegenwoordig zijn, is het essentieel om elke kans te benutten om besparingen, efficiëntie en meer zichtbaarheid en integratie te creëren.

• Kostenbesparingen: van bedrijven die zich houden aan strategische sourcingstrategieën is gebleken dat ze meer dan 8% besparen op hun jaarlijkse sourcingkosten, door datagedreven oplossingen te gebruiken en holistische analyses van hun sourcingactiviteiten uit te voeren.
• Productkwaliteit: Nooit in de geschiedenis hebben klanten meer verkopers om uit te kiezen. De concurrentie is hevig en een goede inkoop kan je helpen om kwaliteitsgoederen en -diensten van je leveranciers vast te leggen. Kwaliteitsfeedback van klanten kan ook een beter categoriebeheer ondersteunen, waarbij de nadruk ligt op leveranciersprestaties rond zeer specifieke categorieën goederen.
• Voorspelbaarheid en veerkracht van de supply chain: als de pandemie ons iets heeft geleerd, is dat de kwetsbaarheid van supply chains. Wanneer de leveranciersschakels in je supply chain sterk en betrouwbaar zijn, is je bedrijf robuuster.
• Verminderde risico’s: alles van natuurrampen tot politiek kan van invloed zijn op vraag en aanbod. Goede sourcing helpt je snel te anticiperen op en te reageren op een breed scala aan risico's. Bovendien blijkt uit recente statistieken dat bedrijven die contract- en catalogusgebaseerde facturen gebruiken een 60% hoger percentage hebben voor het beheren van leverancierscompliance.
• Merkimago en loyaliteit: in de hedendaagse zakenwereld kan succes worden gewonnen of verloren op basis van je reputatie en imago. Transparante leveranciersrelaties en onwrikbare inkoopnormen kunnen helpen om je merk te beschermen en te promoten.

Sourcinguitdagingen

Of je het nu leuk vindt of niet, je bedrijf is enorm afhankelijk van betrouwbare leveranciers. En met die afhankelijkheid komen er enkele uitdagingen en hindernissen:

• Lange sourcing-/leveranciersonboardingprocessen: traditioneel hebben achtergrondonderzoek, evaluaties en goedkeuringen de inkoop vertraagd. Stroomlijning van onboarding met gestandaardiseerde procedures en moderne cloudtechnologie kan helpen deze vertragingen te verminderen.
• Vermindering van de kwaliteit van goederen: met name bij wereldwijde leveranciers kunnen zelfs betrouwbare partners plotseling worden uitgekocht of geherstructureerd voordat je het weet. Cloudgebaseerde oplossingen die realtime inzicht bieden in leveranciers, kunnen verrassingen verminderen.
• Contractuele risico's: om risico's als gevolg van het negeren van due diligence te minimaliseren, zoeken de sourcingteams van vandaag naar aanpasbare sjablonen, geautomatiseerde workflows, gedetailleerde audittrails en de mogelijkheid om eenvoudig samen te werken met stakeholders in intern contractbeheer.
• Overafhankelijkheid van leveranciers: het is goud waard als je een leverancier hebt die je kunt vertrouwen en waar je op kunt rekenen. Maar onverwachte verstoringen gebeuren. Dus, ja, wees loyaal aan je bewezen partners, maar zorg altijd voor een paar goedgekeurde alternatieven die klaarstaan.
• Zwakke leveranciersrelaties: Net als in alle menselijke relaties is zelfgenoegzaamheid een slechte zaak. Consistente communicatie en gestroomlijnde strategieën en oplossingen voor leveranciersrelaties zijn essentieel voor het managen van verwachtingen en het versterken van partnerschappen, het belonen van goede prestaties en het opsporen en aanpakken van potentiële problemen voordat ze plaatsvinden.

Een succesvolle sourcingstrategie instellen

Een succesvolle sourcingstrategie is cruciaal voor het optimaliseren van het inkoopproces en het behalen van bedrijfsdoelen op lange termijn. Hier volgen de belangrijkste stappen voor het ontwikkelen van een effectieve sourcingstrategie:

• Stel doelen vast: definieer specifieke doelen en KPI's (Key Performance Indicators) voor je sourcingstrategie. Neem de voor de hand liggende opties op, zoals kostenverlaging en leveranciersprestaties. Maar zorg er wel voor dat je ook doelen zoals teamleiderschap en innovatie aanmoedigt en beloont.
• Analyseer huidige en eerdere sourcingactiviteiten: met de AI-gestuurde analyse- en datamanagementtools van vandaag kun je zowel realtime als historische datasets samenvoegen in aangepaste rapporten. En vergeet niet om je teams op de grond te vragen. Je beste inzichten kunnen afkomstig zijn van de werkvloer in plaats van de bovenste verdieping.
• Neem marktonderzoek en data van concurrenten op: informatie is macht. Maak van “onderzoek” een kernfocus. Verken de websites en media van je concurrenten. Luister naar je klanten. En volg het nieuws in je sector en in de wereld. Je kunt zelfs dezelfde AI-gestuurde analysetools gebruiken die je gebruikt voor je eigen gegevens om inzichten te bieden in je externe marktonderzoeksresultaten.
• Regelmatige audits en prestatiebewaking uitvoeren: Als je niet rigoureus bent geweest over het verwachten van voortdurende prestatiebewaking en regelmatige audits van je leveranciers, kan het ongemakkelijk zijn om dit ineens te doen. Maar het is een essentiële stap in het proces. Hier is waar het implementeren van een consistente SRM-strategie vanaf het begin je op de lange termijn kan helpen.

Waar moet je op letten in sourcingsoftware?

Zorg er bij de selectie van inkoopsoftware voor dat deze aansluit op de behoeften van je organisatie en het sourcingproces effectief kan ondersteunen. Hier zijn een paar belangrijke functies en mogelijkheden om naar te zoeken:

• Cloud-implementatie: kies voor een cloudoplossing die schaalbaarheid, flexibiliteit en externe toegang biedt.
• Procesbeheerworkflows: zorg ervoor dat de software krachtige workflows biedt om verschillende sourcingactiviteiten te automatiseren en te stroomlijnen, waaronder onboarding en kwalificatie van leveranciers.
• Uitgebreide inzichten in de supply chain: de software moet een 360-gradenbeeld bieden van de activiteiten in de supply chain, betere besluitvorming en risicobeheer mogelijk maken en soepel integreren met bestaande ERP- en bedrijfsbeheersystemen.
• Tools voor kostenbeheer: zoek naar functies die gedetailleerde kostenspecificaties en berekeningen van totale francoprijzen ondersteunen voor wereldwijde sourcing, inclusief logistiek, invoerrechten en belastingen.
• Samenwerkings- en communicatietools: inkoopoplossingen moeten tools bieden die je samenwerking met leveranciers ondersteunen op het gebied van alle documentatie, rapportage, compliance en meer.
• Geavanceerde analytics en rapportage: het is essentieel dat je prestaties in realtime kunt volgen, trends kunt identificeren en duurzaamheid en efficiëntie vanaf één platform kunt beheren.

Lees meer