Met constante schommelingen op de wereldwijde leveranciersmarkten en snel veranderende zakelijke vereisten, is procurement ongelooflijk complex geworden. Bedrijven hebben een betere manier nodig om proactief hun leveranciersbasis te beheren en hun inkoopuitgaven te optimaliseren. Dit is waar categoriemanagement in uitblinkt en waarom het tegenwoordig een cruciale best practice wordt voor zoveel bedrijven.

Definitie category management

Category Management is het proces van het inkopen van goederen en services door ze te groeperen in categorieën op basis van vergelijkbare kenmerken, zoals type, waarde, leverancier, risico, locatie of afdeling. Dit proces maakt het eenvoudiger om de totale eigendomskosten voor elke categorie te begrijpen en te beheren, en om besparingen en waarde voor elke aankoop te maximaliseren. Met categoriemanagement kunnen bedrijven ook het inkoopproces stroomlijnen, leveranciersrelaties versterken, uitgavenanalyse verbeteren, risico's beperken en meer.

De ontwikkeling van category management

Categoriebeheer werd ontwikkeld in de jaren tachtig en is historisch gezien een handmatige onderneming geweest, met losstaande en tijdrovende stappen uitgevoerd in geïsoleerde spreadsheets, documenten en presentaties. De tijd die het handmatig verzamelen van data en het analyseren en rapporteren ervan kostte, betekende dat inkoopteams minder tijd hadden om te besteden aan strategie en waarderealisatie.

Snel naar vandaag: software voor categoriemanagement kan veel van de stappen in dit proces automatiseren en versnellen. Het helpt categoriemanagers om grote hoeveelheden gegevens te analyseren en de ontwikkeling, uitvoering en bewaking van categoriestrategieën te stroomlijnen, zodat ze veel efficiënter en strategischer kunnen worden in hun dagelijkse taken. Moderne oplossingen bieden categorie-inzichten, procesbegeleiding, sjablonen, AI-gestuurde aanbevelingen en meer om managers te helpen hun uitgavenbeheerdoelen te behalen en vaak te overtreffen.

Category management versus strategische sourcing

De termen categoriebeheer en strategische sourcing worden soms door elkaar gebruikt, maar ze zijn niet hetzelfde. Strategische sourcing is een inkoopproces dat is gericht op het selecteren van de juiste leveranciers en het onderhandelen over de beste prijzen om de doelstellingen van de organisatie op korte termijn te halen. De belangrijkste doelstelling van strategische sourcing is kostenreductie. Categoriebeheer daarentegen segmenteert aankopen in categorieën om managers te helpen kansen te identificeren om geld te besparen en de kwaliteit, leveranciersprestaties en efficiëntie te verbeteren. Categoriebeheer is een continu proces dat op de lange termijn wordt uitgevoerd en omvat vaak strategische sourcing als een vroege stap.

Top 6 voordelen van category management

Mede dankzij minder ontslagen en eenvoudigere leveranciersonderhandelingen biedt categoriegestuurde inkoop een groot aantal duidelijke voordelen die inkoopteams kunnen helpen een strakker schip te runnen en nieuwe kansen te identificeren:

1. Verbeterde inzichten. Met gecategoriseerde uitgaven en één aanspreekpunt voor alle gerelateerde leveranciers kunnen bedrijven meer inzicht krijgen in kosten, leveranciersprestaties en potentiële problemen in de supply chain. Bovendien kan diepgaande kennis van contracten, prijzen en markttrends worden gebruikt om betere, winstgevendere inkoopbeslissingen te nemen.
2. Meer besparingen. Door gebruik te maken van hun categorie-expertise en inzichten die mogelijk zijn gemaakt door categorisering, kunnen managers betere prijzen onderhandelen en prestaties verbeteren om de kosten te verlagen. En aangezien managers kopen voor de lange termijn, kunnen ze profiteren van schaalvoordelen om verder geld te besparen.
3. Verminderde risicoblootstelling. Met een diepgaand inzicht in elke leverancier en effectieve arbeidsrelaties voor de langere termijn, kunnen categorieteams een proactievere aanpak van leveranciersbeheer hanteren en het risico van het omgaan met onbekende of fly-by-night leveranciers verminderen.
4. Efficiëntere inkoop. Met tijdgeteste, gedigitaliseerde en geautomatiseerde processen kunnen teams sneller reageren op veranderingen in de markt en tijd vrijmaken voor activiteiten met toegevoegde waarde.
5. Betere naleving van ESG- en SR-verplichtingen. Afstemming van de categoriedoelstellingen, transparantie en toezicht maken het voor bedrijven gemakkelijker om zich te houden aan verbintenissen op het gebied van milieu en sociale verantwoordelijkheid.
6. Toegenomen uitgaven onder beheer. Door intelligente automatisering kan procurement een groter aantal categorieën beheren en uiteindelijk de uitgaven onder beheer verhogen.

Soorten inkoopcategorieën

Categoriegroeperingen kunnen van bedrijf tot bedrijf verschillen, afhankelijk van hun branche, uitgavenbeleid en specifieke markt. Doorgaans bestaat elke inkoopcategorie uit een groep producten of services die vergelijkbare kenmerken hebben, zoals type, leverancier, waarde, locatie of afdeling. HR, technologie, onderhoud en reizen zijn bijvoorbeeld veelvoorkomende categorieën.

Het is ook gebruikelijk om directe en indirecte uitgaven in hun eigen categorieën op te splitsen. Directe uitgaven zijn voor posities die nodig zijn voor kernbedrijfsproducten en -services, zoals grondstoffen en verpakkingsbenodigdheden. Indirecte uitgaven daarentegen zijn voor goederen en diensten die dagelijkse bedrijfsactiviteiten ondersteunen, zoals kantoorbenodigdheden. Het groeperen van indirecte uitgaven, die vaak in silo's in het hele bedrijf worden beheerd, kan helpen om de indirecte inkoopkosten te standaardiseren en te verlagen.

Sommige bedrijven gaan over op een wereldwijde standaard, zoals de UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), als richtlijn om hun categorieën te bepalen, maar de meesten zullen hun eigen interne uitgaventaxonomie maken. Ongeacht de exacte samenstelling van categorieën, omvat succesvol categoriebeheer het toepassen van een standaardframework voor het segmenteren van de goederen en diensten die nodig zijn om een bedrijf te runnen.

3 belangrijke stappen in het category management-proces

Hoewel het proces van organisatie tot organisatie kan verschillen, bestaat category management meestal uit drie stappen:

1. Categorieprofielen definiëren. Om te beginnen analyseren teams de huidige uitgaven en wegen ze een reeks factoren, van risico's en regelgeving tot directe bedrijfslogica, om categorieën te identificeren. Het resultaat is een geconsolideerde categorietaxonomie voor inkoop die in de hele organisatie kan worden gebruikt.
2. Overzicht en planstrategie. In deze stap evalueren teams hun categorieën op basis van prijzen, leveranciersprestaties, vraag- en aanbodprognoses en andere factoren, en identificeren ze mogelijkheden om uitgaven te optimaliseren en waarde te verhogen. Op basis van deze informatie creëren ze een masterstrategie om de doelen van elke categorie te bereiken, onderverdeeld in specifieke tactieken en fasen.
3. Strategie uitvoeren en resultaten bewaken. Ten slotte wordt de strategie gelanceerd en worden de resultaten, leveranciers, bedrijfsbehoeften en markten continu gemonitord, zodat teams snel kunnen reageren op veranderingen en categoriestrategieën naar behoefte kunnen optimaliseren.

Waar moet je op letten in category management-software?

Categoriebeheersoftware is ontworpen om processen voor alle categoriestrategieën te centraliseren, digitaliseren en stroomlijnen, en om bruikbare inzichten te bieden om ze te versterken en te verbeteren. Hiervoor hebben de beste oplossingen minimaal de volgende mogelijkheden:

• Automatisering. Intelligente geautomatiseerde processen voor het maken van categorie-uitgavenprofielen en het ontwikkelen en uitvoeren van strategieën.
• Stapsgewijze begeleiding. Systeemgebaseerde aanbevelingen, begeleide processen en best-practice sjablonen, tools en frameworks.
• Realtime monitoring en analytics. Mogelijkheid om marktgegevens, categorieën, prijzen, leveranciersprestaties, resultaten en meer in realtime te bewaken en te analyseren.
• Strategie-uitvoering. Tools om eenvoudig strategieën, plannen en initiatieven om te zetten in inkoopprojecten of -gebeurtenissen.
• Integratie. Naadloze integratie met source-to-pay en andere oplossingen voor leveranciersbeheer.
• AI. Ingebouwde, AI-gestuurde opportunity-analyse en aanbevelingen op basis van uitgavengegevens en andere factoren, evenals een plan om te integreren met grote taalmodellen zoals ChatGPT om te helpen bij het maken van strategieën.

Best practices voor een effectieve category management-strategie

Het ontwikkelen van een winnende categoriestrategie kan sneller worden bereikt met de volgende best practices:

• Stel een specifieke categoriemanager en een speciaal team in. Aangezien grote categorieën en strategische bestedingsgebieden tijd en specialisatie vereisen, zorgt een toegewijd team van deskundige stakeholders van relevante afdelingen voor een effectiever proces. De categoriemanager is verantwoordelijk voor het toezicht op en het inzicht in de markt, voorschriften en prijstrends voor een gehele categorie, en voor het ontwikkelen van korte-, midden- en langetermijnplannen.
• Creëer een consistente taxonomie in de hele organisatie. Dit is een cruciale stap voor het verkrijgen van beter inzichten en zichtbaarheid in uitgaven. Sommige organisaties zullen universele normen zoals het UNSPC als richtlijn gebruiken, maar vaker zullen bedrijven hun eigen interne categorieën creëren die beter zijn afgestemd op hun unieke doelen of branchebehoeften.
• Gebruik geautomatiseerde oplossingen om uitgavengegevens te centraliseren. Met één plek om data te volgen en te bewaken, is het gemakkelijker om belangrijke inzichten te vinden en te rapporteren, en om governancepraktijken te versterken.
• Gebruik categoriemanagementtechnologie. Met behulp van technologie als AI in inkoop kunnen teams patronen eenvoudiger herkennen, uitgaven automatisch categoriseren, leveranciers organiseren op categorie, benchmarks instellen, aanbevelingen doen, taken automatiseren en meer.
• Houd stakeholders betrokken en op de hoogte. Met analysetools en -software om te communiceren over winsten en kansen, is het eenvoudiger om belanghebbenden te betrekken en af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie.
• Bouw dynamische leveranciersrelaties op. Focus op de totale waarde, in plaats van alleen kosten, en werk open samen om goede werkrelaties te creëren.
• Gegevens van derden opnemen. Ontwikkel een mechanisme voor het gebruik van relevante externe datapunten van externe providers om je categoriestrategie aan te vullen.
• Het levenscyclusproces van de categorie doorzetten. Verbeter interne en externe data-analyse door categoriespecifieke intelligentie te verzamelen, strategie te verbeteren en periodieke evaluaties uit te voeren.