Overzicht applicant tracking system

Een applicant tracking system (sollicitantenvolgsysteem, ATS) is een softwareapplicatie voor human resources (HR) die organisaties helpt bij het digitaal beheren van wervings- en selectietaken. Het dient als centrale database voor vacature- en sollicitanteninformatie. Je kunt er vacatures en sollicitaties in beheren en sollicitanten mee screenen en selecteren.

Een ATS ondersteunt de uitvoering van veelvoorkomende taken, zoals het maken van functieomschrijvingen, het plaatsen van vacatures op carrièresites en vacaturebanken, het scannen van cv's, het plannen van sollicitatiegesprekken, het verzamelen van feedback, het uitvoeren van achtergrondcontroles en het genereren van voorstellen met elektronische handtekeningen.

Het systeem beheert ook de ervaring die de sollicitanten doorlopen. Dat omvat het zoeken naar vacatures, het online solliciteren, het controleren van de status van een sollicitatie en het genereren van meldingen voor sollicitanten.

Wat doet een sollicitantenvolgsysteem?

Een ATS fungeert als een database voor sollicitanten en automatiseert en beheert de workflows in verband met het wervingsproces. Het stelt recruiters in staat om het volume van ontvangen cv's te beperken, zodat ze hun tijd kunnen besteden aan de meest gekwalificeerde sollicitanten.

Met de mogelijkheid om bedrijfsregels te programmeren in een ATS, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze de beste wervingsprocedures volgen en tegelijkertijd de persoonsgegevens beveiligen die sollicitanten indienen.

Wie gebruikt een sollicitantenvolgsysteem?

Bedrijven van elke omvang en bedrijfstak gebruiken een ATS om sollicitanten te organiseren, te zoeken, met hen te communiceren en om hun sollicitatieproces te beheren. Vroeger was ATS het domein van grotere Fortune 500-bedrijven vanwege de bijbehorende kosten en infrastructuurvereisten. Tegenwoordig kunnen ook kleinere organisaties profiteren van de kostenbesparingen van SaaS-aanbiedingen (Software-as-a-Service) in de cloud.

Waarom is een ATS belangrijk?

Een applicant tracking system versnelt het wervingsproces. Door van offline en papieren processen over te stappen op een geautomatiseerd digitaal proces, worden taken voor werving en selectie gestroomlijnd, waardoor er tijd vrijkomt en processen voor eerlijke en optimale werving worden gevolgd.

Hier zijn enkele voorbeelden van hoe een ATS een organisatie ondersteunt:

• Meer sollicitanten: een ATS maakt het voor werkzoekenden gemakkelijker om vacatures te zoeken en online te solliciteren, waardoor het totale aantal sollicitaties toeneemt.
• Snelle wervingscycli: recruiters kunnen snel de hele sollicitantenpijplijn doorzoeken, kandidaten selecteren die interessant zijn en hun tijd investeren in waardevoller werk, zoals het screenen van sollicitatiegesprekken, referenties en aanbiedingen.
• Meer samenwerking met belanghebbenden: tijdens de gespreksfase beoordelen wervingsmanagers kandidaten binnen het ATS en geven ze feedback. Bedrijfsregels kunnen worden geconfigureerd om de voortgang van kandidaten door de screening- en indienstnemingsfasen te automatiseren.

De evolutie van het sollicitantenvolgsysteem

Vóór het internet werden vacatures geadverteerd in geclassificeerde kranten en industriële publicaties. Het proces was op papier gericht, waardoor het tijdrovend en moeilijk te beheren was. Sollicitanten konden niet gemakkelijk de status van een sollicitatie bepalen. Recruiters en wervingsmanagers waren, vanwege het enorme aantal sollicitaties op papier, niet in staat om de meest gekwalificeerde sollicitanten te identificeren.

Met digitale en online technologieën werd solliciteren veel gemakkelijker. Wereldwijde vacaturewebsites bevorderden de werkgelegenheid voor mensen over de hele wereld. Plotseling was werving een volumekwestie geworden.

De eerste sollicitantenvolgsystemen werden eind jaren '90 ontwikkeld en waren op locatie gehuisvest. De systemen waren gericht op het verwerken en opslaan van het enorme aantal ontvangen cv's en het waarborgen van de naleving en consistentie van wervingspraktijken. Recruiters en wervingsmanagers voelden ook de gevolgen van zo'n grote hoeveelheid sollicitaties en al snel werden de systemen aangepast om vooraf screenen, het scannen van cv's, parsen, geautomatiseerde meldingen en analyses te ondersteunen.

Tegenwoordig worden sollicitantenvolgsystemen voornamelijk in de cloud geïmplementeerd en aangeboden als software-as-a-service, of SaaS, oplossing, met AI-mogelijkheden. Een cloudgebaseerd ATS elimineert hoge implementatiekosten en inefficiënte processen, wat de afhankelijkheid van IT vermindert.

ATS-technologie is geëvolueerd om moderne wervingsbehoeften te ondersteunen, die kunnen bestaan uit:

• Door AI ondersteunde workflows: stroomlijn werving en selectie met AI-gestuurde matching, geautomatiseerde screening, gespreksplanning en digitaal aanbiedingsbeheer om sneller beslissingen te nemen en personeelsplanning te ondersteunen.
• Virtuele werving: ondersteun externe werkplekken en wervingsactiviteiten, zoals carrièresites, communicatie met kandidaten, aanbiedingen en sollicitatiegesprekken.
• Massa-werving: trek snel grote aantallen sollicitanten aan, screent ze en werft ze voor specifieke branches, zoals gezondheidszorg, supermarkt, e-commerce en technologie.
• Grote aantallen sollicitanten: Screen grote aantallen sollicitanten voor specifieke vacatures.
• Interne werving: identificeer werknemers om interne vooruitgang te bevorderen.
• Diversiteit en inclusie: zorg voor afstemming met de aanwervingsinitiatieven van een bedrijf en niet-bevooroordeelde wervingspraktijken.

Een ATS ondersteunt het wervingsproces vanaf het plaatsen van een vacature tot het doen van een voorstel. Aangezien wervingsgegevens persoonlijke gegevens zijn, helpt een applicant tracking system bedrijven ook om te blijven voldoen aan wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals AVG.

Use cases voor een ATS

Recruiters zijn de actiefste gebruikers van een ATS. Zij gebruiken het systeem dagelijks om vacatures te beheren en te plaatsen, sollicitanten te beoordelen en de voortgang van kandidaten door de fasen voor werving en selectie te beheren.

Wervingsmanagers gebruiken een ATS om deel te nemen aan het wervingsproces. Via het systeem hebben ze rechtstreeks toegang tot actieve vacatures om functieomschrijvingen, sollicitanten en cv's te bekijken en de status van elke kandidaat te zien. Er wordt informatie uit het ATS gegenereerd om sollicitatiegesprekken voor te bereiden en te voeren, en om kwantitatieve en kwalitatieve feedback na een sollicitatiegesprek op te slaan.

Sollicitanten gebruiken het ATS om vacatures te zoeken en te solliciteren, de status van een sollicitatie te bekijken en aanbiedingen te accepteren.

Waarop moet je letten als je een ATS overweegt?

Sollicitantenvolgsystemen worden aangeboden als stand-alone oplossingen of kunnen worden opgenomen als onderdeel van een end-to-end wervingssoftwareplatform dat functies voor kandidaatrelatiebeheer (CRM) omvat.

CRM-software wordt vaak parallel met een ATS gebruikt. Maar in tegenstelling tot een ATS worden deze systemen gebruikt om talent aan te trekken en relaties op te bouwen met sollicitanten die zijn overgestapt op de status van kandidaat. Kandidaatrelatiebeheersystemen richten zich op de betrokkenheid van kandidaten en het creëren van een algemene positieve wervingservaring.

Sommige organisaties geven de voorkeur aan de eenvoud van een stand-alone ATS-applicatie voor het beheer van kandidaatgegevens. Deze optie kent echter enkele beperkingen. Hoewel deze systemen voldoende zijn voor het verwerken van actieve kandidaten, bieden ze niet de functies die nodig zijn voor het aantrekken en stimuleren van passief talent.

Wervingssoftware met ATS- en CRM-functionaliteit biedt de grootste flexibiliteit en efficiëntie tijdens het hele traject van sollicitant-tot-kandidaat. Gecombineerde voordelen zijn onder meer:

• Toegang tot geavanceerde carrièrewebsites
• Landingspagina's op maat
• E-mailmarketingcampagnes
• Grotere talentenpools
• Grotere interesse en betrokkenheid van kandidaten op de shortlist
• Snellere wervingscycli
• Meer samenwerking met interne belanghebbenden

Een end-to-end wervingsoplossing verlaagt de kosten en elimineert de complexiteit van het parallel beheren van meerdere systemen.

Bijkomende overwegingen zijn onder meer:

• Schaalbaarheid: de wervingsbehoeften van een organisatie zullen fluctueren, dus de software moet flexibel en schaalbaar zijn.
• Integratie: bepaal vooraf hoe de technologie zal integreren met andere wervingssoftware en de algehele infrastructuur voor HR-technologie. Deze integraties ondersteunen de eliminatie van handmatige gegevensprocessen en de mogelijkheid om wervingsgegevens te combineren met werknemersgegevens.
• Gebruikersvereisten: houd rekening met alle gebruikers (sollicitanten, recruiters, wervingsmanagers) en zorg ervoor dat het ATS iedereen een efficiënte en positieve ervaring kan bieden.

Wat zijn de mogelijkheden van een end-to-end wervingsplatform met een ATS en CRM?

Hier volgt een overzicht van de gecombineerde kenmerken en functies die je kunt gebruiken met een uitgebreide wervingsoplossing:

Een vacature plaatsen

• Maak functieomschrijvingen die de voorkeurscompetenties benadrukken.
• Identificeer gendervooroordelen en salarisbenchmarks met behulp van geautomatiseerde scans.
• Maak een website met het merk Werknemer voor werkzoekenden.
• Bouw en beheer publicaties op carrièresites en vacaturesites.
• Gebruik configureerbare applicaties per aanvraag (mobiel solliciteren, snel toepassen, meerdere fasen).

Sollicitanten beoordelen

• Zoek naar externe en interne applicaties met behulp van één database.
• Configureer screeningvragen voorafgaand aan de sollicitatie voor elke publicatie.
• Automatiseer de opslag en analyse van cv's, inclusief het uitlezen ervan.
• Ontvang automatische meldingen en waarschuwingen die voor elke rol zijn gepersonaliseerd.
• Zorg voor veilige toegang voor externe bureaus.
• Genereer realtime rapporten en analyses voor het gehele wervingsproces.

Kandidaten interviewen

• Gesprekken plannen en voortgang volgen.
• Verzamel feedback en consolideer automatisch kandidaatwaarderingen.
• Biedt veilige toegang tot een portaal voor kandidaten voor actuele informatie en status.

Indienstneming en onboarding

• Krijg toegang tot sjablonen en formulieren met vooraf ingevulde gegevens.
• Genereer en presenteer aanbiedingsbrieven met mogelijkheden voor elektronische handtekeningen voor een snellere doorlooptijd.
• Automatiseer het onboardingproces.

Wanneer moet een organisatie een ATS implementeren?

Een ATS-implementatie moet worden overwogen door organisaties die snel groeien en ambitieuze wervingsdoelen hebben die aansluiten bij de algemene bedrijfsstrategie. Bijkomende vereisten kunnen zijn: het focussen op een gespecialiseerde vaardighedenset of functie die zeer gewild is, het ondersteunen van massawervingsinspanningen of het oplossen van belangrijke inefficiënties binnen HR waar een gecentraliseerd gegevensmodel en geautomatiseerde workflows tijd en geld zouden besparen. Deze inefficiënties kunnen zijn:

• Indienstnemingsinspanningen worden bijgehouden in een spreadsheet.
• Dezelfde vacaturepublicatie moet handmatig worden ingediend bij meerdere vacaturesites.
• Er wordt tijd besteed aan het beoordelen van een groot aantal irrelevante applicaties.
• Feedback en beslissingen van het wervingsteam zijn moeilijk te verkrijgen.
• Er zijn geen interne resources beschikbaar voor het bouwen, onderhouden of verbeteren van een bestaande vacaturesite.
• Het meten van de waarde van rekrutering is moeilijk en inconsistent.

Wanneer moet ik mijn ATS upgraden?

Veel organisaties kiezen ervoor om te upgraden van een bestaand ATS naar een end-to-end wervingssoftwareplatform, inclusief functies voor kandidaatbetrokkenheid in een CRM.

Een verouderd ATS kan tot de volgende HR-inefficiënties leiden:

• Voor elke vacature wordt dezelfde sollicitatieprocedure gebruikt.
• Een groot uitvalpercentage vindt plaats binnen het wervingsproces.
• Stimulering en betrokkenheid van kandidaten is moeilijk en ineffectief.
• De aanwezigheid van onbewuste vooringenomenheid is onbekend.
• Specifieke wervingsstrategieën, zoals massaal aannemen, interne voortgang en virtuele werving, zijn moeilijk, zo niet onmogelijk.

Sollicitantenvolgsystemen, vooral wanneer ze geïntegreerd zijn in end-to-end wervingsoplossingen, bieden een modern, veilig platform voor HR om de allerbeste kandidaten aan te trekken, te identificeren, te betrekken en in dienst te nemen. Met een ATS elimineer je tijdrovende handmatige processen, zodat wervingsinspanningen perfect kunnen worden gesynchroniseerd met de verwachte groei van het bedrijf.