Inkoop vs. aankoop - ken de verschillen

Bij het vergelijken van inkoop en aankoop gaat het minder om hoe ze anders zijn, en meer over hoe ze bij elkaar passen. Inkoop is een overkoepelende praktijk; het is het procedurele en analytische kader dat uw uitgavenbeheeractiviteiten ondersteunt. Inkoop komt later in dit proces, wanneer due diligence is voltooid en het tijd is om de transacties daadwerkelijk te initiëren en te voltooien.

Twintig jaar geleden vertrouwden inkoop- en inkoopteams meer op spreadsheets en handmatige analyses, waardoor de soorten en het volume van de inzichten die ze tot hun beschikking hadden, werden beperkt. Dankzij geavanceerde technologie en software kunnen belanghebbenden tegenwoordig handelen op basis van meer intelligentie en strategische kansen die het bedrijf als geheel ten goede komen. In dit artikel kijken we naar beide activiteiten via de lens van moderne praktijken.

Wat is inkoop?

Inkoop is gericht op het inkopen en verwerven van goederen en diensten om zowel aan de directe als aan de langetermijnbehoeften van het bedrijf te voldoen. De belangrijkste doelstellingen zijn het optimaliseren van de leveranciersbasis, het beheren van kosten gedurende de levenscyclus van verworven goederen en het onderhouden van sterke relaties met kritieke leveranciers. De meest efficiënte inkoopprocessen en -technologieën automatiseren orderbeheer en aanbesteding en integreren data om de efficiëntie, transparantie en compliance te vergroten en tegelijkertijd bredere bedrijfsdoelen te ondersteunen.

Basisstappen in het verwervingsproces

Hoewel elk bedrijf unieke operationele procedures heeft, omvat het inkoopproces meestal de volgende stappen:

• Identificatie en validatie van behoeften: dit proces begint met een grondige beoordeling van de specifieke behoeften van verschillende afdelingen binnen uw bedrijf, om ervoor te zorgen dat uw inkoopinspanningen goed zijn afgestemd op zowel uw bredere bedrijfsdoelen als uw operationele behoeften.
• Leveranciersonderzoek en -selectie via strategische sourcing: de beste strategische sourcingpraktijken zijn robuust en datagedreven. Ze omvatten een georganiseerde onderzoeksinspanning om potentiële leveranciers te identificeren en te evalueren op basis van uw kerncriteria (zoals waarde, betrouwbaarheid, ethiek en kwaliteit).
• Categoriebeheer: dit omvat het organiseren van uw uitgaven in afzonderlijke groepen van producten of diensten om kosten en risico's te minimaliseren en ervoor te zorgen dat u de beste waarde voor elke aankoop realiseert. Er wordt gebruikgemaakt van uitgavenanalyses om besparingsmogelijkheden te identificeren en onderhandelingen met leveranciers te optimaliseren.
• Onderhandelingen en contractbeheer: tijdens deze fase onderhandelt u over de voorwaarden die van toepassing zijn op uw transacties met uw leverancier. Dit omvat meestal prijzen, leveringsschema's, kwaliteitsnormen en manieren waarop u eventuele wijzigingen of geschillen kunt aanpakken.
• Doorlopend leveranciersrelatiebeheer en -evaluatie: een sterk inkoopproces eindigt niet met een ondertekend contract, maar omvat een continue beoordeling en beheer van leveranciersrelaties. Naast het vaststellen van normen is het zaak snel te reageren op eventuele problemen en duidelijke gevolgen voor niet-naleving te definiëren.

Wat is aankoop?

Aankoop is de meer transactionele component van inkoop, gericht op het verwerven van de werkelijke goederen en diensten die essentieel zijn om de zaken draaiende te houden. Deze functie omvat directe interactie met leveranciers om orders te plaatsen en leveringen en betalingen te beheren. De meest effectieve aankoopteams zullen ook op de hoogte blijven van leveranciers om ervoor te zorgen dat ze de beste prijzen en uitvoeringsopties krijgen.

Basisstappen in het aankoopproces

• Aanvraag tot bestellen en goedkeuring: de cyclus begint met een "aanvraag tot bestellen", een intern document dat is uitgegeven door een afdeling of persoon en dat vervolgens moet worden gecontroleerd en goedgekeurd door aangewezen belanghebbenden om ervoor te zorgen dat de aanvraag in overeenstemming is met budgettaire beperkingen en zakelijke behoeften.
• Leveranciersselectie en orderplaatsing: na goedkeuring vraagt en beoordeelt de aankoopafdeling biedingen of offertes van leveranciers om de beste match te bepalen op het gebied van prijs, kwaliteit, leveringsvoorwaarden en andere criteria. Vervolgens wordt een formele inkooporder uitgegeven, waarbij een contractuele overeenkomst wordt gesloten waarin de overeengekomen parameters en voorwaarden voor de verkoop zijn vastgelegd.
• Ontvangst en afstemming van goederen/diensten: zodra goederen of diensten zijn geleverd, inspecteert en verifieert de inkoopafdeling dat alles voldoet aan de specificaties en kwaliteitsnormen die in het contract zijn vastgelegd, en neemt zij rechtstreeks contact op met de leverancier om eventuele problemen of discrepanties op te lossen.
• Betalingsafhandeling: De laatste stap omvat de crediteurenafdeling die de betaling verwerkt in overeenstemming met de overeengekomen voorwaarden, waardoor de inkoopcyclus wordt voltooid.

Inkoop vs. aankoop: belangrijke verschillen

We hebben al een aantal grote manieren besproken waarop inkoop en aankoop samenhangen. Hieronder staan enkele van de gedetailleerdere verschillen tussen deze twee vaak geconfleerde termen:

• Omvang en focus

  • Inkoop omvat alles, van het identificeren en valideren van zakelijke behoeften tot het selecteren van leveranciers, onderhandelen over contracten en het beheren van lopende relaties. De focus van inkoop ligt op het maximaliseren van de waarde voor de organisatie in de loop der tijd, niet alleen in termen van kostenbesparingen, maar ook verbeterde productkwaliteit, dienstverlening, klanttevredenheid en leveranciersinnovatie.
  • Aankoop daarentegen is meer “in het moment”. Het omvat de specifieke activiteiten van het bestellen van goederen en diensten, het ontvangen ervan, het controleren op kwaliteit en nauwkeurigheid, en het verwerken van betalingen. Aankoop richt zich in de eerste plaats op de efficiëntie en effectiviteit van het inkoopproces, waarbij de nadruk ligt op kostenbeheersing, naleving van budgetten en tijdige levering van goederen en diensten.

• Procesduur

  • Inkoop is een doorlopend, cyclisch proces waarbij planning en beheer op lange termijn betrokken zijn. Het vereist continue beoordeling en aanpassing om te voldoen aan veranderende bedrijfsbehoeften en marktomstandigheden.
  • Aankoop daarentegen is doorgaans een korter, meer taakspecifiek proces. De aankoopcyclus eindigt zodra de goederen of services zijn ontvangen en de leveranciers zijn betaald (hoewel prestatiebeoordelingen en uitgavenanalyse van invloed kunnen zijn op toekomstige inkoopbeslissingen).

• Besluitvorming

  • Inkoop omvat zowel het nemen van beslissingen als het verstrekken van informatie en inzichten om deze beslissingen te onderbouwen. Van directieniveau tot de werkvloer, bedrijven vertrouwen op intelligentie van hun inkoopteams om snelle en betrouwbare keuzes te maken die zijn afgestemd op bedrijfskosten, risico's, duurzaamheid en compliancedoelen.
  • Het primaire doel van inkoopteams is om te voldoen aan onmiddellijke behoeften efficiënt, binnen budgetbeperkingen, en volgens de 'vijf rechten' van inkoop: de juiste kwaliteit, hoeveelheid, prijs, plaats en tijd.

• Relatie met leveranciers

  • Inkoop heeft als doel om leveranciersrelaties op te bouwen die concurrentievoordelen bieden in de loop van de tijd en bijdragen aan wederzijdse groei en succes. Dit relatiebeheer omvat regelmatige evaluaties, samenwerking op het gebied van verbeteringen en gezamenlijke ontwikkelingsinspanningen.
  • Hoewel aankoop zeker elementen van leveranciersrelatiebeheer (SRM) bevat, bekijkt het deze relaties meestal via een meer transactionele en taakgerichte lens. De nadruk ligt op het nakomen van de contractvoorwaarden in plaats van het ontwikkelen van diepere strategische banden.

• Risicobeheer en compliance

  • Inkoop neemt doorgaans een breder, meer end-to-end beeld van risico's, inclusief wereldwijde problemen die verstoringen in de supply chain kunnen veroorzaken, een complex scala aan compliance- en regelgevingsproblemen, en marktveranderingen en gebeurtenissen in het algemeen. Het neemt uitgebreide risicobeoordelingen en risicobeperkingsstrategieën op in de processen voor leveranciersselectie en -beheer.
  • En hoewel aankoop in deze bredere kwesties kan overlappen, richt het zich in de eerste plaats op operationele risico's in verband met levering, naleving van specificaties en betalingsprocessen. Het doel is ervoor te zorgen dat de dagelijkse activiteiten worden geoptimaliseerd – niet verstoord – door inkoopactiviteiten.

Wat is e-procurementsoftware en hoe kan het helpen?

E-procurementsoftware is een cloudgebaseerd of lokaal geïnstalleerd platform dat de elektronische afhandeling van verschillende inkoopprocessen vergemakkelijkt. Dit omvat de automatisering van sourcing, aanvragen, inkooporderbeheer, factuurverwerking, leveranciersbeheer en meer. Door deze processen te integreren in één enkel uniform platform, biedt e-procurementsoftware een meer samenhangende en efficiënte aanpak voor het beheer van inkooptaken. Het transformeert inkoop digitaal in een gestroomlijnd, datagedreven proces dat resulteert in tal van voordelen voor uw bedrijf:

• Kostenefficiëntie: door routinematige inkooptaken te automatiseren, zoals het uitgeven van inkooporders en het verwerken van facturen, kunt u de arbeidsintensieve aspecten van inkoop minimaliseren om snellere, nauwkeurigere resultaten te behalen en de administratieve kosten te verlagen. Bovendien biedt e-procurementsoftware meestal betere tools voor budgetbeheer en uitgaventracering, waardoor u binnen financiële limieten blijft en uw uitgaven optimaliseert.
• Procesoptimalisatie: functies zoals elektronische inkooporders, geautomatiseerde goedkeuringsworkflows en geïntegreerde elektronische betalingen versnellen het verwervingsproces, waardoor de cyclustijden van sourcing tot betaling en de kans op fouten worden verkort. Deze verhoogde efficiëntie bespaart u niet alleen tijd, maar verhoogt ook de productiviteit van uw teams.
• Verbeterde zichtbaarheid: door ongelijksoortige datasets (over meerdere systemen) te consolideren in een uitgebreid dashboard, geven e-procurementoplossingen teams een dieper beeld van alle niveaus van de supply chain. Dit zorgt voor nauwkeurigere uitgaventracering en AI-gestuurde analyses in realtime.
• Leveranciersbeheer: de beste systemen omvatten functies voor het beheren van leveranciersinformatie, het volgen van leveranciersprestaties en het bevorderen van betere leveranciersrelaties. Via een gecentraliseerd, verbonden platform bieden deze tools toegang tot on-demand leveranciersgegevens en betere communicatie en samenwerking met uw leveranciers.
• Risicobeheer: compliance en risicobeperking worden verbeterd door processen te standaardiseren en af te stemmen op belasting-, overheids- en duurzaamheidsvoorschriften, zowel lokaal als wereldwijd. Robuuste audittrails en inzicht in de supply chain met meerdere klassen ondersteunen verder proactieve reacties op risico's. Bovendien kunt u met deze systemen de prestaties van leveranciers bewaken en gedetailleerde records bijhouden, waardoor uw bedrijf wordt beschermd tegen schade.
• Ondersteuning voor strategische beslissingen en sourcing: AI-gestuurde inkoopoplossingen ondersteunen strategische sourcinginitiatieven, waaronder materiaalbehoefteplanning. Ze bieden gedetailleerde analyses en inzichten die voor alles kunnen worden gebruikt, van het kiezen van de juiste leveranciers en producten tot een efficiëntere uitvoering van inkoopactiviteiten.

Lees meer