Wat is een salarisadministratiesysteem?

Een salarisadministratiesysteem wordt gebruikt voor de berekening van het loon van werknemers, gewerkte uren, inhoudingen en belastinginhoudingen per uitkeringsperiode. Het is vaak nauw geïntegreerd met de tijd- en aanwezigheidsfunctionaliteit in HR-kernsystemen om ervoor te zorgen dat gewerkte uren accuraat worden betaald.

Een organisatie kan de salarisadministratie handmatig beheren, een gespecialiseerde oplossing voor salarisadministratie gebruiken of deze functie uitbesteden aan een externe aanbieder. Een salarisadministratiesysteem is een kerncomponent van Human Capital Management (HCM).

Waarom is een salarisadministratiesysteem belangrijk?

Een salarisadministratiesysteem kan bedrijven helpen complexiteit te verminderen, risico's te beheren en effectief te schalen. Daarnaast biedt geavanceerde salarisadministratiesoftware mensen de mogelijkheid om belangrijke rapporten te genereren, inzichten te verzamelen over trends en gegevens te integreren met systemen voor HR-informatiesystemen (HRIS) en HR-managementsystemen (HRMS). Door gebruik te maken van een moderne oplossing voor salarisadministratiebeheer kunnen teams de nauwkeurigheid verbeteren, handmatige werkbelasting verminderen en salarisadministratie integreren met andere kern-HR-processen.

Nauwkeurig salarisbeheer is cruciaal voor afdelingen als human resources (HR). HR en salarisadministratie hebben toegang nodig tot informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en werknemersstatus om bedrijfsrecords nauwkeurig bij te houden en naleving van belastingwetgeving en arbeidswetgeving te waarborgen.

Naleving verkeerd doen kan duur zijn. In 2023 beoordeelde de IRS Amerikaanse werkgevers ongeveer 8,5 miljard dollar aan civielrechtelijke boetes voor onjuiste berekeningen of ontbrekende betalingen, en in 2021 leidde een “name and shame”-campagne en rechtszaak tot miljoenen ponden aan boetes en herstelkosten voor honderden Britse werkgevers. Zelfs kleine fouten kunnen leiden tot publieke vernedering, een verlies aan geloofwaardigheid en een laag moreel. Daarom is het belangrijk voor bedrijven om salarisadministratie goed te krijgen.

Wat zijn enkele methoden van salarisadministratie?

Bedrijven van elke omvang moeten de juiste salarisadministratie beheren en onderhouden om werknemers op tijd te betalen en compliant te blijven. Er zijn verschillende opties, evenals voordelen en nadelen voor elk van hen. Dit zijn de drie belangrijkste methoden voor salarisadministratiebeheer:

1. Handmatig salarisbeheer: dit type salarisadministratie omvat het handmatig invoeren van lonen, inhoudingen en loonheffingen in een spreadsheet of eenvoudige boekhoudsoftware. Kleine bedrijven en startups kunnen geneigd zijn om handmatig salarisadministratiebeheer te gebruiken om kosten te besparen. Deze methode is echter tijdrovend en potentieel kwetsbaar voor veiligheidsbedreigingen, gegevensverlies en menselijke fouten.
2. Software voor salarisadministratiebeheer: dit soort gespecialiseerde software helpt bedrijven bij het organiseren en stroomlijnen van de automatisering van salarisadministratie. Organisaties voeren hun automatiseringssoftware voor salarisadministratie steeds vaker in de cloud uit op basis van een abonnementsmodel. Dergelijke software kan organisaties helpen kostbare salarisadministratiefouten te voorkomen, op de hoogte te blijven van compliance-updates, verschillende regio's op te schalen naarmate activiteiten worden uitgebreid naar nieuwe regio's en werknemersgegevens georganiseerd en veilig te houden.
3. Salarisadministratie outsourcing: Bedrijven die niet de wens of resources hebben om het salarisadministratiebeheer intern uit te voeren, kunnen een externe dienstverlener inhuren om dit proces te beheren. Hoewel een derde bedrijf een deel van de administratieve lasten kan wegnemen, kan dit duur zijn en moet een directe controle van het proces worden opgegeven.

Wat zijn de fasen van het salarisadministratieproces?

De salarisadministratie heeft stappen gedefinieerd die organisaties moeten volgen om ervoor te zorgen dat het systeem conform en efficiënt werkt zoals bedoeld. Een enkele misstap kan immers resulteren in een vertraagde uitbetaling of boete. Veel organisaties gebruiken automatiseringssoftware voor salarisadministratie om deze stappen te stroomlijnen en handmatige inspanningen te verminderen.

Hier volgen de drie hoofdfasen van salarisadministratie:

1. De pre-salarisfase omvat het verzamelen van essentiële werknemersgegevens, zoals arbeidsstatus, uur- en overwerktarieven, salaris, tijdregistratiegegevens, eventuele bonussen, overuren of commissies, betaald verlof of verlof, en inhoudingen. Organisaties moeten er ook voor zorgen dat hun salarisadministratiesysteem is ingesteld met de nieuwste gegevens, werkbeleid en complianceregels.
2. De berekeningsfase omvat het berekenen van het brutoloon en vervolgens het toepassen van inhoudingen om het netto, of take-home, salaris van de werknemer te krijgen. Het is van cruciaal belang om de benodigde interne goedkeuringen te krijgen om de middelen op tijd te verdelen en de salarisadministratie op schema te houden.
3. De post-payrollfase bestaat uit het verdelen van loon aan werknemers, het maken van sociale verzekeringen en pensioenbijdragen, het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens en het indienen van vereiste formulieren en rapporten bij overheidsinstanties. Afhankelijk van de vestigingsplaats van het bedrijf moeten werkgevers een bepaald aantal jaren een werknemersdossier bijhouden. Zo stelt de IRS dat Amerikaanse bedrijven gedurende ten minste vier jaar een register van de loonbelasting moeten bijhouden. Interne teams moeten ook regelmatig interne processen controleren om de nauwkeurigheid te waarborgen en gebieden aan te pakken die verbetering behoeven.

Wat zijn de functies van een salarisadministratiesysteem?

Moderne salarisadministratiesoftware in de cloud kan bedrijven helpen met een breed scala aan functies. Bij de stichting staan vier kernactiviteiten:

• Werknemersloon berekenen: automatiseer bruto-tot-nettoberekeningen, pas inhoudingen toe en zorg voor naleving van relevante belasting- en arbeidsvoorschriften.
• Loonheffingen verwerken: belastingen berekenen, inhouden en overmaken aan de betreffende overheidsinstanties.
• Behoud van de vereisten voor het bijhouden van salarisadministratie: houd driemaandelijkse en jaarlijkse belastingrapporten bij, maak loon- en salarisadministratierecords gereed voor audits en de vereiste eindejaarsformulieren.
• Salarisoverzichten van werknemers verstrekken: geef werknemers een duidelijke uitsplitsing van hun inkomsten en inhoudingen elke uitkeringsperiode, met toegang tot informatie over periode en jaar tot heden via papieren of elektronische overzichten.

Naast deze kernfuncties ondersteunen moderne salarisadministratiesystemen ook een bredere set geïntegreerde functies waarmee organisaties personeelsgegevens effectiever kunnen beheren en de werknemerservaring kunnen verbeteren:

• Integratie van salarisadministratie met HR-, tijd- en financiële systemen: verbind salarisadministratiegegevens met HR-informatiesystemen, tijd- en aanwezigheidstrackers en boekhoud- of financiële tools om werknemersinformatie consistent te houden op verschillende platforms en handmatige invoer te verminderen.
• Synchroniseren van tijd- en aanwezigheidsgegevens: synchroniseer gewerkte tijd, verlof, overwerkregels en andere planningsinformatie om te zorgen voor nauwkeurige betaling en minder administratief werk.
• Beheer van uitkeringen, inhoudingen en complexe looncomponenten: beheer commissies, bonussen, vergoedingen, vergoedingen, aanpassingen met terugwerkende kracht en andere soorten variabele beloning.
• Internationale compliance en lokalisatie ondersteunen: pas verschillende belastingregels, valuta's en vereisten voor wettelijke rapportage toe om activiteiten in meerdere regio's en landen te ondersteunen.
• Rapportage, dashboards en audittrails bieden: bied realtime dashboards, aangepaste rapporten en gedetailleerde audittrails om HR- en financiële teams te helpen arbeidskosten te bewaken, personeelstrends te analyseren en prognoses en compliance-evaluaties te ondersteunen.
• Selfservice voor werknemers inschakelen: geef werknemers toegang tot beloningsoverzichten, werk persoonlijke gegevens bij, bekijk inhoudingen en vraag verlof aan via intuïtieve selfservicetools.
• Flexibele betalingscycli en betalingsopties bieden: beheer off-cycleruns, aanpassingen, voorschotten, eindafrekeningen en meerdere salarisschema's om aan diverse personeelsbehoeften te voldoen.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een salarisadministratiesysteem in de cloud?

Salarisadministratiesystemen ondersteunen de efficiëntie en helpen bedrijven tijdrovende HR-taken te besparen. En met salarisadministratiesoftware in de cloud en een interface die overal toegankelijk is, beschikken salarisadministratieteams over responsieve en krachtige tools binnen handbereik. Dit zijn enkele van de belangrijkste voordelen:

• Nauwkeurige berekeningen: door berekeningen te automatiseren kunnen bedrijven fouten bij het verwerken van salarisadministratie voorkomen, waardoor tijdige en nauwkeurige betalingen worden gegarandeerd.
• Nalevingsondersteuning: wanneer nieuwe wetten worden aangenomen of bestaande wetten worden gewijzigd, is de software voor salarisadministratie veel beter gepositioneerd om deze wijzigingen in regelgeving op te nemen, ervoor te zorgen dat bedrijven kritieke deadlines voor blijven en boetes vermijden. Voor bedrijven die in meerdere regio's en landen actief zijn, omvat geavanceerde cloudgebaseerde salarisadministratie wereldwijde lokalisatiemogelijkheden om ze conform te houden.
• Toegang tot belastingformulieren: werknemers hebben zelf eenvoudig toegang tot hun belastingformulieren, waardoor de HR-lasten afnemen.
• Flexibele betalingsopties: Werknemers kunnen kiezen of ze willen worden betaald via directe storting of cheque, of via een andere optie van het bedrijf.
• Gedetailleerde registratie: teams kunnen salarisadministratiegegevens consolideren op basis van realtime gegevens en aangepaste rapporten genereren met één druk op de knop. Als salarisadministratiegegevens worden geanalyseerd om trends en patronen te herkennen, kunnen HR- en bedrijfsleiders betere beslissingen nemen.
• Employee Self-Service: werknemers hebben toegang tot hun salarisoverzichten, met een uitsplitsing van betalingen en inhoudingen, waardoor de transparantie toeneemt.
• Minder salarisadministratiefouten: salarisadministratiesoftware in de cloud elimineert de noodzaak van handmatige gegevensinvoer en berekeningen en de bijbehorende kans op fouten.
• Automatische waarschuwingen: salarisadministrateurs kunnen waarschuwingen in de software activeren om aandacht te vragen voor potentiële problemen en herinneringen op te stellen voor belangrijke datums, deadlines en compliance-updates.

De evolutie van de salarisadministratie

Salarisadministratie wordt al lang gezien als een backofficefunctie, essentieel, maar vaak over het hoofd gezien. Vandaag de dag verandert die perceptie. Zoals benadrukt in een artikel van Forbes van SAP SuccessFactors President Dan Beck, wordt salarisadministratie een strategische drijfveer voor vertrouwen, transparantie en transformatie in het hele personeelsbestand.

"Salarisadministratie gaat niet alleen over berekeningen; het is een inzet voor uw mensen", schrijft Beck. "Als het accuraat, tijdig en transparant is, bouwt het vertrouwen op, versterkt het uw cultuur en houdt het werknemers betrokken."

AI versnelt deze verschuiving. Van gepersonaliseerde beloningsoverzichten tot fraudedetectie en strategische personeelsinzichten: salarisadministratiesoftware in de cloud voor bedrijven helpt organisaties om meer dan alleen transacties uit te voeren en betekenisvolle werknemerservaringen te bieden. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll gebruikt bijvoorbeeld AI om:

• De betalingstransparantie te vergroten met functies als Exclear My Pay, die complexe loonstrookgegevens vereenvoudigt.
• De efficiëntie te vergroten en fouten te verminderen door anomalieën te identificeren voordat ze van invloed zijn op looncontroles.
• Fraude te detecteren en voor compliance te zorgen via realtime patroonanalyses.
• Strategische inzichten te krijgen in beloningen en personeelskosten om de planning en budgettering te onderbouwen.

Een salarisadministratiesysteem kiezen

Als het gaat om het kiezen van het juiste salarisadministratiesysteem, is het essentieel dat zakelijke besluitvormers hun behoeften en wensen evalueren voordat ze een systeem selecteren. Zodra ze hebben bepaald wat ze kunnen uitgeven en hun must-have functies, kunnen ze de volgende vragen beantwoorden:

1. Wat is de reputatie en ervaring van de aanbieder?
   Bekijk de websites, lees klantervaringen en casestudy's en bekijk de voor- en nadelen van een provider. Meld u ook aan voor een live demo of gratis proefversie om de software te testen voordat u een toezegging doet.
2. Hoe veilig is het systeem?
   Ontdek of de provider encryptie gebruikt, voldoet aan de voorschriften voor gegevensbescherming en aanpasbare gebruikerstoegang biedt. Meer informatie over processen voor gegevensback-up en -herstel.
3. Ondersteunt de aanbieder landen en gebieden waar zaken worden gedaan?
   Ontdek het lokalisatieniveau voor locaties waar het bedrijf actief is of van plan is uit te breiden. Dit omvat ondersteuning voor taal, valuta, datum en tijdzone en gaat veel verder in specifieke velden, berekeningen en rapporten die in elk land kunnen verschillen.
4. Helpt de provider bedrijven om te blijven voldoen aan veranderende regelgeving?
   Bepaal of de leverancier wettelijke voorschriften opvolgt die van invloed zijn op de salarisadministratie en tijdige updates biedt om te helpen met compliance. Ontdek ook of een provider de vereiste rapporten ondersteunt die nodig zijn om bestanden bij verschillende bureaus in te dienen en voor welke landen en gebieden.
5. Integreert de software met andere systemen?
   Zoek naar een provider die integratie biedt met bestaande systemen zoals HCM-software om belangrijke informatie consistent te houden, dubbele gegevensinvoer te voorkomen en potentiële fouten te voorkomen. Een salarisadministratiesysteem dat API-toegang biedt, kan organisaties in staat stellen hun platform aan te passen en verbinding te maken met andere tools, maar dit komt ook met de noodzaak om ervoor te zorgen dat deze integraties up-to-date blijven met alle wijzigingen die in alle verbonden systemen worden aangebracht.
6. Wat zijn de rapportagemogelijkheden?
   Leer welke soorten rapporten een aanbieder kan genereren, zoals een analyse van pensioenbijdragen of afdracht van loonbelasting. Kijk ook of er analytische functies zijn om te helpen bij prognoses en besluitvorming.
7. Past de kostprijs bij budgetten of verwachte groei?
   Bepaal het aantal benodigde licentiesleutels en de totale kosten van initiële tot terugkerende kosten. Ontdek of het platform kan worden opgeschaald naarmate het bedrijf groeit in omvang en complexiteit. Breng deze kosten in evenwicht met de mogelijke kosten van onjuiste salarisadministratie of niet-naleving van wettelijke voorschriften.

Use cases voor salarisadministratiebeheer per branche

Hier zijn enkele voorbeelden van salarisadministratiesoftware voor bedrijven in actie. Dit laat zien hoe bedrijven salarisadministratiesoftware in de cloud hebben geïmplementeerd en hun HR- en salarisadministratieprocessen succesvol hebben verbeterd.

Onroerend goed

Na een uitbreiding van 450 naar 670 medewerkers over twee jaar, had een van de grootste vastgoedgroepen van Australië betere teamondersteuning en operationele efficiëntie nodig. Een geconsolideerd HR-platform met salarisadministratie in de kern heeft de organisatie geholpen de nauwkeurigheid, snelheid en compliance te verbeteren.

Sport en entertainment

Een groot sport- en entertainmentbedrijf wilde de werknemerservaring versterken en de besluitvorming op de werkvloer ondersteunen. Met één gegevensbron automatiseerde de organisatie HR-processen, verkortte de onboardingtijd, gestroomlijnde salarisadministratie en verbeterde personeelsinzichten.

Consumentenproducten

Een van de grootste levensmiddelenbedrijven ter wereld moest zijn processen moderniseren om de werknemerservaring en -cultuur te verbeteren. Een salarisadministratiesysteem in de cloud stelde werknemers in het Midden-Oosten in staat om toegang te krijgen tot selfservicetools en belangrijke informatie vanaf hun smartphone.

Modernisering van uw salarisadministratiebasis

Groeigerichte bedrijven van elke omvang kunnen profiteren van het verfijnen van hun salarisadministratieprocessen en het versterken van de verbinding tussen HR, finance en processen. Met het juiste systeem kunnen organisaties conform blijven, zich aanpassen aan veranderende regelgeving en werknemers in verschillende regio's beter ondersteunen.

Een moderne aanpak van salarisadministratie geeft teams meer flexibiliteit, verbetert de nauwkeurigheid en biedt de zichtbaarheid die nodig is om goed onderbouwde beslissingen te nemen, of het bedrijf nu uitbreidt naar nieuwe markten of gewoon streeft naar het verminderen van administratieve complexiteit.

Hier volgt een handige checklist voor HR en salarisadministratie die bedrijven helpt ervoor te zorgen dat ze in staat zijn om bedrijfsdoelen te ondersteunen, toekomstige uitdagingen het hoofd te bieden en aan de behoeften van werknemers te voldoen. Ontdek hoe SAP SuccessFactors Employee Central Payroll salarisadministratieprocessen voor internationale werknemers kan vereenvoudigen, terwijl u op een tijdige, veilige en efficiënte manier voldoet aan de landspecifieke en regionale regelgeving.

Veelgestelde vragen