Uitgavenanalyse: de ultieme gids

In de huidige wereld van duizelingwekkende concurrentie en razendsnelle veranderingen heb je misschien maar momenten om een kans te grijpen of een risico te ontdekken dat een game-changer voor je bedrijf zou kunnen zijn. Om snel te schakelen en snelle zakelijke beslissingen te nemen, hebt u vertrouwen nodig. U moet het gevoel hebben dat u een betrouwbare intentie hebt om u te steunen en u een duidelijk beeld van uw situatie te geven. Dat is waar het proces van uitgavenanalyse, en de tools en methodologieën voor uitgavenanalyse die het ondersteunen, binnenkomt.

Uitgavenanalyse biedt niet alleen belangrijke inzichten over uw uitgaven in het verleden, maar biedt ook de basis voor analysetools om uitgavenpatronen te voorspellen en strategische voorspellingen te doen voor toekomstige planning.

Volgens een recent rapport van The Economist Group noemde ongeveer een derde van de respondenten van de C-suite uitgavenanalyse een topprioriteit voor het komende jaar. Krachtige uitgavenanalysetools, met name tools die AI-gestuurde mogelijkheden bevatten, zijn cruciaal voor het navigeren door moderne complexiteit en om u in staat te stellen uw bedrijfs- en inkoopactiviteiten te optimaliseren.

Door verschillende datasets systematisch te bekijken en te analyseren, kunnen oplossingen en praktijken voor uitgavenanalyses u helpen inefficiënties aan het licht te brengen, te onderhandelen vanuit een sterkere positie en betere relaties op te bouwen met uw leveranciers.

Wat is uitgavenanalyse?

Uitgavenanalyse is het datagedreven proces van het verzamelen, opschonen, classificeren en analyseren van complexe uitgaveninformatie. Het doel is om u te helpen bij het behalen van belangrijke doelstellingen, zoals lagere inkoopkosten, meer efficiëntie en betere compliance. In de kern worden enkele vragen behandeld die u helpen uw uitgaven beter te begrijpen en te optimaliseren:

• Waar geven we geld aan uit?
• Hoeveel hebben we betaald?
• Van wie kopen we?
• Is er een betere manier om dit te doen?

Historisch gezien was uitgavenanalyse een arbeidsintensief en handmatig proces. Procurementteams moesten verschillende databronnen en spreadsheets doorkruisen, waarbij vaak kansen of risico's ontbraken. Maar gelukkig automatiseren de huidige AI-gestuurde uitgavenanalysetools deze taken en bieden ze on-demand data-inzichten. Dit stroomlijnt de integratie en standaardisatie van gegevens uit meerdere bronnen en maakt het eenvoudiger om de informatie in realtime te analyseren, zodat u op intelligentie gebaseerde beslissingen kunt nemen die de bedrijfsresultaten verbeteren.

Uitgavenanalyseproces

Hoewel het uitgavenanalyseproces kan variëren om de unieke behoeften en uitdagingen van een bedrijf weer te geven, is het toch een gestructureerde en systematische onderneming die afhankelijk is van toegang tot voortdurend bijgewerkte rapporten en datasets en robuuste analyses. Dit is hoe een typisch proces werkt:

Gegevens over directe, indirecte en service-uitgaven vastleggen

Dit omvat het vastleggen van gegevens uit verschillende systemen in uw hele bedrijf, waaronder ERP-, crediteuren- (AP)-systemen, e-procurementplatforms, onkostenbeheersystemen en bedrijfseenheden. Informatie over zowel directe uitgaven (zoals grondstoffen voor productie) als indirecte uitgaven (kantoorbenodigdheden en nutsvoorzieningen) moet worden verzameld om een volledig beeld te krijgen van de uitgaven van de organisatie.

Gegevens opschonen, deactiveren en verrijken

Zodra gegevens zijn verzameld, kunt u deze opschonen en standaardiseren om ze nuttig te maken. Dit omvat het samenvoegen van indelingen, het elimineren van duplicaten en het verwerken van lege velden. Vervolgens kunt u de informatie verrijken met andere gegevenspunten, zoals kredietscorenummers voor elke leverancier.

Alle uitgavengegevens categoriseren

Na het opschonen moet u uw gegevens in standaarduitgavencategorieën indelen. Deze stap omvat het creëren van een logische taxonomie die vergelijkbare soorten uitgaven groepeert, waardoor het eenvoudiger wordt om te analyseren en te beheren. Categoriebeheer kan directe uitgavencategorieën omvatten, zoals grondstoffen en indirecte uitgavencategorieën zoals IT-services.

Samenvoegen met externe gegevens

Het integreren van externe gegevens met interne uitgavengegevens biedt een uitgebreidere analyse. Moderne softwareoplossingen verbeteren dit proces doordat gegevensfusies en rapporten op maat resultaten opleveren die niet mogelijk zouden zijn geweest met handmatige systemen uit het verleden.

Transformeer ruwe data in bruikbare inzichten

Met de toepassing van analytics en voorspellende modellering kunt u snel en nauwkeuriger trends identificeren, toekomstige uitgaven voorspellen en kansen voor kostenbesparingen ontdekken.

Identificeer risico's en kansen voor kostenbesparingen

Vervolgens kunt u de getransformeerde gegevens analyseren om potentiële risico's te identificeren, zoals leveranciersafhankelijkheden of conformiteitsproblemen. Dit proces laat ook kansen zien om kosten te besparen door de nadruk te leggen op gebieden van inefficiëntie of overbesteding.

Gebruik inzichten om eindgebruikers slagvaardiger te maken

Data is kennis, en kennis is macht. De informatie en rapporten op maat die vandaag beschikbaar zijn, kunnen enkele baanbrekende inzichten bieden. Maar uiteindelijk moeten mensen de verantwoordelijkheid nemen om op hen te reageren. In deze laatste belangrijke stap is het essentieel om ervoor te zorgen dat je (met de juiste teams) je bevindingen deelt en toegang hebt tot kritische intelligentie.

Voordelen van uitgavenanalyse in inkoop en in het hele bedrijf

Dankzij verbeterde zichtbaarheid en intelligentie maakt uitgavenanalyse het voor uw inkoopteam gemakkelijker om een aantal van de volgende voordelen te realiseren:

• Lagere kosten: uitgavenanalyse belicht besparingskansen en potentiële risico's, zodat u betere voorwaarden kunt onderhandelen, aankopen kunt consolideren en kunt overstappen op kosteneffectievere leveranciers.
• Beter risicobeheer: door uitgaven te analyseren kunt u overbetalingen of patronen identificeren die kunnen wijzen op mogelijke kwetsbaarheden in de supply chain.
• Verbeterde strategische sourcing: met gedetailleerde inzichten in uitgaventrends kun je sneller beslissingen nemen, onderhandelen vanuit een sterkere positie en je strategische sourcingprocessen beter afstemmen op je bedrijfsoverkoepelende doelen en doelstellingen.
• Gestroomlijnde inkoopprocessen: met uitgavenanalyse kunt u inefficiënties en knelpunten identificeren. Deze ontdekkingen kunnen leiden tot procesverbeteringen, snellere cyclustijden, lagere arbeidskosten en betere inkoopprestaties in het algemeen.
• Uitgebreid leveranciersrelatiebeheer (SRM): u kunt inzichten in SRM en leveranciersprestaties gebruiken om sterkere partnerschappen te ontwikkelen en ervoor te zorgen dat uw leveranciers voldoen aan de normen en verwachtingen die u stelt.
• Geoptimaliseerd contractbeheer: door analyses toe te voegen aan het contractbeheerproces kun je verder kijken dan de kleine lettertjes om uitdagingen en kansen te ontdekken. Met deze inzichten kunt u onderhandelen over de beste doorlopende en verlengingsvoorwaarden gedurende de gehele levenscyclus van het contract.
• Mogelijkheid om prestaties te benchmarken: met uitgavenanalyse kan uw organisatie prestaties intern en met branchenormen benchmarken, best practices identificeren, doelen stellen en continue verbetering stimuleren.

Voorbeeld van uitgavenanalyse

Door oplossingen voor uitgavenanalyse te integreren, optimaliseerde het powerhouse kledingmerk American Eagle Outfitters zijn uitgavenzichtbaarheid en compliance in meerdere inkoopcategorieën. Dit zorgde voor snelle toegang tot gedetailleerde uitgavengegevens, wat het bedrijf hielp om op een hoog niveau te blijven voldoen aan het inkoopbeleid. Opvallend: American Eagle Outfitters realiseerde consistent een 80%-doelstelling voor PO compliance, wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen.

Daarnaast maakte de integratie van meerdere bronsystemen realtime uitgavenanalyses mogelijk, waardoor American Eagle Outfitters kansen voor kostenbesparingen kon identificeren en erop kon reageren. Dit strategische gebruik van geïntegreerde oplossingen voor uitgavenanalyse versterkte de leveranciersrelaties van American Eagle Outfitters en verbeterde de algehele inkoopefficiëntie.

Wat is ongestructureerde uitgaven?

Maverick spending, ook wel ongecontroleerde uitgaven genoemd, vinden plaats wanneer uw werknemers aankopen doen die uw inkoopbeleid omzeilen. Met het gemak van online kopen kunnen zelfs B2B-goederen en -diensten steeds vaker worden ingekocht door iedereen met een internetverbinding. Dit soort uitgaven kan leiden tot veel problemen en risico's, waaronder hogere kosten, verloren zichtbaarheid, onbetrouwbare kwaliteit en mogelijke complianceproblemen als de inkoper zich niet houdt aan wettelijke of bestuursrechtelijke vereisten. Het kan ook schade toebrengen aan uw relaties met voorkeursleveranciers, die het misschien niet op prijs stellen om aan de kant te worden gezet.

Door uw oplossingen voor uitgavenanalyse in te stellen om de trends in verband met ongestructureerde uitgaven op te sporen - en door uw teams te informeren over de risico's van deze praktijk - kunt u uzelf beschermen tegen de problemen die het veroorzaakt.

Metrieken en KPI's voor uitgavenanalyse

De beste oplossing voor uitgavenanalyse kan u helpen verschillende meetwaarden en overeengekomen KPI's te bewaken via realtime dashboards en rapporten. Dergelijke meetwaarden geven u een venster in de totale uitgaven en prestaties van leveranciers, categorieën, sourcingprocessen, prijzen en meer. Hier volgen enkele veelvoorkomende KPI's die worden gebruikt in uitgavenanalyse:

• Besparingen: deze basis-KPI meet de vermindering van de uitgaven die wordt bereikt door verbeterde inkoopstrategieën, betere onderhandelingen met leveranciers en efficiëntere processen. Door kostenbesparingen bij te houden, kunt u de financiële voordelen van uw inspanningen voor uitgavenbeheer kwantificeren.
• Uitgaven onder beheer: deze KPI verwijst naar de totale uitgaven die actief worden beheerd door het inkoopteam. Het helpt u te begrijpen hoeveel van uw uitgaven worden gecontroleerd en geoptimaliseerd. Hogere uitgavenniveaus onder beheer duiden op beter toezicht en effectievere procurementpraktijken. De meetwaarde zorgt ervoor dat alle uitgaven zichtbaar zijn en verantwoord zijn, waardoor het risico op ongestructureerde uitgaven wordt verminderd.
• Leveranciersprestaties: u kunt meetwaarden zoals tarieven voor tijdige levering, foutenpercentages en naleving van contractvoorwaarden vergelijken om de prestaties van leveranciers te beoordelen. Regelmatige monitoring zorgt voor een zichtbare en overeengekomen staaf en bevordert sterkere relaties met leveranciers.
• Operationele KPI's: operationele KPI's meten de efficiëntie van verwervingsprocessen. Dit kunnen meetwaarden zijn, zoals de cyclustijd voor de verwerking van inkooporders, de nauwkeurigheid van de orderafhandeling en de efficiëntie van factuurverwerking. Het verbeteren van operationele KPI's leidt tot meer gestroomlijnde inkoopprocessen en lagere operationele kosten.
• Betalingsvoorwaarden: Een vaak onderbenutte tool, de betalingsanalyse onderzoekt de voorwaarden waaronder betalingen aan leveranciers worden gedaan. Dit betekent het beoordelen van zaken als gemiddelde betalingstermijnen, genomen kortingen voor vroegtijdige betaling en naleving van overeengekomen betalingsvoorwaarden.
• KPI's van werknemers: KPI's van werknemers meten de prestaties en productiviteit van inkoopmedewerkers. Dit kunnen meetwaarden zijn, zoals het aantal inkooporders dat per werknemer wordt verwerkt, de nauwkeurigheid van orderplaatsingen en het niveau van naleving van het inkoopbeleid. Door KPI's van werknemers te volgen, kunt u opleidingsbehoeften identificeren, de algehele teamprestaties verbeteren en de efficiëntie en effectiviteit van de inkoopfunctie verhogen.

Waar moet je op letten in software voor uitgavenanalyse?

Cloudgebaseerde, AI-gestuurde oplossingen voor uitgavenanalyse zijn essentieel voor elke serieuze inkoop- en supplychainstrategie. Ongeacht in welke fase u zich bevindt in uw digitale transformatietraject, zal elke stap die u neemt om de integratie, zichtbaarheid en nauwkeurigheid van data te verbeteren, zowel op korte als op lange termijn vruchten afwerpen. Zoek naar het volgende als slechts een paar van de belangrijkste functies die u kunt verwachten in uw software voor uitgavenanalyse:

• Uitgebreide data-integratie: de software moet worden geïntegreerd met bestaande financiële, ERP- en supplychainsystemen om alle uitgavengegevens op één plek te consolideren.
• Realtime dashboards en rapportage: zoek naar aanpasbare, realtime dashboards die snel inzicht bieden in belangrijke uitgavenmeetwaarden en workflowprocessen.
• Geavanceerde analytics en AI-mogelijkheden: de software moet AI gebruiken om ruwe data te transformeren in bruikbare inzichten en toekomstige uitgaventrends te voorspellen.
• Gebruiksvriendelijke interface: zorg ervoor dat u een intuïtieve, eenvoudig te navigeren interface krijgt die minimale training vereist en werkt op zowel desktop- als mobiele apparaten.
• Schaalbaarheid en flexibiliteit: kies software die met uw organisatie kan schalen, met nieuwe systemen kan integreren en kan inspelen op veranderende inkoopbehoeften.
• Robuuste beveiligings- en compliancefuncties: de software moet krachtige beveiligingsmaatregelen bevatten en voldoen aan relevante voorschriften om gevoelige gegevens te beschermen.
• Aanpasbare rapportage en analyses: selecteer software waarmee op maat gemaakte rapporten en gedetailleerde data-analyses kunnen worden gemaakt die zijn afgestemd op specifieke behoeften.

Lees meer