Financiële afsluiting is een proces dat al lang gepaard gaat met vervelende, foutgevoelige taken, ondersteund door intense druk om de boeken zo snel mogelijk te sluiten. En hoewel cruciale zakelijke beslissingen vaak in balans blijven, zijn de financiële overzichten en rapporten waar ze op gericht zijn slechts zo goed als hun nauwkeurigheid en betrouwbaarheid.

Tegenwoordig worden middelgrote bedrijven geconfronteerd met hevige concurrentie en moeten ze in staat zijn om hun bedrijfsmodellen in een snel tempo aan te passen. Efficiënte en betrouwbare processen voor financiële afsluiting helpen om vertrouwen en snelheid te brengen in bedrijfsplanning en besluitvorming, en helpen investeerders en aandeelhouders om een goede zaak te erkennen als ze het zien.

Wat is financiële afsluiting?

Financiële afsluiting verwijst naar een terugkerend proces van controle en afstemming, wat leidt tot de levering van de financiële verslagen en rapporten die nodig zijn voor een gedetailleerd overzicht van de fiscale situatie van het bedrijf. Met andere woorden, financiële afsluiting is de som van alle activiteiten op het gebied van financieel beheer die boekhoudingsteams ondernemen om de boeken in een specifieke periode te “sluiten”, zoals een maand, een kwartaal of een boekjaar. Het einddoel van een boekhoudkundige afsluiting is het leveren van gedetailleerde en uitgebreide rapporten, waaronder:

• Balans of overzicht van de financiële positie
• Verlies- en winstrekening
• Cashflowoverzicht

Wat is het verschil tussen “financiële afsluiting” en “het sluiten van de boeken”?

Zelfs mensen die het verschil tussen deze twee termen kennen, gebruiken ze vaak enigszins door elkaar. Vanuit operationeel oogpunt is er echter een onderscheid tussen financiële afsluiting en het sluiten van de boeken, en een onderscheid dat steeds belangrijker wordt naarmate middelgrote bedrijven hun boekhoudprocessen beter willen integreren in één cloudsysteem, zoals ERP-software (Enterprise Resource Planning).

Hier volgt de definitie van deze sleuteltermen:

• Financiële afsluiting is een overkoepelende term die verwijst naar alle boekhoudkundige processen die betrekking hebben op het sluiten van de boeken, inclusief de handeling van het daadwerkelijk sluiten van de boeken. Het resultaat zijn de financiële verslagen en verklaringen die belanghebbenden en leidinggevenden een nauwkeurig beeld geven van de fiscale situatie van het bedrijf. Dit gebeurt op regelmatige basis, bijvoorbeeld maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks of anderszins.
• Het afsluiten van de boeken is de stap in het proces voor financiële afsluiting wanneer het grootboek of “de boeken” worden afgestemd en gesloten voor de periode. Na deze stap worden de financiële verslagen opgesteld om de fiscale situatie van het bedrijf gedurende die specifieke tijd weer te geven.

Belangrijkste stappen in het proces voor financiële afsluiting

Er zijn in principe vijf stappen in het proces voor financiële afsluiting: vastleggen, analyseren, sluiten, consolideren en rapporteren. Als de afsluitingstermijn is vastgesteld, moet het saldo van alle financiële verslagen worden afgestemd zodat de boeken kunnen worden afgesloten en het proces opnieuw wordt gestart voor de volgende boekingsperiode.

Registreren, analyseren, consolideren

• Het creëren van financiële transacties omvat het vastleggen van activa, passiva, eigen vermogen, opbrengsten en onkosten uit het hele bedrijf voor die specifieke boekingsperiode.
• Het uitvoeren van financiële boekhouding omvat aanvullende taken zoals rekeninganalyse en afstemming, opbrengstrealisering, berekening van afschrijving en periodetoerekeningsboekhouding.

Sluiten

• Entiteitsafsluiting is het punt waarop je de opname en afstemming van transacties hebt gestopt en klaar bent om de boeken af te stemmen en te sluiten.
• Bedrijfssluiting vindt plaats nadat de boeken zijn gesloten en omvat aanvullende stappen die nodig zijn voor financiële consolidatie tussen divisies en rechtspersonen, waaronder toewijzing aan een algemeen rekeningschema, voor enige omrekening naar een gemeenschappelijke valuta, intercompany-verrekeningen en berekening van investeringen. Naarmate middelgrote bedrijven groeien, moeten ze sommige van deze activiteiten automatiseren en integreren en sneller toegang krijgen tot controle- en validatiecontroles.

Rapport

• Het uitvoeren van financiële rapportage is de laatste stap in het proces voor financiële afsluiting. Naarmate rapportage complexer en veeleisender wordt, voelen financiële teams de druk om snellere, flexibelere rapporten te leveren. Mobiele apparaatinterfaces en krachtige systemen voor financieel beheer zijn een ideaal antwoord voor het uitvoeren van gepersonaliseerde, realtime rapporten, waar en wanneer dan ook.

ERP-software voor financiële afsluiting kan je een momentopname laten zien van de taken die nog moeten worden uitgevoerd om de boeken te sluiten.

Top 5 uitdagingen voor financiële afsluiting

Veel middelgrote bedrijven worden geconfronteerd met steeds complexere wereldwijde boekhoudkundige uitdagingen, maar ze moeten vertrouwen op kleinere teams om dingen gedaan te krijgen. Voor hen is het cruciaal om hun boekhoudpraktijken te stroomlijnen en te automatiseren en deze uitdagingen het hoofd te bieden.

Dit zijn de belangrijkste uitdagingen voor financeteams:

1. Gebrek aan structuur en boekhoudkundige SOP's: het proces voor financiële afsluiting is “accounting 101” voor leiders in het financeteam. In middelgrote bedrijven betekent dit vaak dat een paar senior mensen, die het proces van financiële afsluiting tot in detail kennen, niet de behoefte voelen om meer formele, gedetailleerde standaardwerkwijzen (SOP's) in te voeren. Naarmate bedrijven complexer worden, hebben ze sterke standaardwerkwijzen nodig, maar het kan een uitdaging zijn om zich in te zetten voor striktere operationele procedures, zodat alle voorgestelde nieuwe financiële systemen of oplossingen snel voordeel en gebruiksgemak moeten kunnen aantonen.
2. Tijdsdruk in maandafsluiting: Van de C-suite tot de aandeelhouders, belangrijke strategische beslissingen hangen zelfs af van het verhaal dat de financiële afsluitingsrapporten te vertellen hebben. Snelheid wordt dus de motivator. Soms is dat goed als het leidt tot meer efficiëntie en tijdbeheer. Maar al te vaak leidt het tot twijfelachtige snelkoppelingen of silo's, waar de snelste mensen de opdracht krijgen om de boeken te sluiten in plaats van de tijd te nemen om die taken over het hele team te verspreiden en te automatiseren en te zorgen voor een beter begrip van standaardprocessen voor financiële afsluiting in het hele bedrijf.
3. Onjuiste en late financiële gegevens: alles wat nodig is, is onjuiste of onvolledige gegevens van één onderdeel van het bedrijf om de gehele financiële afsluiting te verstoren. Elke afdeling produceert facturen, onkosten en inkooporders, maar in veel bedrijven - vooral middelgrote bedrijven die snel zijn gegroeid - is er een gebrek aan procedurele consistentie bij financiële rapportage. Paniekerige verzoeken om dingen aan het einde van de maand leiden tot frustratie en fouten. Veel bedrijven worden de hele maand door geconfronteerd met een gebrek aan tools en oplossingen om consistente en continue accounting- en afdelingsrapportage te ondersteunen.
4. Silo's en slechte integratie van financiële data: naast onjuiste en vertraagde afdelingsgegevens worstelen financiële teams ook met geïsoleerde en ongelijksoortige rapportagesystemen in het hele bedrijf, vaak met verschillende metadata of datastructuren voor de namen en nummers van accounts, namen en aantal producten, klanten, divisies, enzovoort. Dit betekent dat accountants niet alleen ongelijksoortige informatie moeten afstemmen en begrijpen, maar ook vaak gebruik moeten maken van handmatige, foutgevoelige processen om ervoor te zorgen dat de gegevens zich in een consistente structuur bevinden.
5. Gebrek aan geautomatiseerde boekhouding: naarmate middelgrote bedrijven groeien, ook de complexiteit van hun boeken, om nog maar te zwijgen van de noodzaak om de bedrijfsbeveiliging en de minutiae van governanceregels steeds uitdagender te maken. Veel bedrijven die zich vastklampen aan processen die al zijn geïnstalleerd, proberen deze extra items als handmatig uitgevoerde taken aan te sluiten. Dit verhoogt niet alleen het risico op fouten, maar beperkt ook de schaalbaarheid en gegevensintegratie. Zonder de kracht van op kunstmatige intelligentie (AI) gebaseerde ERP-bedrijfsmanagementsystemen zullen middelgrote bedrijven een kritische accountancymassa bereiken, waarna ze niet langer kunnen groeien met handmatige processen.

Best practices voor een soepelere financiële rapportage en boekhoudkundige afsluiting

De rapporten en inzichten die worden geleverd door het proces voor financiële afsluiting zijn enkele van de meest cruciale voor de groei en werking van jouw bedrijf, maar vanwege hun complexiteit en detail behoren ze vaak tot de meest gevreesde bedrijfsactiviteiten. Maar door procedures te standaardiseren, goede communicatiestrategieën te ontwikkelen en krachtige boekhoudsoftwareoplossingen te gebruiken, kunnen bedrijven het proces een heel stuk eenvoudiger en efficiënter maken.

• Identificeer inefficiënties en foutgevoelige boekhoudprocessen. Terwijl ze hun boekhoudpraktijken digitaliseren en moderniseren, bouwen veel van de beste middelgrote bedrijven een taskforce van vertegenwoordigers uit de verschillende afdelingen. Het financeteam geeft hen een reeks risico's en problemen om naar te zoeken en deze bevindingen worden vervolgens geconglomereerd en beoordeeld om een goed beeld te krijgen van waar er mogelijkheden zijn voor verbetering.
  
  Dit proces ontspoort doorgaans knelpunten en vertragingen, maar vraagt ook aandacht voor de talloze activiteiten die nog steeds worden uitgevoerd op stand-alone, handmatige spreadsheets. Dit proces zet de fase in voor de ontwikkeling van SOP's en de uitrol van meer verbonden en geautomatiseerde boekhoudingstools.
• Ontwikkel goede praktijken voor veranderingsbeheer om SOP's te creëren en uit te rollen. Hoewel het accountingteam uiteindelijk verantwoordelijk wordt gehouden voor een soepele financiële afsluiting, zijn ze afhankelijk van elke afdeling om dit te doen, van de aankoopkosten van C-suite tot de lunchkosten van het verkoopteam. Als van afdelingen wordt verwacht dat ze snel en accuraat leveren, dan is het de taak van het bedrijf om ervoor te zorgen dat iedereen in het bedrijf vanuit hetzelfde songsheet zingt.
  
  In de beste middelgrote bedrijven begint dit vaak met een goede veranderingsbeheerstrategie om te communiceren over het belang van het standaardiseren van taken en het cementeren van protocollen voor wie wat bezit, en wanneer en hoe ze hun financiële taken moeten uitvoeren en indienen. En omdat SOP's worden gecreëerd en uitgerold, is dit het ideale moment om het gebruik van slimme tools voor financieel beheer, zoals een ERP-oplossing, te introduceren en te ondersteunen.
• Implementeer en ondersteun een continu boekhoudproces. "Continue boekhouding" betekent alleen dat in plaats van alle afdelingen die in paniek rondlopen op de 29 ^e van elke maand, workflows worden opgezet om de taken voor financiële afsluiting gelijkmatiger te spreiden over de rapportageperiode.
  
  Het gebruik van geautomatiseerde financiële tools kan dit proces sterk stroomlijnen met zaken als mobiele apps en sjablonen, allemaal via de cloud, om dagelijkse afdelingsoverkoepelende data in realtime te verzamelen en te integreren. Dit helpt om paniek aan het einde van de maand te voorkomen en geeft teams ook de mogelijkheid om fouten vroegtijdig op te sporen (en op te lossen). Tot slot, wanneer boeken actueel worden gehouden, kunnen bedrijven een "soft close" uitvoeren in elke periode van de maand, om schokken te voorkomen of kansen te ontdekken.
• Automatiseer en digitaliseer de financiële afsluiting. Met een op AI gebaseerde ERP die financiële cloudoplossingen biedt, kunnen middelgrote bedrijven kostbare tijd opnieuw toewijzen. In plaats van uren te besteden aan het uitvoeren van handmatige taken en het begrijpen van rommelige data, kunnen financiële teams meer tijd besteden aan strategische en gekwalificeerde activiteiten die hun bedrijven helpen snel te groeien en te draaien in de snel veranderende markt.
  
  Cloudsystemen leveren realtime dashboards waarmee leidinggevenden rapporten kunnen aanpassen en op elk moment van de maand diepgaande inzichten kunnen krijgen, vanaf hun apparaat, bureau of waar dan ook. Het biedt het boekhoudteam ook open toegang tot informatie in het hele bedrijf, met behulp van tools die automatisch verschillende gegevenssets integreren en standaardiseren en ze een opdrachtenbasis geven van waar ze afkomstig zijn om gegevens uit het hele bedrijf te aggregeren en te analyseren.
• Kom samen na elke financiële afsluiting. Dit is met name belangrijk voor middelgrote bedrijven die groeien en hun bedrijfsmodellensnel veranderen, vooral wanneer ze nieuwe digitale tools en standaardwerkwijzen proberen te implementeren en te consolideren. Alle procedurele uitdagingen en openbaringen die tijdens de laatste afsluiting zijn doorgegaan, zullen nooit frisser zijn in de geest van het team dan een dag of twee nadat het klaar was.
  
  Veel bedrijven maken gebruik van deze kortstondige pauze om regelmatig debriefingbijeenkomsten voor financiële afsluiting op te zetten waar teams buiten de site kunnen gaan, misschien een maaltijd kunnen nemen en even de tijd nemen om hun ideeën voor verbetering en stroomlijning van het proces te analyseren en te delen.

Automatisering en taakschema's helpen het proces voor financiële afsluiting te verbeteren, zoals hier te zien is in deze lijst met goedkeuringen.

Aan de slag met software voor financiële afsluiting

Volgens de legende kwam president Kennedy tijdens een bezoek aan NASA een conciërge tegen die in de avond werkte. Toen Kennedy hem vroeg waarom hij er zo laat was, antwoordde de man: “Omdat ik help om een man op de maan te zetten.” Hoewel dat oude verhaal vandaag misschien een beetje corny lijkt, blijft de boodschap toch extreem krachtig.

Om flexibel en veerkrachtig te zijn in de huidige snelle en concurrerende internationale markten, moeten middelgrote bedrijven ernaar streven om – in al hun teams – een gevoel van gemeenschappelijk doel en inzicht in de doelstellingen van het bedrijf te creëren. En dat kan niet gemakkelijk gebeuren te midden van interne silo's, inefficiënte processen en foutgevoelige handmatige workflows. Financiële digitale transformatie hoeft niet van de ene op de andere dag plaats te vinden. Aan de slag gaan met de beste tools voor financiële afsluiting in de cloud is misschien eenvoudiger dan je denkt. Neem contact op met jouw softwareleverancier voor meer informatie over opties en oplossingen die zijn aangepast aan jouw unieke bedrijfsbehoeften.