Het proces voor het berekenen van het ROI van Enterprise Resource Planning (return on investment) lijkt eenvoudig genoeg: de kosten optellen, de voordelen optellen en de twee cijfers vergelijken. Er zijn echter een aantal factoren die moeten worden overwogen om ervoor te zorgen dat je resultaten geldig en nuttig zijn. Het is belangrijk om een volledig beeld te hebben van zowel kosten als baten, nu en in de toekomst, voor zowel het bestaande systeem als het nieuwe systeem dat wordt geëvalueerd. Hieronder volgen tips van experts op basis van tientallen ERP-implementaties.

De ERP-ROI-analyse voorbereiden

Gebruik een redelijk tijdsbestek voor ROI-analyse. Om ervoor te zorgen dat je analyse de volledige levenscyclus van zowel kosten als baten dekt, overweeg je een tijdsbestek van ten minste vijf jaar.

Zoek naar kostenverschillen tussen het bestaande systeem en het vervangende ERP-systeem. Hiervoor moet je de huidige kosten opsommen om je oude systeem en toekomstige ERP-upgradekosten te onderhouden. Vergeet niet dat een belangrijke motivator om van systeem te veranderen is om nieuwe functionaliteit toe te voegen om concurrerend te blijven, dus voeg een realistische schatting van de upgradekosten voor het oude systeem toe.

Wees grondig. Zorg ervoor dat je elke kostenraming hebt verzameld: voor het verwerven van het nieuwe systeem, het implementeren en effectief uitvoeren. In veel gevallen zullen de exploitatiekosten van nieuwe systemen lager zijn dan de bestaande systeemkosten. Houd ook rekening met de verwachte voordelen bij het berekenen van je ERP-rendement op investering en erken dat deze voordelen in de loop van de tijd zullen worden gerealiseerd.

Denk positief maar realistisch na. Als je bedrijf productgebaseerd is (bijvoorbeeld een distributeur of fabrikant), kun je een aanzienlijke voorraadvermindering zien, maar doe je huiswerk om te begrijpen welk resultaat typisch is. Houd er ook rekening mee dat besparingen niet automatisch of meteen zullen plaatsvinden.

Waarom zo veel gedetailleerd werk? ROI is vaak vereist voor financiële planningsdoeleinden. Het is ook belangrijk om inzicht te krijgen in de totale projectkosten en -baten om je ERP-investering te rechtvaardigen en de systeemprestaties na implementatie te evalueren ten opzichte van de verwachtingen. Het onderstaande werkblad met ERP-ROI-calculators kan je helpen je kosten nauwkeurig te identificeren, terwijl je tips en adviezen biedt om het proces soepeler te maken.

Dit werkblad gebruiken

Deze pagina leidt je door een reeks tabellen die moeten worden voltooid. Elke stap biedt informatie om te helpen bij het invullen van die tabellen.

Tijdens het doorlopen van het proces kun je jouw eigen aangepaste spreadsheets maken op basis van deze tabellen. We hebben ook een downloadbaar werkblad voor ERP-ROI-sjablonen gemaakt om je te helpen.

De berekening van het rendement van een ERP-upgrade omvat drie belangrijke stappen:

• De kosten berekenen
• Een inschatting maken van de voordelen
• Bereken de ROI

1. De ERP-kosten berekenen

Hoe wordt jouw ERP-systeem geïmplementeerd?

Hoe het ERP-systeem wordt geïmplementeerd, heeft een aanzienlijke invloed op de kostenschattingen. Er zijn verschillende opties:

• On-premise (on-premise): on-premise implementatie is de traditionele manier waarop oude ERP-systemen al tientallen jaren worden geïmplementeerd. De hardware en software worden gekocht en geïnstalleerd op de eigen servers van een bedrijf, en het systeem wordt onderhouden en geüpgraded door het bedrijf.
• Cloud: in een cloudimplementatie draait het systeem via internet met hardware en software die doorgaans eigendom zijn van en worden ondersteund door een externe provider. Bedrijven abonneren zich op de service: een licentiemodel dat software-as-a-service (SaaS) ERP wordt genoemd.
• Hybride: in dit model kunnen elementen van on-premise deployment en cloud worden gecombineerd om een hybride cloud te creëren. Dit geeft het bedrijf de ultieme flexibiliteit maar vereist aanzienlijk meer betrokkenheid van het IT-personeel.

Welke implementatieopties vergelijk je?

De ERP-kosten van beide systemen berekenen

Deze sectie van het werkblad is ontworpen om de totale exploitatiekosten (TCO) te berekenen voor zowel het bestaande ERP-systeem als het nieuwe vervangende systeem. Er zijn doorgaans vier investeringsgebieden:

• Infrastructuur
• Software
• Implementatie
• Lopende personeelskosten

Voor de initiële projectverantwoording zal het nodig zijn om deze kosten in te schatten (voordat je op pad gaat voor voorstellen en offertes). Veel of de meeste van de items die hier worden vermeld, kunnen worden opgenomen in een pakketofferte, maar verwacht te betalen voor extra services, training, hardware en software om de taak te voltooien.

Groei- en ondersteuningskosten zullen aanzienlijk hoger zijn als je bestaande systeem oud is, niet goed wordt ondersteund door de ontwikkelaar, of als het "down-level" is, dat wil zeggen, niet up-to-date met ontwikkelaaroplossingen en -releases.

Kosten voor ERP-infrastructuur

Naast de initiële kosten moeten de kosten van upgrades en uitbreidingen worden geraamd die verder gaan dan de oorspronkelijke aankoop. Aangezien dit een tijdgerichte schatting is - alle kosten worden gerepliceerd (en geëscaleerd) gedurende de vijf jaar (ten minste) van de levenscyclus - plaats deze upgrade- en uitbreidingskosten in de komende jaren, omdat het onwaarschijnlijk is dat je in het eerste jaar of zo moet upgraden of uitbreiden.

• Initiële hardware: aankoop- of leasekosten van de computers, servers, printers, bijvoorbeeld. In de vergelijkingstabel hadden deze onkosten al moeten zijn uitgegeven voor "verouderd systeem".
• Lopende upgrades en onderhoud: doorlopende kosten voor bovenstaande infrastructuur. Er zullen geen of lage infrastructuuronderhoudskosten zijn bij SaaS.
• Systeemsoftwarelicentie: omvat bijvoorbeeld besturingssysteem, database, hulpprogramma's.
• Systeemsoftware-upgrades en -onderhoud: doorlopende kosten voor bovenstaande systeemsoftware. Verwacht geen of lage infrastructuuronderhoudskosten met SaaS.
• Netwerkapparatuur en -vergoedingen: initieel budget voor netwerkapparatuur en -diensten.
• Gebruikersapparaten: kosten voor aankoop, vervanging en onderhoud van de verschillende pc's, tablets, scanners, enzovoort.
• Kosten voor infrastructuurvoorzieningen: berekende kosten voor de ruimte en nutsvoorzieningen, bijvoorbeeld die het systeem vereist.

ERP-softwarekosten: bedrijfs- en productiviteitsapplicaties

Hier, wil je budgetteren voor de kosten van upgrades en uitbreiding na de eerste aankoop. De jaarlijkse kosten kunnen in de loop van de tijd stijgen naarmate er extra gebruikers of applicaties worden toegevoegd, afhankelijk van de prijsstrategie van een leverancier.

• De initiële kosten van de permanente licentievergoeding: kosten vooraf, met name voor on-premise plus enkele gehoste en hybride licentieopties. Dit is al uitgegeven voor het oude systeem.
• Doorlopende jaarlijkse licentievergoeding: dit dekt de updates en enige mate van ondersteuning. Voor een ERP-systeem is het doorgaans 16-20% van de catalogusprijs per jaar. Met 20% per jaar wordt de licentie om de vijf jaar “teruggekocht”.
• Jaarabonnement (SaaS): gebruik geoffreerde of geschatte jaarlijkse abonnementskosten voor cloudapplicaties.
• Jaarlijkse onderhoudsvergoedingen (SaaS): aanvullende supportvergoedingen die nodig zijn voor de software die niet elders is inbegrepen. De meeste onderhoudskosten voor SaaS-software zijn inbegrepen in het abonnement.

Kosten voor ERP-implementatie

Vervolgens moet je een raming maken van de kosten van de implementatie van zowel het initiële systeem als de geplande upgrades voor de periode van vijf jaar. De meeste softwareleveranciers hebben één of twee grote releases gedurende een jaar. Elke release is in feite een mini-implementatie. Eerst moet het projectteam de release controleren om de algehele impact op het huidige bedrijfsproces te bepalen. Vervolgens wordt de release geladen en getest. Voordat de software live gaat, moeten de gebruikers voldoende worden getraind op de nieuwe software. Mogelijke kosten om rekening mee te houden zijn:

• Personeel projectteam: factor in de begrote tijd (inclusief overuren) voor IT-personeel en gebruikers.
• Consultancykosten: bepaal de initiële assistentie die je nodig hebt, naast wat de leverancier zal opnemen.
• Dataconversie, -invoer en -tests: gebruik personeel of temps voor gegevensinvoer, testen of andere basistaken die je nodig hebt. (Dit is vaak te laag begroot, wat kan leiden tot problemen met de gegevenskwaliteit.)
• Gebruikersopleiding en -training: Een aantal initiële eindgebruikerstrainingen wordt door de leverancier opgenomen, maar om het meeste uit je systeem te halen is verdere opleiding sterk aanbevolen.

Lopende ERP-personeelskosten

Schat de "normale" operationele kosten in voor het draaiende houden van je nieuwe ERP-bedrijfssysteem. Wees bij het overwegen van doorlopende (terugkerende) kosten zo realistisch mogelijk en neem een redelijke verwachting op voor escalatie of inflatie van jaar tot jaar. De belangrijkste punten zijn een mix van interne IT-medewerkers en de tijd en kosten van consultants, zoals:

• Kosten van infrastructuurondersteuning: dit dekt de tijd die voor steun is begroot en die verder gaat dan wat in de aanbeveling van de leverancier is opgenomen. Bij SaaS zijn er ofwel geen infrastructuuronderhoudskosten ofwel minimale kosten.
• Back-up en herstel bij calamiteiten: omvat uitbestede of interne praktijken.
• Netwerk- en apparaatondersteuning: geschatte ondersteuning vereist voor bijvoorbeeld het netwerk, pc's en mobiel.
• Periodieke bugfixes: dit is voor IT-personeel om de stroom van bugfixes toe te passen.
• Software-integraties: verwacht regelmatig onderhoud als softwareproducten worden bijgewerkt.
• Software-aanpassingen: bijgewerkt of opnieuw toegepast in softwarereleasecycli.
• Ondersteuning van mobiel apparaat van gebruiker: inspanning vereist voor appontwikkeling en -ondersteuning.

De totale kosten van je oude ERP-systeem versus nieuw ERP-systeem bepalen

Vanuit de vier bovenstaande tabellen worden het totaal voor elk investeringsgebied en de subtotalen van de nieuwe systeemkosten overgeboekt naar de onderstaande tabel. Je ziet nu de totale besparingen of extra kosten van het naar een nieuw systeem gaan. Verwacht een combinatie van negatieve en positieve subtotalen voor het verschil van 5 jaar.

Wat kun je met deze informatie?

• Als het totale verschil van 5 jaar positief is, betekent dit dat het duurder is om je bestaande systeem te onderhouden dan om het te vervangen. Dat bedrag is een direct voordeel en moet worden toegevoegd aan Tabel 8: Overzicht van ERP-voordelen (hieronder).
• Als het totale verschil van 5 jaar negatief is, betekent dit dat het nieuwe systeem duurder wordt om te implementeren dan om je bestaande systeem te onderhouden. De aanvullende voordelen komen in het volgende hoofdstuk aan bod.
• Het totaal van de 5-jarige kosten van het nieuwe systeem wordt hieronder gebruikt in de ROI-berekening als “de investering”.

2. Een schatting maken van de voordelen

Als de vijfjarige kosten van het nieuwe systeem meer zijn dan de kosten van het onderhoud van het oude systeem, dan heb je voldoende extra voordelen nodig om de verandering te rechtvaardigen. Waarom zou je dan overstappen?

Als je bijvoorbeeld meer omzet en hogere marges verwacht als gevolg van de upgrade naar een nieuwe ERP, of als het systeem meer waarde en een hoger niveau van klantondersteuning biedt, kunnen deze voordelen je helpen de upgrade naar een nieuwe ERP te rationaliseren.

Sommige voordelen van het nieuwe systeem zijn van nature wat moeilijker te scheiden en toe te wijzen aan het nieuwe systeem, maar de moeite waard om dit te doen. In de meeste gevallen zullen er veel directe voordelen zijn die de nieuwe systeemimplementatie meer dan rechtvaardigen. Maar het documenteren en schatten van de indirecte voordelen zal helpen bij het plannen van projecten, het stellen van prioriteiten en het meten van de resultaten van de ERP-implementatie op de organisatie. Zelfs als je geen geldwaarde aan deze secundaire arbeidsvoorwaarden kunt toewijzen, kun je deze opnemen in het ROI-werkblad en het projectplan.

Voorbeelden van ERP-voordelen

Voor dit werkblad zijn voorbeelden van ERP-voordelen georganiseerd in vijf verbeterpunten:

• Arbeidsproductiviteit
• Besluitvorming
• Financiën en boekhouding
• Processen
• Bedrijfstechnologie

De onderstaande lijsten zijn voorbeelden van de voordelen. Er zullen er nog veel meer zijn die u en uw team zullen ontdekken bij het bekijken van succesverhalen van klanten, analistenrapporten, zakelijke vereisten, softwareopties en nieuwe technologie. Vermeld de mogelijke voordelen en leg initiële schattingen vast voor procesverbeteringen en hun financiële waarde.

Arbeidsproductiviteit

• Ondersteun mobiele apparaten zodat je altijd en overal kunt werken.
• Verbeter de efficiëntie en nauwkeurigheid van data-invoer door lastige procedures en trage systeemrespons veroorzaakt door oudere ERP-systemen die niet "gebruiksvriendelijk" zijn.
• Verkort de tijd tot productiviteit met een rolgebaseerde, moderne gebruikersinterface (UI) die de trainingstijd verkort die gebruikers nodig hebben om aan de slag te gaan.
• Help een gecontroleerde, beheerde omgeving tot stand te brengen om variabiliteit met standaardprocessen te verminderen.

Besluitvorming

• Consolideer systemen om onnauwkeurigheden in data te verminderen en overbodige data te elimineren.
• Centraliseer en beheer informatie (single source of truth) om bedrijfsinterne communicatie effectiever te maken en misverstanden en verwarring te voorkomen.
• Krijg toegang tot big data met moderne analytische tools om inzichten te bieden voor betere besluitvorming.
• Bied gebruiksvriendelijke tools zoals alerts en dashboards om snelle en nauwkeurige selfservicequery's mogelijk te maken.

Financiën en boekhouding

• Stroomlijn financiële en boekhoudprocessen in het hele bedrijf.
• Versnel de maandelijkse afsluitingen en verbeter de nauwkeurigheid van financiële rapportage.
• Verbeter debiteuren door de DSO (days sales outstanding) te verminderen.
• Verminder de stress van audits omdat de data zijn georganiseerd en direct beschikbaar, accuraat en volledig zijn.
• Vereenvoudig de naleving van de regelgeving.

Processen

• Verbeter bedrijfsbrede bedrijfsprocessen en moderniseer verouderde processen.
• Integreer e-commerce in klant- en orderbeheer.
• Verlaag de operationele arbeidskosten door betere planningssystemen.
• Verhoog de klanttevredenheid met een vast product of leveringsdatum op het moment van de offerte.
• Help procurement proactief en gecontroleerd te worden in plaats van chaotisch en afhankelijk van versneld bewerken.
• Verminder de voorraad zonder het aantal tekorten, backorders of klantteleurstellingen te vergroten door betere voorraadplanning en -controle.

Bedrijfstechnologie

• Vervanging van verouderde infrastructuur die het bedrijf in de weg staat.
• Verbeter de interactie tussen de bedrijfssystemen van de verschillende afdelingen.
• Consolideer standalone oude applicaties en verminder het gebruik van Excel-spreadsheets en handmatige workarounds.
• Krijg toegang tot nieuwe technologie zoals kunstmatige intelligentie (AI), machine learning en het Internet of Things (IoT).
• Bied een pad naar schaalbaarheid met moderne systemen die zijn ontworpen om te groeien terwijl een bedrijf groeit.
• Dwing databeveiliging af met up-to-date systemen en controles.
• Verlicht het probleem van het vinden van ondersteuning voor oude systemen die niet meer worden ondersteund door de leverancier.

De ERP-verbeteringen vastleggen

Het onderstaande werkblad is een voorbeeldspreadsheet voor het documenteren van je observaties en schattingen voor procesverbeteringen en hun financiële waarde. Vergeet niet om elke kolom in je eigen spreadsheet in te vullen.

• Maak een werkblad voor elk van de vijf hierboven genoemde verbeteringsgebieden.
• Noteer de processen onder elk proces die zullen worden verbeterd.
• Schat de jaarlijkse directe en indirecte bedragen.
• Bereken de totale waarde van vijf jaar.
• Geef het voordeel op, zelfs als het dollarbedrag niet kan worden bepaald.

Identificeer de directe en indirecte voordelen voor elke afdeling in je organisatie. Hieronder volgt een voorbeeld van voordelen op het gebied van financiën en boekhouding. Je hebt een dergelijke tabel nodig voor elke afdeling in je organisatie.

Een samenvatting maken van alle voordelen van ERP

Zodra alle verbeterpunten in aanmerking zijn genomen, voeg je de som van het totaal van vijf jaar van elke dienst toe om het totale voordeel te bepalen.

Als je ontdekt dat het “Totaal verschil van 5 jaar” uit Tabel 6: Kostenoverzicht in positief was, is het duidelijk duurder om je bestaande systeem te onderhouden en vervolgens te vervangen. Het bedrag van de besparingen is een direct uitkeringsbedrag en moet worden toegevoegd aan de onderstaande tabel in regel 6. Als dat getal negatief was (nieuwe systeemkosten meer dan bestaande) plaats je een nul (0) in regel 6.

3. De ERP-ROI berekenen

Je hebt geen spreadsheet nodig voor deze fase.

Op dit punt moet je alle informatie hebben die je nodig hebt om het rendement van je ERP-investering te berekenen met behulp van deze formule:

ROI = (voordelen – investering)/investering

Hier vind je de informatie:

• De "Investering" is de "Totale vijfjarige kosten van het nieuwe systeem". Dit is het totaal uit Tabel 6: Samenvatting van ERP-kosten
• De "Voordelen" zijn de "Totale ERP-voordelen van het project" uit Tabel 8: Overzicht van ERP-voordelen

In de meeste gevallen zal het voordeel groter zijn dan de ERP-investering en kom je uit op een resultaat groter dan 1.

Als het voordeel over vijf jaar bijvoorbeeld € 2.000.000 is en de investering over vijf jaar € 575.000, is het resultaat (€ 2.000.000 – € 575.000) / € 575.000 = 2,479 en dat is afgerond 2,5.

Vermenigvuldig die verhouding met 100 om het ROI-percentage te krijgen dat het resultaat is van het upgraden van je ERP-systeem. In ons voorbeeld vertegenwoordigt de 2,5 verhouding een rendement van 250%.

De volgende stap

Als de voordelen en het rendement deugdelijk zijn, is de volgende stap het vergroten van de inspanning om het plannings- en budgetteringsproces van je bedrijf te matchen. Omdat software van invloed is op zowel operationele als kapitaalbudgetten, moet je mogelijk meer belanghebbenden betrekken.

• Communiceer met de sponsorende leidinggevenden en teamleden die de schattingen hebben gemaakt.
• Zorg voor ondersteunende verkoop-, kosten- en andere documentatie.
• Creëer specifieke verkoop- en kostenprognoses per jaar.
• Bereid financiële analysedata voor totale exploitatiekosten (TCO), terugverdientijd en andere berekeningen voor.