Inzicht in ERP-migratie

ERP is als het centrale zenuwstelsel van een bedrijf. ERP-oplossingen geven organisaties inzicht in wat er gebeurt in de belangrijkste bedrijfsgebieden, zoals finance, supply chain, klantenservice en HR, om er maar een paar te noemen. Dit helpt bedrijven om meerdere onderling verweven processen binnen één geïntegreerd systeem te beheren.

Een ERP-migratie is nodig wanneer een oude ERP verouderd raakt, niet meer voldoet aan de behoeften van klanten of het vermogen van een bedrijf beperkt om aan concurrerende behoeften te voldoen. Hoe dan ook, datamigratie is een essentieel en mogelijk pijnlijk onderdeel van het opzetten en uitvoeren van een nieuwe ERP.

In dit artikel onderzoeken we:

• Hoe u zich kunt voorbereiden op ERP-migratie

• Waarom cloud ERP in opkomst is

• ERP-migratie-uitdagingen en -valkuilen

• Best practices voor een soepele datamigratie

Voorbereiden op ERP-migratie

Gegevensmigratie kan nauwgezet worden uitgevoerd. Het verplaatsen van informatie met betrekking tot klanten, producten en leveranciers van meerdere indelingen naar één systeem brengt inherent risico's met zich mee voor de integriteit van ERP-gegevens. Nauwkeurigheid is essentieel om vertragingen, verwarring en gegevensverlies langs de lijn te voorkomen.

Bedrijven met een duidelijk inzicht in hun doelen, strategie en behoeften zetten zichzelf in de beste positie voor een nauwkeurige, tijdige gegevensoverdracht. Hier zijn een paar manieren om u voor te bereiden:

Bouw de businesscase op

Een goede business case begint met een openhartige probleemstelling. Organisaties moeten de IT-infrastructuur, apps en gegevens waarmee ze momenteel werken evalueren en eventuele tekortkomingen opmerken. Beschrijf hoe deze beperkingen van invloed zijn op processen, werknemersprestaties en klantrelaties.

Leg vervolgens uit hoe een nieuwe ERP deze kwesties zal aanpakken. Wees duidelijk over verwachte ROI, kosten, resourcebeperkingen en potentiële risico's. De voordelen van ERP zijn afhankelijk van een nieuw systeem dat begint met de beste data. Organisaties moeten duidelijk zijn over de tijd, energie en investeringen die nodig zijn.

Ontwikkel een solide strategie voor datamigratie

Succesvolle ERP-migratie is gebaseerd op goed gedefinieerde doelen. Ontwerp van globale projectdetails met budget, realistische tijdlijn en scope. Selecteer belangrijke prestatiemetingen om op te controleren wanneer het project wordt uitgevoerd.

Begin vroeg met plannen om resources op één lijn te brengen en geef ERP-implementatieteams de mogelijkheid om ander werk te delegeren, zodat ze hun energie kunnen richten op datamigratie wanneer dat nodig is. Vroege buy-in op alle niveaus van een organisatie krijgt iedereen op dezelfde pagina en helpt te verdedigen tegen verstoringen of meningsverschillen later.

Kies een ERP-implementatiepartner

Zodra een bedrijf doelstellingen en vereisten definieert, kan het zijn ERP-opties zorgvuldig evalueren. Onderzoek leveranciers naar branche-ervaring, compatibiliteit met de huidige technologie en een bewezen staat van dienst bij het behalen van gedefinieerde doelen.

Bekijk de casestudy's van leveranciers om te zien hoe goed ze aansluiten op specifieke bedrijfsbehoeften. Een goede pasvorm zal bekend zijn met de nieuwste standaarden voor gegevenscompliance en branchespecifieke voorschriften.

Waarom bedrijven migreren naar cloud-ERP

Traditionele on-premise ERP-systemen live op servers die eigendom zijn van en worden onderhouden door het IT-team van een bedrijf. Ze vereisen fysieke ruimte, regelmatig onderhoud en gegevensoverdracht wanneer verouderde hardware onvermijdelijk zijn koers uitvoert. Daarom migreren steeds meer organisaties naar ERP-cloudoplossingen. Deze op abonnementen gebaseerde diensten bieden de zichtbaarheid en controle die toonaangevende bedrijven willen zonder een grote kapitaalinvestering of doorlopend onderhoud.

De voordelen van cloud-ERP ten opzichte van on-premise ERP zijn onder meer:

• Kosten: cloud-ERP-software wordt via internet geleverd, dus er is geen hardware nodig die dagelijkse aandacht vereist van al drukke IT-afdelingen. Reparaties, upgrades en onderhoud worden tegen een vast bedrag gedekt door een ERP-provider.

• Schaalbaarheid: bedrijven kunnen dataopslag toevoegen terwijl ze groeien en nieuwe functies op afstand toevoegen wanneer dat nodig is. Kant-en-klare ERP-integraties maken verbinding met bedrijfsapps met generatieve AI die helpen processen te automatiseren en klanten te ondersteunen.

• Flexibiliteit: cloud-ERP-oplossingen passen zich snel aan nieuwe bedrijfsmodellen en veranderende regelgeving aan. Organisaties kunnen kansen vinden om te innoveren door eenmalig geïsoleerde data te verbinden en applicaties te consolideren, te standaardiseren en te integreren.

• Analytics: met moderne cloudsystemen kunnen leiders betere en snellere beslissingen nemen. AI-tools verhogen inzichten die verborgen zijn in grote, complexe datasets om trends te herkennen en te anticiperen op veranderingen.

• Beveiliging: cloud-ERP-oplossingen helpen risico's te verminderen en de transparantie van compliance te vergroten. De beveiligingsteams van ERP-leveranciers kunnen kritieke updates uitvoeren, problemen oplossen en op afstand reageren op cyberaanvallen zonder een duur bezoek aan de site.

Veelvoorkomende uitdagingen met ERP-datamigratie

ERP-migratie is meer dan alleen het verplaatsen van bestanden. De continuïteit van workflows en het vermogen van een bedrijf om snel informatie te vinden, zijn afhankelijk van een nauwkeurige overdracht van alle relevante ERP-gegevens.

De zijn genoeg variabelen om mee om te gaan. Maar deze complexiteit kan worden overwonnen, vooral als bedrijven zich bewust zijn van de problemen die meestal teams opzoeken:

• Datakwaliteit: Redundante, oude, onnodige of verouderde content rimpelt downstream, waardoor problemen ontstaan en inzichten worden beperkt

• Resourcebeperkingen: er is tijd, expertise en focus nodig om ERP-data bloot te leggen die in informatiesilo's zitten, en deze vervolgens te extraheren, op te schonen en voor te bereiden op migratie

• Verouderde ERP-complicaties: hoe meer een bestaand systeem is aangepast, hoe langer en complexer een ERP-migratie is

• Compliance en beveiliging: het veilig migreren van data uit meerdere bronnen neemt kennis van veranderende cyberdreigingen en bewustzijn van wettelijke richtlijnen

• Veranderingsbeheer: een legacysysteem kan voor veel werknemers een tweede natuur zijn - het in balans brengen van hun werklast met het leren van een nieuw systeem kan stress veroorzaken

Best practices voor ERP-datamigratie

Nauwkeurige ERP-data ondersteunen werknemersprocessen, supplychainsystemen, klantenservice-interacties en nog veel meer. Bedrijven moeten data overdragen met zowel low-level detail als een strategie op hoog niveau in het achterhoofd.

Volg deze tips om ervoor te zorgen dat gegevens die worden verplaatst, worden geoptimaliseerd voor een nieuw ERP-systeem:

Bestaande gegevens beoordelen

Verschillende afdelingen binnen één organisatie kunnen hetzelfde stuk data anders verwerken. Dit kan leiden tot inconsistenties, duplicaties of onnauwkeurigheden die later op het verkeerde moment verschijnen.

Aangezien een nieuwe ERP de enige bron van waarheid zal zijn, is het verstandig om selectief te zijn met wat er precies migreert. Kopiëren van alle laatste gegevens kan later verwarring of fouten veroorzaken. Een grondige beoordeling van gegevens per afdeling zorgt ervoor dat nutteloze informatie geen nieuwe database verstopt.

Wijs gegevensvelden zorgvuldig toe

Een blauwdruk voor de gegevensstroom helpt organisaties inconsistenties op te sporen en geautomatiseerde overdracht mogelijk te maken. Om daar te komen, moeten bedrijven data van bronplatforms en oplossingen toewijzen aan de structuur van hun nieuwe ERP-systeem.

Geef ERP-implementatieteams de tijd om te begrijpen wat ze zien, markeer problemen waar nodig en zet data om in indelingen die beter bij het nieuwe systeem passen.

Data governance bepalen

Het is van cruciaal belang dat een organisatie bepaalt wie de eigenaar is van welke gegevens voordat deze wordt verplaatst. Wijs met opzet rollen toe voor wanneer specifieke typen gegevens moeten worden opgenomen, hoe het zal gebeuren en wie er verantwoordelijk voor is.

Benoem één persoon om toezicht te houden op compliance. Dit helpt ervoor te zorgen dat de gehele ERP-migratie-inspanning voortdurend in overeenstemming is met de nieuwste regelgeving.

Een rigoureus validatieproces opzetten

Om ervoor te zorgen dat testresultaten nauwkeurig kunnen worden geïnterpreteerd en toegepast, is het een goed idee om de testmethode vroeg te verifiëren.

Test zodra de eerste gegevens worden overgedragen en valideer de resultaten regelmatig opnieuw zodra er meer gegevens worden verplaatst. Deze aanpak stelt bedrijven in staat om te leren, inzichten breed toe te passen en problemen te voorkomen wanneer het tempo oploopt.

Stimuleer een gezamenlijke uitrol

IT-experts, eindgebruikers en belanghebbenden moeten allemaal aan boord zijn om een ERP-migratie te laten slagen. Om buy-in te bouwen, is het het beste om samen een strategie te ontwikkelen, prioriteiten vroegtijdig duidelijk te communiceren en vooraf te zijn met hoe de verandering iedereen zal beïnvloeden.

Informeer leidinggevenden, afdelingen, klanten en werknemers regelmatig over de status van het project en hoe het eindproduct hun ervaring zal verbeteren.

ERP-migratiechecklist: 7 belangrijke strategieën

Zoals elk bedrijfsbreed project, zelfs met de beste planning, zullen onverwachte problemen verschijnen. Houd u aan deze strategieën om met hik head-on om te gaan en risico's te beheren:

1. Voer een grondige evaluatie uit die duidelijke doelstellingen definieert

Krijg duidelijk inzicht in de gegevensvereisten door opzettelijk input te verzamelen in de hele organisatie, van management tot eindgebruikers. Ontdek wat frustratie veroorzaakt, processen vertraagt of innovatie verstikt. Maak vervolgens een lijst met meetbare doelen om die specifieke pijnpunten aan te pakken.

2. Neem contact op met ervaren consultants

Zodra een organisatie duidelijke doelen heeft gedocumenteerd, kan een consultant hen helpen prioriteiten te stellen en andere problemen te onderzoeken die een bedrijf mogelijk moet overwegen. Een geïnformeerde, buitenstaander perspectief kan ook duidelijk maken hoe succes eruit ziet, zowel aan het einde van een ERP-migratie als voor de komende jaren.

3. Betrek stakeholders vroeg en vaak

ERP-migratie is een bedrijfsbrede inspanning die zal gedijen op het gebied van duidelijke communicatie, dus stel verwachtingen vooraf. Laat elke betrokken afdeling, partner en klant weten hoe en wanneer de verandering hen zal beïnvloeden, zodat mensen zich kunnen voorbereiden en niemand verrast is.

4. Een uitgebreid ERP-migratieprojectplan documenteren

Ontwikkel een gedetailleerd taakschema voor elke stap, van begin tot eind, waaraan belangrijke mijlpalen en datums zijn toegevoegd. Wees duidelijk over wat er nodig is om elke stap te voltooien en volg hoeveel tijd ze nodig hebben als u gaat.

5. Een clean core-strategie toepassen voor opschoning en voorbereiding van stamgegevens

Bedrijven die wijzigingen in de kernfuncties van hun ERP-systeem vermijden, hebben de neiging toekomstige complexiteits- en prestatieproblemen aan de kant te schuiven. Maak een clean core mogelijk om risico's te minimaliseren, snel te profiteren van updates en eenvoudig te integreren met nieuwe technologie.

6. Vereenvoudig uw cloudmigratie met een gefaseerde aanpak

Een ERP-migratie moet geleidelijk worden uitgevoerd. Doorloop belangrijke systemen of processen per afdeling, werknemer of locatie. Ga proactief om met problemen, leer en ga verder. Het duurt wat langer, maar methodisch zijn is een must voor complexe of risicovolle projecten.

7. Test rigoureus en bied training aan

Bevestig dat een nieuwe ERP nauwkeurig nieuwe gegevens verzamelt door eerst kleine hoeveelheden te testen. Controleer handmatig elke applicatie, corrigeer problemen en bevestig dat nieuwe en oude ERP-systemen zijn uitgelijnd. Voeg vervolgens meer gegevens en use cases toe en geef eindgebruikers de kans om certificeringen te trainen en te behalen.

Wie moet deel uitmaken van mijn ERP-migratieteam?

Een datamigratiestrategie is slechts zo goed als de mensen die samenwerken om deze te implementeren. Het succes van elk nieuw ERP-systeem hangt af van het team dat het project vanaf het begin vormgeeft en het tot het einde doorloopt.

Hier zijn een paar voorgestelde rollen om toe te wijzen en hun focus:

• Directiesponsor om op te treden als aanspreekpunt met leiderschap, de betrokkenheid van leidinggevenden vroegtijdig te blokkeren en te helpen problemen op te lossen zodra deze zich voordoen

• Projectmanager voor het sturen van verkeer met ogen op schema en budget

• IT-manager of systeembeheerder om ervoor te zorgen dat huidige gegevensgestuurde systemen compatibel zijn en klaar zijn voor migratie

• Bedrijfsanalist om de businesscase voor ERP-migratie te verduidelijken en de impact op de korte en lange termijn te verlichten

• Functieoverkoepelende leads om ervoor te zorgen dat alle relevante gegevens uit belangrijke bedrijfsgebieden worden opgenomen, waaronder finance, sales, operations en HR

• Veranderingsbeheer helpt werknemers zich voor te bereiden op de mogelijkheden van een nieuw ERP-systeem en deze te omarmen

• Datamigratiespecialist om gegevens in kaart te brengen, te verzamelen, op te schonen en voor te bereiden op naadloze overdracht

• Kwaliteitsborging/test leidt ertoe om processen in elke fase te inspecteren en ervoor te zorgen dat de integriteit van de gegevens die worden overgedragen in overeenstemming is met de behoeften van het nieuwe ERP-systeem

• ERP-leverancier/-consultant om een organisatie door het proces te leiden met een nieuw perspectief en langetermijndoelstellingen in gedachten

Veelgestelde vragen