Directe inkoop is er verantwoordelijk voor dat je alle “linchpin” ingrediënten hebt om de kernpunten te maken die je bedrijf produceert. Indirecte inkoop daarentegen omvat al het andere dat essentieel is om het licht aan te houden en je bedrijf soepel en efficiënt te laten functioneren.

Directe inkoopactiviteiten omvatten grotere budgetten en kunnen centraler en strategischer worden beheerd. Maar wat zo vaak over het hoofd wordt gezien, is dat in veel bedrijven de indirecte inkoopkosten nog steeds een aanzienlijk deel van de procurementgerelateerde kosten kunnen uitmaken. Desondanks wordt indirecte inkoop vaak gedecentraliseerd en inconsequent beheerd, met een enorm verbeteringspotentieel. De beste technologieën en uitgavenbeheerpraktijken van vandaag helpen je om al je uitgavenbeheerprocessen op een meer uniforme en holistische manier te benaderen, zodat je teams, data en systemen soepel worden geïntegreerd en goed samenwerken.

Wat is directe inkoop?

Directe inkoop verwijst naar het proces van de inkoop van grondstoffen, componenten en arbeid die rechtstreeks worden gebruikt bij de productie van de goederen of services die je bedrijf verkoopt.

Deze uitgavenactiviteit is zeer nauw verbonden met je primaire bedrijfsactiviteiten. Het levert je productielijn en beïnvloedt de kwaliteit van het eindproduct dat je aan je klanten aanbiedt. Een voorbeeld zou een autofabrikant zijn die staal en banden aankoopt en aanschaft. Een andere manier om te kijken naar directe inkoop is de nabijheid van jouw kernactiviteiten. Zonder kantoorbenodigdheden kon een autofabrikant nog auto's maken. Maar zonder metaal of rubber wordt de primaire operatie tot stilstand gebracht.

Goede directe praktijken maken vaak gebruik van e-procurementoplossingen en -tools, waaronder uitgavenanalyse, strategische sourcing en materiaalbehoefteplanning (MRP). Dit helpt bedrijven ervoor te zorgen dat ze betrouwbare leveranciers en efficiënte systemen hebben om deze relaties te beheren, wat idealiter leidt tot efficiëntere en veerkrachtigere processen.

Wat is indirecte inkoop?

Indirecte inkoop omvat de verwerving van goederen en services die belangrijk zijn om je bedrijf draaiende te houden, maar die niet direct in de productie van je kernproducten of -services terechtkomen. Deze uitgavencategorie omvat onderhouds-, reparatie- en operationele activiteiten (MRO), IT-services en SaaS-abonnementen (Software-as-a- Service), marketing, onroerend goed, externe professionals en nog veel meer.

En hoewel de definitie van indirecte inkoop niet echt is veranderd in 50 jaar, heeft de digitale transformatie van vandaag een duidelijke verschuiving gezien in de manier waarop zowel bedrijven als hun klanten zakendoen. Bepaalde indirecte kosten zijn tijdloos, zoals conciërgediensten of kantoorbenodigdheden. Maar wat enorm is veranderd is onze afhankelijkheid van SaaS-oplossingen, cybersecurity en steeds krachtiger en meer gespecialiseerde software. De uitgavenbeheerteams van vandaag besteden vaak minder aan briefpapier, reclamediensten en zelfs onroerend goed. Maar dat heeft meer te maken met een verschuiving naar digitalisering, selfservicemarketingtools en werk op afstand dan met een vermindering van indirecte kosten in het algemeen. Naarmate bedrijven en producenten steeds meer worden gedigitaliseerd, merken ze dat ze, ondanks dat ze minder uitgeven aan bepaalde "harde" zakelijke onkosten, steeds meer behoefte hebben aan andere soorten tools en oplossingen om hen te helpen groeien en concurreren.

Directe versus indirecte verwerving: wat zijn de verschillen?

Het belangrijkste verschil tussen deze twee aanbestedingsmodellen is niet hoe ze worden uitgevoerd, maar waarom ze nodig zijn en waarvoor ze nodig zijn. Best practices, van sourcing tot betaling, moeten strikt worden toegepast op al je acquisitieactiviteiten, ongeacht of deze direct of indirect zijn.

• Bedrijfscontinuïteit en strategisch belang: directe inkoopactiviteiten zijn onmiddellijk van cruciaal belang voor de bedrijfscontinuïteit. Een verstoring in de levering van grondstoffen kan de productie stoppen, wat de verkoop en de bedrijfsresultaten kan beïnvloeden. Indirecte inkoop heeft minder directe gevolgen voor het bedrijf; het cumulatieve effect van het beheer van deze uitgavencategorie heeft echter een aanzienlijke impact op de algemene gezondheid van het bedrijf.
• Budgetomvang en contractduur: bij directe inkoop zijn vaak grotere budgettoewijzingen en een langere contractduur gemoeid. Bij indirecte inkoop kan het daarentegen gaan om kleinere, meer variabele uitgavenbedragen met kortere contractvoorwaarden, waarbij de nadruk kan liggen op operationele behoeften die van jaar tot jaar (of zelfs van dag tot dag) kunnen variëren.
• Geplande versus spontane uitgaven: directe inkoop vereist strenge planning en prognoses om af te stemmen op productieschema's en marktvraag. Bij indirecte inkoop is er vaak wat meer ruimte voor flexibiliteit, waarbij aankopen worden gedaan waar nodig, op basis van meer directe operationele vereisten.
• Belang van leveranciersrelaties: Supplier Relationship Management (SRM) bij directe inkoop is doorgaans strategischer, waarbij langdurige partnerschappen betrokken zijn om naleving te waarborgen, toegang te krijgen tot leveranciersexpertise en suggesties, en consistente levering en kwaliteit mogelijk te maken. Bij indirecte inkoop is de focus erop gericht mensen aan te moedigen om aankopen te doen bij deze goedgekeurde leveranciers om te profiteren van volumekortingen, kwaliteitscontrole te verbeteren en te voldoen aan richtlijnen en voorschriften.
• Voorraadbeheer: voorraadbeheer bij directe inkoop is een strategische activiteit die erop gericht is de kosten af te stemmen op de productiebehoeften om te voorkomen dat er te veel voorraad of voorraadtekorten ontstaan. Indirecte inkoop is mogelijk niet zo kwetsbaar voor tekorten en overschotrisico's, afhankelijk van de aard van de aangekochte goederen of diensten.
• Organisatorische configuratie: directe inkoop wordt van oudsher beheerd door een specifiek procurementteam, met duidelijke budgetten en KPI's, terwijl indirecte inkoop vaak minder streng wordt gecontroleerd of bewaakt. En hoewel dit in het verleden een onderscheid is geweest tussen directe en indirecte inkoop, is het belangrijk om op te merken dat de huidige beste professionals op het gebied van uitgavenbeheer indirecte inkoop op een meer verbonden en systematische manier beheren.

Gemeenschappelijke uitdagingen bij directe inkoop

Veel van de uitdagingen voor deze uitgavencategorie kunnen buiten je bedrijf ontstaan. Om met dit soort problemen te worstelen, is het essentieel om een goede samenwerking te hebben tussen je teams en je leveranciers en ervoor te zorgen dat je directe uitgaven-activiteiten datagedreven en gecentraliseerd zijn.

• Volatiliteit van de supply chain: zoals we de afgelopen jaren hebben laten zien, is “nooit nooit zeggen” een goed axioma om door te leven in de huidige bedrijfswereld. Van weergebeurtenissen tot politieke onrust, een complex (en groeiend) scala aan wereldwijde gebeurtenissen kan je supply chain verstoren. Het is belangrijker dan ooit dat directe inkoopteams samenwerken met supplychainmanagement en veerkrachtige data uit het hele bedrijf gebruiken en analyseren.
• Kwaliteitscontrole: zelfs met de beste bedoelingen kunnen je leveranciers je op het kwaliteitsfront teleurstellen. Goede SRM-tactieken en constante monitoring van wereldwijde en regionale markttrends kunnen je helpen om kwaliteitsproblemen te anticiperen en te draaien waar nodig.
• Commodityprijsschommelingen: Afhankelijk van je sector kun je bijzonder kwetsbaar zijn voor verschuivingen in de prijs en beschikbaarheid van de grondstoffen die je nodig hebt voor je kernproductie. Nogmaals, door op de hoogte te blijven van marktinformatie en buffers in je budgetten op te bouwen, kun je beter voorbereid zijn op dergelijke gebeurtenissen.
• Leveranciersafhankelijkheid: wanneer je een geweldige leverancier vindt, is het verleidelijk om zelfgenoegzaam te worden. Maar, zonder eigen schuld, kan een bevoorradingspartner plotseling niet leveren. Zonder een aantal andere gescreende en beschikbare opties, kun je je op een enge plek bevinden.
• Naleving van regelgeving en duurzaamheid: je directe inkoopuitgaven zijn doorgaans groter en omvatten mogelijk grondstoffen, langeafstandsverzending, buitenlandse arbeidskrachten en andere complexe componenten. Directe inkoopteams moeten bovenaan staan bij zowel lokale als wereldwijde compliance als het gaat om milieu-, sociale en governance- (ESG), wettelijke en talloze andere regelgeving die doorgaans geen significant effect heeft op indirecte inkoopactiviteiten.

Gemeenschappelijke uitdagingen bij indirecte inkoop

Indirecte inkoopuitdagingen ontstaan vaak binnen je organisatie. Dit is slecht nieuws en goed nieuws. Slecht nieuws als je silo's en verouderde tools en praktijken blijft tolereren. Maar goed nieuws als je klaar bent om deze kwesties aan te pakken omdat dit soort uitdagingen – in tegenstelling tot politiek en weersomstandigheden – binnen je controle liggen.

• Slechte zichtbaarheid van uitgaven: zelfs als afdelingen de juiste protocollen volgen, als deze uitgaven niet worden vastgelegd en geïntegreerd met je andere onkosten, kun je de mogelijkheid verliezen om deze aan gecentraliseerde controle te onderwerpen. Dit betekent dat er minder mogelijkheden zijn om kosten te besparen of verspilling uit te bannen.
• Maverick uitgaven: de meeste maverick uitgaven zijn goed bedoeld en vinden alleen plaats door de waargenomen traagheid van het doorlopen van "officiële" kanalen of het ontbreken van oplossingen die de naleving van inkoopprotocollen en -beleid automatiseren. Toch kan dit aanzienlijke schade veroorzaken, kosten verhogen en het risico op aankopen die niet voldoen aan organisatorische of wettelijke vereisten escaleren.
• Dataslurpers en verspreide data: indirecte onkosten- en sourcingdata moeten worden verzameld, gestandaardiseerd en geanalyseerd, samen met alle andere kritieke bedrijfsgegevens. Als je niet over een strikt beleid en praktijk beschikt om deze informatie vast te leggen en te centraliseren, verlies je de voordelen ervan, zoals nauwkeurigere prognoses en lagere kosten.
• Overschotten en ontslagen: indirecte aanbestedingen leiden vaak tot overtollige leveringen of overbodige diensten als gevolg van gebrekkige coördinatie en planning. Verbeterde zichtbaarheid door geautomatiseerde oplossingen helpt je dit overtollige kapitaal vrij te maken dat elders in het bedrijf beter kan worden gebruikt.
• Bedrijfscultuur: Oude gewoontes sterven hard. In veel bedrijven is er niet veel gecoördineerde strategie voor indirecte inkoop. Het integreren van indirecte uitgaven in je gecentraliseerde processen kost meer dan goede software. Het vereist transparante communicatie en duidelijkheid over het belang van zichtbaarheid en silo-smashing in je hele bedrijf.

De impact van directe en indirecte inkoop op uitgavenbeheer

Directe uitgaven, die een aanzienlijk deel van de totale kosten uitmaken, bieden mogelijkheden voor schaal- en volumekortingen die de voorraadkosten effectief in de gaten kunnen houden. Omgekeerd zijn indirecte uitgaven niet hetzelfde van invloed op de kosten van verkochte goederen, maar steeds belangrijker voor zakelijk succes, aangezien inefficiënties tot hogere kosten kunnen leiden en tot operationele vertragingen en verstoringen kunnen leiden. Holistisch uitgavenbeheer wordt daarom essentieel bij het in balans brengen van deze (en alle) uitgavencategorieën, zodat elke categorie zoveel mogelijk bijdraagt aan de algehele financiële gezondheid, groei en operationele vloeibaarheid van je organisatie.

Waar moet je op letten in software voor directe/indirecte inkoop?

Wanneer je doorgaat op je traject naar digitale transformatie, kies je software met functies die je vermogen vergroten om je uitgavenbeheeractiviteiten te integreren, aan te passen en te automatiseren, waaronder:

1. Uitgebreide integratiemogelijkheden: integratie van je ERP- en uitgavenbeheersystemen zorgt ervoor dat inkoopgegevens zijn afgestemd op productie- en operationele behoeften, wat essentieel is voor het tot stand brengen van een evenwicht tussen directe en indirecte inkoop.
2. Geavanceerde analytics en rapportage: gezien de verschillende focus en effecten van directe en indirecte inkoop, zijn analytics van vitaal belang om de unieke uitdagingen en kansen van elk van hen te onderscheiden en te beheren.
3. Gebruiksvriendelijke interface: Elke tool is slechts zo goed als de bereidheid en het vermogen van je teams om het te gebruiken. Zoek naar een intuïtieve en eenvoudige interface en dashboard.
4. Geautomatiseerd workflowbeheer: automatisering stroomlijnt processen, vermindert handmatige taken en verbetert de nauwkeurigheid en snelheid. Hierdoor kunnen je teams zich richten op strategische zaken en erop vertrouwen dat de handmatige taken consistent worden bewaakt.
5. Robuuste tools voor leveranciersbeheer: ongeacht welke services of goederen een leverancier biedt, gestandaardiseerde en betrouwbare functies voor leveranciersbeheer zijn essentieel voor het behoud van kwaliteit en betrouwbaarheid bij zowel directe als indirecte inkoop.
6. Flexibele aanpassingsopties: van rapporten tot workflows en geautomatiseerde processen, aanpassing helpt ervoor te zorgen dat je teams zich kunnen aanpassen aan de unieke behoeften en uitdagingen van elke leverancier of operationele activiteit.
7. Beveiligings- en compliancefuncties: als het gaat om naleving van regelgeving en de bescherming van gevoelige transactiegegevens, zijn krachtige AI-gestuurde beveiligingsfuncties verder dan essentieel om je reputatie, klanten, leveranciers en teamleden te beschermen.
8. Voor mobiele apparaten geoptimaliseerde oplossingen: naarmate je inkoopactiviteiten nauwkeuriger worden en beter worden geïntegreerd in je hele bedrijf, wil je er zeker van zijn dat je oplossingen voor uitgavenbeheer flexibel gebruik ondersteunen, op een desktop of op een mobiel apparaat.