Wat is een bedrijfscontinuïteitsplan? De wereldwijde HR-waardeadviseur van SAP, Chiara Bersano, heeft een uniek perspectief op de vraag. In 1999 werkte ze voor een wereldwijd bedrijf dat een fabriek exploiteerde in Izmir, Turkije, toen een verwoestende aardbeving uiteindelijk meer dan 17.000 doden en 250.000 daklozen achterliet. De werknemers van haar bedrijf verliepen echter beter dan de meesten.

Het bedrijf reageerde snel, steunde en hielp werknemers en hun gezinnen door moeilijke omstandigheden. Dit zorgde voor vertrouwen en loyaliteit op lange termijn tussen het bedrijf en de werknemers. Maar het leidde ook tot een vroege interesse in noodplanning in een tijd waarin technologie om zo'n inspanning te ondersteunen in vergelijking met de huidige mogelijkheden verbleek. Toch werken twee decennia later nog veel van die werknemers bij dat bedrijf – niet alleen voor het betere loon of de belofte van carrièregroei, maar omdat ze weten dat het bedrijf zijn rug heeft in een tijd van crisis.

Wat is noodplanning? Als je het aan Bersano vraagt, is het creëren van een noodreactiekader dat resulteert in het behouden van een gezond, gemotiveerd, toegewijd personeelsbestand tijdens en na crises.

"De kracht van het opbouwen van relaties vanuit een crisis is extreem", zegt Bersano. "Het bouwt aan een relatie op basis van vertrouwen met de werknemers."

Simpel gezegd: investeren in gezondheid en veiligheid van werknemers door zorgvuldige noodplanning resulteert eerst in veerkracht, flexibiliteit en bedrijfscontinuïteit, en later in betere bedrijfsresultaten. Maar meer holistisch gezien is noodplanning essentieel voor het voortbestaan van elk bedrijf, lokaal of mondiaal, op korte en lange termijn.

Perceptie zoveel als voorbereiding

Hoewel er talloze andere voorbeelden van noodplannen zijn die verder gaan dan die van Bersano, is de volledige definitie van een bedrijfscontinuïteitsplan in termen van de HR-functie klaar om mensen en resources te verschuiven en op één lijn te brengen als reactie op een ongelukkige gebeurtenis, zodat het bedrijf de activiteiten geheel of gedeeltelijk kan hervatten.

Dat roept de volgende vraag op: hoe zouden betere noodplannen bedrijven en landen toen kunnen helpen toen het nieuws over de COVID-19-pandemie zich in het vierde kwartaal van 2019 begon te verspreiden, en hoe kunnen dergelijke plannen hen nu helpen? Om het tweede deel van de vraag te beantwoorden, hebben bedrijven meer te winnen hoe eerder ze een noodplan opstellen dat gericht is op het behoud van de bedrijfscontinuïteit. In feite is het iets dat HR-organisaties de hele tijd moeten doen als onderdeel van de functie, ongeacht de macro-economische of bedrijfsspecifieke omstandigheden.

Hindsight 2020: Hoe rampenplannen aan het begin van COVID-19 hadden kunnen helpen

E-commercebedrijven die plannen hadden om snel in dienst te nemen voor sourcing- en afhandelingsrollen, waren goed voorbereid. En serviceorganisaties die al gewapende medewerkers met laptops en up-to-date samenwerkingssoftware hadden, konden snel en soepel overstappen op een externe manier van werken. Hoe toekomstgerichter en technologischer het bedrijf in het algemeen was, hoe beter het bedrijf - opzettelijk of per ongeluk - het bedrijf stabiel kon houden tijdens de pandemie.

Maar noodplanning gaat over veel meer dan ervoor zorgen dat elke werknemer een laptop en een snelle internetverbinding heeft. Het gaat om het verschuiven van resources of zelfs hele afdelingen om zich te richten op onmiddellijke bedrijfsbehoeften, het beheren van de externe perceptie van het bedrijf en het echt aanpakken van wat werknemers willen en nodig hebben om succesvol te zijn. Als je denkt dat die klinken als drie dingen die in normale tijden moeten worden beheerd, dan heb je gelijk. Hoe effectief HR zich heeft voorbereid, zal het verschil maken in hoeveel bedrijven er worden beïnvloed, als dat überhaupt het geval is.

Daarom moet ook na de COVID-19-pandemie een constante en consistente noodplanning de nieuwe norm zijn voor HR-professionals. Als noodplanning een altijd actief aspect van de HR-functie is, heeft het de kracht om het bedrijf te stimuleren ten goede.

Loop de praatjes

Net als een noodplan op de werkplek gaat het om het strategiseren op grote en kleine schalen, de diepte en doeltreffendheid van een noodplan is, in de kern, een weerspiegeling van de waarden van het bedrijf. Natuurlijk, elk bedrijf Website heeft ruwweg dezelfde set idealen die een klantgerichte mindset uitdrukken en gezondheid en veiligheid van werknemers boven alles plaatsen. Maar daden spreken veel luider dan copy-pasted woorden.

Dat is waar noodplanning is afgestemd op bedrijfsdoelstellingen. HR-professionals moeten zowel bedrijfsspecifieke scenario's als macro-economische factoren overwegen die iedereen in de organisatie beïnvloeden en deze vervolgens benaderen in het licht van de verschillende soorten noodsituaties en prioriteiten die zich kunnen voordoen. De waardevolste troef van een bedrijf zijn de werknemers, en het verzorgen ervan is een morele en wettelijke verplichting. Als de CEO en CHRO het erover eens zijn dat gezondheid en veiligheid van werknemers van het grootste belang zijn in zowel goede als uitdagende tijden, zullen klanttevredenheid en financieel succes zeker volgen – zelfs in de dikke van een crisis die elk aspect van het bedrijf dreigt te verhogen.

Strategieën voor rampenplanning moeten alomvattend van aard zijn en rekening houden met een breed scala aan responsieve acties die, zelfs onder normale omstandigheden, een uitdaging zouden zijn om alles tegelijk uit te voeren. Maar dat is ook de reden waarom noodparaatheid en noodplanning zo belangrijk zijn – reactietijd is van essentieel belang in elke crisis. Het juiste plan maakt niet uit als het te laat komt.

Gezien wat de wereld heeft meegemaakt en hoeveel organisaties en hele branches zijn beïnvloed, moeten HR-professionals zich nu afvragen: hoe kunnen we ons op de best mogelijke manier voorbereiden op morgen, volgende maand en volgend jaar?

Lees meer in deze serie