Je volgende grote beslissing bij het overwegen van een nieuw ERP-systeem? Hoe het wordt geïmplementeerd. Er zijn verschillende manieren om uit te kiezen, waaronder traditionele on-premise, cloudimplementatie of een hybride combinatie van beide. Je wilt rekening houden met financiële verschillen en kijken naar de sterke punten en attracties van elke ERP-implementatiestrategie, evenals eventuele unieke beperkingen of uitdagingen.

Voordat je ERP-implementatieopties overweegt, moet je zien hoe en waarom de cloud een vitale omgeving is geworden voor zakelijk succes in de digitale economie.

Waarom alle interesse in cloudimplementatie?

We kijken allemaal met grote belangstelling toe, want de computertechnologie blijft in een steeds hoger tempo evolueren. De vroegste bedrijfssystemen en de eerste ERP-systemen werden gehost op grote mainframecomputers en mid-range computers met "domme" terminals voor gebruikersinvoer - dat wil zeggen, nadat ze punch cards en key-to-disk input hadden vervangen! De volgende “state-of-the-art” technologie was client/server architectuur waarbij de domme terminals werden vervangen door PC's (nu clients genoemd) die een deel van de werklast konden verwerken. Dit verminderde de hoeveelheid gegevens die met de servercomputer heen en weer moesten worden afgesloten.

Rond het millennium veranderden twee belangrijke ontwikkelingen de wereld van computing en ERP: het internet en de cloud. Het was niet langer nodig om hardware en software te kopen en te ondersteunen om je bedrijf te runnen. Alle of grote onderdelen van de technologie konden nu worden "verhuurd" of uitbesteed in een bundel die alle onderhoud en een groot deel van de technische activiteiten omvatte. Het alomtegenwoordige internet bood de communicatie-infrastructuur die nodig is om de cloud overal ter wereld praktisch en beschikbaar te maken.

Maar bedrijven migreerden hun ERP-systemen niet onmiddellijk naar een cloudimplementatie. Het heeft enige tijd geduurd voordat de technologie en toepassingen volwassen werden – en voor bedrijven om zich te realiseren dat de computer niet op locatie hoeft te zijn om betrouwbare toegang en beveiliging te krijgen voor bedrijfskritische applicaties. Een deel van die evolutie betrof ontwikkelaars die leerden hoe ze:

• Profiteer ten volle van cloudimplementatie
• Applicaties correct schrijven of herschrijven
• Herbouw van hun infrastructuur, zowel technologie als human resources, om cloudgebaseerde systemen te ondersteunen

En belangrijk is dat cloud-ERP-systemen nu geavanceerde technologieën leveren, zoals kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning om de productiviteit en service te verbeteren, op maat gemaakte gebruikerservaringen om acceptatie te stimuleren, en brede functionaliteit en geïntegreerde analytics om een volledig beeld van het bedrijf te bieden, en uiteindelijk bedrijfsinnovatie en groei te ondersteunen.

Het SaaS-prijsmodel

In het verleden werd de meeste software geïnstalleerd op bedrijfsterreinen en de enige licentiemogelijkheid was het aanschaffen van een eeuwigdurende licentie - waarbij de applicatie is gelicentieerd voor een voorafbepaald bedrag plus een jaarlijks onderhoudscontract voor upgrades en bugfixes. Softwarelicenties worden meestal per gebruiker geprijsd. Jaarlijks onderhoud wordt meestal in rekening gebracht bij 18% tot 20% van de op dat moment geldende prijs van de software. Dit betekent dat de softwarelicentie in wezen elke vijf tot zes jaar wordt “teruggekocht”.

Met on-premise ERP worden alle hardware en software gekocht of geleaset en geïnstalleerd op de locatie(s) van een bedrijf. Het bedrijf is verantwoordelijk voor onderhoud, ondersteuning en mogelijke upgrades of uitbreidingen van de hardware, systemen en applicatiesoftware, evenals de facilitaire ruimte, hulpprogramma's, verzekeringen, failoverresources en externe back-upopslag.

Cloudgebaseerde ERP-systemen daarentegen worden doorgaans niet op locatie geïnstalleerd en worden door de leverancier ondersteund als onderdeel van een maandelijkse of jaarlijkse vergoeding. Ze worden gelicentieerd op basis van software-as-a-service (SaaS). SaaS-licenties kunnen worden geprijsd per gebruiker, per applicatie of per applicatieset (bijvoorbeeld alle ERP), op basis van de grootte van je bedrijf of andere variaties.

Een interessant aspect van cloudimplementatielicenties is de schaalbaarheid ervan. Indien gelicentieerd door de gebruiker "stoel", kun je gebruikers toevoegen of verlagen en daarna een hogere of lagere prijs betalen op basis van het aantal nieuwe gebruikers. Als je transactievolume, opslagcapaciteit of rekenvermogenseisen veranderen, is de leverancier verantwoordelijk voor het upgraden van zijn faciliteiten om de wijziging mogelijk te maken, wat betekent dat je niet meer servers of meer schijfruimte hoeft te kopen en installeren.

De dichtstbijzijnde analogie kan kabeltelevisie zijn. Je betaalt voor wat je nodig hebt, en die prijs omvat het gebruik en de werking van alle fysieke faciliteiten, personeel, onderhoud en andere kosten in verband met de kabelservice op je locatie. Als je meer kanalen nodig hebt en toevoegt, betaal je gewoon voor wat je hebt gevraagd en geen zorgen over hoe ze erin slagen om de extra kanalen te bieden.

ERP-implementatieopties

Er zijn verschillende manieren om een ERP-systeem te implementeren:

1. Cloud-ERP, ook wel SaaS ERP genoemd

In cloud-ERP is het primaire licentiemodel software-as-a-service (SaaS). De systeemprovider heeft een eigen datacenter of kan ruimte leasen op een openbare cloud om zijn applicaties en systemen te hosten. Alle hardware-, systeem- en supportservices worden via internet geleverd. Dit maakt implementatie sneller en eenvoudiger voor het gebruikersbedrijf omdat ze, met alle hardware en software stukken die al aanwezig zijn, direct kunnen starten op de gegevensoverdracht en gebruikerstraining.

Met deze cloud-ERP-implementatieoptie zorgt je softwareleverancier ook voor alle installatie, onderhoud en ondersteuning, inclusief alle software-updates en -upgrades, zoals het toevoegen van rekenkracht of opslag. Ook kunnen systemen, applicaties en resources automatisch worden "geschaald" of automatisch worden verhoogd of verlaagd om te voldoen aan veranderende behoeften op korte termijn. Dit voorkomt dat je hoeft te betalen voor computerresources die het grootste deel van de tijd ongebruikt kunnen blijven, zoals het geval is met on-premise ERP-systemen.

Cloudgebaseerde SaaS ERP heeft weinig of geen aanloopkosten (een "kapitaaluitgave"), maar heeft iets hogere maandelijkse kosten ("operationele kosten"), vergeleken met een typische on-premise installatie. Wanneer de totale exploitatiekosten (TCO) worden bekeken gedurende de normale levenscycluskosten van vijf tot zeven jaar, zijn deze vergelijkbaar met, zo niet minder dan, een on-premise installatie en bieden ze potentieel betere service, ondersteuning en beveiliging.

Cloud-ERP biedt ook de snelste weg naar innovatie, waardoor het ideaal is voor bedrijven die hun strategie voor digitale transformatie agressief willen nastreven. Met deze implementatieoptie kunnen bedrijven hun bedrijfsprocessen eenvoudig opnieuw vormgeven, optimaliseren en aanpassen, en profiteren van gestandaardiseerde best practices die moderne ERP-leveranciers moeten ondersteunen.

2. On-premise ERP-systemen

On-premise is hoe de meeste bedrijven hun ERP-systemen historisch hebben geïmplementeerd. In dit implementatiemodel wordt ERP-software geïnstalleerd in je datacenter op de locaties van je keuze. De installatie en het onderhoud van de hardware en software is de verantwoordelijkheid van je personeel.

Vandaag de dag omarmen bedrijven de cloud om zijn flexibiliteit, schaalbaarheid en gemak van innovatie. Voor sommige bedrijven, met name bedrijven in sterk gecontroleerde branches, is on-premise nog steeds een voorkeursaanpak vanwege wettelijke of organisatorische beperkingen.

3. Hybride ERP-systemen

Elementen van een ERP-implementatie in de cloud en on-premise kunnen worden gecombineerd om een hybride cloud te creëren, die de flexibiliteit biedt om de optimale implementatie voor elke applicatie te kiezen. Hybride cloud-ERP kan worden gebruikt als een springplank naar de cloud of om te voldoen aan branchespecifieke regelgevingsproblemen en speciale beveiligingsvereisten die de behoefte aan on-premise applicaties in bepaalde situaties kunnen dicteren. Er kunnen ook andere beperkingen of voorkeuren zijn die on-prem wenselijk maken voor bepaalde toepassingen. De complexiteit van een bedrijf en zijn huidige omgeving en de wens om een tragere veranderingssnelheid te hanteren in de beslissing om te implementeren in een hybride scenario.

Met een hybride implementatie kunnen applicaties en gegevens tussen de opties bewegen op basis van veranderingen in de werkbelasting. Het levert cloudvoordelen op uit dat deel van het systeem dat zich in de cloud bevindt. Het vereist echter meer lokale IT-betrokkenheid om de on-prem stukken te ondersteunen, evenals de coördinatie tussen de twee – of meer – ERP-systeemomgevingen.

4. ERP op twee niveaus

Echt een variatie van de hybride aanpak die om dezelfde redenen is geïmplementeerd, maakt tweeledige ERP-implementatie - soms hub-and-spoke-implementatie genoemd - gebruik van een centraal systeem met kleinere satellietsystemen die externe faciliteiten ondersteunen. Zie bedrijfs-ERP als de hub, met individuele ERP-systemen bij vestigingen, magazijnen of kantoren van dochtermaatschappijen die allemaal data terugvoeren naar de hub. Dit is geen nieuw idee; het is ontstaan in de gedistribueerde verwerkingsfase van de jaren negentig, waarbij bedrijven ervoor kiezen om kleinere, eenvoudigere en goedkopere systemen op afgelegen locaties in te voeren, terwijl het grotere, meer capabele bedrijfssysteem op het hoofdkantoor van het bedrijf behouden blijft. Enkele of alle systemen in een tweeledig netwerk kunnen on-prem of cloud-gebaseerd, gekocht of SaaS-gelicentieerd zijn.

De totale kosten voor een tweeledige ERP-implementatie - met goedkopere systemen op de knooppunten in plaats van hetzelfde bedrijfssysteem overal - zullen lagere kosten opleveren voor de initiële aankoop. Integraties en ondersteuning kunnen echter leiden tot hogere totale, doorlopende kosten omdat de interfaces moeten worden gebouwd en onderhouden. En jaar na jaar zal er meer IT-ondersteuning nodig zijn om te coördineren met meerdere leveranciers, evenals het beheren van ongecoördineerde upgradeschema's en interfacewijzigingen.

Tips voor het selectieproces

Kies eerst je software via een zorgvuldig ERP-evaluatieproces en overweeg vervolgens de implementatieopties op basis van de implementatiemogelijkheden van de software en de behoeften van je bedrijf en het potentiële ERP-rendement. Sommige ERP-software is alleen cloud of SaaS, terwijl andere leveranciers cloud, on-premise en hybride aanbieden. De beschikbare implementatieopties kunnen een criterium zijn voor opname op de shortlist, maar zij mogen niet de enige bepalende factor zijn voor de systeemselectie.

Snelgroeiende bedrijven en bedrijven die aankomende veranderingen verwachten in het aantal gebruikers (omhoog of omlaag) moeten zich waarschijnlijk richten op cloud-ERP-systemen voor hun schaalbaarheid en betaling voor wat je gebruikt. Zorg er ook voor dat alle leden van het selectieteam de functies en voordelen van de verschillende ERP-implementatieopties begrijpen.

Overzicht

Bedrijven kunnen in eerste instantie worden aangetrokken tot de implementatie van cloud-ERP om financiële redenen, zoals weinig of geen kapitaaluitgaven en lagere totale levenscycluskosten, maar zijn enthousiast over de technische en operationele voordelen die de cloud te bieden heeft, waaronder:

• ERP dat altijd up-to-date is met de nieuwste upgrades (zonder extra kosten of moeite)
• Vrijwel onbeperkte schaalbaarheid
• Pay-only-for-what-you-need/use basis
• Snellere implementatie
• Betere beveiliging en toegangscontroles, en meer

Volledige cloudimplementatie is niet de enige optie. Soms is het zinvoller om sommige applicaties on-premise te houden en de cloud voor de rest te gebruiken. Gelukkig zijn er verschillende configuratie- en implementatiekeuzes beschikbaar, zodat je de implementatie kunt kiezen die financieel en operationeel het meest zinvol is.

De overstap naar een nieuw ERP-systeem is een belangrijke verandering voor systeemgebruikers, IT en de hele organisatie. Het is zinvol om alle opties te verkennen en de systeemconfiguratie te kiezen die de beste prestaties biedt tegen de beste prijs. Plan vervolgens hoe je interne resources en structuur moeten veranderen om optimaal te profiteren van je investering, ongeacht de configuratie en implementatie.

Lees meer in deze serie