Een workflow kan worden gedefinieerd als een reeks verbonden activiteiten of taken die zijn voltooid om een bepaald resultaat te bereiken. Een gestructureerde workflow volgt een afzonderlijk pad, dat sequentieel of parallel kan zijn om aan specifieke afhankelijkheden of vereisten te voldoen. Vaak heeft het pad gedefinieerde variaties, die uniek zijn voor elk gewenst bedrijfsresultaat. Er zijn drie soorten workflows: Volledig handmatig: Een handmatige workflow kan bijvoorbeeld op papier zijn gebaseerd met een docket en handmatig geschreven notities en handtekeningen, fysiek doorgegeven op kantoor of op de werkvloer. Semi-geautomatiseerd: in een gedeeltelijk geautomatiseerde workflow worden delen van het proces geautomatiseerd. Denk aan een e-mailketen, met bijgevoegde bestanden, opmerkingen in de e-mailtekst en wijzigingen in de bijgevoegde bestanden, doorgegeven wanneer dat handig is voor de processor van de huidige taak. Volledig gedigitaliseerd of geautomatiseerd: geautomatiseerde workflows worden gestructureerd en gedefinieerd uitgevoerd in een specifieke bedrijfsapplicatie, volgens gedefinieerde bedrijfsregels.

Wat is een workflowproces?

Een workflowproces is een gedefinieerde reeks of aaneenschakeling van activiteiten die zijn bepaald om specifieke resultaten te behalen.

Wie gebruikt workflowsoftware?

Verschillende workflowsoftwaretools voldoen aan verschillende vereisten. Volledig uitgeruste oplossingen voor workflowmanagement bieden ontwikkelaars pro-code tools die nodig zijn om snel workflowapplicaties te bouwen of bestaande workflows buiten bedrijfsapplicaties uit te breiden. Enterprise-applicaties worden geleverd met een eigen modelleringsomgeving, die ontwikkelaars en IT-beheerders de tools biedt om workflows binnen de app te modelleren, configureren en beheren. Zowel workflowmanagementoplossingen als ingebouwde modelleringsomgevingen voegen steeds meer mogelijkheden toe waarmee afdelingsprocesexperts die geen technische expertise hebben, het workflowbeheer kunnen overnemen. En low-code/no code platforms zijn ontworpen voor line-of-business power gebruikers om eenvoudige workflow apps te bouwen voor web en mobiel gebruik zonder dat er programmeervaardigheden nodig zijn.

Kan workflowsoftware voldoen aan al mijn behoeften op het gebied van procesautomatisering?

De meeste organisaties implementeren meerdere automatiseringstechnologieën om verschillende processen en verschillende vereisten te ondersteunen. Verpakte branche- en line-of-business applicaties bieden best-practice workflows om te zorgen voor een efficiënte en betrouwbare werking van de grote volumes kernprocessen die in de meeste organisaties worden gevonden. Workflowmanagementoplossingen en andere geavanceerde automatiseringstechnologieën, zoals robotic process automation of machine learning, helpen organisaties om specifieke automatiseringshiaten op te vullen of processen te creëren die hen helpen zich te onderscheiden in de markt. Low-code/no-code platforms helpen zowel amateurontwikkelaars als professionele ontwikkelaars om snel eenvoudige automatiseringsvereisten op te pakken. Een strategische aanpak van procesautomatisering vereist de mogelijkheid om meerdere automatiseringstechnologieën naadloos te combineren. Dit voorkomt problemen die ontstaan door een lappendeken van verschillende automatiseringsmogelijkheden van verschillende leveranciers, bijvoorbeeld op het gebied van compatibiliteit en integratie.

Voor welke zakelijke uitdagingen is workflowsoftware geschikt?

Procesverbeteringsprojecten zijn vaak gericht op problemen als verstoorde of verouderde processen, automatisering van handmatige of semihandmatige taken, vermindering van overbodige processtappen of beperking van vermijdbare vertragingen. De optimalisatiedoelen zijn onder meer verbeterde efficiëntie, productiviteit, kwaliteit en naleving, en/of lagere kosten, minder verspilling en nabewerking en kortere cyclustijden. Deze projecten zijn meestal bedoeld om specifieke operationele uitdagingen aan te pakken en zijn gericht op een snelle terugverdientijd. Procestransformatieprojecten zijn vaak gericht op innovatie om meerwaarde te leveren. Veranderende bedrijfsmodellen of de opkomst van nieuwe technologieën zijn vaak uitdagingen die transformatieprojecten met zich meebrengen. De transformatie is vaak bedoeld om end-to-end procesautomatisering of een naadloze klantervaring op alle raakpunten te realiseren. Deze projecten zijn meestal gericht op kritieke processen met een hoge waarde of een hoog volume, of klantgerichte bedrijfsfuncties.

Workflowbeheer: een beginnersgids voor workflowautomatisering en bedrijfsprocesbeheer

Ontdek workflowmanagementsystemen

Overzicht workflowmanagement

Als bedrijfsterm ontstond workflowmanagement echt in de jaren tachtig, naast de vroege uitrol van e-mail, desktopcomputers en gedigitaliseerde bedrijfssystemen. Mensen realiseerden zich heel snel hoe deze nieuwe technologieën kunnen helpen om fouten te verminderen en repetitieve taken te stroomlijnen. Tegenwoordig ondersteunen slimme, cloudgekoppelde software en gedigitaliseerde workflowmanagementsystemen hun menselijke partners om steeds meer efficiëntie en flexibiliteit, kortere cyclustijden en minder fouten en betere compliance te bereiken.

Wat is een workflow?

Een workflow kan worden gedefinieerd als een reeks verbonden activiteiten of taken die zijn voltooid om een bepaald resultaat te bereiken. Een gestructureerde workflow volgt een afzonderlijk pad, dat sequentieel of parallel kan zijn om aan specifieke afhankelijkheden of vereisten te voldoen. Vaak heeft het pad gedefinieerde variaties, die uniek zijn voor elk gewenst bedrijfsresultaat.

Er zijn drie soorten workflows:

Volledig handmatig: Een handmatige workflow kan bijvoorbeeld op papier zijn gebaseerd met een docket en handmatig geschreven notities en handtekeningen, fysiek doorgegeven op kantoor of op de werkvloer.
Semi-geautomatiseerd: in een gedeeltelijk geautomatiseerde workflow worden delen van het proces geautomatiseerd. Denk aan een e-mailketen, met bijgevoegde bestanden, opmerkingen in de e-mailtekst en wijzigingen in de bijgevoegde bestanden, doorgegeven wanneer dat handig is voor de processor van de huidige taak.
Volledig gedigitaliseerd of geautomatiseerd: geautomatiseerde workflows worden gestructureerd en gedefinieerd uitgevoerd in een specifieke bedrijfsapplicatie, volgens gedefinieerde bedrijfsregels.

Workflowbeheer of bedrijfsprocesbeheer: wat is het verschil?

Een workflow is een specifiekere, zelfstandige reeks stappen en taken. Een bedrijfsproces is daarentegen een bredere term voor een verzameling taken, workflows, activiteiten en richtlijnen, waarbij sommige taken kunnen worden geautomatiseerd, terwijl andere niet.

Denk bijvoorbeeld aan een eenvoudige goedkeuringsworkflow voor inkoop. Met een of meer gedefinieerde varianten kan een bedrijfsregel bepalen dat een inkooporder moet worden goedgekeurd door een tweede afdeling als de inkoopwaarde een bepaald bedrag overschrijdt. Deze workflow maakt deel uit van een groter bedrijfsproces voor de inkoop van goederen en services binnen een organisatie en bevat richtlijnen voor de selectie van leveranciers, inkoop, enzovoort.

Hieronder vind je enkele veelvoorkomende voorbeelden van workflows:

Een inkooporder goedkeuren
Een vakantieaanvraag goedkeuren
Een factuurbetaling verwerken
Iemand in dienst nemen
Een vervangingsonderdeel aanvragen
Een factuur naar een klant verzenden

Waarom is software voor workflowbeheer zo belangrijk?

Workflowmanagement is het proces van het digitaliseren van discrete processen en het beheren van de resultaten. Met software voor workflowmanagement kun je deze workflows bouwen, uitvoeren en beheren. Hier volgen enkele van de belangrijkste voordelen en resultaten die je van specifieke softwareoplossingen kunt verwachten:

Meer efficiëntie: verhoog jouw automatiseringspercentage om sneller en betere resultaten te behalen en het voor alle betrokkenen gemakkelijker te maken. Met een volledig gedigitaliseerde workflow kunnen zakelijke stakeholders bijvoorbeeld gemakkelijk helder gedefinieerde digitale taken openen, beoordelen en verwerken, waar ze ook werken: op kantoor, thuis of onderweg.
Verbeterde flexibiliteit: pas standaardworkflows aan veranderende operationele behoeften aan, creëer procesinnovaties om nieuwe bedrijfsmodellen te ondersteunen en herstel gebroken processen voor meer veerkracht en flexibiliteit.
Sterkere compliance: met duidelijke verantwoordelijkheden en op data gebaseerde audittrails kun je procesresultaten bewaken en beheren en beter voldoen aan beleid en regelgeving.

Workflowbeheersystemen en hoe ze werken

Met workflowmanagementsystemen kan de gebruiker verschillende workflows definiëren voor verschillende typen taken of processen. In een productie-instelling kan een ontwerpdocument bijvoorbeeld automatisch worden doorgestuurd van de ontwerper naar de technische directeur en tot slot naar de productietechnicus. In elke fase van de workflow is één persoon of groep verantwoordelijk voor een specifieke taak. Zodra de taak is voltooid, zorgen workflowmanagementsystemen ervoor dat de personen die verantwoordelijk zijn voor de volgende taak een melding ontvangen en de gegevens ontvangen die ze nodig hebben om hun fase van het proces uit te voeren.

Workflows kunnen ook complexere afhankelijkheden hebben. Als een document bijvoorbeeld in meerdere talen moet worden vertaald, kan een vertaalmanager de talen selecteren en wordt elke selectie vervolgens geactiveerd als werkorderformulier voor een andere vertaler. Pas als alle vertalers hun respectieve taken hebben voltooid, wordt de volgende taak in het proces geactiveerd. Dit helpt om logfiles bij te houden en grotere teams op het doel te houden.

Software voor workflowmanagement, zoals in deze afbeelding, kan je helpen processen te beheren en variaties in je proces te definiëren.

Voorbeelden van workflowbeheersystemen in de praktijk

Elk bedrijf zal zijn eigen unieke behoeften hebben. Hieronder zie je enkele voorbeelden van hoe moderne workflowmanagementsystemen kunnen worden geïmplementeerd:

Optimalisatie van bestaande bedrijfsapplicaties: veel bedrijfsapplicaties worden geleverd met ingebouwde tools en workflowsjablonen om bedrijfsprocessen te definiëren en te bouwen die nog niet in het systeem zijn gekoppeld. Als er wijzigingen nodig zijn in workflows, hoeven beheerders niet helemaal opnieuw te beginnen. Ze kunnen de bestaande functies van het systeem gebruiken om wijzigingen aan te maken. Ook de beste moderne softwaretools worden geleverd met extra automatiseringsfuncties die kunstmatige intelligentie (AI) en tools voor procesautomatisering al hebben ingebed.
Met behulp van side-by-side applicatie-extensies: Veel bedrijven houden liever een "clean core", wat betekent dat ze liever hun softwaretoepassingen uitvoeren met zo min mogelijk wijzigingen. Dit betekent dat nieuwe workflows en procesinnovaties mogelijk gebruikmaken van gegevens uit bestaande systemen, maar buiten de bestaande bedrijfsapplicaties worden gebouwd. Deze zogenaamde “side-by-side” applicatie-uitbreidingen, in tegenstelling tot “in-app” applicatie-uitbreidingen, worden meestal gebouwd en uitgevoerd in de cloud. 
Processen op verschillende afdelingen ordenen: cloudgebaseerde workflowmanagementsystemen zijn ook de voorkeursoptie voor bedrijfsoverkoepelende orkestraties. Dit zijn bedrijfsprocessen die betrekking hebben op verschillende applicaties, systemen en services. Dit omvat hybride landschappen waar jouw automatiseringsvereisten vereisen dat je meerdere niet-verbonden workflows verbindt die in verschillende applicaties en locaties worden uitgevoerd. Het werkt ook met processen waarbij je een bepaalde workflow beschikbaar wilt maken voor externe procesdeelnemers zoals partners en leveranciers en vervolgens het resultaat van deze workflow wilt gebruiken om intern een volgende stap te starten.
Het gemakkelijker maken voor vakdeskundigen om workflows op maat te maken:  Voor afdelingsprocessen waarbij alleen eenvoudige aanvraag- of goedkeuringsformulieren betrokken zijn, kunnen sommige geautomatiseerde bedrijfsprocessen worden behandeld met low-code/no-code ontwikkelplatforms (LCNC). Dit betekent dat gebruikers met drag-and-drop en vereenvoudigde visuele functies snel lichtgewicht workflowapps kunnen bouwen die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van hun team.

Technologieën voor workflowbeheer

Workflowtechnologieën maken gestandaardiseerde processen met duidelijke verantwoordelijkheden mogelijk en verbinden verschillende taken binnen een bepaald pad. De intelligente combinatie met één of meer nieuwe automatiseringstechnologieën verhoogt de mate van automatisering binnen een procesflow, wat snellere en betere procesresultaten mogelijk maakt. Bovendien maakt dit innovatieve, nieuwe processen mogelijk, die helpen om waarde te creëren of een betere ervaring te bieden. Hier volgen enkele voorbeelden van geavanceerde technologieën die in moderne workflowsoftware worden gebruikt:

Big data: door bigdatatechnologieën en beter inzicht in die data komen enorme hoeveelheden informatie beschikbaar die kan worden geïntegreerd en direct gebruikt in bedrijfsprocessen. Een voorbeeld van een workflow: een semigeautomatiseerd goedkeuringsproces voor kapitaaluitgaven (CAPEX), waarbij financiële rapporten via e-mail heen en weer worden gestuurd tussen betrokken beoordelaars en goedkeurders voordat een investeringsbesluit wordt genomen. Door gebruik te maken van relevante databronnen kan het workflowsysteem automatisch op een bepaald moment in het proces de noodzakelijke rapporten genereren en deze voor de juiste personen beschikbaar maken. Bovendien kunnen de geïntegreerde data worden gebruikt om de besluitvorming te leiden, het proces te versnellen en beslissers routinetaken of -evaluaties uit handen te nemen. Bijvoorbeeld op basis van opgestelde business rules of door gebruik te maken van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (zie hieronder).
Kunstmatige intelligentie: AI-technologieën zoals machine learning, Natural Language Processing (NLP), computervisie en Robotic Process Automation (RPA) kunnen helpen processtappen te automatiseren die voorheen alleen handmatig of semi-geautomatiseerd door mensen konden worden uitgevoerd.
Machine learning: machine learning kan worden toegepast wanneer een processtap complexe data-analyse vereist om patronen te detecteren of voorspellingen en aanbevelingen te doen. Denk aan een cateraar bij sportevenementen die voor het bestellen van frisdrank om zijn voorraad aan te vullen sterk afhankelijk kan zijn van de weersverwachting.
Natuurlijke-taalverwerking (NLP): NLP maakt chatbots of digitale spraakassistenten mogelijk waarmee bepaalde interacties binnen een proces of eenvoudige workflows helemaal kunnen worden geautomatiseerd. Denk aan automatische reacties op grote aantallen routinevragen, bijvoorbeeld over de status van een inkooporder of een factuur.
Computervisie: Computerzicht kan complexe, contextuele informatie uit beelden halen die vervolgens kunnen worden gebruikt om andere processen te automatiseren of te informeren. Een voorbeeld hiervan zijn netbeheerders van elektriciteitsnetten die satellietbeelden analyseren voor monitoring van oppervlaktebewegingen om hun onderhoudsprocessen te informeren en automatisch dienstpersoneel in werking te stellen in geval van gebeurtenissen die hun infrastructuur in gevaar kunnen brengen. Als alternatief kan computervisie een voorspellend onderhoudsschema creëren waarbij een geautomatiseerde visuele inspectie wordt gebruikt om serviceaanvragen alleen te activeren wanneer dat nodig is in plaats van op een vast tijdschema.
Robotic Process Automation (RPA): RPA voert repetitieve handmatige taken uit binnen procesflows door gebruikersinteracties met de systemen na te bootsen. Een gangbare use case is het dichten van integratiekloven door data uit spreadsheets of andere documenten, zoals e-mails van leveranciers, naar een bedrijfssysteem te kopiëren. Hierdoor wordt deze taak niet alleen sneller, maar ook nauwkeuriger gedaan.

Software voor workflowmanagement die de status en de belangrijkste cijfers in een verkoopproces weergeeft.

Workflowbeheer en automatiseringstrends voor bedrijven

Hyperautomatisering en intelligente automatisering

Dit zijn termen die we elke dag meer en meer horen. Gartner wijst er in een recent onderzoek op dat meer dan 85% van de leidinggevenden de komende 12 maanden de hyperautomatiseringsinvesteringen van hun organisatie zal verhogen of ondersteunen, en dat meer dan 56% al vier of meer gelijktijdige hyperautomatiseringsinitiatieven heeft.

Moderne oplossingen voor workflowmanagement en automatisering pakken deze trend aan door veel of alle hierboven genoemde technologieën te combineren tot één oplossing. Deze aanpak voorkomt niet alleen de uitdagingen die het gevolg zijn van een lappendeken van verschillende technologieën van verschillende leveranciers, maar vereenvoudigt ook de automatiseringsinspanningen aanzienlijk. Gebruikers kunnen toegang krijgen tot en gebruikmaken van alle mogelijkheden wanneer dit vanuit één project nodig is, zonder dat ze hoeven te leren en hoeven te schakelen tussen verschillende ontwikkeltools.

Low-code/no-code (LCNC) automatisering

Dit is een aanvullende trend die de constellatie van workflowmanagement wijzigt. Een burgerontwikkelaar is iemand die een sterke gebruiker is van complexe softwaresystemen en zich op zijn gemak voelt met technologie, maar weinig of geen programmeer- of coderingsvaardigheden heeft. De visuele tooling en drag-and-drop kant-en-klare content maken low-code/no-code oplossingen een game-changer voor burgerontwikkelaars. LCNC maakt het voor hen mogelijk om workflows en processen te creëren en aan te passen, op basis van hun uitgebreide inhoudelijke expertise, ondanks het onvermogen om code te schrijven.

En LCNC voegt een enorme waarde toe voor professionele ontwikkelaars. Ze kunnen dezelfde drag-and-drop gebruiken om standaardtaken veel sneller dan ooit uit te voeren. Met behulp van professionele LCNC-applicatietools kunnen ontwikkelaars complexere workflows en automatisering creëren en deze kant-en-klare aangepaste content gemakkelijker beschikbaar maken.

Veelgestelde vragen over workflowbeheer

: Een workflowproces is een gedefinieerde reeks of aaneenschakeling van activiteiten die zijn bepaald om specifieke resultaten te behalen.
: Verschillende workflowsoftwaretools voldoen aan verschillende vereisten. Volledig uitgeruste oplossingen voor workflowmanagement bieden ontwikkelaars pro-code tools die nodig zijn om snel workflowapplicaties te bouwen of bestaande workflows buiten bedrijfsapplicaties uit te breiden. Enterprise-applicaties worden geleverd met een eigen modelleringsomgeving, die ontwikkelaars en IT-beheerders de tools biedt om workflows binnen de app te modelleren, configureren en beheren.

Zowel workflowmanagementoplossingen als ingebouwde modelleringsomgevingen voegen steeds meer mogelijkheden toe waarmee afdelingsprocesexperts die geen technische expertise hebben, het workflowbeheer kunnen overnemen. En low-code/no code platforms zijn ontworpen voor line-of-business power gebruikers om eenvoudige workflow apps te bouwen voor web en mobiel gebruik zonder dat er programmeervaardigheden nodig zijn.
: De meeste organisaties implementeren meerdere automatiseringstechnologieën om verschillende processen en verschillende vereisten te ondersteunen. Verpakte branche- en line-of-business applicaties bieden best-practice workflows om te zorgen voor een efficiënte en betrouwbare werking van de grote volumes kernprocessen die in de meeste organisaties worden gevonden. Workflowmanagementoplossingen en andere geavanceerde automatiseringstechnologieën, zoals robotic process automation of machine learning, helpen organisaties om specifieke automatiseringshiaten op te vullen of processen te creëren die hen helpen zich te onderscheiden in de markt.

Low-code/no-code platforms helpen zowel amateurontwikkelaars als professionele ontwikkelaars om snel eenvoudige automatiseringsvereisten op te pakken.

Een strategische aanpak van procesautomatisering vereist de mogelijkheid om meerdere automatiseringstechnologieën naadloos te combineren. Dit voorkomt problemen die ontstaan door een lappendeken van verschillende automatiseringsmogelijkheden van verschillende leveranciers, bijvoorbeeld op het gebied van compatibiliteit en integratie.
: Procesverbeteringsprojecten zijn vaak gericht op problemen als verstoorde of verouderde processen, automatisering van handmatige of semihandmatige taken, vermindering van overbodige processtappen of beperking van vermijdbare vertragingen. De optimalisatiedoelen zijn onder meer verbeterde efficiëntie, productiviteit, kwaliteit en naleving, en/of lagere kosten, minder verspilling en nabewerking en kortere cyclustijden. Deze projecten zijn meestal bedoeld om specifieke operationele uitdagingen aan te pakken en zijn gericht op een snelle terugverdientijd.

Procestransformatieprojecten zijn vaak gericht op innovatie om meerwaarde te leveren. Veranderende bedrijfsmodellen of de opkomst van nieuwe technologieën zijn vaak uitdagingen die transformatieprojecten met zich meebrengen. De transformatie is vaak bedoeld om end-to-end procesautomatisering of een naadloze klantervaring op alle raakpunten te realiseren. Deze projecten zijn meestal gericht op kritieke processen met een hoge waarde of een hoog volume, of klantgerichte bedrijfsfuncties.

Ontdek SAP Build Process Automation

Lees meer over slimme oplossingen om jouw workflows te stroomlijnen

Meer informatie

Procesverbetering bevorderen

Vereenvoudig en versnel de transformatie van jouw bedrijfsprocessen vandaag nog.