Wat is robotic process automation (RPA)?
RPA-technologie maakt gebruik van virtuele softwarerobots, ook wel digitale robots of bots genoemd, om handmatig, tijdrovend werk uit te voeren.
Overzicht van Robotic Process Automation
De hoeveelheid tijd die we besteden aan het uitvoeren van repetitief werk is rommelig, waarbij handmatige computertaken en gegevensinvoer een groot deel van de dag van een kantoormedewerker in beslag nemen. Vraag het maar aan de arbeiders. Uit een recente enquête blijkt dat mensen vijf uur per week verspillen aan taken die geautomatiseerd moeten worden. Volgens McKinsey is het aantal nog hoger, waarbij minstens een derde van de baanactiviteiten in ongeveer 60% van de beroepen automatisch wordt geacht.
Of het nu gaat om het verzamelen van gegevens, goedkeuringen of updates, veel taken vereisen geen creativiteit of intuïtie, essentiële attributen die bijdragen aan het vergroten van de werktevredenheid. In plaats daarvan verlaagt de monotonie van het werk de tevredenheid, wat leidt tot een lagere productiviteit en andere inefficiënties.
Organisaties richten zich op technologie, met name robotic process automation (RPA), om repetitieve taken uit te voeren, waardoor werknemers rijker en waardevoller werk kunnen verrichten. Bedrijven kunnen werknemerstijd omleiden om de klantenservice te verbeteren, complexe probleemoplossingen uit te voeren en bedrijfsinzichten te ontwikkelen die het bedrijf helpen succesvol te zijn.
Betekenis van RPA
RPA is een automatiseringstechnologie voor bedrijfsprocessen die gebruikmaakt van virtuele softwarerobots, ook wel digitale robots of bots genoemd, om handmatig, tijdrovend werk of taken uit te voeren.
Wat is een softwarebot?
Een softwarebot is een computerprogramma dat is ontworpen om specifieke acties uit te voeren. Bots zijn gebouwd om eenvoudige of complexe activiteiten uit te voeren en automatiseren processen waarbij repetitieve taken betrokken zijn. Meer uitgebreide versies van softwarebots simuleren of communiceren met mensen. Voorbeelden zijn virtuele assistenten zoals Alexa van Amazon, Cortana van Microsoft en Siri van Apple.
Wat doet RPA?
De technologie van de robotische procesautomatisering handelt een verscheidenheid aan activiteiten af, waaronder:
Handmatige en repetitieve taken: interacties met gegevens uit meerdere bronnen, zoals Microsoft Excel, leveranciersportals en andere bronnen
Taken met grote volumes: processtappen die keer op keer moeten worden voltooid, bijvoorbeeld gegevensmigraties en goedkeuringsworkflows
Meerdere systeemtaken: toegang tot verschillende applicaties, zoals webapps, RP-oplossingen, software van derden en andere
De acceptatie van RPA neemt toe met percentages met twee cijfers. Aangenomen als het snelst groeiende segment van de wereldwijde markt voor bedrijfssoftware, werd verwacht dat de omzet voor RPA in 2021 1,89B dollar zou bedragen, een stijging van 19,5% ten opzichte van 2020.
Waarom is robotic process automation belangrijk?
RPA kan worden gebruikt met elke toepassing in je tech stack. Het verwerkt niet-gemodelleerde, "natuurlijk groeiende" processen met UI-gebaseerde automatisering. Dit is vooral belangrijk wanneer het nodig is om verouderde systemen te integreren waar geen API's bestaan en directe toegang tot de gegevens niet beschikbaar is. Zo kan RPA een essentiële rol spelen in de digitale transformatie van een bedrijf.
RPA is vaak een vervanging voor handmatige processen en minimaliseert keyfouten, versnelt het werk en verlaagt de kosten. Het bevrijdt werknemers van alledaagse, repetitieve taken en maakt gebruik van hun menselijke vaardigheden. Door werk met een lagere waarde toe te wijzen aan RPA-bots, wordt het bedrijf efficiënter en kan het:
Productiviteit verhogen
Workflows automatiseren
Menselijke fouten elimineren
Lagere arbeidskosten
Compliancerisico's beheren
Verbeter de flexibiliteit van je bedrijf
Vergroot de procestransparantie
Al deze resultaten dragen bij aan het succes van het bedrijf, helpen de prestaties te verbeteren en de kosten te verlagen. Bijkomende voordelen zijn onder andere:
Verbeterde klantervaring
RPA beschermt en verbetert zelfs de klantervaring. Met deze geweldige schaalbaarheid (een RPA-softwarebot kan 24×7, 365 dagen per jaar werken), blijven de serviceniveaus constant, zelfs in tijden van uitzonderlijke vraag en piekvolumes. Dit stelt menselijke medewerkers in staat om zich te richten op taken waarvoor waardevollere klantinteracties nodig zijn die niet kunnen worden geautomatiseerd.
IT-efficiëntie
RPA ondersteunt de automatisering van processen waarbij bestaande systemen betrokken zijn. De technologie werkt met deze systemen samen via bestaande grafische gebruikersinterfaces (GUI's) versus API-integratie, wat betekenisvolle kostenbesparingen oplevert voor IT en voorkomt dat de onderliggende architectuur en systemen moeten worden gemoderniseerd.
Gezien de low-code/no-code eigenschappen die sommige RPA-tools bieden, kunnen zakelijke gebruikers zelf processen automatiseren zonder afhankelijk te zijn van IT. Het vereenvoudigt ook de training van werknemers, waarbij de meeste op rollen gebaseerde handmatige workflows door de softwarebot worden verwerkt.
Operationele efficiënties
Omdat RPA niet afhankelijk is van aangepaste software of diepgaande integraties, is de technologie eenvoudiger en sneller te implementeren voor een betere betaalbaarheid. In Zwitserland bijvoorbeeld hebben de autoriteiten in de kantons Aargau en Zürich RPA in 14 dagen uitgevoerd, waarbij handmatige processen werden vervangen en de dreiging van een achterstand op compensatiebetalingen voor arbeidstijdverkorting tijdens de pandemie werd voorkomen.
Hoe werkt RPA?
RPA draait op een pc, desktop of server zoals andere softwareprogramma's. De technologie bouwt, implementeert en beheert softwarerobots die interacteren met interne applicaties, websites, gebruikersportalen en andere apps, waarbij de handelingen van een mens worden geëmuleerd terwijl dezelfde taak wordt uitgevoerd.
In wezen legt de (menselijke) gebruiker met RPA de volgorde van acties en interacties met applicaties vast om de workflow op te bouwen. Het systeem ontwikkelt de actielijst door te kijken hoe de mens de taak uitvoert en vervolgens de softwarebot bouwt die de taak binnen de GUI van de applicatie uitvoert.
De softwarebots zijn geprogrammeerd om te begrijpen wat er op een scherm staat, de juiste toetsaanslagen in te voeren, te navigeren in verschillende systemen, gegevens te identificeren en te extraheren, en andere gedefinieerde acties. RPA-bots doen dit allemaal nauwkeuriger en sneller dan mensen.
Er zijn twee verschillende typen RPA-modellen:
- Unattended RPA: Softwarebots doen het werk zonder menselijke betrokkenheid. In plaats daarvan communiceren ze rechtstreeks met computersystemen, waarbij ze een proces of taak van begin tot eind doorlopen. De RPA-bot wordt meestal uitgevoerd op een remote service en wordt geactiveerd op basis van een planning of een triggerconditie.
- Bijgewoond RPA: Deze softwarerobots worden ook wel robotische desktopautomatisering genoemd en werken met mensen en richten zich op settaken binnen complexere workloads of processen die niet volledig geautomatiseerd kunnen worden. De RPA-bot wordt geïmplementeerd op het werkstation van de gebruiker en geactiveerd door gebruikersinteractie.
RPA fungeert als tijdelijke oplossing voor de integratie van bestaande systemen. Omdat RPA via de GUI werkt, hoeven ontwikkelaars geen API's te bouwen om systemen te verbinden. In plaats daarvan springt de softwarebot van applicatie naar applicatie zoals een menselijke gebruiker dat zou doen.
Een uniek kenmerk van sommige RPA-tools is de toegankelijkheid voor niet-programmeurs, waardoor domeinexperts zonder programmeervaardigheden RPA-workflows kunnen bouwen en implementeren. Deze persoon staat bekend als een burgerontwikkelaar en heeft geen coderingservaring, maar is de domeinexpert voor de werkactiviteit die aan automatisering onderhevig is.
Hoewel dit kenmerk RPA democratiseert, vereisen meer geavanceerde scenario's nog steeds goede programmeerkennis, vooral met betrekking tot beveiliging en doorlopend onderhoud van het systeem. Idealiter is het proces een goed huwelijk tussen burgers en softwareontwikkelaars, waarbij domeinexperts de RPA-workflow bouwen en deze vervolgens afstaan aan de softwareontwikkelaar om ervoor te zorgen dat best practices en veiligheidseisen worden opgenomen.
Robotic process automation, de stand van zaken
Sinds de oprichting heeft RPA zich verder ontwikkeld dan eenvoudige taakautomatisering. Intelligente RPA breidt bestaande mogelijkheden uit met technologieën voor kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning. Deze ontwikkelingen stellen RPA in staat om werkactiviteiten te automatiseren die cognitiever zijn (op basis van kennis en oordelen).
Door AI-tools zoals modellen voor machine learning en Natural Language Processing (NLP) toe te passen, maakt intelligente RPA hyperautomatisering mogelijk, de mogelijkheid om bedrijfs- en IT-processen zo snel mogelijk te identificeren, te controleren en te automatiseren. Intelligente RPA kan semi- en ongestructureerde data onderzoeken en verwerken, schermen (virtuele desktops) visualiseren en spraak begrijpen en gesprekken voeren met gebruikers en klanten.
Intelligente RPA maakt hyperautomatisering mogelijk , de mogelijkheid om bedrijfs- en IT-processen zo snel mogelijk te identificeren, te controleren en te automatiseren.
Intelligente RPA verbetert de botontwerpervaring voor alle werknemers, waardoor niet-coders bots voor hun processen kunnen bouwen en uitvoeren. De technologie ondersteunt een cloudgebaseerde studio met browsergebaseerde low-code tools die het bouwen van automatisering vereenvoudigen, inclusief visuele programmeermogelijkheden om zakelijke workflows te creëren. Vandaag de dag democratiseren deze moderne RPA-tools de automatisering, waardoor deze voor iedereen toegankelijk is.
Wie gebruikt RPA?
RPA levert waarde op in alle branches en functies. Binnen een organisatie profiteren alle bedrijfsgroepen van RPA. Hier volgen enkele specifieke voorbeelden van afdelingen:
Finance
Een van de grootste mediabedrijven in Finland, Alma Media, wilde de productiviteit verhogen door financiële processen zoals het invoeren van klantorders te automatiseren. De integratie van RPA zorgde voor efficiëntieverbeteringen binnen het financiële team, waaronder een automatiseringspercentage van 60% in de orderafhandeling.
Human resources
Lucy is een RPA-tool die door SAP wordt gebruikt (zie onderstaande video) om contractvoorstellen sneller te genereren. De bot produceert brieven 15 keer sneller dan de gemiddelde persoon. Nieuwe werknemers ontvangen hun voorstel snel en recruiters hebben meer tijd om mensen in dienst te nemen.
Operations
Villeroy & Boch Group, een keramiekproducent en een van Europa's oudste merken, optimaliseerde de productiviteit door zijn processen zo efficiënt mogelijk te maken, waardoor de tijd die wordt besteed aan repetitieve taken wordt verkort. De fabrikant implementeerde RPA en AI-technologieën om digitale assistenten te creëren om eenvoudige geautomatiseerde taken uit te voeren in accounts, inkoop en klantenservice.
Klantenservice
Met een uitgebreid netwerk van klanten en klanten, Zuellig Pharma Holdings Pte. Ltd. wilde betere ondersteuning bieden met een next-generation bestelproces. Na de implementatie van RPA verwerkt het bedrijf orders 24×7, houdt het de vraag bij en gebruikt het automatisering om een achterstand op te heffen van meer dan 10.000 IT- en systeemgerelateerde zaken waarvoor het equivalent van drie fulltime medewerkers nodig zou zijn geweest.
Een strategie voor robotic process automation implementeren
Een goed gepland automatiseringsinitiatief begint met een top-downbeoordeling van bestaande workflows. Met Intelligente RPA in combinatie met tools voor Business Process Intelligence kunnen snel de bedrijfsprocessen worden geïdentificeerd die het meest zouden profiteren van automatisering.
Zodra de beste kandidaten zijn geïdentificeerd, biedt RPA vooraf geconfigureerde bots om het proces te versnellen. Als cloudgebaseerd platform ondersteunt RPA ook doorlopende prestaties en schaalbaarheid van bots.
Het initiatief vereist een technologieplatform dat verder reikt dan de automatisering van één proces. Het systeem moet in staat zijn het proces end-to-end te ondersteunen, automatiseringsmogelijkheden te identificeren, de benodigde softwarebots te bouwen en honderden – zo niet duizenden – geautomatiseerde workflows te beheren.
Veelgestelde vragen over RPA
Ideeën die u nergens anders zult vinden
Meld u aan voor een dosis business intelligence die rechtstreeks in uw inbox wordt bezorgd.