Wat is een hybride werkplekmodel?
Het hybride werkplekmodel combineert medewerkers op afstand met medewerkers op locatie en biedt flexibiliteit om te kiezen waar en wanneer ze werken.
Overzicht hybride werkplekmodel
In een hybride model voor werkplekken worden kantoorwerk en telewerk gecombineerd om medewerkers meer flexibiliteit en ondersteuning te bieden. Op een hybride werkplek hebben medewerkers doorgaans meer autonomie en is er een betere balans tussen werk en privéleven, waardoor medewerkers meer betrokken raken. Het resultaat is een productievere, gezondere en stabielere personeelsbasis, waar ook de werkgever van profiteert.
De hybride werkplek is echter geen eenvoudige formule of een wondermiddel voor alle uitdagingen die een werkplek met zich meebrengt. Een hedendaagse hybride werkplek moet strategisch worden geïmplementeerd, waarbij gebruik wordt gemaakt van moderne HR-technologieën die connectie, samenwerking en betrokkenheid van medewerkers stimuleren.
Wat is een hybride werkplekmodel?
In een hybride werkplekmodel worden medewerkers op afstand gecombineerd met medewerkers op locatie, waarbij sommige of alle medewerkers flexibel kunnen kiezen waar en wanneer ze werken. De werktijden kunnen per dag of per team of naar behoefte worden toegewezen. Volgens Gartner "wordt bepaald waar en wanneer er wordt gewerkt op basis van wat het meest zinvol is om de hoogste mate van productiviteit en betrokkenheid te stimuleren".
Het hybride model is niet geschikt voor elke werkplek of elke branche, het is het meest geschikt voor werknemers die werken op basis van computers en hoeft niet te worden uitgevoerd op locatie. In een recent rapport van McKinsey werd gekeken naar werk op afstand dat kan worden gedaan zonder verlies van productiviteit. Het stelde vast dat “ongeveer 20% tot 25% van de beroepsbevolking in geavanceerde economieën tussen de drie en vijf dagen per week thuis zou kunnen werken. Dit betekent vier tot vijf keer meer werk op afstand dan vóór de pandemie.”
Het hybride werkplekmodel is geen tijdelijk model of een noodoplossing, maar staat voor het werk van de toekomst en voor flexibele, veerkrachtige werkplekken.
De hybride werkplek is de ontwikkelingsnorm
De stap naar telewerk en hybride werk werd al lang vóór de pandemie ingezet, maar, zoals dat voor veel dingen geldt, heeft COVID-19 de overgang versneld. Bedrijven moesten snel een groot aantal uitdagingen overwinnen, variërend van het leveren van de juiste tools tot het beheren van de productiviteit en het moreel in een versnipperde teamomgeving. Na een paar maanden werd echter duidelijk dat er geen weg terug was, omdat medewerkers de voorkeur gaven aan deze nieuwe, flexibelere manier van werken.
Nu sommige medewerkers weer teruggaan naar traditionele kantooromgevingen, althans voor een deel van hun tijd, kunnen bedrijven profiteren van de lessen die ze hebben geleerd uit hun ervaringen met telewerken. Het doel is om een hybride werkmodel te ontwerpen dat het best aansluit op hun specifieke behoeften.
De overgang naar hybride werk kan eenvoudiger worden gemaakt met behulp van moderne HR-technologieën waarmee data van alle teams kunnen worden verzameld, beheerd en geanalyseerd, ongeacht hun locatie. De onboarding, bijscholing en omscholing van medewerkers kan worden ondersteund met technologie, en als deze effectief wordt gebruikt, krijgen medewerkers ook toegang tot alles wat ze nodig hebben tijdens hun werktraject, van tools voor samenwerking tot cloudtechnologieën.
Het ideale beeld van het 'nieuwe normaal' is een inclusieve hybride werkplek waar alle medewerkers, ongeacht waar ze werken, productief en betrokken zijn en zich verbonden en gewaardeerd voelen.
Voordelen van een hybride werkomgeving
Bij een hybride werkplek die een employee experience biedt waarin de mens centraal staat, wordt gebruikgemaakt van veranderende HR-technologieën om flexibiliteit en productiviteit te bevorderen. Gartner meldt dat "bij organisaties waar medewerkers standaard 40 uur per week op kantoor werken, slechts 36% van de medewerkers uitstekend presteert. Als organisaties van deze omgeving overstappen op een omgeving van radicale flexibiliteit waarin medewerkers zelf kunnen bepalen waar, wanneer en hoeveel ze werken, presteert 55% van de medewerkers uitstekend".
- Verhoogde productiviteit van werknemers: een aantal factoren draagt bij tot een hogere productiviteit: meer autonomie bij de keuze van werktijden en -locatie, minder onderbrekingen thuis dan op kantoor, herbestemming van woon-werktijden en de mogelijkheid om op kantoor te komen op momenten dat persoonlijke samenwerking het beste is.
- Lagere overheadkosten: Bedrijven kijken naar hun vastgoedstrategieën en -mogelijkheden om kantoorruimte te verminderen of hun kantoren naar kleinere steden te verplaatsen, wat allemaal de overhead kan verlagen. Hybride medewerkers zijn over het algemeen meer betrokken, wat leidt tot minder verloop en ook tot lagere kosten.
- Betere werknemerservaring en een betere balans tussen werk en privéleven: meer flexibiliteit en autonomie verhogen de tevredenheid en het geluk van het werk, wat zowel de prestaties op het werk als het algehele welzijn van werknemers verbetert. Een geïntegreerde focus op de balans tussen werk en privé helpt bij het creëren van een succesvolle hybride werkplek.
- Verbeterde veiligheid en social distancing: met COVID-19-varianten die naar verwachting een voortdurende bedreiging vormen, maakt het hybride werkplekmodel het mogelijk om kantoorruimte te ontwerpen om veiligheid en sanering te benadrukken. Het mengen en matchen van mensen die op kantoor zijn – en wanneer – biedt ruimte voor social distancing en verhoogde reiniging, wat het ook gemakkelijker maakt als er behoefte is aan contacttracering.
Technologie kan ook helpen de gezondheidsrisico's in verband met pandemieën te verminderen. Zo kunnen “IoT-sensoren (Internet of Things) het aantal mensen in een gebouw tellen om de bezettingsgraad te beperken. Ze kunnen ook bureaus identificeren die sanering nodig hebben, op basis van de frequentie van gebruik. Kunstmatige intelligentie (AI) kan deze gegevens analyseren om ruimten te identificeren die de veiligheid van werknemers maximaliseren. Het kan ook bouwvloerplannen analyseren om automatisch social distancing te implementeren en touchpoints te verminderen”, aldus Forbes.
Uitdagingen bij het beheren van hybride teams
Bij het implementeren en succesvol maken van een hybride werkplekmodel komt elke organisatie andere uitdagingen tegen. Hieronder worden de meest voorkomende uitdagingen vermeld waar hybride teamleiders vandaag de dag mee te maken krijgen:
Het ontwikkelen van het juiste hybride model: Omdat er zo weinig gevestigde hybride werkplekmodellen te volgen zijn, moet elk bedrijf een model ontwerpen en ontwikkelen dat specifiek is voor hun behoeften. Deze aanpak moet wellicht ook iteratief zijn, aangezien verschillende combinaties en technologieën worden geprobeerd en getest om de beste pasvorm te vinden voor de unieke situatie en cultuur van elk bedrijf.
Verhoogde veiligheidsrisico's: Naarmate bedrijven naar hybride modellen gaan, blijft veiligheid een risico en een zorg. Met medewerkers die vanuit huis werken met behulp van hun eigen netwerken en mogelijk hun eigen apparaten, zullen HR- en IT-afdelingen zich moeten richten op eindgebruikerseducatie en -beveiliging.
Effectief managen van mensen: in een hybride personeelsbestand moeten managers ervoor zorgen dat werknemers op locatie en op afstand dezelfde kansen en exposure hebben, inclusief evaluaties die zijn gebaseerd op werkproducten in plaats van werkproces. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat externe teamleden zich niet geïsoleerd of ongezien voelen – en ook dat ze aan dezelfde verwachtingen en verantwoording worden onderworpen als hun collega's op kantoor.
Isolatie en ontkoppeling van werknemers: HR-teams moeten ervoor zorgen dat werknemers zich verbonden voelen wanneer hun personeel altijd en overal werkt. Het ontwikkelen van "virtuele waterkoeler"-mogelijkheden en andere kansen voor werknemers om in niet-fysieke omgevingen te communiceren en verbinding te maken, is essentieel voor het ontwerpen van een gezonde hybride werkplek. Net als in staat zijn om technologie te gebruiken om de impuls van het personeel te nemen en de cursus waar nodig te corrigeren.
Naadloze connectiviteit creëren: om verschillen, silo's en kennisverlies te voorkomen, moeten bedrijven barrièrevrije connectiviteit ontwikkelen waarmee hybride teams snel en efficiënt kunnen communiceren. Het handhaven van een bloeiende bedrijfscultuur moet een opzettelijk doel zijn in een hybride werkplekmodel.
Best practices voor hybride werkplekken
De verschuiving naar werken op afstand in 2020 was abrupt en gedreven door noodzaak, maar nu hebben bedrijven de kans om intentiever te zijn in hun aanpak van hoe ze werken. “De hybride werkplek gaat er volgens Forbes om om zo veel mogelijk productiviteit mogelijk te maken zonder onze medewerkers te veel persoonlijke tijd, offers of het vermogen om hun werkdag te beheersen te kosten.” Best practices bij het ontwikkelen van een effectief hybride werkplekmodel zijn onder meer:
- Al vroeg een draagvlak onder medewerkers creëren:
Zorg voor heldere, tijdige en frequente communicatie.
Communiceer duidelijk wat de waarde van het gekozen model is.
Bied managers de mogelijkheid om vragen van hun teams te beantwoorden.
2. Investeren in de juiste tools, technologie en apparatuur:
Zorg voor mobiele, device-agnostische tools voor productiviteit en communicatie.
Voorzie medewerkers van apparatuur en meubels voor een veilige en gezonde telewerkplek, zoals grote monitoren, ergonomische bureaustoelen en stabureaus.
3. Focus op employee experience en het behouden van een positieve en betrokken cultuur:
Gebruik de juiste tools om feedback van medewerkers te krijgen en laat zien wat je met die feedback doet.
4. Consistent teamvergaderingen en loopbaangesprekken houden:
Maak gebruik van technologie voor videoconferencing.
5. Doorlopende opleidingsmogelijkheden bieden voor zowel medewerkers als managers:
Maak duidelijk welke mogelijkheden er binnen de organisatie zijn voor opleiding en ontwikkeling.
Zorg voor een goed opleidingsaanbod via verschillende modaliteiten om aan diverse behoeften te voldoen.
6. Doelstellingen opvolgen en prestaties meten:
Verbeter de prestaties van werknemers met prestatiedoelstellingsbeheer, voortdurende dialoog en continue ontwikkeling
Overgang naar een hybride werkmodel
Op de werkplek van de toekomst kunnen medewerkers naadloos integreren in hybride teams, ongeacht hun fysieke locatie. Om dit mogelijk te maken, moet allereerst worden begonnen met het ontwikkelen van sterke communicatie- en planningsstrategieën, het afbreken van silo's en het inrichten van een verbonden werkplek.
HR-leiders hebben een complexe combinatie van slimme tools nodig om de werving, onboarding en betrokkenheid van personeel te ondersteunen, en de systemen en tools die nodig zijn om de productiviteit, efficiëntie en veerkracht van telewerkende teams te bevorderen. Met een hybride werkplek die is voorzien van cloudgebaseerde services, een sterke beveiligingsinfrastructuur en verbeterde samenwerkingstools, worden zowel de verwachtingen van medewerkers als de uiteindelijke doelstelling, een beter bedrijfsresultaat, waargemaakt.