Tips voor het evalueren van ERP-software
Klaar om jouw ERP-systeem te upgraden? Benut de beste keuze voor de behoeften van jouw organisatie met deze 5-stappenmethodologie voor de evaluatie van ERP-software.
Overzicht
Er zijn letterlijk honderden ERP-systemen om uit te kiezen, met een breed scala aan mogelijkheden, sterke punten, zwakke punten, toepasbaarheid en prijs. Hoewel de keuze van de systemen misschien ontmoedigend lijkt, kan een systematisch ERP-systeemvergelijkingsproces je team binnen een redelijke tijd tot een goede beslissing leiden.
De hier beschreven methode kan je helpen de oplossing te vinden die het beste aansluit op de specifieke behoeften van je bedrijf. Deze methodologie klinkt misschien eenvoudig, maar bedrijven die het ERP-proces voor leveranciersselectie uitvoeren zonder deze logische stappen te volgen, stuiten vaak op vertragingen, extra kosten en onnodige aanpassingen. Aan de andere kant hebben bedrijven die best practices voor ERP-beoordelingen toepassen doorgaans soepelere selectieprocessen en daaropvolgende implementaties. Daardoor kunnen ze sneller profiteren van de voordelen van een modern ERP-systeem en effectiever concurreren in een digitale wereld.
Vijfstappenmethodologie voor de evaluatie van ERP-systemen
Zodra een bedrijf heeft besloten om zijn bestaande ERP-systeem te vervangen, is de eerste stap om een projectteam samen te stellen om het proces van ERP-softwarevergelijking, -selectie en -implementatie te stimuleren. Het team begint zijn werk met het ontwikkelen van een eerste plan – wat in dit stadium echt meer een algemene strategie is.
Het ERP-proces voor leveranciersselectie kan in de volgende vijf stappen worden beschreven:
Diagram met de vijf belangrijkste stappen in het ERP-evaluatieproces
1. ERP-vereistendefinitie
Je moet jouw potentiële ERP-providers informeren over je organisatie en de behoeften ervan zodat ze de juiste oplossing kunnen configureren, verpakken en de juiste prijs kunnen bepalen. Begin met het identificeren van belangrijke online bronnen, zoals productdemonstraties en blogs, die het verhaal van je bedrijf vertellen.
Beschrijf jouw bedrijf en de processen op een algemene manier in plaats van lange lijsten met specifieke vereisten en processen te maken. Vertel potentiële aanbieders over de omvang van je bedrijf, het volume van je activiteiten en transacties, de complexiteit van verschillende processen en unieke functies of factoren. Focus op de processen en vereisten die jouw bedrijf zijn concurrentievoordeel geven. Dat zijn de dingen die de prospectieve systemen van elkaar zullen onderscheiden en waar je goed zult kijken hoe goed elk systeem kan worden geconfigureerd om die unieke processen en functies te ondersteunen.
Geef een overzicht van de dingen die u goed vindt aan uw huidige systeem – u wilt dat uw nieuwe systeem deze zaken ook ondervangt. Neem de dingen op die uw bestaande systeem niet doet (of niet goed doet). Wijs op maatwerk applicaties, functies of aanpassingen die moeten worden vervangen door standaardfunctionaliteit of eenvoudig maatwerk (niet modificeren) in het nieuwe systeem. Met andere woorden, focus op de dingen die uniek zijn voor uw bedrijf en ga ervan uit dat de routinematige dingen voor zichzelf gaan zorgen. (U controleert deze aanname in de demonstraties en eindbeoordelingen dichter bij het beslissingspunt).
Focus op de dingen die uniek zijn voor je bedrijf en ga ervan uit dat de routinematige dingen voor zichzelf gaan zorgen.
Belangrijke tips voor het definiëren van je ERP-vereisten
Vertrouw niet op controlelijsten met ERP-systeemvereisten . Checklists, een oude standaard industrie praktijk, doen weinig om de oplossingen van elkaar te onderscheiden en helpen je niet echt om een goede selectie te maken. De meeste items op deze lijsten zijn functies en kenmerken die elk systeem tot op zekere hoogte biedt, en concurrerende aanbieders zijn geneigd om “ja” te controleren in de meest liberale interpretatie van de functionaliteit van hun systeem.
Haal de juiste mensen in je projectteam. De specificatie van de eisen is hard werken. Het heeft teamleden nodig die toegewijd zijn aan de organisatie, het bedrijf goed kennen en de tijd hebben om zich aan het project te wijden. Vermijd de verleiding om het team in te pakken met enthousiaste maar onervaren mensen.
Zorg ervoor dat jouw RFP deze informatie bevat:
De beschrijving van je bedrijf en de bijbehorende processen
Wat je huidige systeem goed doet
Wat het niet zo goed doet als je zou willen
Wat wil je nog meer doen in het nieuwe systeem (gerangschikt op belang)
2. De ERP RFP
De volgende stap bestaat uit het uitnodigingen van een selecte groep leveranciers. Het aantal uitnodigingen dat u zou moeten versturen zal variëren, maar onthoud dat u een gedetailleerde beoordeling moet uitvoeren voor elke uitnodiging die u distribueert. De ervaring heeft geleerd dat hoe kleiner het aantal potentiële aanbieders en hoe gedetailleerder de informatie die zij krijgen, hoe beter de reacties zijn. Het is het beste om een dozijn (of minder) van de beste kandidaten voor uw shortlist te identificeren.
De ervaring heeft geleerd dat hoe kleiner het aantal potentiële aanbieders en hoe gedetailleerder de informatie die zij krijgen, hoe beter de reacties zijn.
Als reactie hierop moeten de ERP-leveranciers een systeem voorstellen dat de benodigde functionaliteit en functies levert om te voldoen aan de vereisten die je hebt vastgesteld. De voorstellen bevatten ook informatie over hun bedrijven, producten, ervaring in het bedrijf, middelen die ze zullen inzetten voor je implementatie, en andere informatie die bedoeld is om je vertrouwen (en dus je bedrijf) te winnen.
Hoe identificeert u het dozijn (of minder) kandidaten waarop u uw selectie-inspanningen wilt richten? Hoe reduceert u de lijst van honderden ERP-leveranciers naar slechts een paar? Begin met branchepublicaties met 'ERP-succesverhalen'. (Merk op dat deze publicaties u waarschijnlijk niets zullen vertellen over problemen of mislukkingen, dus beoordeel deze informatie in het juiste perspectief). Gebruik uw branchespecifieke contactpersonen (bijvoorbeeld verenigingen en bedrijfsgroepen) om andere professionals te identificeren die recentelijk ervaring hebben gehad met het selecteren en implementeren van ERP.
Er zijn ook veel online directory's, selectietools en systeemselectieservices die je kunnen helpen bij het identificeren van software die de functionaliteit heeft die je nodig hebt en/of ervaring heeft in jouw branche.
Voor persoonlijk advies kun je een contract aangaan met de adviesafdeling van jouw accountbedrijf of een onafhankelijke consultingresource vinden in jouw omgeving en/of in je branche. Controleer hun achtergrond en affiliaties om er zeker van te zijn dat ze echt onafhankelijk zijn en niet geassocieerd zijn met één of meerdere ERP-providers.
Je kunt ervoor kiezen om bepaalde ERP-systeemleveranciers op te nemen die om andere redenen interessant zijn. Misschien gebruiken een of meer van jouw grotere en belangrijkere klanten een ERP-systeem en hebben ze je aangemoedigd om hetzelfde systeem te gebruiken. Of misschien maakt jouw bedrijf deel uit van een grotere onderneming of branchegroep die op een bepaald ERP-platform heeft "gestandaardiseerd". Krijg een voorstel van de aanbevolen provider en geef alle voorstellen een eerlijke en onbevooroordeelde beoordeling bij het nemen van je beslissing.
Belangrijkste tips voor je ERP RFP
Ervoor zorgen dat alle belanghebbenden hun behoeften vaststellen. Je RFP moet input van alle belanghebbenden bevatten. Anders loop je het risico een ERP-systeem te kiezen dat slechts een deel van je bedrijfsfuncties dient en andere gebieden nodig heeft om te investeren in standalone systemen. Evalueer systemen die voor het hele bedrijf werken en gebruik het implementatieschema om eerst prioriteitsmodules te leveren.
Let op de rangschikking van vereisten. Vaak is de RFP onderverdeeld in functionele gebieden met secties voor elke afdeling om te voltooien. Elk gebied, of het nu gaat om HR of operationele activiteiten, biedt doorgaans een uitstekende functie voor het rangschikken van functies voor hun bedrijfseenheid, maar de prioriteiten stemmen mogelijk niet overeen met de algemene bedrijfsdoelen. Het is aan je projectevaluatieteam om prioriteiten aan te passen vanuit een breder perspectief. Welke eisen zijn essentieel, belangrijk of gewoon leuk om te hebben?
Controleer de werkelijke beschikbaarheid van functies. Softwarebedrijven hebben geweldige marketingafdelingen; sommige verkopen producten die niet volledig zijn ontwikkeld en getest. Doe het onderzoek naar functies "die in een toekomstige release komen" versus de functies die vandaag door referenties worden gebruikt. Het is prima om functies in ontwikkeling te overwegen, maar zet je project niet in op aankomende functies als ze essentieel zijn voor een succesvol project.
Evalueer je processen. Processen die zijn ingebouwd in pakketsoftware van ERP worden beschouwd als "best practices". Ervaren ERP-consultants en implementatoren zullen je vertellen dat het bijna altijd beter is om de procedure aan te passen aan de software (met erkenning van het “best practice” aspect) dan om de software aan te passen aan de bestaande procedure. Deze beslissing is echter aan jou. Maar onthoud dat nieuwe processen de verbeteringen en voordelen van een nieuw systeem kunnen stimuleren. Onthoud ook dat alle moderne ERP-software op maat is, zodat je aanzienlijke flexibiliteit hebt om schermlay-outs en -flow, procedures, gegevenskenmerken en -behandeling te wijzigen, zonder de code te wijzigen.
Overweeg je ERP ROI. De meeste bedrijven eisen een analyse van het rendement op investering (ROI) van ERP als voorwaarde voor het goedkeuren en financieren van grote projecten. Zoals de naam al aangeeft, is dit een optelling van de kosten in verband met de aankoop en implementatie van het nieuwe systeem plus verschillen in exploitatiekosten ten opzichte van die van het bestaande systeem. ROI houdt ook rekening met voordelen naast directe kostenbesparingen, waaronder verbeterde prestaties, betere klantenservice en productiviteit op de werkplek.
3. Eersteklas ERP-evaluatie
De evaluatie vindt plaats in twee fasen. In deze eerste fase worden alle voorstellen geëvalueerd om te zien hoe goed ze voldoen aan je omgeving en vereisten zoals beschreven in je RFP. (Deze fase omvat geen leveranciersvergelijking; die stap bevindt zich in de tweede evaluatiefase).
Het doel op dit punt is om degenen te elimineren die niet aan je criteria voldoen en om degenen te rangschikken die wel op de rekening lijken te passen. Het resultaat is een korte lijst van de beste voorstellen. Deze, en alleen deze, zullen worden onderworpen aan een gedetailleerde evaluatie voorafgaand aan de definitieve selectie.
Als je veel reacties hebt om te bekijken, zullen de details vervagen, waardoor het moeilijk te onthouden is welke RFP-antwoorden bijzonder sterk (of zwak) zijn en op welke gebieden. Een numerieke beoordelingsschaal kan je helpen om alles overzichtelijk te houden en je beslissingsproces te documenteren.
Hier volgen nog enkele tips om je te helpen tijdens deze documentatiestap:
Stel een formulier of spreadsheet zo in dat beoordelaars elk voorstel kunnen beoordelen volgens de hoofdcriteria die je in jouw RFP hebt opgegeven. Laat elke beoordelaar aan elk evaluatiecriterium een numerieke schaal toewijzen (de schaal kan een tot tien, een tot vijf, een op drie of welk granulariteitsniveau je passend acht). Je kunt zoveel of zo weinig beoordelaars hebben als je wilt.
Laat ruimte over voor notities en eventuele vragen over het antwoord voor follow-up. Misschien wil je in dit stadium om opheldering vragen of wachten tot de gedetailleerde evaluatie van de voorstellen op de shortlist. Wijs een gewicht toe aan elk criterium op basis van hoe kritiek de functie of het proces is voor je bedrijf.
Vermenigvuldig de score die door elke beoordelaar wordt toegekend met het gewicht voor elk criterium en bereken een totaalscore voor elke leverancier. Meestal zullen er meerdere zijn die in de buurt van de top van de schaal staan, een cluster van reacties een beetje verder in de ranglijst, en een enkeling die de cut niet maakt. Je moet nu jouw korte lijst met finalisten – idealiter drie tot vijf kandidaten – hebben voor de eindbeoordeling.
De kans is groot dat je in staat zult zijn om de beste kandidaten te identificeren, maar als het niet zo duidelijk is, ga dan terug naar de individuele evaluaties en bespreek met het team.
Belangrijkste tips voor je voorlopige ERP-beoordelingen
Elke potentiële zorgverlener gelijk behandelen. Accepteer geen live demo's, speciale persoonlijke vergaderingen of bezoeken op locatie, tenzij je bereid bent om dezelfde toegang te bieden aan alle leveranciers - het is belangrijk om een gelijk speelveld te behouden. Een veel voorkomende techniek is het organiseren van een "biedersconferentie" bij je instelling om alle potentiële aanbieders rond te laten zien en hun vragen te beantwoorden (voor iedereen).
Denk eraan dat een voorstel een verkoopdocument is. De antwoorden zullen de door jouw gevraagde informatie en meer bevatten. Stel dat elke claim waarheidsgetrouw is; je kunt de meeste, zo niet alle, claims verifiëren tijdens het evaluatieproces. Maar begrijp dat de indieners van voorstellen op je vragen zullen reageren op een manier die hun producten in het gunstigste licht zet.
Zoek naar uitschieters. Besteed speciale aandacht aan alle criteria waarbij beoordelingen een grote variatie laten zien. Als de ene beoordelaar een voorstel voor het ene criterium erg hoog beoordeelt en een andere beoordelaar het erg laag vindt, is het een discussie waard. Vraag beide recensenten op een constructieve, niet-bedreigende manier om erachter te komen wat elk van hen dacht. Waarschijnlijk merkte een of beide iets op dat de andere recensenten misten of niet belangrijk achtten. Als gevolg van deze discussies wil je wellicht de beoordelingen aanpassen voor een specifiek criterium – en dat zou de algehele rangschikking kunnen veranderen.
De podcast van Cloud ERP Playbook
Luister naar advies van brancheleiders die succesvol zijn overgestapt op Cloud ERP.
De podcast van Cloud ERP Playbook
Luister naar advies van brancheleiders die succesvol zijn overgestapt op Cloud ERP.
4. ERP-vergelijking en gedetailleerde evaluatie
Zodra u drie tot vijf finalisten hebt geïdentificeerd, is het tijd om aan de slag te gaan met het verifiëren van hun claims en het valideren van referenties.
Je ERP-evaluaties starten
Neem contact op met elk van de potentiële providers en geef ze het goede nieuws: ze hebben de shortlist gemaakt! (Het is oké om hen te vertellen hoeveel andere finalisten er zijn en zelfs te laten weten tegen welke bedrijven ze strijden, als je dat prettig vindt).
In sommige gevallen kun je hen ook vragen hun voorstellen te verfijnen.
Praat met (of bezoek) bestaande gebruikers van het systeem, bij voorkeur in jouw branche (of in een vergelijkbare markt) en in de buurt van je bedrijfsgrootte.
Leg referenties vast als de leveranciers deze nog niet hebben opgegeven. (Leveranciers kunnen aarzelen om referenties te verstrekken vanwege concurrentiebezwaren. Maar je moet aandringen. Stel hen gerust dat u geheimhoudingsovereenkomsten zult ondertekenen en naleven).
ERP-systeemdemonstraties beheren
Dit is ook het moment om de kandidaten op de selectielijst uit te nodigen om gedetailleerde demonstraties van hun systemen uit te voeren, maar je moet deze demo's beheren.
Geef elke kandidaat een script of lijst met functies die je ruim voor de geplande demonstratie wilt zien. Alle potentiële aanbieders moeten dezelfde lijst krijgen.
Laat ze speciale functies zien die ze alleen willen markeren nadat ze je de functies en processen hebben getoond die in de RFP worden beschreven.
Zorg ervoor dat jouw script of lijst de unieke vereisten bevat die in stap één zijn geïdentificeerd. ERP-systemen behandelen normale processen op dezelfde manier; het zijn de uitzonderingen op normale processen die de uitdaging vormen. (Bijvoorbeeld: de mogelijkheid om orders in te voeren voor artikelen die niet in voorraad zijn, de vereiste om groepen of artikelen in pakketten, kits of sets te verkopen, of ondersteuning voor een uniek factuurmatchingproces).
Tijdens de demo wil je zien hoe de software kan worden opgezet en op maat gemaakt om jouw unieke processen en procedures te ondersteunen. Blijf echter ruimdenkend in die mate dat je een aantal best practices kunt ontdekken in de standaardfuncties die de activiteiten en resultaten in jouw bedrijf zouden verbeteren.
Idealiter kan de demonstrator de systeemfunctie tonen aan de hand van je eigen gegevens. Dit is niet altijd mogelijk, maar als het zover is, zal het je een veel betere demonstratie geven van hoe het systeem in je omgeving zou werken.
Belangrijkste tips voor je gedetailleerde ERP-beoordeling
Laat je niet verblinden door de demonstraties. De professionals die software demonstreren zijn doorgaans zeer ervaren en hebben geweldige persoonlijkheden. Hun doel is om je te winnen en hun software te verkopen. Laat je niet afleiden door de persoon of de verkooppitch, ongeacht hoe vermakelijk. Focus op hoe de bedrijfsprocessen aan je behoeften voldoen.
Maak optimaal gebruik van referentiebezoeken ter plaatse. Selecteer zorgvuldig wie je van plan bent om te bezoeken. Maak een korte oproep aan je host om ervoor te zorgen dat ze de software hebben geïmplementeerd en de beloofde voordelen hebben gerealiseerd. Maak afspraken over wat ze je en de mensen zullen laten zien die je tijdens het bezoek zult ontmoeten. Eenmaal ter plaatse, zorgvuldig beoordelen of hun succes is repliceerbaar in jouw omgeving. Stel ook de harde vragen: “Wat waren je grootste verrassingen?” En “Als je het opnieuw moest doen, wat zou je dan anders doen?”
Ga door met het stellen van vragen. Stimuleer je selectieteam om vragen te stellen, al was het maar om antwoorden te verduidelijken. Doe dit zowel in de RFP-evaluatie als tijdens de demonstraties; dit zal de kans op toekomstige verrassingen aanzienlijk verkleinen. Nu is het tijd om antwoorden te vinden die je niet leuk vindt – voordat de onderhandelingen beginnen. Houd er ook rekening mee dat je jouw antwoorden in dit stadium gratis krijgt, dus leer zoveel mogelijk. Zodra je begint met het implementeren van het product, moet je mogelijk wachten op ondersteuning of zelfs betalen voor antwoorden op jouw vragen.
5. ERP selectie en contract
Als je de gedetailleerde evaluaties hebt voltooid, zul je waarschijnlijk twee of drie leveranciers hebben die aan jouw criteria voldoen. Selecteer degene waarvan jij denkt dat deze het beste aan je huidige en toekomstige behoeften voldoet, maar sluit de anderen niet af. Laat ze in plaats daarvan weten dat ze geschikt zijn, maar niet jouw eerste keuze; dit laat de deur open voor het geval je onderhandelingen met de topkandidaat niet volgens plan verlopen.
Je kunt nu gaan onderhandelen over contractdetails met de beste kandidaat. De meeste bedrijven weten hoe deze stap “geacht wordt te werken”. Maar net als elke andere stap in het ERP-evaluatie- en selectieproces kun je hier voor verrassingen komen te staan.
De macht ligt aan jouw kant in de onderhandelingen. Het is echter het beste om de provider te beschouwen als een partner in het toekomstige succes van je bedrijf, niet als een tegenstander in onderhandelingen. Streef naar een eerlijke deal die beide partijen stimuleert om het systeem efficiënt en effectief te laten functioneren.
Elk aspect van de systeemimplementatie en de doorlopende ondersteuning moet worden besproken en gedocumenteerd – met vermelding van de prijs, wie verantwoordelijk is en in sommige gevallen de benodigde tijd. Er zijn veel aspecten van het contract, waaronder (maar niet beperkt tot):
Eerste aanschaf, lease of licentie van hardware en software
De hardware en software implementeren (specificeren wat “implementeren” is)
Kosten en timing van de pilot (voor of na betaling van de software)
Initiële en permanente opleidingskosten
Doorlopend onderhoud van hardware en software (en op welk niveau)
Gegevensconversie en -integratie in andere systemen
Netwerken en beveiliging
Aanpassingen (initiële en met toekomstige releases)
Belangrijkste tips voor je uiteindelijke selectie van ERP-software
Maak je definitieve selectie niet bekend voordat je gaat onderhandelen. Aan het einde van de gedetailleerde evaluatiefase wil het team mogelijk een “winnaar” verklaren. Het is echter niet in het belang van het bedrijf om de vooraanstaande kandidaat te informeren dat hij/zij de "gekozen kandidaat" is. Het is niet ongebruikelijk dat er verrassingen zijn in het onderhandelingsproces en misschien moet je jouw keuze nog eens bekijken.
Plan voor de lange termijn. Zorg er in de haast voor om aan de slag te gaan, dat je de langetermijnkosten zorgvuldig bekijkt, zodat jouw schattingen correct zijn en je de ERP-ROI-nummers niet scheelt. Sommige aanbieders bieden meer gratis diensten voor een langere periode en sommige kunnen hun langdurige ondersteuning uitbesteden aan een bedrijf dat betalingen per oproep ondersteunt. Sommige aanbieders hebben een limiet voor de hoogte van de jaarlijkse onderhouds- of abonnementstarieven, en velen niet. Anderen verkopen een laag Software-as-a-Service (SaaS) abonnement en na een paar jaar beginnen deze aanzienlijk te verhogen. Sommige aanbieders bieden een jaarlijkse update, maar geen significante ondersteuning in het updateproces. Stel vragen en krijg de antwoorden schriftelijk om ervoor te zorgen dat je jouw langetermijnkosten volledig begrijpt.
Het kost een dorp (of in ieder geval een team)
De belangrijkste factor in het succes van het ERP-systeem evaluatieproces is het projectteam. Dit team moet zeer vroeg worden opgericht en de drijvende kracht zijn in de ontwikkeling, distributie en evaluatie van het RFP en de selectie van het nieuwe ERP-systeem.
In onze ervaring, wanneer teams zich midden in gedetailleerd onderzoek en evaluatie bevinden, worden vaak shortcuts genomen. Maar als je projectteam deze vijf stappen volgt en aandacht besteedt aan de geleerde lessen, zullen ze in staat zijn om de optimale oplossing te vinden om aan de eisen van je bedrijf te voldoen, nu en voor de toekomst.
Ontdek cloud-ERP-software
SAP S/4HANA Cloud is een modern ERP-systeem met geïntegreerde AI en machine learning.