Naar inhoud gaan
Vrouw die telewerkt via een videoverbinding

Wat is een hybride werkplekmodel en hoe werkt dit?

In een hybride model voor werkplekken worden kantoorwerk en telewerk gecombineerd om medewerkers meer flexibiliteit en ondersteuning te bieden. Op een hybride werkplek hebben medewerkers doorgaans meer autonomie en is er een betere balans tussen werk en privéleven, waardoor medewerkers meer betrokken raken. Het resultaat is een productievere, gezondere en stabielere personeelsbasis, waar ook de werkgever van profiteert.

 

De hybride werkplek is echter geen eenvoudige formule of een wondermiddel voor alle uitdagingen die een werkplek met zich meebrengt. Een hedendaagse hybride werkplek moet strategisch worden geïmplementeerd, waarbij gebruik wordt gemaakt van moderne HR-technologieën die connectie, samenwerking en betrokkenheid van medewerkers stimuleren.

Tweeënveertig procent van de medewerkers die momenteel telewerken, zegt dat als hun huidige bedrijf op de lange termijn geen mogelijkheden voor telewerk blijft aanbieden, ze op zoek gaan naar een baan bij een bedrijf dat dat wel doet. 

 Enquête "Pulse of the American Worker"  

Wat is een hybride werkplekmodel?

In een hybride werkplekmodel worden medewerkers op afstand gecombineerd met medewerkers op locatie, waarbij sommige of alle medewerkers flexibel kunnen kiezen waar en wanneer ze werken. De werktijden kunnen per dag of per team of naar behoefte worden toegewezen. Volgens Gartner "wordt bepaald waar en wanneer er wordt gewerkt op basis van wat het meest zinvol is om de hoogste mate van productiviteit en betrokkenheid te stimuleren".

Venn-diagram dat de relatie tussen telewerk, werk op locatie en hybride werk laat zien.

Het hybride model is niet voor elke werkplek en elke branche geschikt. Het biedt de meeste voordelen voor medewerkers die computergebaseerd werk doen dat niet op locatie hoeft te worden uitgevoerd. In een recent rapport van McKinsey werd gekeken naar werk dat zonder verlies van productiviteit op afstand kan worden verricht. Er werd bepaald dat ongeveer 20% tot 25% van de beroepsbevolking in geavanceerde economieën tussen drie en vijf dagen per week zou kunnen telewerken. Dit betekent vier tot vijf keer meer telewerk dan vóór de pandemie.

 

Het hybride werkplekmodel is geen tijdelijk model of een noodoplossing, maar staat voor het werk van de toekomst en voor flexibele, veerkrachtige werkplekken.

De hybride werkplek is de ontwikkelingsnorm

De stap naar telewerk en hybride werk werd al lang vóór de pandemie ingezet, maar, zoals dat voor veel dingen geldt, heeft COVID-19 de overgang versneld. Bedrijven moesten snel een groot aantal uitdagingen overwinnen, variërend van het leveren van de juiste tools tot het beheren van de productiviteit en het moreel in een versnipperde teamomgeving. Na een paar maanden werd echter duidelijk dat er geen weg terug was, omdat medewerkers de voorkeur gaven aan deze nieuwe, flexibelere manier van werken.

 

Nu sommige medewerkers weer teruggaan naar traditionele kantooromgevingen, althans voor een deel van hun tijd, kunnen bedrijven profiteren van de lessen die ze hebben geleerd uit hun ervaringen met telewerken. Het doel is om een hybride werkmodel te ontwerpen dat het best aansluit op hun specifieke behoeften.

 

 

De overgang naar hybride werk kan eenvoudiger worden gemaakt met behulp van moderne HR-technologieën waarmee data van alle teams kunnen worden verzameld, beheerd en geanalyseerd, ongeacht hun locatie. De onboarding, bijscholing en omscholing van medewerkers kan worden ondersteund met technologie, en als deze effectief wordt gebruikt, krijgen medewerkers ook toegang tot alles wat ze nodig hebben tijdens hun werktraject, van tools voor samenwerking tot cloudtechnologieën.

 

Het ideale beeld van het 'nieuwe normaal' is een inclusieve hybride werkplek waar alle medewerkers, ongeacht waar ze werken, productief en betrokken zijn en zich verbonden en gewaardeerd voelen. 

Voordelen van een hybride werkomgeving

Bij een hybride werkplek die een employee experience biedt waarin de mens centraal staat, wordt gebruikgemaakt van veranderende HR-technologieën om flexibiliteit en productiviteit te bevorderen. Gartner meldt dat "bij organisaties waar medewerkers standaard 40 uur per week op kantoor werken, slechts 36% van de medewerkers uitstekend presteert. Als organisaties van deze omgeving overstappen op een omgeving van radicale flexibiliteit waarin medewerkers zelf kunnen bepalen waar, wanneer en hoeveel ze werken, presteert 55% van de medewerkers uitstekend".

 

  1. Verhoogde productiviteit van medewerkers: een aantal factoren dragen bij aan een hogere productiviteit: meer autonomie bij het kiezen van werktijden en locatie, minder onderbrekingen thuis dan op kantoor, tijdwinst door minder woon-werkverkeer en de mogelijkheid om naar kantoor te komen op momenten dat er het best met anderen kan worden samengewerkt.
  2. Lagere overheadkosten: bedrijven gaan na welke vastgoedstrategieën en mogelijkheden er zijn om de kantoorruimte te verkleinen of kantoren te verplaatsen naar kleinere steden, wat een besparing op overheadkosten oplevert. Hybride medewerkers zijn meestal meer betrokken, met minder verloop van personeel en lagere kosten tot gevolg. 
  3. Fijnere employee experience en een betere balans tussen werk en privéleven: meer flexibiliteit en autonomie zorgt voor meer tevredenheid en plezier in het werk, wat de prestaties op het werk en het algemeen welzijn van medewerkers ten goede komt. Een geïntegreerde focus op het combineren van werk en privéleven kan bijdragen aan de realisatie van een succesvolle hybride werkplek.
  4. Meer veiligheid en social distancing: met het oog op COVID-19-varianten die naar verwachting een voortdurende bedreiging blijven vormen, kan met het hybride werkplekmodel kantoorruimte worden ontworpen waarbij de nadruk op veiligheid en ontspanning ligt. Door te variëren en af te stemmen wie wanneer op kantoor is, kan meer aandacht worden geschonken aan social distancing en een betere hygiëne, en wordt ook het eventueel uitvoeren van contactonderzoek gemakkelijker.

 

Gezondheidsrisico's als gevolg van een pandemie kunnen worden verkleind door gebruik te maken van technologie. Zo kan bijvoorbeeld "met IoT-sensoren (Internet of Things) worden geteld hoeveel mensen aanwezig zijn in een gebouw en de bezetting worden beperkt. Met dergelijke sensoren kan ook worden nagegaan welke bureaus op basis van de gebruiksfrequentie moeten worden ontsmet. Deze data kunnen met artificial intelligence (AI) worden geanalyseerd, om ruimten te creëren waarin de veiligheid van medewerkers maximaal is. Ook het analyseren van plattegronden van gebouwen om automatisch social distancing te implementeren en het aantal contactpunten te verminderen, behoort tot de mogelijkheden", aldus Forbes.

Uitdagingen bij het beheren van hybride teams

Bij het implementeren en succesvol maken van een hybride werkplekmodel komt elke organisatie andere uitdagingen tegen. Hieronder worden de meest voorkomende uitdagingen vermeld waar hybride teamleiders vandaag de dag mee te maken krijgen:

  • Het juiste hybride model ontwikkelen: omdat er nog zo weinig hybride werkplekmodellen zijn ingericht die als basis kunnen dienen, moet elk bedrijf een eigen model ontwerpen en ontwikkelen dat aansluit bij hun behoeften. Dit proces moet waarschijnlijk ook iteratief zijn, zodat er verschillende combinaties en technologieën kunnen worden getest om de beste oplossing te vinden voor de unieke situatie en cultuur van elk bedrijf.
  • Meer veiligheidsrisico's: het overschakelen naar hybride modellen gaat gepaard met extra risico's wat betreft beveiliging. Aangezien medewerkers van huis uit werken via hun eigen netwerk en mogelijk hun eigen apparatuur, moeten de HR- en IT-afdelingen zich richten op de training en beveiliging van eindgebruikers.
  • Effectief people management: bij een hybride personeelsbestand moeten managers ervoor zorgen dat de medewerkers op locatie en de medewerkers die telewerken dezelfde kansen krijgen, even zichtbaar zijn en worden beoordeeld op basis van werkproducten in plaats van werkprocessen. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat telewerkende teamleden zich niet geïsoleerd of ongezien voelen, en dat ze aan dezelfde verwachtingen moeten voldoen en dezelfde verantwoordelijkheden hebben als hun collega's op kantoor.
  • Isolatie en afsluiting van medewerkers: met een personeelsbasis die overal en altijd werkt, is het extra belangrijk dat HR-teams contact houden met medewerkers, zodat zij zich betrokken blijven voelen. De ontwikkeling van 'virtuele waterkoelers' en andere mogelijkheden voor medewerkers om in niet-fysieke omgevingen met elkaar te communiceren, zijn essentieel voor het ontwerpen van een gezonde hybride werkplek. Daarnaast is het belangrijk om technologie te gebruiken om de vinger aan de pols te houden bij het personeel, zodat de juiste koers wordt aangehouden. 
  • Naadloze connectiviteit: om te voorkomen dat er ongelijkheden optreden, silo's ontstaan en kennis verloren gaat, moeten bedrijven zorgen voor probleemloze verbindingen, zodat hybride teams snel en efficiënt kunnen communiceren. In elk hybride werkplekmodel moet het behoud van een bloeiende bedrijfscultuur een ultieme doelstelling zijn. 

Telewerkers betrokken houden

Leer hoe je telewerkende medewerkers verbonden en betrokken kunt houden en de bedrijfscultuur kunt versterken.

Best practices voor hybride werkplekken

De verschuiving naar telewerken in 2020 was abrupt en werd ingezet omdat het noodzakelijk was, maar heeft bedrijven ook de kans gegeven om doelgerichter te worden in de manier waarop er wordt gewerkt. Volgens Forbes "moet een hybride werkplek de mogelijkheid bieden om zo productief mogelijk te zijn en de werkdag te controleren zonder dat dit te veel persoonlijke tijd en opoffering kost". 

Best practices voor het ontwikkelen van een effectief hybride werkplekmodel zijn onder andere:

  1. Al vroeg een draagvlak onder medewerkers creëren:
    • Zorg voor heldere, tijdige en frequente communicatie.
    • Communiceer duidelijk wat de waarde van het gekozen model is.
    • Bied managers de mogelijkheid om vragen van hun teams te beantwoorden.
  2. Investeren in de juiste tools, technologie en apparatuur:
    • Zorg voor mobiele, device-agnostische tools voor productiviteit en communicatie.
    • Voorzie medewerkers van apparatuur en meubels voor een veilige en gezonde telewerkplek, zoals grote monitoren, ergonomische bureaustoelen en stabureaus.
  3. Focus op employee experience en het behouden van een positieve en betrokken cultuur:
    • Gebruik de juiste tools om feedback van medewerkers te krijgen en laat zien wat je met die feedback doet.
  4. Consistent teamvergaderingen en loopbaangesprekken houden:
    • Maak gebruik van technologie voor videoconferencing.
  5. Doorlopende opleidingsmogelijkheden bieden voor zowel medewerkers als managers:
    • Maak duidelijk welke mogelijkheden er binnen de organisatie zijn voor opleiding en ontwikkeling.
    • Zorg voor een goed opleidingsaanbod via verschillende modaliteiten om aan diverse behoeften te voldoen.
  6. Doelstellingen opvolgen en prestaties meten:
    • Verbeter de prestaties van je medewerkers met prestatiedoelmanagement, een continue dialoog en voortdurende ontwikkeling.

Overgang naar een hybride werkmodel

Op de werkplek van de toekomst kunnen medewerkers naadloos integreren in hybride teams, ongeacht hun fysieke locatie. Om dit mogelijk te maken, moet allereerst worden begonnen met het ontwikkelen van sterke communicatie- en planningsstrategieën, het afbreken van silo's en het inrichten van een verbonden werkplek.

 

Volgens een paper van SAP SuccessFactors, Eight Meta-Trends Impacting Human Resources in 2021 (Acht metatrends die HR in 2021 beïnvloeden), "is er meer integratie tussen HR-technologie en software voor productiviteit van het personeel nodig om succes te kunnen boeken".

 

HR-leiders hebben een complexe combinatie van slimme tools nodig om de werving, onboarding en betrokkenheid van personeel te ondersteunen, en de systemen en tools die nodig zijn om de productiviteit, efficiëntie en veerkracht van telewerkende teams te bevorderen. Met een hybride werkplek die is voorzien van cloudgebaseerde services, een sterke beveiligingsinfrastructuur en verbeterde samenwerkingstools, worden zowel de verwachtingen van medewerkers als de uiteindelijke doelstelling, een beter bedrijfsresultaat, waargemaakt.

Ontdek onze moderne HR-oplossingen

Ondersteun een hedendaags hybride personeelsbestand met SAP SuccessFactors HXM Suite.

Meer lezen

Terug naar boven