Naar inhoud gaan
Manager en werknemer die een functioneringsgesprek voeren

Tien manieren om het prestatiemanagementproces te verbeteren

De prestatiebeoordeling zoals de meesten deze kennen, is er een uit de oude doos waar mensen, managers of de organisatie weinig aan hebben. We kunnen ons allemaal wel een fantastische beoordeling herinneren die zich niet vertaalde in een loonsverhoging, of een slap functioneringsgesprek dat wel leidde tot een promotie.

 

Daarnaast kost het prestatiemanagementproces vaak veel tijd waarbij managers diep in hun inbox moeten duiken om informatie te vinden voor de evaluatie. Als je ooit bij een start-up hebt gewerkt, heb je misschien wel te maken gehad met een jonge, ijverige CEO die een 360-graden feedback wilde organiseren voor elke werknemer, waardoor iedereen dagen bezig was met het invullen van evaluaties. En dat terwijl sommige start-ups helemaal geen werknemersevaluatie of prestatiebeoordeling uitvoeren!

 

 

Hoe dan ook, door de COVID-19-pandemie hebben mensen en managers maandenlang niet rechtstreeks met elkaar kunnen spreken. Het maakt daarom niet uit welk systeem er wordt gebruikt, in het huidige bedrijfsleven lijkt geen enkel systeem voor prestatiebeoordelingen effectief. Daarom is het tijd om de traditionele manier van denken achter ons te laten.

Wat is het prestatiemanagementproces?

Het prestatiemanagementproces bestaat uit een reeks fasen waarin managers en medewerkers doelstellingen beheren, prestaties monitoren en resultaten beoordelen. Traditionele prestatiemanagementsystemen houden meestal een frequentie van driemaandelijkse, jaarlijkse of tweejaarlijkse beoordelingen aan. Met een doorlopend prestatiemanagementmodel wordt prestatietechnologie gebruikt om in realtime doelen te stellen en de voortgang te monitoren, op een open en efficiënte manier. Ook draagt de technologie bij aan doorlopende coaching, feedback en afstemming wanneer prioriteiten gaandeweg veranderen.

 

Het proces is doorlopend. Zodra een cyclus is voltooid, worden bestaande doelstellingen aangepast en nieuwe geformuleerd, waarna de cyclus opnieuw begint. 

Schema van de stadia in een doorlopend prestatiemanagementproces.

Schema van de stadia in een doorlopend prestatiemanagementproces.

Het prestatiemanagementproces opnieuw inrichten: begin met doelen

Een prestatie-evaluatie kan van grote waarde zijn. Een solide en geïntegreerd systeem kan immers de betrokkenheid van de medewerkers vergroten en daarmee de bedrijfsprocessen en -resultaten verbeteren. Het is alleen een kwestie van opnieuw het prestatiemanagement vormgeven. Niet als een stoffig instrument dat elk halfjaar even uit de kast wordt gehaald, maar als een ingebed systeem dat voortdurend goed bruikbaar is. Dat is de weg tot de sterkere organisatie. Het gaat hierbij niet alleen om een nieuwe manier van prestatiebeoordeling. Het hele concept van prestatiedoelen moet op de schop.

 

Doelen zouden van bovenaf moeten werken, duidelijk zichtbaar voor iedereen in de organisatie. Met andere woorden: een manager streeft naar een bepaald doel en elke direct ondergeschikte werknemer werkt aan doelen die daaraan bijdragen. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een doorlopend prestatiemanagementsysteem, kan het behalen van een doel meteen worden aangegeven in het systeem. Op deze manier weten alle collega's: dit stukje is afgerond. Getrapte doelen kunnen worden aangepast bij een wijziging van de strategie of bij een belemmering in het behalen van een doel. Het allergrootste voordeel van dit systeem: wanneer het tijd is voor de beoordelingen, is het helemaal duidelijk wie welke doelen wanneer heeft behaald. Dit wil dus zeggen dat het verbeteren van het prestatiemanagement niet zozeer draait om het vernieuwen van het beoordelingsproces, maar meer om het vaststellen en behalen van doelen.

placeholder

Zorg ervoor dat de doelen van de werknemers en het team overeenkomen met de algemene bedrijfsdoelen, om te zorgen voor maximaal succes.

Standaardstappen in het prestatiemanagementproces

  1. Doelen stellen: meer dan alleen mijlpalen bereiken. Het stellen van doelen helpt medewerkers om op individueel en teamniveau te werken aan targets met het oog op de ontwikkelingen in het bedrijf. 
  2. Feedback en coaching: het behalen van doelen is belangrijk, maar hoe we die doelen bereiken, is nog belangrijker. Daarom zouden leidinggevenden een manier van werken moeten implementeren waarbij mensen feedback krijgen op hun prestaties en erachter komen hoe zij zich kunnen verbeteren.
  3. Prestatiebeoordeling: managers en hun teams moeten in staat zijn om de prestaties van werknemers eerlijk te beoordelen en daarnaast aan te geven hoe zij hebben bijgedragen aan de zakelijke prioriteiten. Aan de hand hiervan kunnen dan nieuwe doelen worden gesteld.

Tien tips om het prestatiemanagementproces te verbeteren

Natuurlijk ga je niet ineens heel anders denken over prestatiebeoordelingen. Hieronder vind je tien simpele tips waarmee je het prestatiemanagementproces kunt verbeteren.  

  1. Loop niet te hard van stapel. Begin bij één afdeling. Probeer een nieuw systeem dat is gebaseerd op getrapte doelstellingen eens uit op één afdeling of in één bedrijfstak. Denk bijvoorbeeld aan de afdeling IT of Finance. Probeer niet ineens iedereen over te laten stappen op een nieuw systeem. Noteer wat je hebt geleerd van de invoer van het systeem op die eerste afdeling, en maak aanpassingen voordat je het op andere afdelingen invoert. Tegen de tijd dat iedereen het nieuwe systeem gebruikt, zouden er geen problemen meer moeten zijn.
  2. Maak gebruik van technologie, zeker bij opeenvolgende doelen. Het zou eenvoudig moeten zijn om bij te houden wie voor wat verantwoordelijk is. Dat betekent niet dat je dit in een Google-spreadsheet moet bijhouden. Maak in plaats daarvan gebruik van een eenvoudige en gebruiksvriendelijke performancetool die een uitgebreid overzicht en eenvoudige toegang biedt aan iedereen. Op deze manier kost het maar een paar seconden om een doel te voltooien of aan te passen. Bij voorkeur ben je begonnen op een afdeling waar de doelen op jaarbasis één keer of vaker worden gewijzigd. Op deze manier kan de technologie goed worden getest in een echte, veranderlijke situatie. 
  3. Pas wat je hebt geleerd van het doorlopende prestatiemanagement toe op de eindejaarsbeoordelingen. Als je een doorlopend prestatiemanagementsysteem gebruikt, zorg dan dat je hier optimaal gebruik van maakt op het belangrijkste moment: bij de eindejaarsbeoordelingen. Gebruik het systeem om informatie te verzamelen voor de prestatie-evaluatie en vergelijk de ervaringen van dit jaar met die van het voorgaande jaar. Wat ging er beter en welke tekortkomingen zijn er nog? 
  4. Maak het niet te moeilijk. Maak in het begin gebruik van standaardsjablonen voor de doelstellingen, en pas deze aan voor elke afdeling. Veel bedrijven zijn immers op zoek naar dezelfde soort feedback. Ze willen dat de werknemers goed kunnen samenwerken, goed kunnen communiceren en op een efficiënte manier projecten kunnen managen. In de moderne prestatiemanagementtools vind je vaak sjablonen voor de doelen die al voor tachtig procent zijn ingevuld. Zo is het proces eenvoudig aan te passen en kan dit dagelijks worden gebruikt.  
  5. Luister naar mensen. Vraag alle werknemers wat ze vinden van het nieuwe systeem, van beginnend personeel tot de directie. Kunnen ze hun werk beter uitvoeren door een doorlopend prestatiemanagement? Kijk daarbij ook naar het bedrijf. Functioneert het bedrijf beter nu mensen zich meer bewust zijn van de doelstellingen? Blijft het personeel langer? Implementeer hierbij HR-meetwaarden die aantonen hoe het nieuwe systeem presteert.
  6. Gebruik technologie om inzicht te krijgen en problemen snel vast te stellen. Het is niet nuttig om het over afleidende of niet-relevante onderwerpen te hebben in het prestatiemanagementproces. Dit zou ook nog eens kunnen zorgen voor aansprakelijkheid. Door een functie voor legal scan te implementeren in het systeem, kan de manager bepaalde termen invoeren die kunnen worden gemarkeerd. Onvolledige beoordelingen of beoordelingen die tot juridische geschillen kunnen leiden, worden opgemerkt.
  7. Denk vooruit met perspectief op het grotere geheel. Houd je niet alleen bezig met de vraag welke afdelingen en functies je wilt toevoegen aan het prestatiemanagementproces. Denk er ook over na hoe het prestatiemanagementsysteem een aanvulling gaat zijn op andere cloudgebaseerde applicaties. Op deze manier kun je een betere algemene ervaring creëren en bijvoorbeeld trainingssoftware in het systeem opnemen. Dit geeft je de mogelijkheid om het verbeterde prestatiemanagementproces te verbinden met de algemene HR-strategie, waardoor een beter overzicht van de organisatie ontstaat en mensen een betere werkervaring ondervinden.   
  8. Train managers en werknemers om betrokkenheid te creëren. Managers zijn vanaf het begin betrokken bij het nieuwe proces. Als zij hier geen vertrouwen in hebben en de waarde er niet van inzien, zullen de werknemers dat ook niet doen tegen de tijd dat het systeem binnen het bedrijf wordt ingevoerd. Zowel managers als werknemers moeten het nieuwe systeem eenvoudig kunnen opnemen in de dagelijkse gang van zaken en geloven in de toegevoegde waarde ervan. Om die reden is de ondersteuning vanuit de directie van essentieel belang. 
  9. Bepaal aan de hand van het nieuwe proces beloningen en erkenning. Het moet duidelijk zijn op welke manier de beloningen en erkenning worden bepaald aan de hand van het prestatiemanagementsysteem. Na een bepaalde periode moet de HR-afdeling controleren of dit op een consistente manier gebeurt en of mensen vaak genoeg de juiste beloningen ontvangen. Werknemers moeten zeker weten dat het proces eerlijk verloopt, voordat ze het accepteren.
  10. Ga altijd op zoek naar verbeteringen. Een prestatiebeoordeling zal nooit perfect zijn. Bekijk de gegevens dus goed en overleg met mensen wat ze prettig vonden en wat niet. Je kunt aan de hand van deze feedback aanpassingen doen. Hoe meer energie wordt gestoken in het verbeteren van het proces, hoe gemotiveerder medewerkers zullen zijn om betrokken te zijn bij het systeem en hun werk. 

Bij een veranderende denkwijze en het omarmen van een nieuw, effectief en flexibel proces hoort een systeem dat dit kan ondersteunen. Om vooruitgang te boeken, is werken met een verouderd en inefficiënt systeem geen optie. Niets doen werkt ook niet. Bedrijven die met een beter prestatiemanagementsysteem betere resultaten kunnen behalen, zullen zichzelf al snel genoeg onderscheiden van bedrijven die enkel achteroverleunen.

placeholder

Ontdek onze prestatiemanagementsoftware

Verbeter de prestaties van de werknemers met doorlopende coaching en feedback.

Veelgestelde vragen over prestatiemanagement

Prestatiemanagement houdt in dat een manager en het managementteam samen een aantal doelen bepalen en afspreken hoe de werknemer wordt beoordeeld op basis van deze doelen. Het is daarom van groot belang dat de doelen SMART zijn (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) en dat de manager en werknemers met regelmaat bij elkaar komen (elk kwartaal, elke zes maanden of jaarlijks) om vast te stellen of de afgesproken doelen behaald worden. Wanneer doelen niet zijn behaald, is het belangrijk dat manager en werknemer tot een gezamenlijke overeenstemming komen over wat er moet veranderen om de prestaties te verbeteren.

 

Naast deze regelmatige overleggen en de afspraken over de doelstellingen en aanpassingen, is het van belang dat werknemers en managers ook bespreken welke specifieke aanpak moet worden toegepast om de doelen te behalen. Het helpt hierbij wanneer doelen zijn vervat in een groter bedrijfsplan, zodat mensen begrijpen waar ze naartoe werken en waarom.

 

Het belangrijkste element van het prestatiemanagementproces is de beoordeling, waarbij de werknemer wordt beoordeeld aan de hand van de gestelde doelen. Korte, regelmatige evaluatiemomenten die verspreid over het hele jaar plaatsvinden, werken het best, gevolgd door een uitvoerige prestatie-evaluatie na twaalf maanden. Naast de meetbare beoordeling moet er ook ruimte zijn voor de beoordeling van andere elementen, zoals flexibiliteit, creativiteit en collegialiteit.

 

Het stellen van nieuwe doelen voor de toekomst nadat de eindejaarsbeoordeling is afgerond, vormt ook een belangrijk element in het prestatiemanagementproces . Net als de doelen van het voorgaande jaar moeten ook de nieuwe doelstellingen SMART zijn. 

Technologie is op drie belangrijke manieren essentieel voor het prestatiemanagementproces: transparantie, efficiëntie en rechtvaardigheid, en is op lange termijn ook schaalbaar en flexibel. Wanneer de bredere doelen van een organisatie na verloop van tijd veranderen, kan een prestatiemanagementproces dat op technologie is gebaseerd, zich hierop aanpassen. Technologie is daarnaast vormbaar. Dit houdt in dat het raamwerk voor het prestatiemanagement van de afdelingen IT en marketing wellicht hetzelfde zijn, maar de meetwaarden en de aard van de doelstellingen kunnen verschillen. Met een prestatiemanagementproces gebaseerd op technologie kunnen organisaties voldoen aan de behoeften van personen en functionaliteiten. Tegelijkertijd blijven ze alert op de kernelementen transparantie, efficiëntie en rechtvaardigheid.

  • Transparantie: als het prestatiemanagementproces wordt ondersteund door technologie, is het voor alle belanghebbenden (van het individu tot de CEO) duidelijk: wie is verantwoordelijk voor het behalen van welke doelen en op welke termijn?  Dit verschaft niet alleen een eenduidige interpretatie, maar beschermt het bedrijf ook tegen aansprakelijkheid, aangezien voor iedereen de toetsnorm is vastgelegd. 
  • Efficiëntie: een proces dat wordt aangedreven door technologie zal leiden tot een prestatiemanagement dat soepeler en sneller functioneert. Op deze manier worden administratieve fouten voorkomen en vinden beoordelingen op tijd en zorgvuldig plaats. Daarnaast hoeven managers niet meer in hun e-mails te graven om informatie te zoeken die nodig is voor de evaluatie. Alle input voor het prestatiemanagement wordt immers op één plek opgeslagen, zodat deze gemakkelijk te vinden is en snel kan worden bekeken. Bedrijven kunnen ook gebruikmaken van technologieën zoals automatisering en machine learning om de naleving van regels te ondersteunen en de telkens terugkerende aspecten in het prestatiemanagementproces te beperken. 
  • Rechtvaardigheid: wanneer het prestatiemanagementproces wordt gedreven door technologie, is de kans groter dat dit proces rechtvaardig verloopt. Met andere woorden: verschillende mensen die op verschillende plaatsen dezelfde werkzaamheden uitvoeren, zullen op dezelfde manier worden beoordeeld, aan de hand van dezelfde meetgegevens. Hoe rechtvaardiger het prestatiemanagementproces is, des te meer de organisatie functioneert als een meritocratie, een plek waar werknemers worden beoordeeld op basis van hun inzet. Dit is een werkomgeving waarin mensen graag en lang willen blijven werken.

Een prestatiemanagementsysteem volgt de prestaties van medewerkers op een consistente en meetbare manier. Het systeem is gebaseerd op een combinatie van technologieën en methodologieën die ervoor zorgen dat mensen in de hele organisatie in lijn zijn met en bijdragen aan de strategische doelstellingen van het bedrijf.

Met een kader voor doorlopend prestatiemanagement wordt prestatietechnologie gebruikt om doelen te stellen en de voortgang te monitoren, in realtime, op een open en efficiënte manier. Ook draagt de technologie bij aan doorlopende coaching, feedback en afstemming wanneer de prioriteiten op den duur veranderen. Kom meer te weten over deze prestatiemanagementstrategie.

SAP Insights nieuwsbrief

placeholder
Meld je vandaag nog aan

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en krijg belangrijke inzichten.

Meer lezen

Terug naar boven