Naar inhoud gaan
Vrouw die financiële afsluiting bekijkt

De financiële afsluiting: de vijf grootste uitdagingen voor middelgrote bedrijven

Bij financiële afsluiting denk je wellicht aan tergend, foutgevoelig werk, dat onder druk en zo snel mogelijk moet worden afgerond om de boeken maar afgesloten te hebben. De resultaten van dit werk, financiële overzichten en rapporten, moeten bovendien nauwkeurig en betrouwbaar zijn. Er worden tenslotte cruciale zakelijke beslissingen op gebaseerd.

 

De concurrentie onder middelgrote bedrijven is vandaag de dag moordend. Wil een bedrijf in deze omgeving overeind blijven, dan moet het bliksemsnel kunnen reageren en bedrijfsmodellen in een handomdraai kunnen aanpassen. Wanneer processen binnen de financiële afsluiting efficiënt en betrouwbaar verlopen, geeft dat een solide fundament voor zakelijke planning en besluitvorming. Daarnaast helpt het investeerders en stakeholders je bedrijf op waarde te schatten.

Wat is financiële afsluiting?

Met 'financiële afsluiting' verwijzen we naar een herhaald proces van controle en afstemming, waarbij de financiële overzichten en rapporten worden opgesteld die nodig zijn om een gedegen beeld van de financiële situatie van een bedrijf te vormen. Anders gezegd: financiële afsluiting is het totaal van alle boekhoudkundige activiteiten die financiële teams ondernemen om voor een bepaalde periode, zoals een maand, kwartaal of jaar, de "boeken te sluiten". Het einddoel van deze boekhoudkundige afsluiting is het opstellen van een gedetailleerde, uitgebreide rapportage, met daarin:

  • de balans
  • de verlies- en winstrekening
  • het cashflowoverzicht

Wat is het verschil tussen 'financiële afsluiting' en 'de boeken afsluiten'?

Zelfs mensen die het verschil tussen deze twee termen kennen, gebruiken ze door elkaar heen. Operationeel gezien bestaat er echter een verschil tussen financiële afsluiting en het afsluiten van de boeken. Dit verschil wordt alleen maar belangrijker voor middelgrote bedrijven die hun boekhoudkundige processen in één cloudsysteem willen integreren, bijvoorbeeld met software voor enterprise resource planning (ERP).

 

We definiëren deze belangrijke begrippen als volgt:

  • Financiële afsluiting is een overkoepelend begrip dat verwijst naar alle werkzaamheden die een rol spelen bij het afsluiten van de boeken, waaronder het daadwerkelijke afsluiten van de boeken. Het resultaat van al deze werkzaamheden zijn de financiële overzichten en rapporten die stakeholders en directieleden een waarheidsgetrouw beeld van de financiële situatie van een bedrijf geven. Dit alles wordt regelmatig uitgevoerd, bijvoorbeeld elke maand, elk kwartaal, elk jaar of elk tweede jaar.
  • De boeken afsluiten verwijst naar het proces binnen de boekhoudkundige afsluiting waarbij het grootboek, ook wel 'de boeken' genoemd, voor een bepaalde periode wordt afgestemd en afgesloten. Na deze stap worden de financiële rapporten opgesteld. Hieraan is de fiscale situatie van het bedrijf voor die specifieke periode af te lezen.

Belangrijke stappen in het financiële afsluitingsproces

Het financiële afsluitingsproces bestaat in wezen uit vijf stappen: registreren, analyseren, afsluiten, consolideren en rapporteren. Wanneer de deadline voor de afsluiting is bepaald, moet de balans van alle financiële overzichten worden opgemaakt zodat de boeken kunnen worden afgesloten. Daarna begint het proces weer opnieuw voor de volgende periode.

 

Registreren, analyseren, consolideren

  • Bij het verrichten van financiële transacties registreert u de verplichtingen, vorderingen, effecten, inkomsten en onkosten van het hele bedrijf voor die boekingsperiode.
  • Bij de financiële boekhouding komen aanvullende taken kijken, zoals de analyse en afstemming van rekeningen, opbrengsterkenning, berekening van afwaardering en periodetoerekening.

 

Afsluiten

  • Bij afzonderlijke afsluiting is het registreren en afstemmen van transacties afgerond en kunnen de boeken worden afgestemd en afgesloten.
  • Bij concernafsluiting zijn de boeken al afgesloten, maar zijn er nog extra stappen nodig voor de financiële consolidatie tussen afdelingen en rechtspersonen. Zoals de toewijzing aan een gemeenschappelijk rekeningschema, in sommige gevallen een omrekening naar een gemeenschappelijk valuta, concernverrekeningen en een berekening van de investeringen. Naarmate middelgrote bedrijven groeien, zullen ze deze activiteiten steeds meer moeten automatiseren en integreren om het tempo van de controle en validatie hoog te houden.

 

Rapporteren

  • De financiële rapportage is de laatste stap van het financiële afsluitingsproces. Financiële teams staan onder druk door een steeds complexere, veeleisendere rapportage: ze moeten alsmaar snellere, flexibelere rapporten leveren. Met de interfaces van mobiele apparaten en krachtige financiële beheersystemen kan altijd en overal in realtime gepersonaliseerde rapportage worden uitgevoerd.

ERP-software voor financiële afsluiting geeft je een snel overzicht van het werk dat nog moet worden afgerond voordat de boeken kunnen worden afgesloten.

De vijf grootste uitdagingen bij financiële afsluiting

Veel middelgrote bedrijven worden geconfronteerd met steeds complexere internationale boekhoudkundige uitdagingen, maar zijn hiervoor afhankelijk van relatief kleine teams. Zij moeten hun boekhoudingsprocessen wel stroomlijnen en automatiseren om deze uitdagingen het hoofd te bieden.

 

Dit zijn de grootste uitdagingen voor financiële teams:

  1. Gebrek aan structuur en standard operating procedures (SOP's) voor de boekhouding: het financiële afsluitingsproces is basiskennis voor de leidinggevenden van financiële teams. Bij middelgrote bedrijven betekent dit vaak dat een aantal oudgedienden, die het financiële afsluitingsproces van binnen en van buiten kennen, het niet nodig vinden om gedetailleerde SOP's formeel vast te leggen. Naarmate bedrijven complexer worden, hebben zij deze SOP's wel degelijk nodig. Het kan echter moeilijk zijn om animo te kweken voor het formaliseren van erg rigoureuze processen, dus zullen nieuwe financiële systemen of oplossingen zich snel moeten bewijzen.
  2. Tijdsdruk bij maandafsluiting: belangrijke strategische beslissingen, of deze nu worden genomen door het c-level of door stakeholders, zijn afhankelijk van het beeld dat door de financiële afsluitingen wordt geschetst. Snelheid wordt hierdoor een belangrijke stimulans. Dat is gunstig wanneer het leidt tot meer efficiëntie en beter tijdsbeheer, maar vaak leidt het ook tot twijfelachtig haastwerk en silovorming. De snelste werkers nemen steeds de boekhoudkundige afsluiting voor hun rekening, terwijl het beter zou zijn deze taken te verdelen en automatiseren. Zo raakt het gehele team vertrouwd met de standaardprocessen voor de financiële afsluiting van het hele bedrijf.
  3. Onnauwkeurige en vertraagde financiële gegevens: er hoeft maar één divisie van het bedrijf onnauwkeurige of onvolledige gegevens aan te leveren om de gehele financiële afsluiting in de war te schoppen. Elke afdeling genereert facturen, onkosten en inkooporders. Maar bij veel bedrijven, vooral middelgrote ondernemingen die snel zijn gegroeid, verloopt de financiële rapportage niet via consequente procedures. Aan het eind van de maand worden er nog halsoverkop rapporten opgevraagd, wat leidt tot frustratie en vergissingen. Veel bedrijven hebben te kampen met een gebrek aan hulpmiddelen en oplossingen voor een consistente, doorlopende boekhouding en afdelingsrapportage tijdens de gehele maand.
  4. Silo's en slechte integratie van financiële gegevens: financiële teams worstelen niet alleen met onnauwkeurige en vertraagde informatie van de afdelingen. Zij moeten ook zien om te gaan met de van elkaar geïsoleerde, onsamenhangende rapportagesystemen van de verschillende afdelingen. Vaak met verschillende metadata of datastructuren voor de namen en nummers van rekeningen, de namen en nummers van producten, klanten, divisies en dergelijke. Dit betekent niet alleen dat accountants afwijkende sets gegevens op elkaar af moeten stemmen, maar ook dat ze afhankelijk zijn van foutgevoelige handmatige processen voor het opnemen van deze gegevens in één consistente structuur.
  5. Gebrek aan geautomatiseerde boekhouding: naarmate middelgrote bedrijven groeien, wordt hun boekhouding ook complexer. Bovendien krijgen ze te maken met steeds pittigere uitdagingen op het gebied van bedrijfsveiligheid en governancenormen. Wanneer bedrijven per se willen vasthouden aan bestaande processen, worden voor deze uitdagingen vaak handmatige taken aan die processen vastgehangen. Dit is niet alleen foutgevoelig, maar beperkt ook de schaalbaarheid en data-integratie. Zonder ERP-bedrijfsbeheersystemen op basis van AI bereiken middelgrote bedrijven een kritiek punt in hun boekhouding, waar de handmatige processen geen enkele verdere groei meer toestaan.

Best practices voor een soepele financiële rapportage en boekhoudkundige afsluiting

De rapporten en inzichten die het financiële afsluitingsproces oplevert, behoren tot de meest cruciale factoren voor de groei en het functioneren van je bedrijf. Door hun complexiteit en detailniveau behoort de afsluiting echter ook tot de meest gevreesde bedrijfsactiviteiten. Door procedures te standaardiseren, goede communicatiestrategieën te ontwikkelen en krachtige boekhoudsoftware te gebruiken, kunnen bedrijven dit proces een stuk makkelijker en efficiënter maken.

  • Inefficiëntie en foutgevoelige boekhoudprocessen opsporen. Bij het digitaliseren en moderniseren van hun boekhoudingsprocessen stellen veel middelgrote bedrijven een team samen uit vertegenwoordigers van alle afdelingen. Het financiële team levert deze vertegenwoordigers een aantal risico's en aandachtspunten aan. Deze worden dan samengepakt en beoordeeld om mogelijke verbeterpunten in kaart te brengen.

    Bij dit proces komen vaak bottlenecks en vertragingen aan het licht, maar ook de vele activiteiten die nog handmatig in afzonderlijke spreadsheets worden uitgevoerd komen onder de loep te liggen. Dit proces vormt de basis voor het opstellen van SOP's en het uitrollen van beter verbonden, geautomatiseerde boekhoudtools.
  • Degelijke wijzigingsbeheerprocessen ontwikkelen voor het opstellen en uitrollen van SOP's. Het boekhoudingsteam mag dan wel eindverantwoordelijk zijn voor de correcte financiële afsluiting, maar zij zijn hiervoor afhankelijk van gegevens elke andere afdeling: van de acquisitiekosten van het c-level tot de lunchonkosten van salesteams. Willen afdelingen hun informatie snel en nauwkeurig aanleveren, dan moet het bedrijf ervoor zorgen dat het hele bedrijf volgens hetzelfde recept werkt.

    Binnen de beste middelgrote bedrijven begint dit vaak met een goede wijzigingsbeheerstrategie. Hiermee wordt het belang van gestandaardiseerde taken en vastgelegde protocollen benadrukt. Zo weet iedere medewerker voor welke financiële taken hij verantwoordelijk is, wat hij moet aanleveren en wanneer dit moet gebeuren. Worden er SOP's opgesteld en uitgerold, dan is dat het ideale moment om slimme tools voor financieel beheer in gebruik te nemen, bijvoorbeeld een ERP-oplossing.
  • Een doorlopend boekhoudproces implementeren en ondersteunen. 'Doorlopende boekhouding' houdt in dat de afdelingen niet nog op de 29ste van elke maand halsoverkop een hoop werk moeten verzetten, maar dat er workflows worden opgesteld die boekhoudkundige afsluiting netjes uitspreiden over de hele rapportageperiode.

    Dit proces kan nog worden gestroomlijnd met automatische financiële tools die gebruikmaken van bijvoorbeeld mobiele apps en sjablonen. Als dit alles via de cloud loopt, kan afdelingsoverkoepelende data bovendien in realtime worden verzameld en geïntegreerd. Zo barst er aan het eind van de maand geen paniek meer los op de afdelingen en worden fouten vroegtijdig onderkend en opgelost. Een laatste voordeel: zijn de boeken up-to-date, dan kunnen bedrijven op elk gewenst moment binnen een rapportageperiode een 'zachte afsluiting' uitvoeren om later niet voor verrassingen te staan en buitenkansen op tijd op te merken.
  • De financiële afsluiting automatiseren en digitaliseren. Met een ERP-oplossing op basis van AI, die financiële oplossingen op cloudbasis aanbiedt, houden middelgrote bedrijven kostbare tijd over. Er gaan geen uren meer zitten in het uitvoeren van handmatige taken en het uitpluizen van rommelige data. In plaats daarvan kunnen financiële teams zich richten op strategische activiteiten met echte meerwaarde, zodat bedrijven zich beter kunnen ontwikkelen en zich wendbaarder kunnen opstellen op de wisselende markt van tegenwoordig.

    Cloudsystemen met realtime dashboards bieden leidinggevenden de mogelijkheid om op elk gewenst moment tijdens de maand en via elk gewenst apparaat rapporten aan te passen en detailinzichten op te vragen. Ze geven het boekhoudingsteam bovendien toegang tot gegevens uit het gehele bedrijf via tools die uiteenlopende datasets integreren en standaardiseren. Vanuit één commandopunt is zo data uit het hele bedrijf te aggregeren en analyseren.
  • Overleggen na elke financiële afsluiting. Dit is met name van belang voor middelgrote bedrijven die een snelle groei doormaken en hun bedrijfsmodellen ook snel moeten aanpassen, vooral als ze daarbij nieuwe digitale tools en SOP's in gebruik willen nemen. Alle struikelblokken en aha-momenten uit de processen van de laatste afsluiting liggen in de dagen direct na die afsluiting nog vers in het geheugen van het team.

    Veel bedrijven benutten de kortstondige adempauze na een financiële afsluiting voor een vast ingeplande debriefing, waarin teams even het kantoor uitstappen, bijvoorbeeld voor een lunch, om de laatste afsluiting te analyseren en mogelijke verbeteringen op te werpen.

50

%

snellere maandelijkse afsluiting van rekeningen

Automatisering en takenlijsten komen het financiële afsluitingsproces ten goede, zoals je kunt zien aan deze lijst goedkeuringen.

Aan de slag met software voor financiële afsluiting

Naar het schijnt kwam president Kennedy bij een bezoek aan NASA ooit een conciërge tegen die nog laat in de avond aan het werk was. Toen de president hem vroeg waar hij zo laat nog mee bezig was, antwoordde de man: "Ik help mee een man op de maan te zetten!". Het verhaaltje zelf mag dan iets oubolligs hebben, maar de moraal is nog heel relevant.

 

Middelgrote bedrijven die op de snelle, geglobaliseerde markten van vandaag flexibel maar toch standvastig willen blijven, moeten binnen al hun teams vertrouwen in de gemeenschappelijke doelstellingen kweken en alle neuzen dezelfde kant uit krijgen. Interne silo's, inefficiënte processen en foutgevoelige handmatige workflows vormen hindernissen bij dit streven. Gelukkig hoeft de financiële digitale transformatie niet van het ene op het andere moment plaats te vinden. Aan de slag gaan met de beste cloudtools voor financiële afsluiting is wellicht makkelijker dan je denkt. Neem contact op met je softwareleverancier voor meer informatie over mogelijkheden en oplossingen die zijn toegespitst op de unieke behoeften van jouw bedrijf. 

Maak jouw financiële afsluiting eenvoudiger

Ontdek hoe ERP in de cloud jouw boekhoudkundige afsluiting en financiële processen kan verbeteren.

Meer lezen

Terug naar boven