Naar inhoud gaan
Twee mensen die een touchscreen gebruiken

Best practices voor ERP-implementatie om risico's en kosten te verlagen

De implementatie van een nieuw ERP-systeem is de perfecte kans om uw bedrijf digitaal te transformeren. Zo kunt u niet alleen wat doen aan de beperkte functionaliteit of verouderde technologie van uw bestaande systeem, maar u kunt ook gebruikmaken van de mogelijkheden van moderne ERP-systemen om nieuwe zakelijke kansen aan te grijpen.

 

Niet alle implementaties gaan echter soepel. Hoe zorgt u ervoor dat uw bedrijf klaar is voor een succesvolle ERP-implementatie? Hoe voorkomt u onnodige kosten en risico's? Deze best practices voor ERP-implementatie kunnen u helpen de grootste valkuilen te vermijden en de voordelen van uw nieuwe ERP-systeem sneller te realiseren.  

De implementatie van een nieuw ERP-systeem is de perfecte kans om uw bedrijf digitaal te transformeren. Zo kunt u niet alleen wat doen aan de beperkte functionaliteit of verouderde technologie van uw bestaande systeem, maar u kunt ook gebruikmaken van de mogelijkheden van moderne ERP-systemen om nieuwe zakelijke kansen aan te grijpen.

 

Niet alle implementaties gaan echter soepel. Hoe zorgt u ervoor dat uw bedrijf klaar is voor een succesvolle ERP-implementatie? Hoe voorkomt u onnodige kosten en risico's? Deze best practices voor ERP-implementatie kunnen u helpen de grootste valkuilen te vermijden en de voordelen van uw nieuwe ERP-systeem sneller te realiseren.  

ERP-systemen evalueren

Kiest u nieuwe ERP-software? Krijg tips voor de evaluatie van uw nieuwe systeem.

Waar moet u beginnen met uw ERP-project?

Als mensen aan systeemimplementaties denken, bekijken ze meestal eerst welke functies ze willen. Maar nieuwe functies of technologieën zijn niet waar het om draait; wat een bedrijf nodig heeft om te groeien, zijn moderne bedrijfsprocessen. Alleen met effectieve processen die u in staat stellen flexibel en responsief te zijn, kunt u uw concurrentiepositie verstevigen en internationale klanten beter van dienst zijn.  

 

Vaak zijn bestaande processen niet flexibel en voldoen ze niet aan de behoeften van het bedrijf. Zelfs als er bewezen en rendabele processen bestaan, moeten ze vaak worden bijgewerkt om te voldoen aan veranderende behoeften of moeten ze worden uitgebreid met nieuwe functies, zoals mobiele toegang, waarschuwingen en business intelligence. Het is dus belangrijk om die processen altijd centraal te houden in uw implementatieplan.

Als mensen aan systeemimplementaties denken, bekijken ze meestal eerst welke functies ze willen. Maar nieuwe functies of technologieën zijn niet waar het om draait; wat een bedrijf nodig heeft om te groeien, zijn moderne bedrijfsprocessen. Alleen met effectieve processen die u in staat stellen flexibel en responsief te zijn, kunt u uw concurrentiepositie verstevigen en internationale klanten beter van dienst zijn.  

 

Vaak zijn bestaande processen niet flexibel en voldoen ze niet aan de behoeften van het bedrijf. Zelfs als er bewezen en rendabele processen bestaan, moeten ze vaak worden bijgewerkt om te voldoen aan veranderende behoeften of moeten ze worden uitgebreid met nieuwe functies, zoals mobiele toegang, waarschuwingen en business intelligence. Het is dus belangrijk om die processen altijd centraal te houden in uw implementatieplan.

Wat is de grootste succesfactor? Uw projectteam.

Vrijwel alle casestudy's van ERP-implementaties vertellen hetzelfde verhaal: de succesfactor is het implementatieteam. Goede software is alleen geweldig als deze door een sterk team wordt geïmplementeerd. Als mensen de tijd, ondersteuning of vaardigheden missen om hun taken effectief uit te voeren, zullen ze geen succes hebben en zal het project waarschijnlijk te lijden hebben onder vertragingen, extra kosten en/of software die niet aan de behoeften van het bedrijf voldoet.

Vrijwel alle casestudy's van ERP-implementaties vertellen hetzelfde verhaal: de succesfactor is het implementatieteam.

Bedrijven die tegenslagen of mislukkingen op het gebied van ERP hebben ervaren, hadden vaak personeel toegewezen dat alle tijd kreeg om aan een project te werken. Maar om succesvol te zijn, moet je juist de mensen werven waar je niet zonder kunt. Dit zijn de hardwerkende mensen die de bedrijfsprocessen kennen, goed samenwerken met andere leden van de organisatie en respect krijgen van de directie. Koppel deze mensen fulltime (40 beschikbare uren) of zo veel uren per week als mogelijk is aan het project.

 

Voeg alleen mensen toe aan het hoofdprojectteam die elke week minstens 25% van hun tijd (minimaal 10 uur) aan het project kunnen besteden. Teamleden die minder dan een kwart van hun tijd aan het project besteden, zullen alleen in staat zijn om mee te praten over de projectactiviteiten, maar hebben geen toegevoegde waarde voor het project.

 

Ondersteuning van directieleden voor uw team is ook van cruciaal belang. Bij elke belangrijke implementatie moeten er beslissingen worden genomen over prioriteiten en de juiste inzet van resources. Zonder de juiste steun en inzet komen zelfs gekwalificeerde teams in de problemen.

 

Een snelle implementatie van een modern ERP-systeem is een van de belangrijkste dingen die een bedrijf kan bereiken. Het loont de moeite om uw beste mensen in te zetten en vooraf de basis voor succes te leggen.

Vrijwel alle casestudy's van ERP-implementaties vertellen hetzelfde verhaal: de succesfactor is het implementatieteam. Goede software is alleen geweldig als deze door een sterk team wordt geïmplementeerd. Als mensen de tijd, ondersteuning of vaardigheden missen om hun taken effectief uit te voeren, zullen ze geen succes hebben en zal het project waarschijnlijk te lijden hebben onder vertragingen, extra kosten en/of software die niet aan de behoeften van het bedrijf voldoet.

Vrijwel alle casestudy's van ERP-implementaties vertellen hetzelfde verhaal: de succesfactor is het implementatieteam.

Bedrijven die tegenslagen of mislukkingen op het gebied van ERP hebben ervaren, hadden vaak personeel toegewezen dat alle tijd kreeg om aan een project te werken. Maar om succesvol te zijn, moet je juist de mensen werven waar je niet zonder kunt. Dit zijn de hardwerkende mensen die de bedrijfsprocessen kennen, goed samenwerken met andere leden van de organisatie en respect krijgen van de directie. Koppel deze mensen fulltime (40 beschikbare uren) of zo veel uren per week als mogelijk is aan het project.

 

Voeg alleen mensen toe aan het hoofdprojectteam die elke week minstens 25% van hun tijd (minimaal 10 uur) aan het project kunnen besteden. Teamleden die minder dan een kwart van hun tijd aan het project besteden, zullen alleen in staat zijn om mee te praten over de projectactiviteiten, maar hebben geen toegevoegde waarde voor het project.

 

Ondersteuning van directieleden voor uw team is ook van cruciaal belang. Bij elke belangrijke implementatie moeten er beslissingen worden genomen over prioriteiten en de juiste inzet van resources. Zonder de juiste steun en inzet komen zelfs gekwalificeerde teams in de problemen.

 

Een snelle implementatie van een modern ERP-systeem is een van de belangrijkste dingen die een bedrijf kan bereiken. Het loont de moeite om uw beste mensen in te zetten en vooraf de basis voor succes te leggen.

Uw ERP-implementatie plannen

Plan de implementatievolgorde realistisch in. Houd rekening met de beschikbaarheid van uw leidinggevenden, managers en interne experts die bijdragen aan het proces.

 

Geef prioriteit aan uw behoeften, zodat u zich kunt richten op de grote successen, terwijl u een basis voor software en technologie opbouwt die kan meegroeien met de behoeften van uw bedrijf.

 

Uw gedetailleerde plannen en KPI's worden afgestemd op uw specifieke eisen. De volgende activiteiten zijn echter altijd belangrijk voor een succesvolle implementatie:

The main steps involved in ERP implementation planning

Graphic describing the seven main steps in an ERP implementation planning process

1. Selecteer een software- en servicepartner om te helpen bij de implementatie.

 
Uw projectteam heeft waarschijnlijk niet veel ervaring met het implementeren van ERP-software, dus ze hebben hulp nodig. Doe onderzoek en selecteer een of meerdere gekwalificeerde consultants voor ERP-implementatie met diepgaande kennis van en ervaring met het ERP-systeem dat u gaat installeren. Zorg ervoor dat ze begrijpen hoe de nieuwe softwareoplossing uw huidige en veranderende bedrijfsprocessen ondersteunt. Verifieer dit in een gesprek met hun referenties.


Uw software- en servicepartners moeten personeel hebben dat is getraind in uw branche en dat beschikbaar is voor uw locaties. Als u internationale klanten en leveranciers hebt, moeten uw partners beschikken over de juiste kennis op het gebied van multinationals, taal en valuta om uw implementatie te stroomlijnen.

Bekijk tot slot de projectmanagementsoftware die een bedrijf gebruikt om ervoor te zorgen dat deze compatibel is met uw interne plannings- en volgsysteem.

 

2. Maak een gedetailleerd overzicht van alle projecttaken.

 

Uw implementatiepartner helpt u bij het opstellen van een gedetailleerde taaklijst met alles wat moet worden gedaan. De lijst zal lang zijn. Alleen voor training zijn er bijvoorbeeld al veel taken:

  • Training van het projectteam: uw team moet op de hoogte zijn van de software, zodat het kan beslissen hoe uw bedrijfsprocessen moeten worden aangepast.
  • Training van het IT-team: het IT-team moet zo worden getraind dat het begrijpt hoe het systeem optimaal moet worden geïnstalleerd en onderhouden.
  • Training van gebruikers: iedereen die verwacht dat hij of zij de software gaat gebruiken, moet leren hoe deze werkt.
  • Doorlopende training: nieuwe gebruikers hebben training nodig als ze bij uw bedrijf komen werken, dus u hebt een plan voor de langere termijn nodig.

De lijst van taken moet in fasen worden opgesplitst. Er moet tijd worden ingedeeld voor de vergaderruimtepilot, het aanpassen van de applicatie, de integratie met andere applicaties en databronnen, de implementatie van de infrastructuur, het opschonen van data, gebruikersacceptatie, enzovoort.

 

Uw implementatiepartner moet een gedetailleerde lijst met alle vereiste fasen en stappen kunnen leveren.

 

3. Bereken het aantal arbeidsuren.

 

Schat zorgvuldig in hoeveel tijd elke taak in beslag zal nemen. Doe dit door een goed beeld te krijgen van de betreffende taken en wijs vervolgens het vereiste aantal "arbeidsuren" toe. Dit kan een reeks uren zijn, maar het aantal moet wel accuraat zijn. Voeg de arbeidsuren toe voor elke fase van het project en wijs er een verantwoordelijke persoon aan toe.


Dit kan een lastige taak zijn; daarom is het belangrijk dat de implementatiepartner bekend is met de softwareoplossing. Als u deze stap goed uitvoert, kunt u uw tijdlijn nauwkeurig berekenen, bepalen of u hulp nodig hebt buiten uw huidige team en een steeds groter wordende projectscope voorkomen.

 

4. Maak een realistische planning.

 

Nu u een tabel heeft gemaakt van de beschikbare en vereiste arbeidsuren, kan een werkbaar schema worden gemaakt. In veel gevallen duidt het eerste struikelblok op een capaciteitsprobleem: die wijkt af van het implementatietijdvak dat oorspronkelijk aan directieleden werd voorgelegd.


Hier volgt een voorbeeldberekening ter illustratie van de mogelijke verschillen:

  • Doeltijdvak voor go-live = 12 maanden of 1 jaar
  • Totaal aantal beschikbare arbeidsuren in een periode van 12 maanden = 540/week of 28.080 uur/jaar
  • Totaal aantal te implementeren arbeidsuren = 42.000 uur in totaal
  • Benodigde uren gedeeld door beschikbare uren per jaar = 1,496 jaar

Het resultaat? Al voordat het project van start gaat, kan de go-live-datum niet meer worden gehaald. Hier zijn enkele mogelijke oplossingen:

  • Beperk de scope, ook al is het team het erover eens dat deze taken essentieel zijn
  • Prik een realistische datum
  • Voeg meer interne en externe resources toe (beschikbare arbeidsuren)
  • Splits het project op in fasen

Hier zal het directieteam de beslissing moeten nemen. Dit is maar een van de voorbeelden van waarom dit team betrokken moet worden bij het selectie- en implementatieproces voor software.

 

5. Voer een vergaderruimtepilot uit.


Zodra het project van start is gegaan en voordat u live gaat, voert u een testrun of een pilot uit (in een vergaderruimte) voorafgaand aan de volledige uitrol. Deze vergaderruimtepilot zorgt ervoor dat u over de juiste bedrijfsprocessen beschikt voor de huidige en toekomstige behoeften van het bedrijf. Bij het ontwerpen van nieuwe processen is het belangrijk om inzicht te krijgen in de beschikbare opties in uw ERP-systeem en om uw processen te valideren met het projectteam en betrokkenen uit de gebruikerscommunity.


In deze fase, die een aantal weken duurt, installeert uw implementatiepartner pilotsoftware waarmee u al uw processen kunt testen en ervoor kunt zorgen dat deze werken zoals verwacht, zonder verrassingen. Vaak kunt u best practices toepassen om tijd te besparen, met name als u de configuratietools hebt om kosteneffectieve aanpassingen door te voeren bij het verfijnen van uw processen.

 

6. Schoon uw gegevens op.

 

Het klinkt simpel, maar opschonen van data is een zeer tijdrovende bezigheid. U kunt het beste zo snel mogelijk beginnen met het beoordelen van de nauwkeurigheid van uw data, omdat het veel moeite kost om deze stap correct uit te voeren. Tijdens het project worden bedrijfsprocessen gewijzigd. Wees daarom voorbereid op extra databeheerstappen tijdens de implementatie.

 

7. Houd iedereen op de hoogte.


Een personeelslid dient wekelijks contact op te nemen met alle belangrijke betrokkenen, zodat ze op de hoogte blijven van de positieve en minder positieve punten van de voortgang van het implementatieproject. Het ergste is wanneer mensen niet op de hoogte worden gehouden en verrast worden.


De meeste goede projectmanagementsystemen omvatten visuele weergaven van de voortgang van het project.

Plan de implementatievolgorde realistisch in. Houd rekening met de beschikbaarheid van uw leidinggevenden, managers en interne experts die bijdragen aan het proces.

 

Geef prioriteit aan uw behoeften, zodat u zich kunt richten op de grote successen, terwijl u een basis voor software en technologie opbouwt die kan meegroeien met de behoeften van uw bedrijf.

 

Uw gedetailleerde plannen en KPI's worden afgestemd op uw specifieke eisen. De volgende activiteiten zijn echter altijd belangrijk voor een succesvolle implementatie:

The main steps involved in ERP implementation planning

Graphic describing the seven main steps in an ERP implementation planning process

1. Selecteer een software- en servicepartner om te helpen bij de implementatie.

 
Uw projectteam heeft waarschijnlijk niet veel ervaring met het implementeren van ERP-software, dus ze hebben hulp nodig. Doe onderzoek en selecteer een of meerdere gekwalificeerde consultants voor ERP-implementatie met diepgaande kennis van en ervaring met het ERP-systeem dat u gaat installeren. Zorg ervoor dat ze begrijpen hoe de nieuwe softwareoplossing uw huidige en veranderende bedrijfsprocessen ondersteunt. Verifieer dit in een gesprek met hun referenties.


Uw software- en servicepartners moeten personeel hebben dat is getraind in uw branche en dat beschikbaar is voor uw locaties. Als u internationale klanten en leveranciers hebt, moeten uw partners beschikken over de juiste kennis op het gebied van multinationals, taal en valuta om uw implementatie te stroomlijnen.

Bekijk tot slot de projectmanagementsoftware die een bedrijf gebruikt om ervoor te zorgen dat deze compatibel is met uw interne plannings- en volgsysteem.

 

2. Maak een gedetailleerd overzicht van alle projecttaken.

 

Uw implementatiepartner helpt u bij het opstellen van een gedetailleerde taaklijst met alles wat moet worden gedaan. De lijst zal lang zijn. Alleen voor training zijn er bijvoorbeeld al veel taken:

  • Training van het projectteam: uw team moet op de hoogte zijn van de software, zodat het kan beslissen hoe uw bedrijfsprocessen moeten worden aangepast.
  • Training van het IT-team: het IT-team moet zo worden getraind dat het begrijpt hoe het systeem optimaal moet worden geïnstalleerd en onderhouden.
  • Training van gebruikers: iedereen die verwacht dat hij of zij de software gaat gebruiken, moet leren hoe deze werkt.
  • Doorlopende training: nieuwe gebruikers hebben training nodig als ze bij uw bedrijf komen werken, dus u hebt een plan voor de langere termijn nodig.

De lijst van taken moet in fasen worden opgesplitst. Er moet tijd worden ingedeeld voor de vergaderruimtepilot, het aanpassen van de applicatie, de integratie met andere applicaties en databronnen, de implementatie van de infrastructuur, het opschonen van data, gebruikersacceptatie, enzovoort.

 

Uw implementatiepartner moet een gedetailleerde lijst met alle vereiste fasen en stappen kunnen leveren.

 

3. Bereken het aantal arbeidsuren.

 

Schat zorgvuldig in hoeveel tijd elke taak in beslag zal nemen. Doe dit door een goed beeld te krijgen van de betreffende taken en wijs vervolgens het vereiste aantal "arbeidsuren" toe. Dit kan een reeks uren zijn, maar het aantal moet wel accuraat zijn. Voeg de arbeidsuren toe voor elke fase van het project en wijs er een verantwoordelijke persoon aan toe.


Dit kan een lastige taak zijn; daarom is het belangrijk dat de implementatiepartner bekend is met de softwareoplossing. Als u deze stap goed uitvoert, kunt u uw tijdlijn nauwkeurig berekenen, bepalen of u hulp nodig hebt buiten uw huidige team en een steeds groter wordende projectscope voorkomen.

 

4. Maak een realistische planning.

 

Nu u een tabel heeft gemaakt van de beschikbare en vereiste arbeidsuren, kan een werkbaar schema worden gemaakt. In veel gevallen duidt het eerste struikelblok op een capaciteitsprobleem: die wijkt af van het implementatietijdvak dat oorspronkelijk aan directieleden werd voorgelegd.


Hier volgt een voorbeeldberekening ter illustratie van de mogelijke verschillen:

  • Doeltijdvak voor go-live = 12 maanden of 1 jaar
  • Totaal aantal beschikbare arbeidsuren in een periode van 12 maanden = 540/week of 28.080 uur/jaar
  • Totaal aantal te implementeren arbeidsuren = 42.000 uur in totaal
  • Benodigde uren gedeeld door beschikbare uren per jaar = 1,496 jaar

Het resultaat? Al voordat het project van start gaat, kan de go-live-datum niet meer worden gehaald. Hier zijn enkele mogelijke oplossingen:

  • Beperk de scope, ook al is het team het erover eens dat deze taken essentieel zijn
  • Prik een realistische datum
  • Voeg meer interne en externe resources toe (beschikbare arbeidsuren)
  • Splits het project op in fasen

Hier zal het directieteam de beslissing moeten nemen. Dit is maar een van de voorbeelden van waarom dit team betrokken moet worden bij het selectie- en implementatieproces voor software.

 

5. Voer een vergaderruimtepilot uit.


Zodra het project van start is gegaan en voordat u live gaat, voert u een testrun of een pilot uit (in een vergaderruimte) voorafgaand aan de volledige uitrol. Deze vergaderruimtepilot zorgt ervoor dat u over de juiste bedrijfsprocessen beschikt voor de huidige en toekomstige behoeften van het bedrijf. Bij het ontwerpen van nieuwe processen is het belangrijk om inzicht te krijgen in de beschikbare opties in uw ERP-systeem en om uw processen te valideren met het projectteam en betrokkenen uit de gebruikerscommunity.


In deze fase, die een aantal weken duurt, installeert uw implementatiepartner pilotsoftware waarmee u al uw processen kunt testen en ervoor kunt zorgen dat deze werken zoals verwacht, zonder verrassingen. Vaak kunt u best practices toepassen om tijd te besparen, met name als u de configuratietools hebt om kosteneffectieve aanpassingen door te voeren bij het verfijnen van uw processen.

 

6. Schoon uw gegevens op.

 

Het klinkt simpel, maar opschonen van data is een zeer tijdrovende bezigheid. U kunt het beste zo snel mogelijk beginnen met het beoordelen van de nauwkeurigheid van uw data, omdat het veel moeite kost om deze stap correct uit te voeren. Tijdens het project worden bedrijfsprocessen gewijzigd. Wees daarom voorbereid op extra databeheerstappen tijdens de implementatie.

 

7. Houd iedereen op de hoogte.


Een personeelslid dient wekelijks contact op te nemen met alle belangrijke betrokkenen, zodat ze op de hoogte blijven van de positieve en minder positieve punten van de voortgang van het implementatieproject. Het ergste is wanneer mensen niet op de hoogte worden gehouden en verrast worden.


De meeste goede projectmanagementsystemen omvatten visuele weergaven van de voortgang van het project.

Begin met de belangrijkste processen

Niet alle bedrijven hebben dezelfde problemen, dus we raden u aan uw bedrijfsprocessen te evalueren en in kaart te brengen welke processen u het eerst wilt aanpakken. De volgende lijst helpt daarbij:

  • Business intelligence, waaronder waarschuwingen en dashboards: uw team heeft snelle updates nodig bij problemen, en moet eenvoudig dieper in de details kunnen duiken om zaken snel op te lossen: op kantoor, thuis of onderweg. U heeft ingebouwde business intelligence en data nodig in één database. 
  • Customer Relationship Management (CRM): CRM-processen raken tegenwoordig meestal elk onderdeel van een bedrijf. Directe verkoop, distributeurs, winkelshowrooms, e-commerce, klantenservice en buitendienst delen klantgegevens met orderbeheer, processen, inkoop, engineering, debiteuren en verzending.
  • Finance en accounting: accurate, realtime financiële transacties, KPI's en analyses zijn essentieel voor elk bedrijf en moeten alle locaties en afdelingen omvatten. Naast de boekhouding moeten ze worden geïntegreerd met kostenberekeningen, budgettering, prognoses, projecten, activabeheer, compliance en cashmanagement. 
  • Supply Chain Management (SCM) en productie: strakke planningen, minimale marges en verstoringen van de supply chain vormen een uitdaging voor elk bedrijf. Hiervoor is teamwork nodig: er moet worden samengewerkt met leveranciers, expediteurs, import-/exportbedrijven, banken en andere partners – vaak op mobiele apparaten en op diverse locaties.
  • Human Resources (HR): het managen van een divers personeelsbestand is nu meer dan ooit een uitdaging en uw team heeft onmiddellijke, veilige toegang nodig tot werknemersgegevens voor salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden, budgettering, planning en compliance. Bovendien zijn werving, ontwikkeling en behoud van werknemers een belangrijk onderdeel van de evaluatie van huidige en voorgestelde bedrijfsplannen.
  • Multinationale talen, valuta's en locaties: als u uw bedrijf uitbreidt, vooral als u nieuwe regio's of landen aanboort, moet u nieuwe processen consistent en snel kunnen starten en uitbreiden. Hiervoor zijn uitgebreide en geavanceerde softwarefuncties nodig, evenals consistente services van uw softwareleverancier op elke locatie.
  • Mobiliteit: het is inmiddels van cruciaal belang om altijd toegang te hebben tot informatie en op afstand te werken, zoals duidelijk werd tijdens de COVID-19-pandemie. Bedrijven die beschikken over de tools om zich snel aan te passen, kunnen een voorsprong nemen in deze lastige tijden.

Niet alle bedrijven hebben dezelfde problemen, dus we raden u aan uw bedrijfsprocessen te evalueren en in kaart te brengen welke processen u het eerst wilt aanpakken. De volgende lijst helpt daarbij:

  • Business intelligence, waaronder waarschuwingen en dashboards: uw team heeft snelle updates nodig bij problemen, en moet eenvoudig dieper in de details kunnen duiken om zaken snel op te lossen: op kantoor, thuis of onderweg. U heeft ingebouwde business intelligence en data nodig in één database. 
  • Customer Relationship Management (CRM): CRM-processen raken tegenwoordig meestal elk onderdeel van een bedrijf. Directe verkoop, distributeurs, winkelshowrooms, e-commerce, klantenservice en buitendienst delen klantgegevens met orderbeheer, processen, inkoop, engineering, debiteuren en verzending.
  • Finance en accounting: accurate, realtime financiële transacties, KPI's en analyses zijn essentieel voor elk bedrijf en moeten alle locaties en afdelingen omvatten. Naast de boekhouding moeten ze worden geïntegreerd met kostenberekeningen, budgettering, prognoses, projecten, activabeheer, compliance en cashmanagement. 
  • Supply Chain Management (SCM) en productie: strakke planningen, minimale marges en verstoringen van de supply chain vormen een uitdaging voor elk bedrijf. Hiervoor is teamwork nodig: er moet worden samengewerkt met leveranciers, expediteurs, import-/exportbedrijven, banken en andere partners – vaak op mobiele apparaten en op diverse locaties.
  • Human Resources (HR): het managen van een divers personeelsbestand is nu meer dan ooit een uitdaging en uw team heeft onmiddellijke, veilige toegang nodig tot werknemersgegevens voor salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden, budgettering, planning en compliance. Bovendien zijn werving, ontwikkeling en behoud van werknemers een belangrijk onderdeel van de evaluatie van huidige en voorgestelde bedrijfsplannen.
  • Multinationale talen, valuta's en locaties: als u uw bedrijf uitbreidt, vooral als u nieuwe regio's of landen aanboort, moet u nieuwe processen consistent en snel kunnen starten en uitbreiden. Hiervoor zijn uitgebreide en geavanceerde softwarefuncties nodig, evenals consistente services van uw softwareleverancier op elke locatie.
  • Mobiliteit: het is inmiddels van cruciaal belang om altijd toegang te hebben tot informatie en op afstand te werken, zoals duidelijk werd tijdens de COVID-19-pandemie. Bedrijven die beschikken over de tools om zich snel aan te passen, kunnen een voorsprong nemen in deze lastige tijden.

Tips voor het beperken van implementatierisico's

Alle projecten hebben een bepaald risico. Hieronder vindt u vijf waardevolle tips waarmee u een grotere kans heeft projecten op tijd en binnen uw budget te voltooien.

  1. Kies software-, bedrijfsproces- en implementatiepartners met lokale en branchekennis. Controleer altijd referenties in soortgelijke bedrijven.
  2. Werk niet langer met verouderde technologie als deze niet meer voldoet. Elimineer verouderde, op zichzelf staande systemen en consolideer uw gegevens zo veel mogelijk in één database (één versie van de waarheid) met ingebouwde business intelligence voor multinationale prestaties. 
  3. In de digitale economie moeten bedrijven systemen vaak integreren in business units en met klanten en leveranciers. Controleer of u beschikt over cloudintegratiemogelijkheden en expertise met leveranciersnetwerken.
  4. Voorkom dat de projectscope blijft groeien. Tijdens een ERP-implementatie worden vaak nieuwe behoeften en kansen ontdekt, dus het is belangrijk om wijzigingsopdrachten te beheren en zo vertragingen en kostenoverschrijdingen te voorkomen.
  5. Zorg ervoor dat u op al uw locaties over consistente expertise beschikt. U hebt training, implementatie en ondersteuning nodig, vaak via een combinatie van lokaal management, softwaredistributeurs, adviesbureaus en uw softwarepartner.

Alle projecten hebben een bepaald risico. Hieronder vindt u vijf waardevolle tips waarmee u een grotere kans heeft projecten op tijd en binnen uw budget te voltooien.

  1. Kies software-, bedrijfsproces- en implementatiepartners met lokale en branchekennis. Controleer altijd referenties in soortgelijke bedrijven.
  2. Werk niet langer met verouderde technologie als deze niet meer voldoet. Elimineer verouderde, op zichzelf staande systemen en consolideer uw gegevens zo veel mogelijk in één database (één versie van de waarheid) met ingebouwde business intelligence voor multinationale prestaties. 
  3. In de digitale economie moeten bedrijven systemen vaak integreren in business units en met klanten en leveranciers. Controleer of u beschikt over cloudintegratiemogelijkheden en expertise met leveranciersnetwerken.
  4. Voorkom dat de projectscope blijft groeien. Tijdens een ERP-implementatie worden vaak nieuwe behoeften en kansen ontdekt, dus het is belangrijk om wijzigingsopdrachten te beheren en zo vertragingen en kostenoverschrijdingen te voorkomen.
  5. Zorg ervoor dat u op al uw locaties over consistente expertise beschikt. U hebt training, implementatie en ondersteuning nodig, vaak via een combinatie van lokaal management, softwaredistributeurs, adviesbureaus en uw softwarepartner.

Tips voor het vermijden van extra kosten voor ERP-implementatie

Een investering in een nieuw ERP-systeem vergt tijd van uw bedrijf, bedrijfsproces- en implementatieadvies, software, en cloudservices zoals computers, tablets en telefoons. Het is dus belangrijk om het project en de kosten onder controle te houden.

 

Dit zijn punten om rekening mee te houden:

  • Focus op de exploitatiekosten (TCO). Beheer uw totale kosten en voordelen gedurende langere tijd om onkosten te minimaliseren en het rendement te maximaliseren. Vergeet niet dat implementaties van ERP-systemen grote gevolgen zullen hebben voor uw bedrijf. 
  • Pas de bedrijfskoers aan en forceer geen onnodige proceswijzigingen. Vaak worden bedrijven onder druk gezet om hun manier van werken aan te passen aan hun software, waardoor zowel de implementatie- als de operationele kosten stijgen. 
  • Focus op de routinematige bedrijfsprocessen die van grote waarde zijn voor het bedrijf. Voorbeelden van dergelijke routineprocessen zijn het beheren van klantorders, het bijwerken van prijzen, het toevoegen van nieuwe producten en services, het wijzigen van productiegegevens en het onboarden van nieuwe werknemers. 
  • Vermijd aanpassingen en maak gebruik van een configureerbare gebruikersinterface, dashboards, waarschuwingen, workflows, business intelligence en mobiele mogelijkheden. Hiermee kunt u het werk voor al uw afdelingen stroomlijnen en zo nodig snelle, rendabele aanpassingen maken. 
  • Systeemhacks en datalekken kosten veel geld. Als u internet gebruikt, gebruik dan indien mogelijk een veilige ERP-cloudoplossing. Controleer of uw software- en serviceleveranciers veilige software-implementatieopties ondersteunen.

Een investering in een nieuw ERP-systeem vergt tijd van uw bedrijf, bedrijfsproces- en implementatieadvies, software, en cloudservices zoals computers, tablets en telefoons. Het is dus belangrijk om het project en de kosten onder controle te houden.

 

Dit zijn punten om rekening mee te houden:

  • Focus op de exploitatiekosten (TCO). Beheer uw totale kosten en voordelen gedurende langere tijd om onkosten te minimaliseren en het rendement te maximaliseren. Vergeet niet dat implementaties van ERP-systemen grote gevolgen zullen hebben voor uw bedrijf. 
  • Pas de bedrijfskoers aan en forceer geen onnodige proceswijzigingen. Vaak worden bedrijven onder druk gezet om hun manier van werken aan te passen aan hun software, waardoor zowel de implementatie- als de operationele kosten stijgen. 
  • Focus op de routinematige bedrijfsprocessen die van grote waarde zijn voor het bedrijf. Voorbeelden van dergelijke routineprocessen zijn het beheren van klantorders, het bijwerken van prijzen, het toevoegen van nieuwe producten en services, het wijzigen van productiegegevens en het onboarden van nieuwe werknemers. 
  • Vermijd aanpassingen en maak gebruik van een configureerbare gebruikersinterface, dashboards, waarschuwingen, workflows, business intelligence en mobiele mogelijkheden. Hiermee kunt u het werk voor al uw afdelingen stroomlijnen en zo nodig snelle, rendabele aanpassingen maken. 
  • Systeemhacks en datalekken kosten veel geld. Als u internet gebruikt, gebruik dan indien mogelijk een veilige ERP-cloudoplossing. Controleer of uw software- en serviceleveranciers veilige software-implementatieopties ondersteunen.

Wanneer is uw implementatie voltooid?

Zodra uw eerste implementatie live is, heeft u nog steeds de flexibiliteit nodig om extra opties toe te voegen. Veel wijzigingen kunnen kansen bevorderen; denk aan nieuwe locaties, product- en servicelijnen en acquisities. 

 

Digitale transformatie biedt ook extra mogelijkheden om samen te werken met klanten en leveranciers om de manier van zakendoen in uw branche opnieuw vorm te geven. Vaak omvatten deze projecten nieuwe technologieën, zoals machine learning en kunstmatige intelligentie (AI), en integratie met apparatuur en voertuigen via het Internet of Things (IoT) om de snelheid en efficiëntie te verbeteren.

Zodra uw eerste implementatie live is, heeft u nog steeds de flexibiliteit nodig om extra opties toe te voegen. Veel wijzigingen kunnen kansen bevorderen; denk aan nieuwe locaties, product- en servicelijnen en acquisities. 

 

Digitale transformatie biedt ook extra mogelijkheden om samen te werken met klanten en leveranciers om de manier van zakendoen in uw branche opnieuw vorm te geven. Vaak omvatten deze projecten nieuwe technologieën, zoals machine learning en kunstmatige intelligentie (AI), en integratie met apparatuur en voertuigen via het Internet of Things (IoT) om de snelheid en efficiëntie te verbeteren.

Bent u klaar voor de volgende stap?

In elk ERP-project treden onverwachte problemen op, dus ook in dat van u.Maar door best practices te volgen voor een succesvolle ERP-implementatie, kunt u ze herkennen en erop inspelen zodra ze ontstaan en zo uw risico's en kosten effectief beheren. 

In elk ERP-project treden onverwachte problemen op, dus ook in dat van u.Maar door best practices te volgen voor een succesvolle ERP-implementatie, kunt u ze herkennen en erop inspelen zodra ze ontstaan en zo uw risico's en kosten effectief beheren. 

Probeer een moderne ERP-cloudoplossing

Probeer SAP S/4HANA Cloud nu en ontdek voordelen van een intelligent ERP-systeem

Artikelen over Cloud ERP

SAP Insights nieuwsbrief

Nu aanmelden

Meld u aan voor onze nieuwsbrief en krijg belangrijke inzichten.

Nu aanmelden

Meld u aan voor onze nieuwsbrief en krijg belangrijke inzichten.

Meer lezen

Terug naar boven