Naar inhoud gaan
Vrouw kijkt naar salarisadministratiesoftware op mobiel apparaat

Salarisadministratie in de cloud: kostenplaats of bron van waarde?

HR-teams hebben vandaag de dag te kampen met steeds meer complexiteit en veranderingen, dus het is niet vreemd dat er steeds meer interesse is voor salarisadministratiesystemen in de cloud. In dit tijdperk van 'de grote ontslaggolf' stellen werknemers steeds hogere eisen. Veel bedrijven werken nu met hybride- of thuiswerkmodellen, wat de salarisadministratie er niet minder ingewikkeld op maakt. En dat terwijl een nauwkeurige salarisadministratie belangrijker is dan ooit, want fouten in de salarisadministratie komen je tegenwoordig duur te staan. 

 

Zelfs kleine fouten kunnen bedrijven in verlegenheid brengen en hun reputatie bij de meest gewilde nieuwe medewerkers schaden. In 2020 deelde de IRS ongeveer 6 miljard dollar aan boetes uit onder Amerikaanse werkgevers wegens onjuiste berekeningen of gemiste betalingen, en in 2021 leidden een "name and shame"-campagne en een rechtszaak tot miljoenen dollars aan boetes en herstelkosten voor honderden Britse werkgevers, waaronder enkele zeer bekende bedrijven.

 

Er is echter ook goed nieuws: moderne salarisadministratiesoftware in de cloud kan deze uitdagingen omzetten in grote nieuwe kansen. Salarisadministratie in de cloud vermindert niet alleen de complexiteit, maar draagt ook bij aan risicobeheer en maakt het proces veiliger door middel van cloudbeveiliging. Daarnaast kan het aanzienlijk bijdragen aan de werknemertevredenheid en het werknemerbehoud.

Wat is salarisadministratie in de cloud?

Tot voor kort vond de salarisadministratie voornamelijk op kantoor plaats. De administratie werd stond op interne servers, bedrijven moesten zelf een softwarelicentie aanschaffen, er waren infrastructuur en IT-personeel nodig om het systeem te ondersteunen en er moest voortdurend worden gebudgetteerd voor onderhoud. 

 

 

Met salarisadministratie in de cloud beheert de aanbieder alle software-upgrades en -onderhoud. Dit bespaart zowel tijd als geld, omdat bedrijven hiervoor intern geen hardware en personeel meer aan hoeven te houden. Salarisadministratie in de cloud is ook ideaal voor werknemers, aangezien hun salarisdocumenten eenvoudig en flexibel op te roepen zijn vanaf een laptop of via een mobiele app. Salarisadministratiesoftware in de cloud verbindt elk deel van het proces, van beloning en loonheffingen tot compliance, in één eenvoudiger geheel. Daarnaast heeft je team overal toegang tot de salarisadministratie, zolang er maar een internetverbinding is. Met robuuste, ingebouwde cyberbeveiligingsprotocollen worden bedrijfs- en werknemergegevens bovendien beschermd tegen ongeoorloofde toegang.

placeholder

Een cloudsysteem voor salarisadministratie vereenvoudigt de globale processen voor salarisadministratie, zodat werknemers accuraat en op tijd betaald worden.

Salaristransparantie en gelijke beloning

Het bespreken van salarissen onder collega's is lang een taboe geweest. Ook op dit gebied laat COVID-19 zijn sporen na: de verwachtingen van werknemers veranderen. Ze willen weten waar hun werkgever staat in sociale kwesties, hoe de bedrijven waar ze voor werken hun geld investeren en hoe het zit met de salarissen van al hun collega's, tot de CEO aan toe. En niet alleen de verwachtingen van werknemers, maar ook de wetgeving verandert. Wetgevers introduceren steeds meer wetten over loontransparantie, die bijvoorbeeld vereisen dat het salarisbereik van elke rol in de functieomschrijving wordt vermeld.

 

 

Het is absoluut noodzakelijk dat we ons richten op gelijke, transparante beloningen. Vrouwen verdienen 18% minder dan mannen, maar daar blijft het niet bij. Ook op andere gender- en raciale vlakken bestaan er nog steeds beloningsverschillen. Er komen er zelfs meer bij. Tegelijkertijd zien in steden gevestigde bedrijven dat hun personeel de prijzige stadscentra links laat liggen. Men werkt liever thuis. Dit brengt een complex geheel van HR-uitdagingen met zich mee. Moeten lonen bijvoorbeeld worden afgestemd op de kosten voor levensonderhoud van een bepaalde locatie? Zo ja, hoe dan? Daarnaast moet er worden gelet op de verschillende belastingen en inhoudingen die van toepassing zijn op werknemers in verschillende regio's, provincies of landen. Salaristransparantie en gelijke beloning komen zowel werknemers als werkgevers ten goede. Het openbaarmaken van interne salarisstructuren en inspanningen voor loongelijkheid scheppen meer vertrouwen en loyaliteit bij werknemers, waardoor het makkelijker wordt deze te behouden. Gegevens uit oplossingen voor salarisadministratie in de cloud kunnen bedrijven ondersteunen bij hun inspanningen op het gebied van salaristransparantie en loongelijkheid.

Salarisadministratie in de cloud draagt bij aan het financiële welzijn van werknemers

Werkgevers zijn op zoek naar manieren om de concurrentie een stapje voor te blijven. Als salarisadministratie in de cloud werknemers extra's biedt op het gebied van financieel welzijn, zoals hulp bij studieleningen of persoonlijke financiële planning, kan dit bijdragen aan hun algehele welzijn. Het is zelfs zo dat 62% van de werknemers bij de beslissing om op een nieuwe baan te solliciteren ook rekening houdt met de secundaire arbeidsvoorwaarden en de gevolgen daarvan voor hun welzijn. De totale beloning gaat dus verder dan salaris en bonussen. 

 

 

Bij een uitgebreide financiële dienstverlening voor het welzijn van uw werknemers hoort bijvoorbeeld ook pensioenplanning, digitale budgettering en toegang tot financieel advies. Salaris op aanvraag en alternatieve salarisopties dragen ook bij aan het financiële welzijn en worden bovendien steeds gebruikelijker. 

 

 

Werknemers met geldzorgen zijn minder productief en minder betrokken. Het is zoalsJosh Bersin zegt: "welzijn draait uiteindelijk om prestaties. Het is geen extraatje meer, het is cruciaal voor je bedrijf. Het moet deel uitmaken van je leiderschaps-, management- en werknemersmodellen". 

Extra voordelen van salarisadministratie in de cloud

Salarisadministratiesystemen in de cloud dragen bij aan efficiëntie en helpen bedrijven te besparen op tijdrovende HR-taken en salarisadministratiekosten. Bij cloudsystemen is er tenslotte geen on-premise hardware en software meer nodig. De altijd en overal toegankelijke interface van deze systemen zorgt er daarnaast voor dat hun krachtige, flexibele tools altijd binnen handbereik zijn.

 

  • Gecentraliseerde werknemersgegevens: met cloudgebaseerde salarisadministratiesoftware zijn alle essentiële werknemergegevens eenvoudig te vinden. Bovendien wordt het eenvoudiger om gegevens accuraat bij te houden, zodat salarisadministratie- en HR-teams weten dat ze kunnen vertrouwen op de gegevens die ze voor zich hebben. Het centraliseren van accurate werknemersgegevens op één beveiligde plek is niet alleen handig, maar draagt ook bij aan compliance: zeer belangrijk voor bedrijven die zijn gegroeid via acquisitie. 
  • Opties voor salaris op aanvraag: salaris op aanvraag bevordert het financiële welzijn van werknemers, doordat het hen de mogelijkheid geeft te anticiperen op onverwachte uitgaven en betalingsachterstanden te vermijden. Ook kunnen bedrijven er baat bij hebben. In branches waar bedrijven concurreren om werknemers kan salaris op aanvraag een bedrijf aantrekkelijker maken voor potentiële kandidaten. Traditionele salarisperioden gaan terug op een tijdperk waarin loonheffingen nog met de hand berekend moesten worden. Met moderne technologie voor salarisadministratie in de cloud wordt dit proces geautomatiseerd, zodat zelfs 'streaming pay' tot de mogelijkheden behoort.
  • Verbeterde gegevensbeveiliging: aanbieders van salarisadministratie in de cloud integreren veiligheids- en beveiligingsfuncties rechtstreeks in hun oplossingen, aangezien hun reputatie staat of valt bij de bescherming van hun klantgegevens. Omdat er bij de salarisadministratie sprake is van vertrouwelijke gegevens over zowel werknemers als het bedrijf, werken aanbieders van salarisadministratie in de cloud niet alleen met encryptie en back-ups: ze investeren ook in databeveiliging, infrastructuurbeveiliging en protocollen voor noodherstel.
placeholder

De waarschuwings- en analysefuncties van salarisadministratie in de cloud bieden al voorafgaand aan de administratieprocessen de nodige beveiliging.

  • Schaalbaar en aanpasbaar: het schalen van on-premise software voor salarisadministratie kan omslachtig en tijdrovend zijn. Salarisadministratiesoftware in de cloud is voorzien van ingebouwde functies voor opschalen wanneer de behoeften van een bedrijf veranderen. Daarnaast is het mogelijk om instellingen in detail af te stemmen en daarmee het toevoegen van nieuwe rollen, restituties aan contractanten, API-toegang en nog veel meer te stroomlijnen. 
  • Vereenvoudigde compliance: het kan veel geld kosten als je je niet aan de regels houdt. Als er nieuwe wetten worden aangenomen of huidige wetten worden gewijzigd, is de cloudsalarisadministratie veel beter in staat om deze veranderingen in het systeem op te nemen, zodat bedrijven kritieke deadlines kunnen halen en boetes kunnen voorkomen. Voor bedrijven met een wereldwijd bereik omvat cloudgebaseerde salarisadministratie daarnaast internationale lokalisatiemogelijkheden, zodat bedrijven waar dan ook aan de regels kunnen voldoen. 
  • Nauwkeurige rapportage en analysefuncties: bij cloudgebaseerde salarisadministratie behoren handmatige gegevensinvoer en het risico op invoerfouten tot het verleden. Met een druk op de knop kunnen bovendien salarisadministratiegegevens op basis van realtime gegevens worden geconsolideerd en aangepaste rapporten worden gegenereerd. Door salarisadministratiegegevens te analyseren kunnen bedrijven trends opsporen en betere zakelijke beslissingen nemen.
  • Toegankelijk en flexibel: via de cloud hebben werknemers altijd en overal toegang tot hun gegevens. Dit vergroot het vertrouwen en de betrokkenheid bij werknemers en verlicht de administratieve last bij HR, waardoor deze teams zich op het grotere geheel kunnen richten. Deze toegankelijkheid en flexibiliteit zijn grote voordelen in een wereld waarin we steeds meer hybride gaan werken. 

De volgende stappen bij het overstappen naar salarisadministratie in de cloud

Salarisadministratie in de cloud biedt veel meer dan alleen gestroomlijnde salarisfuncties. De administratie kan aanzienlijk bijdragen aan een positieve werkervaring en dus meer behoud van werknemers. Ze kunnen er niet alleen op vertrouwen altijd op het juiste moment het juiste bedrag te ontvangen, maar worden ook gesteund in hun financiële en mentale welzijn. Salarisadministratie in de cloud sluit ook aan op uw algemene bedrijfsstrategie door inzicht te bieden in waar geld wordt uitgegeven. Daarnaast biedt het realtime rapportage- en analysefuncties die uw hele bedrijf ondersteunen.

 

 

Elke grote operationele verandering spannend. Mensen hebben ook tijd nodig om zich aan te passen. De geslaagde implementatie van salarisadministratie in de cloud is afhankelijk van goede communicatie en een goed veranderingsbeheer. Laat je mensen zien welke veranderingen ze kunnen verwachten, help ze de gebruiksvriendelijke nieuwe tools te leren kennen en deel je enthousiasme voor een sterkere, veerkrachtigere werkplek.

placeholder

Ontdek oplossingen voor salarisadministratie in de cloud

Maak jouw salarisadministratieprocessen sneller, eenvoudiger en gestroomlijnder dan ooit.

SAP Insights nieuwsbrief

placeholder
Meld je vandaag nog aan

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en krijg belangrijke inzichten.

Meer lezen

Terug naar boven