Helvetia Group stemt
HR af op de toekomst met SAP SuccessFactors
HR-diensten verenigen en digitale transformatie vormgeven
Met meer dan 12.000 medewerkers in zes landen was talentmanagement een forse uitdaging voor Helvetia. Hoe zou het zonder een gecombineerd overzicht van al het personeel de juiste mensen op de juiste positie kunnen krijgen? Ze besloten afzonderlijke systemen te vervangen door één HR-portaal op basis van SAP SuccessFactors oplossingen. Zo vergroten ze de transparantie, met een hogere efficiëntie en betere werknemerservaring tot gevolg.
| Branche | Regio | Bedrijfsgrootte | Partners |
| Verzekeringen | Sankt Gallen, Zwitserland (hoofdkantoor) | Meer dan 12.000 werknemers in heel Europa | BearingPoint en HR Campus |
Inzicht in werknemersdata
Transparantie
Total cost of ownership
Head of HR Operations, Helvetia Switzerland
Tijd voor actie
Sinds de start in 1858 is Helvetia uitgegroeid tot een enorme Europese verzekeringsgroep met ruim 12.000 werknemers en meer dan 7 miljoen klanten. Helvetia is koploper op de Zwitserse verzekeringsmarkt, maar ook actief in Oostenrijk, Frankrijk, Duitsland, Italië en Spanje.
Terwijl Helvetia voortborduurt op 165 succesvolle jaren, erkent het dat een focus op werknemers, digitalisatie, prestatiecultuur en technische uitmuntendheid ervoor zorgt dat strategische doelen behaald worden.
Dat vormde een ware HR-uitdaging, omdat elk land eigen, lokale systemen en processen had voor HR-kernprocessen, talentmanagement en andere HR-applicaties. De integratie tussen die systemen liet te wensen over, en daarom was het lastig om een uniform beeld van het personeelsbestand te krijgen.
Jochen Hübner, Head of HR Operations bij Helvetia Switzerland bevestigt dan ook: "Met zoveel verschillende systemen was het moeilijk om ook maar enigszins duidelijk te krijgen hoe personeelsgesprekken en prestatiemanagement werden aangepakt. Daarnaast waren veel systemen en gebruikersinterfaces verouderd."
Na een tijd van aanzienlijke groei in zowel binnen-, als buitenland, was het nog duidelijker dat Helvetia toe was aan bedrijfsbrede inzichtelijkheid. Vanwege die groei werd het nog moeilijker om geschikt talent voor essentiële functies te herkennen en te ontwikkelen. Het bestuur vroeg daarom om een beter overzicht van de talentpijplijn in het hele bedrijf om de ontwikkeling van werknemers en de opvolgingsplanning te ondersteunen.
Het HR Operations Team kreeg de opdracht een centraal platform voor talentmanagement op te zetten. Ze beseften al gauw dat ze hun fantasie moesten gebruiken. "Het werd al snel duidelijk dat we verder moesten denken dan alleen talentmanagement", zegt Hübner. Het IT-landschap voor HR in de hele organisatie moest compleet gereviseerd worden, en dus begonnen we aan een breder traject naar HR-digitalisatie."
Head of HR Operations, Helvetia Switzerland
Een frisse blik op HR
Het centrale HR Operations Team van Helvetia begon met een samenwerking met soortgelijke teams in andere landen om een bedrijfsbrede visie voor de toekomst van HR te ontwerpen.
"Die visie houdt in dat werknemers en managers HR-systemen, -diensten en -data waar en wanneer dan ook kunnen bereiken", vertelt Hübner. "Daarom streven we ernaar bedrijfsbrede HR-processen tegen het einde van 2025 in één enkel platform te verenigen en synchroniseren."
Na een uitgebreide evaluatieperiode koos Helvetia voor SAP SuccessFactors Human Experience Management (HXM) Suite als basis voor dit nieuwe platform. "We bekeken het marktaanbod op zoek naar een holistische HR-suite. SAP SuccessFactors voldeed aan de eisen, vooral omdat de modules de gehele werknemerscyclus beslaan", herinnert Hübner zich.
Om de processen in Zwitserland te ondersteunen, begon Helvetia een samenwerking met implementatiepartner HR Campus. Samen begonnen ze met SAP SuccessFactors Employee Central, alvorens SAP SuccessFactors oplossingen voor werving, prestaties en doelen, opvolging en ontwikkeling, compensatie, opleiding en tijdregistratie te integreren.
Daarnaast heeft Helvetia in Zwitserland SAP SuccessFactors Employee Central geïntegreerd met PeopleDoc, een HR-platform voor dienstverlening en documentenbeheer. "We gebruiken PeopleDoc om HR-supporttickets aan te maken en personeelsdossiers te beheren, dus deze applicatie is voor ons onmisbaar", legt Hübner uit. "Met behulp van SAP Integration Suite (onderdeel van SAP Business Technology Platform) was het eenvoudig om PeopleDoc, een externe applicatie, te integreren met SAP SuccessFactors Employee Central. Daardoor wisselen de oplossingen nu gemakkelijk data uit."
Momenteel wordt SAP SuccessFactors Employee Central uitgerold in Frankrijk. Het projectteam is hard op weg om de oplossing tegen eind 2023 te implementeren in Oostenrijk, Italië en Spanje. Helvetia streeft ernaar om alle modules tegen eind 2025 in alle landen te integreren.
Head of HR Operations, Helvetia Switzerland
Eén groep, één HR
Na voltooiing van de implementatie gebruikt de hele Helvetia groep SAP SuccessFactors om HR te beheren. In Zwitserland heeft Helvetia nu al voordeel van een centraal platform, omdat een allegaartje van on-premise en cloudoplossingen, en zelfs handmatige processen, vervangen zijn door één selfservice webportaal.
Daar gebruiken ze bijvoorbeeld SAP SuccessFactors Time Tracking voor selfservice tijd- en aanwezigheidsregistratie. Alle 3.800 Zwitserse werknemers kunnen daardoor snel hun gewerkte uren registreren door in- en uit te klokken via het webportaal, een functie die goed in de smaak valt bij de werknemers. Zij hebben de integratie van tijdregistratie in SAP SuccessFactors met open armen ontvangen. Nu hebben werknemers via één centraal punt toegang tot alle HR-processen, waaronder tijdregistratie. Helvetia werkt graag met flexibele werkmodellen, dus de mogelijkheid om tijd en aanwezigheid te registreren vormt een basis om nauwkeurigheid en transparantie te garanderen.
"De gebruikersfeedback over SAP SuccessFactors Time Tracking is zeer positief, omdat het veel handiger in gebruik is dan het oude systeem", bevestigt Hübner. "Werknemers melden dat ze de toegang tot hun urenverantwoording als prettig ervaren, omdat ze daar direct kunnen zien wat de impact van hun geklokte uren op hun overuren en urenstaat is. Als werknemers moeten overwerken, zijn er speciale goedkeuringsfuncties ingesteld. Managers moeten vooraf akkoord geven, zodat we zeker weten dat al onze medewerkers een gezonde werk-privébalans kunnen behouden."
"SAP SuccessFactors Employee Central biedt een "single source of truth" voor bedrijfs- en personeelsdata", vertelt Hübner. "Werknemers hebben directe toegang tot hun persoonlijke gegevens, die ze op elk moment kunnen bijwerken. Managers kunnen onmiddellijk een overzicht krijgen van hun team, inclusief hun prestatiebeoordelingen en -doelstellingen, personeelsgesprekken en opleidingsgeschiedenis. Senior leidinggevenden en bestuursleden hebben veel beter inzicht in de talentpijplijn, wat hen ondersteunt bij opvolgingsplanning en interne werving. De efficiëntie en het gemak waarmee iedereen HR-data kan inzien en beheren is fantastisch."
Hij voegt eraan toe: "Door allerlei verschillende systemen te vervangen door een moderne cloudoplossing zijn onze operationele kosten aanzienlijk verminderd. Zodra de overige vier landen live gaan met SAP SuccessFactors Employee Central draaien we op één oplossing met één licentiemodel, waardoor we van nog grotere schaalvoordelen kunnen profiteren."
Head of HR Operations, Helvetia Switzerland
Grotere doelen
Tegen 2025 zullen werknemers in Zwitserland, Oostenrijk, Frankrijk, Duitsland, Italië en Spanje SAP SuccessFactors oplossingen gebruiken. Helvetia wil daarnaast de SAP SuccessFactors Mobile App uitrollen om selfservice HR-diensten nog toegankelijker te maken voor het personeel.
In Zwitserland maakt Helvetia zich al op om over te stappen van de bestaande on-premise SAP HCM Payroll oplossing naar SAP SuccessFactors Employee Central Payroll om de synergie te vergroten.
Door de directe toegang tot HR-data is de transparantie al aanzienlijk groter geworden, en daar wil Helvetia optimaal gebruik van maken. "We willen people analytics vaker inzetten", bevestigt Hübner. "We willen HR-teams, -managers en senior leidinggevenden voorzien van betere dashboards, betere rapportagefunctionaliteiten en betere analytics, zodat ze de data grondig kunnen analyseren. Hierdoor kunnen ze beter gefundeerde strategische beslissingen nemen."
Met het oog op de toekomst is Helvetia van plan een communicatiestrategie te ontwikkelen, zodat ze gehoor kunnen geven aan de wensen en behoeften van het personeel en deze beter kunnen begrijpen. De groep wil een pilotproject starten op basis van SAP employee experience management oplossingen van Qualtrics om feedback te verzamelen en acties op basis van inzicht te stimuleren en zo een betere werknemerservaring te realiseren.
Partners in de schijnwerpers
BearingPoint is een management- en technologieconsultant met Europese roots en wereldwijd bereik. Meer weten over deze SAP Gold Partner? Ga naar www.bearingpoint.com
HR Campus is SAP Gold Partner en een gecertificeerde SAP SuccessFactors Solution Operations partner, actief in Zwitserland en Liechtenstein. Ga voor meer informatie naar www.hr-campus.ch/en