Productie bij LC Waikiki: een nieuwe aanpak van enterpriseworkflows met slimme SAP Joule Agents
LC Waikiki
LC Waikiki is een internationale moderetailer met een operationeel netwerk in 60 landen en met 1300 winkels en 55.000 werknemers. Het bedrijf had zich tot doel gesteld bij al zijn productievestigingen het aantal gefragmenteerde processen terug te dringen. Tegelijkertijd moest er een toekomstbestendige basis voor groei tot stand komen. Om dit doel te bereiken zijn er bij inkoop en HR overal AI-agents geïntegreerd. Deze agents, die vanuit SAP Joule opereren, transformeren de manier waarop meer dan 2000 productiemedewerkers met complexe data omgaan. Ze worden geholpen in een paar seconden de waardeketen van de inkoop vast te stellen en kunnen met natuurlijke taal de knelpunten omzeilen die normaal gesproken ontstaan als er HR-vragen worden gesteld. De visie? Efficiënte workflows, op feiten gebaseerde beslissingen en meer slagkracht voor medewerkers.
| Branche | Bedrijfsomvang | Regio | Partner |
| Retail | 50.000+ | Istanbul, Turkije | NTT DATA Business Solutions |
50%
minder handmatige fouten bij de inkoop
Tot 60%
snellere HR-selfservice
De uitdaging
Aanpak van gefragmenteerde handmatige inkoop- en HR-processen
Werknemers van LC Waikiki kregen bij de uitvoering van hun dagelijkse taken met een digitaal doolhof te maken. Bij inkoop leverde één enkele inkoopvraag een zoektocht door allerlei datalagen en handmatige filters op via verkoop- en inkoopschermen die niets met elkaar te maken hadden. Bij HR bestond het oude systeem vooral uit statische en complexe menu's waar teams in verdwaalden. Bovendien moest voor de salarisadministratie vaak handmatig worden teruggekomen op routinetaken en verlofopties. In beide gevallen veroorzaakten operationele knelpunten vertragingen in goedkeuringscycli, een toename van het aantal fouten en allerlei complicaties voor de medewerkers. LC Waikiki moest een manier vinden om haar visie waar te maken: een betere, modernere manier van werken. Daarom ging het bedrijf met SAP Business AI aan de slag om gefragmenteerde handmatige processen en oude systemen te vervangen door intelligente oplossingen die werknemers helpen slimmer, sneller en met meer plezier te werken. Dit hielp LC Waikiki haar positie als disruptief leider en strategisch powerhouse in de modebranche te versterken.
De oplossing
Van doolhof naar intelligente inkoop
Met SAP Smartbot heeft informatie bij LC Waikiki een centrale rol gekregen. Daardoor is de manier waarop het inkoopteam werkt radicaal veranderd. De innovatie wordt geleverd door de op agents gebaseerde architectuur, die door Joule wordt georkestreerd. SmartBot transformeert de manier waarop werknemers "met hun data praten". Gefragmenteerde navigatie heeft plaats gemaakt voor een dynamische interface waarin gebruikers met natuurlijke taal het gat tussen inkooporders van klanten en eigen verkooporders en inkooporders kunnen dichten. Dankzij de geautomatiseerde dataorkestratie wordt er accurater en sneller gewerkt dan ooit. De informatie die door agents wordt geleverd helpt medewerkers bijvoorbeeld veel meer vragen te verwerken. En omdat AI-resultaten in goedkeuringsworkflows worden geïntegreerd, kunnen er ook veel sneller beslissingen worden genomen. Werknemers profiteren immers van de gepersonaliseerde door agents aangestuurde processen die het vragenverwerkingsproces tot luttele seconden reduceren. Ze worden niet meer vertraagd door technische complexiteiten maar vooruitgeholpen door inzichten.
Een nieuwe norm voor flexibiliteit van de HR
Voor de HR-afdeling heeft LC Waikiki haar oude systeem vervangen door een cloudnative ecosysteem. Zo is er een basis ontstaan voor meer organisatorische flexibiliteit en een betere werknemerservaring. Een generatieve AI-agent die vanuit SAP Joule opereert vormt de kern van de nieuwe oplossing. Deze is rechtstreeks in de huidige Microsoft Teams-workflow geïntegreerd. De agent helpt werknemers HR-transacties, zoals verlofaanvragen en vragen over de salarisadministratie, snel af te handelen met behulp van conversaties in natuurlijke taal. En omdat de agent 24/7 zowel mobiel als op desktopcomputers beschikbaar is, kan er makkelijk en flexibel worden gewerkt en kunnen administratieve HR-taken in een paar seconden worden uitgevoerd.
Strategisch partnerschap garandeert soepele levering
LC Waikiki heeft NTT DATA Business Solutions gekozen als haar primaire strategische implementatiepartner. De technische expertise van NTT DATA is voor de hele lifecycle van het project van cruciaal belang gebleken: van de eerste analyse van de behoeften tot de ontwikkeling van de oplossingsarchitectuur en de naadloze aanpak van het test-, validatie- en optimalisatieproces. LC Waikiki en NTT DATA hebben complexe inkoop- en HR-processen samen omgezet in gebruikersvriendelijke, efficiënte workflows rond een intelligente informatiekern.
Het resultaat
Meer organisatorische flexibiliteit dankzij afgenomen complexiteit
LC Waikiki streeft ernaar de productiviteit van haar inkoop met 70% te verhogen. Verwerkingstijden moeten omlaag gaan van tien minuten handmatig door schermen heen klikken naar een AI-respons in drie seconden. Bij HR heeft de AI-automatisering van de workflows voor personeelsaanvragen de operationele snelheid drastisch verhoogd. Het bewijs: HR-procescycli zijn 40% tot 60% korter geworden. Zo kunnen HR-teams de uitvoering van administratieve taken achter zich laten en zich richten op strategisch talentbeheer met een grotere meerwaarde.
Deze resultaten laten zien dat het zich loont om de complexiteit van bedrijfsprocessen te bestrijden. Medewerkers worden bevrijd van administratieve knelpunten en saaie taken, waardoor ze meer presteren en op zinvoller werk kunnen focussen.
Slimme oplossingen vergroten de operationele nauwkeurigheid en wekken vertrouwen
Door datafilters en door het systeem geverifieerde bedrijfslogica te automatiseren is LC Waikiki erin geslaagd het aantal handmatige fouten voor alle inkoopprocessen met 50% te verlagen. Zo is de data-integriteit toegenomen en hoeft er minder opnieuw te worden gedaan. Het meer responsieve en veerkrachtige ecosysteem dat hierdoor voor de supply chain ontstaat, versterkt het vertrouwen bij zowel werknemers als klanten.
Voor HR levert een "Explain My Pay"-functie via Joule in realtime tweetalige inzichten in complexe salarisgegevens. Daardoor is als het om beloningskwesties gaat de onrust en het wantrouwen bij werknemers drastisch afgenomen maar zijn er ook veel minder vragen waar HR-teams handmatig op moeten antwoorden.
Nieuwe manier van werken zorgt voor betere werknemerservaring
Voor de inkoop is LC Waikiki verder gegaan dan alleen maar procesautomatisering. Het bedrijf heeft een betere en snellere ervaring voor haar werknemers ingericht. Omdat ze over een systeem beschikken dat de identiteit van een gebruiker automatisch detecteert en op basis daarvan de hele waardeketen in realtime personaliseert, hoeven gebruikers niet langer te worstelen met het systeem. Ze kunnen zich nu gewoon concentreren op hun werk. Vragen worden met het nieuwe systeem in seconden beantwoord en alle minuten die dat in de loop van een dag oplevert kunnen worden besteed aan strategisch werk dat het meeste oplevert.
LC Waikiki zag bij haar HR-afdeling de uitvoeringssnelheid van de selfservice met 90% toenemen. Medewerkers verwerken verlofaanvragen nu in niet meer dan 30 seconden. Dat is een bijna tienvoudige toename van de uitvoeringssnelheid vergeleken met handmatige invoer. Het resultaat: tevreden werknemers en een activering van 100% van de gebruikers in slechts vijf dagen.