إدارة المورِّدين ميزة تنافسية الآن

Gone هي أيام معرفة الموردين بالاسم، والترتيب من كتالوجها المطبوع، ومعالجة اتجاهات السوق في أوقات الفراغ. لم تعد إدارة المورِّدين وظيفة مكتبية تكتيكية؛ إنها قدرة استراتيجية تقود تحويل الإعداد للشراء. بالنسبة لقادة الإعداد للشراء اليوم، تعني الإدارة الفعالة للمورِّدين تحقيق أقصى استفادة، وتقليل المخاطر، وبناء سلاسل توريدات تعاونية مرنة.

دعونا نستكشف أساسيات إدارة المورِّدين في الإعداد للشراء والتحديات المشتركة وأفضل الممارسات وكيف يمكن للتكنولوجيا أن تساعد المؤسسات على تبسيط العلاقات مع المورِّدين والارتقاء بها.

ما هي إدارة المورِّدين؟

تشير إدارة المورِّدين إلى الأسلوب البنيوي لتحديد المورِّدين وإدماج الموظفين الجدد والتقييم والتعاون معهم طوال دورة حياة علاقة الأعمال. فهي تضمن تلبية المورِّدين للأداء والالتزام والتوقعات الاستراتيجية، مع تمكين فرق الإعداد للشراء من إدارة المخاطر ودفع عجلة الابتكار وتقديم القيمة.

هناك شيء ما يجب وضعه في الاعتبار: غالبًا ما يتم استخدام "إدارة المورِّدين" و"إدارة علاقات المورِّدين (SRM)" بالتبادل، ولكنهما لا يعنيان الشيء نفسه. إدارة علاقات المورِّدين هي بالضبط ما يبدو عليه: إدارة العلاقات مع المورِّدين. إدارة علاقات المورِّدين هي أحد مكونات عملية إدارة المورِّدين الأوسع نطاقًا، والتي تتضمن أيضًا معلومات المورِّد والأداء وإدارة المخاطر.

تم توضيح عملية إدارة المورِّدين

تتضمن دورة حياة إدارة المورِّدين أربعة مكونات أساسية:

1. معلومات المورِّد: تحديد المورِّدين المحتملين، وتقييم قدراتهم والتزامهم، وجمع بيانات المورِّدين والتحقق منها، وإعداد الأنظمة، وضمان الجاهزية لإجراء معامَلات
2. أداء المورِّدين: تقييم قدرة المورِّدين باستمرار على تلبية قياسات الأداء للجودة والتسليم والتكلفة والالتزام
3. مخاطرة المورِّد: تحديد وتقييم المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على قدرة المورِّد على تسليم البضائع أو الخدمات بشكل موثوق به
4. تعاون المورِّدين وتطويرهم: إشراك المورِّدين في الابتكار والاستدامة والمبادرات الاستراتيجية

دورة حياة إدارة المورِّدين غير خطية - فهي ديناميكية وتتطلب مشاركة ورؤية وقابلية تهيئة مستمرة.

لماذا تهتم إدارة المورِّدين اليوم

يتعرض قادة المشتريات لضغوط متزايدة لتقديم المزيد من القيمة والمرونة والمرونة. كيف تؤثر إدارة المورِّدين على كفاءة الإعداد للشراء؟ بطرق متعددة في جميع أنحاء المؤسسة، بواسطة:

• الحد من مخاطر سلسلة التوريدات من خلال المراقبة الاستباقية والحد من المخاطر
• تحسين الامتثال للمعايير التنظيمية والداخلية
• تعزيز تفاعل المورِّدين لدفع قاطرة الابتكار والاستدامة
• إلغاء تأمين القيمة عبر تدفقات عمل الشراء والتعاقد وتحديد المصادر

في المشهد العالمي الذي يشكله عدم اليقين الجيوسياسي، والولايات البيئية والاجتماعية والحوكمة (ESG)، والتحول الرقمي، تكون إدارة الموردين أساسية للشراء المرن القائم على القيمة.

التحديات الشائعة في إدارة المورِّدين

وعلى الرغم من أهميتها الاستراتيجية، تواجه العديد من أفرقة المشتريات تحديات مستمرة، منها ما يلي:

• بيانات المورِّد المجزأة: الأنظمة غير المتصلة والعمليات اليدوية تعوق الرؤية
• إدماج الموظفين الجدد غير الكفء: التأخر الطويل وغير المتسق في وقت بدء التشغيل وزيادة المخاطر
• الرؤية المحدودة للمخاطر والأداء: بدون الأدوات المتكاملة، يمثل تقييم صحة المورِّدين مشكلة
• صعوبة إظهار قيمة المورِّد: يسعى الإعداد للشراء إلى تحديد كمية مساهمات المورِّدين والإبلاغ بها لتحقيق نتائج الأعمال

تمنع هذه المشكلات فرق الإعداد للشراء من العمل إستراتيجيًا وتقديم تأثير قابل للقياس.

أفضل سبع ممارسات لإدارة أكثر ذكاءً للمورِّدين

للتغلب على هذه التحديات، يمكن لقادة الإعداد للشراء التفكير في اعتماد أفضل ممارسات إدارة المورِّدين التالية. يقدم كل واحد فوائد واضحة تدعم الكفاءة التشغيلية والتوافق الاستراتيجي والحد من المخاطر.

1. إضفاء الطابع المركزي على بيانات المورِّد

من خلال دمج ملفات تعريف المورِّدين والشهادات ومقاييس الأداء ومؤشرات المخاطر في نظام أساسي واحد، يمكن لفرق الإعداد للشراء التخلص من مخازن البيانات والحصول على عرض شامل لعلاقات المورِّدين. وهذا يتيح إعداد حساب أسرع، وتتبع أفضل للالتزام، وقرارات تحديد مصادر أكثر استنارة.

2. أتمتة عمليات سير عمل إدماج الموظفين الجدد

رقمنة إعداد الحساب بالاعتمادات وعمليات التحقق من الالتزام المؤتمتة. تعمل أدوات إعداد الحساب الرقمي على أتمتة تجميع البيانات والتحقق من الصحة والاعتمادات، مما يضمن إعداد المورِّدين بسرعة ودقة. وهذا يقلل من الجهد اليدوي ويقلل من حالات التأخير ويساعد على ضمان استيفاء المورِّدين للمتطلبات التنظيمية والداخلية من اليوم الأول.

3 - تنفيذ الرصد المستمر للمخاطر

تطبيق رؤى شاملة في الوقت الفعلي لتقييم المخاطر المالية والتشغيلية والجيوسياسية. باستخدام أدوات إدارة المخاطر المتكاملة، يمكن لفرق الإعداد للشراء مراقبة المخاطر المالية والتشغيلية والجيوسياسية عبر قاعدة المورِّدين. تساعد التنبيهات ولوحات المعلومات في تحديد التهديدات الناشئة وتوضيحها عبر وظائف تحديد المصادر حتى الدفع، مما يتيح التدخلات في الوقت المناسب التي تحمي سلاسل التوريدات وسمعة العلامة التجارية.

4. مورِّدو القطاعات استراتيجيًا

تصنيف المورِّدين حسب المخاطرة والإنفاق والأهمية الاستراتيجية. من خلال تصنيف المورِّدين على أساس الإنفاق والمخاطرة والأهمية الاستراتيجية والأداء، يمكن للإعداد للشراء التعاون بشكل أوثق مع المورِّدين الاستراتيجيين أو تشديد الضوابط على المورِّدين المعرضين لمخاطر عالية. ويمكن أن يساعد ذلك على ضمان تخصيص موارد بكفاءة وزيادة قيمة المورِّد إلى الحد الأقصى.

5. التعاون استباقيًا

إشراك المورِّدين في التخطيط المشترك والابتكار ومبادرات ESG. كما أن إشراك المورِّدين في التخطيط المشترك وتطوير المنتجات ومبادرات ESG يعزز الثقة والمحاذاة. تعمل الأنظمة الأساسية التفاعلية على تمكين الاتصال في الوقت الفعلي والأهداف المشتركة والابتكار المشترك، مما يحول المورِّدين إلى شركاء استراتيجيين بدلاً من المورِّدين المتعلقين بالمعاملات.

6- قياس الأداء باستمرار

استخدم مؤشرات الأداء الأساسية ونماذج تقييم الأداء لتتبع التسليم والجودة والاستجابة. باستخدام مؤشرات الأداء الأساسية وبطاقات الأداء القياسية، يمكن لفرق الإعداد للشراء تتبع موثوقية التسليم والجودة والاستجابة والالتزام. تخبر بيانات الأداء تجديدات العقود وبرامج تطوير المورِّدين وتقييمات المخاطر، مما يضمن تلبية المورِّدين للتوقعات.

7. تكامل إدارة المورِّدين عبر الإعداد للشراء

تمكين بيانات المورِّد للتدفق بسلاسة إلى تحديد المصادر والتعاقد والشراء. عند دمج بيانات المورِّد في تدفقات عمل تحديد المصادر والتعاقد والشراء وتحرير الفواتير، يمكن لفرق الإعداد للشراء التصرف بشكل أسرع وتقليل الأخطاء وضمان الاتساق. يعمل هذا التكامل على إلغاء تأمين القيمة المتزايدة ودعم مبادرات تحويل الإعداد للشراء الأوسع نطاقًا.

يمكن أن تساعد أفضل ممارسات إدارة المورِّدين هذه المؤسسات على تحويل الإعداد للشراء من حل المشكلات التفاعلي إلى إنشاء قيم استباقي.

كيف يمكن للتكنولوجيا تبسيط إدارة المورِّدين للأعمال الحديثة

التكنولوجيا هي أداة تغيير الألعاب، حيث توفر الأتمتة والرؤى والشفافية التي تحافظ على سير سلاسل التوريدات، حتى في مواجهة زيادة التعطل وعدم اليقين. تقدم حلول إدارة المورِّدين ما يلي:

• مجموعة إعداد للشراء متكاملة تتضمن إدارة المورِّدين عبر تدفقات عمل تحديد المصادر حتى الدفع، مما يقضي على الوحدات المنفصلة ويحفز الالتزام والتوفير
• موزِّع محتوى مركزي يدمج بيانات المورِّد من المصادر الموثوق بها، مما يتيح الالتزام الاستباقي وإدارة دورة الحياة
• أدوات الإعداد للشراء المعتمدة على المخاطر التي تُنشئ رؤى فورية للمساعدة في تحديد مخاطر المورِّدين والحد منها، مما يضمن استمرارية الأعمال ويحمي سمعة العلامة التجارية
• نظام بيئي تفاعلي يربط المشترين والمورِّدين في نظام أساسي واحد، مما يقلل الاحتكاك وتسريع القيمة

يساعد رقمنة إدارة المورِّدين فرق الإعداد للشراء على تحسين إمكانية العرض والمرونة والتحكم بها.

كيف تدعم إدارة المورِّدين تحويل الإعداد للشراء

تعمل الإدارة الفعالة للمورِّدين على تسريع تحويل الإعداد للشراء من خلال مواءمة إمكانات المورِّد مع الأهداف الاستراتيجية ودفع عجلة الابتكار وتحسين التكلفة والمخاطر ونتائج الأداء. حيث يقوم بتغيير الإعداد للشراء من وظيفة معامَلات إلى شريك أعمال معتمد على القيمة ومرن وتعاوني من خلال:

• تعزيز تحديد المصادر الاستراتيجي: تؤدي رؤى أفضل للمورِّدين إلى اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً بشأن تحديد المصادر وتحسين نتائج المفاوضات
• تحسين إدارة العقود: تعمل بيانات المورِّدين المتكاملة على تحسين الالتزام وتخطيط التجديد والحد من المخاطر
• تحسين تحليل الإنفاق: يعمل تقسيم المورِّدين وبيانات الأداء على تعزيز رؤية الإنفاق، مما يتيح التحسين وتوفير التكاليف
• تمكين الأهداف البيئية والاجتماعية والحوكمة والابتكار: تدعم علاقات المورِّدين القوية مبادرات الاستدامة والتنوع والابتكار، ومواءمة الإعداد للشراء مع قيم الشركة

ومن خلال دمج إدارة المورِّدين في بنية استراتيجية الإعداد للشراء، يمكن للمؤسسات تحقيق قدر أكبر من المرونة والمرونة وإنشاء القيم.

المكاسب الفعلية على مستوى العالم: إدارة المورِّدين قيد التنفيذ

تشهد المؤسسات في جميع أنحاء العالم وفي كل صناعة فوائد ملموسة من إدارة المورِّدين الحديثة مع SAP:

• تحتاج شركة Rich Products Corporation (Rich’s) إلى رؤية أفضل حول عملية الإعداد للشراء بأكملها لمعرفة ما تقوم بشرائه مقدمًا وتحسين فرص وسياسات المورِّدين في جميع أنحاء المؤسسة. وحدت الشركة عمليات الإعداد للشراء حتى الدفع الخاصة بها لتجميع بيانات مورِّديها ومعاملاتها وتخزينها وتعزيزها في مكان واحد. مكن التحول شركة ريتش من تشغيل أكثر من 800 مليون دولار أمريكي في الإنفاق من خلال نظامها وتوفير الوقت مع أكثر من 50،000 فاتورة بدون لمس.
• ولمواكبة نموها السريع، احتاج تشرشل داونز، موطن ديربي كنتاكي، إلى صورة أوضح للتكاليف من البيانات المجزأة المنتشرة عبر أنظمة متعددة. توحيد عمليات الإعداد للشراء والماليات والموارد البشرية للمؤسسة في نظام تخطيط موارد المؤسسة على الشبكة السحابية واحد، مما أدى إلى تحسين الرؤية حول إنفاق المورِّدين والفئات. مما أدى إلى تخفيض قاعدة توريدها بنسبة 40% وتبسيط بيانات إنفاقها والإعداد للشراء فيها بموجب نظام واحد.
• L&T Energy Hydrocarbon، وهي مزود لحلول التصميم حتى الإنشاء لصناعة الهيدروكربون، تحتاج إلى تحسين تعاونها الرقمي مع الموردين، بما في ذلك تسريع تحرير الفواتير والدفع، والحد من أخطاء العملية. قامت الشركة بدمج إمكانات الشراء إلى الدفع والطلب الخاصة بها في حل سحابي واحد يوفر الوقت في مفاوضات المورِّدين ويسرع أوامر الشراء. ساعد الحل المتكامل L&T على معالجة أكثر من 30,000 أمر شراء وإدارة 5900 مورِّد نشط سنويًا.
• يحتاج سميث+نهيو، وهو قائد عالمي في مجال الرعاية الصحية، إلى توحيد أنظمة الإعداد للشراء المجزأة لتحسين رؤية الإنفاق والامتثال وتفعيل المورِّدين. قامت الشركة بتوحيد عمليات تحديد المصادر حتى الدفع ، مما يتيح إدارة دورة حياة المورِّدين والشراء الموجَّه. وقد أدى التحول إلى زيادة التقاط النفقات بمبلغ 400 مليون دولار أمريكي، وتقليل وقت إجراءات بدء العمل للمورِّدين بنسبة 50%، وتعزيز رضا الموظفين بنسبة 35%.
• بي تي عمان للمعادن، وهي شركة إندونيسية لتعدين الذهب والنحاس، احتاجت لأتمتة جهودها اليدوية الهائلة في مجال المشتريات وإدارة سلسلة التوريد. قامت الشركة بأتمتة العمليات لتعزيز الكفاءة التشغيلية وتحسين رؤية الإنفاق وتبسيط تفاعل المورِّدين—بما في ذلك إدارة شهادات المورِّدين وضمان حصول جميع المورِّدين على تراخيص أعمال نشطة. وقد مكن الحل المتكامل الشركة من استخدام 214 ألف ورقة ورق أقل خلال ستة أشهر فقط، وإدارة 90% من وثائقها، ومصدر 95% من بضائعها من منصة واحدة.

توضح أمثلة إدارة المورِّدين هذه كيف يمكن للمؤسسات اتباع نهج جديد لدفع عجلة المرونة والابتكار وتأثير صافي الدخل.

اتخاذ الخطوة التالية نحو إعداد للشراء أكثر ذكاءً

وبينما يقوم العملاء بإنشاء أعمالك، يكون المورِّدون هم البنية الأساسية. عندما تكون مستعدًا لتبسيط إدارة المورِّدين وإلغاء تأمين قيمة إعداد للشراء أكبر، ابدأ بهذه الخطوات الخمس:

• تقييم حالتك الحالية: تحديد الفجوات في البيانات والعمليات والتكنولوجيا
• تحديد أهدافك: تنسيق إدارة المورِّدين مع أهداف الأعمال والإعداد للشراء الأوسع نطاقًا
• اختر التقنية المناسبة: استكشف الحلول لرقمنة تدفقات عمل المورِّدين وتكاملها
• إشراك أصحاب المصلحة: التعاون عبر عمليات الإعداد للشراء والتمويل والعمليات لدفع عملية الاعتماد وإدارة التغييرات
• القياس والتحسين: تتبع مؤشرات الأداء الأساسية والتحسين المستمر لأداء المورِّدين وتفاعلهم وتنسيقهم الاستراتيجي

لا يجب أن تكون إدارة المورِّدين معقدة. ومع الاستراتيجية والأدوات المناسبة، تصبح محركا قويا لتحويل المشتريات، ودفع عجلة التوفير، والمرونة، والابتكار في جميع أنحاء المؤسسة.

الأسئلة المتكررة

اقرأ المزيد