الإقفال المالي هي عملية ارتبطت دائمًا بالمهام المملة والمعرضة للأخطاء، مدعومة بضغط مكثف لإقفال الدفاتر في أسرع وقت ممكن. وفي حين أن القرارات الحاسمة في الأعمال دائمًا ما تكون على المحك، فإن البيانات والتقارير المالية التي تعتمد عليها لا تكون جيدة إلا بقدر دقتها وموثوقيتها.

واليوم، تواجه الشركات متوسطة الحجم منافسة شديدة، ويجب أن تكون قادرة على تغيير مسارها وتكييف نماذج أعمالها بوتيرة سريعة. وتساعد عمليات الإقفال المالي الفعالة والموثوقة في تعزيز الثقة والسرعة في التخطيط واتخاذ القرارات داخل الشركات—ومساعدة المستثمرين والمساهمين في التعرف على الفرص الجيدة عندما تظهر أمامهم.

ما هو الإقفال المالي؟

يشير الإقفال المالي إلى عملية مراجعة وتسوية دورية تنتهي بتسليم البيانات والتقارير المالية التي توفر رؤية مفصلة عن الوضع المالي في الشركة. وبعبارة أخرى، يمثل الإقفال المالي حصيلة جميع أنشطة الإدارة المالية التي تؤديها فرق المحاسبة بهدف "إقفال الدفاتر" خلال فترة زمنية محددة، مثل شهر أو ربع سنة أو سنة مالية. الهدف النهائي من الإقفال المحاسبي هو تقديم تقارير تفصيلية وشاملة تتضمن:

• الميزانية العمومية أو كشف الوضع المالي
• قائمة الدخل أو كشف الأرباح والخسائر
• بيان التدفق النقدي

ما الفرق بين "الإقفال المالي" و"إقفال الدفاتر"؟

حتى الأشخاص الذين يعرفون الفرق بين هذين المصطلحين، غالبًا ما يستخدمونهما بشكل متبادل إلى حد ما. ومع ذلك، من منظور عملي، هناك فرق بين الإقفال المالي وإقفال الدفاتر—وهو الأمر الذي يزداد أهمية مع سعي الشركات متوسطة الحجم إلى دمج عملياتها المحاسبية بشكل أفضل في نظام سحابي واحد، مثل برنامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

فيما يلي تعريف هذه المصطلحات الأساسية:

• الإقفال المالي هو مصطلح شامل يشير إلى جميع العمليات المحاسبية التي تندرج ضمن عملية إقفال الدفاتر—بما في ذلك خطوة إقفال الدفاتر فعليًا. والنتيجة هي توفير التقارير وكشوف الحسابات المالية التي تزود أصحاب المصلحة والمسؤولين التنفيذيين برؤية دقيقة حول وضع الشركة المالي. وتتم هذه العملية بشكل منتظم، سواء كان ذلك شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا أو غير ذلك.
• إقفال الدفاتر هو الخطوة التي تتم فيها تسوية دفتر الأستاذ العام أو “الدفاتر” وإقفالها للفترة المحددة ضمن عملية الإقفال المالي. بعد هذه الخطوة، يتم توفير التقارير المالية لتوضيح الوضع المالي للشركة خلال ذلك الوقت المحدد.

الخطوات الأساسية في عملية الإقفال المالي

هناك خمس خطوات أساسية في عملية الإقفال المالي: التسجيل والتحليل والإقفال والدمج والإبلاغ. عند تحديد الموعد الأخير للإقفال، يجب تسوية رصيد جميع كشوف الحسابات المالية حتى يمكن إقفال الدفاتر وبدء العملية مرة أخرى للفترة المالية التالية.

تسجيل وتحليل ودمج

• يتضمن إنشاء المعامَلات المالية تسجيل الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصاريف من جميع أقسام الشركة لتلك الفترة المالية المحددة.
• ويتضمن إجراء المحاسبة المالية مهام إضافية، مثل تحليل الحساب وتسويته وإقرار الإيرادات واحتساب الإهلاك والمحاسبة على أساس الاستحقاق.

إقفال

• إقفال الكيان هي المرحلة التي تتوقف فيها عن تسجيل المعامَلات وتسويتها، وتكون مستعدًا لتسوية الدفاتر وإقفالها.
• تتم عملية الإقفال في الشركة بعد إقفال الدفاتر وتتضمن خطوات إضافية لازمة للدمج المالي على مستوى الأقسام والكيانات القانونية، بما في ذلك الربط بدليل حسابات موحد، والتحويل إلى عملة موحدة، وإلغاء المعامَلات بين الشركات، واحتساب الاستثمارات. ومع نمو الشركات متوسطة الحجم، ستحتاج إلى أتمتة بعض هذه الأنشطة ودمجها والحصول على إمكانية وصول أسرع لعمليات فحص التحكم والتحقق من الصحة.

الإبلاغ

• إعداد التقارير المالية هو الخطوة الأخيرة في عملية الإقفال المالي. ومع تزايد تعقيد إعداد التقارير ومتطلباته، تشعر فِرَق الماليات بالضغط لتقديم تقارير أسرع وأكثر مرونة. تعد واجهات الأجهزة المتنقلة وأنظمة الإدارة المالية القوية الحل المثالي لإنشاء التقارير المخصصة في الوقت الفعلي في أي مكان وفي أي وقت.

يمكن أن تعرض لك برامج الإقفال المالي لتخطيط موارد المؤسسة لقطة من المهام المتبقية المطلوب إكمالها لإقفال الدفاتر.

أبرز 5 تحديات للإقفال المالي

تواجه العديد من الشركات متوسطة الحجم تحديات محاسبية عالمية تتزايد تعقيدًا، ومع ذلك يجب أن تعتمد على فِرَق أصغر لإنجاز المهام. بالنسبة لهم، من الضروري تبسيط ممارساتهم المحاسبية وأتمتتها ومواجهة هذه التحديات مباشرةً.

فيما يلي أبرز التحديات التي تواجه الفرق المالية:

1. غياب البنية وإجراءات التشغيل القياسية للمحاسبة: عملية الإقفال المالي هي بمثابة أساسيات المحاسبة "المحاسبة 101" لقادة الفِرَق المالية. في الشركات متوسطة الحجم، يعني هذا غالبًا أن بعض الأفراد الكبار—الذين يعرفون عملية الإقفال المالي بالتفصيل—لا يشعرون بالحاجة إلى تقديم إجراءات تشغيل قياسية (SOPs) أكثر رسمية ودقة. مع تزايد تعقيد الأعمال في الشركات، تصبح الحاجة إلى إجراءات تشغيل قياسية قوية أمرًا ضروريًا، ولكن يمكن أن يكون من الصعب الحصول على تأييد لإجراءات تشغيل أكثر صرامة، لذلك، يجب أن تكون أي أنظمة أو حلول مالية مقترحة جديدة قادرة على إظهار الفائدة وسهولة الاستخدام بسرعة.
2. ضغط الوقت في إقفال نهاية الشهر: تعتمد القرارات الاستراتيجية المهمة، بدءًا من المسؤولين التنفيذيين الكبار إلى المساهمين، —بل وتُبنى على—نتيجة تقارير الإقفال المالي. لذلك، تصبح السرعة هي المحفز. في بعض الأحيان يكون ذلك جيدًا عندما يؤدي إلى زيادة الكفاءة وتحسين إدارة الوقت. ولكن في كثير من الأحيان يؤدي إلى اختصارات أو وحدات منفصلة مشكوك فيها، حيث يتم تكليف أسرع الأشخاص بإقفال الدفاتر بدلاً من أخذ الوقت لنشر تلك المهام وأتمتتها على مستوى الفريق بأكمله والمساعدة في ضمان فهم أفضل لعمليات الإقفال المالي القياسية على مستوى الأعمال.
3. بيانات مالية غير دقيقة ومتأخرة: مجرد وجود بيانات غير دقيقة أو غير مكتملة في مجال واحد في الشركة إلى عرقلة عملية الإقفال المالي بالكامل. ينتج كل قسم فواتير، ومصاريف، وأوامر شراء، ومع ذلك، في العديد من الشركات—خصوصًا الشركات متوسطة الحجم التي نمت بسرعة—هناك نقص في الاتساق الإجرائي فيما يتعلق بإعداد التقارير المالية. تؤدي الطلبات المستعجلة في نهاية الشهر إلى الإحباط والوقوع في الأخطاء. وتواجه العديد من الشركات تحديات بسبب نقص الأدوات والحلول التي تعمل على دعم المحاسبة وإعداد التقارير الإدارية المتسق والمستمر—طوال الشهر.
4. وحدات منفصلة وضعف تكامل البيانات المالية: بالإضافة إلى البيانات الإدارية غير الدقيقة والمتأخرة، تعاني الفِرَق المالية أيضًا من أنظمة إعداد التقارير المنفصلة والمتباينة في جميع قطاعات الشركة، فغالبًا ما تحتوي على بيانات تعريف أو بُنى بيانات مختلفة لأسماء الحسابات وعددها وأسماء المنتجات والعملاء والأقسام وما إلى ذلك وعددها. وهذا يعني أن المحاسبين لا يتعين عليهم فقط مطابقة المعلومات المتباينة وفهمها، بل غالبًا ما يضطرون أيضًا إلى اللجوء إلى عمليات يدوية عرضة للأخطاء لضمان أن البيانات تتبع بنية متسقة.
5. غياب الأتمتة في المحاسبة: مع نمو الشركات متوسطة الحجم، تزداد تعقيدات دفاترها، ناهيك عن الحاجة المتصاعدة لفرض ضوابط أمنية مؤسسية صارمة والامتثال للتفاصيل الدقيقة لمعايير الحوكمة. ومع التشبث بالعمليات الموجودة بالفعل، تلجأ العديد من الشركات إلى إضافة هذه المتطلبات الإضافية باعتبارها مهام يدوية. ولا يؤدي ذلك إلى زيادة احتمالية وقوع الأخطاء فحسب، بل يحد أيضًا من القدرة على التوسع وتكامل البيانات. وبدون قوة أنظمة إدارة أعمال تخطيط موارد المؤسسة التي تعمل بنظام الذكاء الاصطناعي (AI)، ستصل الشركات متوسطة الحجم إلى نقطة حرجة في المحاسبة، تتعذر عندها مواصلة النمو بالاعتماد على العمليات اليدوية.

أفضل الممارسات لإعداد التقارير المالية وإجراء الإقفال المحاسبي بسلاسة أكثر

تعد التقارير والرؤى التي يتم توفيرها خلال عملية الإقفال المالي من الأمور الأكثر أهمية لنمو أعمالك وإدارتها—ومع ذلك نظرًا لتعقيدها وتفاصيلها، فهي غالبًا ما تكون من بين الأنشطة التي يتجنب الكثير القيام بها في الشركات. ولكن من خلال توحيد الإجراءات وتطوير استراتيجيات التواصل الجيد والاستفادة من حلول برامج المحاسبة الفعالة، يمكن للشركات أن تتطور مما يجعل العملية أكثر سهولة وكفاءة بكثير.

• تحديد أوجه القصور وعمليات المحاسبة المعرضة للأخطاء. تقوم العديد من أفضل الشركات متوسطة الحجم بتشكيل فريق عمل من ممثلين من مختلف الأقسام، وذلك في ظل رقمنة ممارساتهم المحاسبية وتحديثها. ويوفر فريق الماليات لهم مجموعة من المخاطر والقضايا للبحث عنها، ويتم بعد ذلك تجميع هذه النتائج وتقييمها للحصول على فكرة جيدة عن الجوانب التي يمكن تحسينها.
  
  وعادةً ما تكشف هذه العملية عن العوائق والتأخيرات، ولكنها تلفت الانتباه أيضًا إلى الأنشطة الكثيرة جدًا التي لا تزال تتم في جداول بيانات مستقلة يدويًا. وهذه العملية تهيئ الطريق لتطوير إجراءات التشغيل القياسية وبدء تشغيل أدوات محاسبية أكثر ترابطًا وأتمتة.
• تطوير ممارسات جيدة متعلقة بإدارة التغييرات لإنشاء إجراءات تشغيل قياسية وتنفيذها. في حين أن فريق المحاسبة هو المسؤول في نهاية المطاف عن إجراء إقفال مالي سلس، إلا أنهم يعتمدون على كل قسم للقيام بذلك—بدءًا من تكاليف التملك للمسؤولين التنفيذيين الكبار ووصولاً إلى مصاريف غداء فريق المبيعات. إذا كان يجب على الأقسام أن تعمل بسرعة ودقة، فمن الواجب على الشركة التأكد من أن كل شخص في الشركة يتبع نفس النهج.
  
  وفي أفضل الشركات متوسطة الحجم، غالبًا ما يبدأ الأمر باستراتيجية جيدة لإدارة التغييرات من أجل المساعدة في توصيل أهمية توحيد المهام وترسيخ البروتوكولات بشأن من يملك ماذا، ومتى وكيف يجب على الأفراد إكمال مهامهم المالية وتقديمها. ويعد وقت إنشاء إجراءات التشغيل القياسية وتنفيذها الوقت المثالي لإدخال استخدام أدوات الإدارة المالية الذكية، مثل حل تخطيط موارد المؤسسة ودعمه.
• تطبيق عملية محاسبة مستمرة ودعمها. "المحاسبة المستمرة" تعني فقط أنه بدلاً من جميع الإدارات التي تعمل في حالة ذعر في ^التاسع والعشرين من كل شهر، يتم إنشاء تدفقات عمل لنشر مهام الإقفال المالي بشكل أكثر تساويًا طوال فترة إعداد التقارير.
  
  يمكن أن يساعد استخدام أدوات الماليات المؤتمتة بشكل كبير على تبسيط هذه العملية مع أشياء، مثل تطبيقات الأجهزة المتنقلة وقوالبها—وكل ذلك من خلال السحابة لجمع البيانات اليومية لكل الأقسام ودمجها في الوقت الفعلي. وهذا يساعد على تجنب الذعر في نهاية الشهر، ويمكِّن الفِرَق أيضًا من تحديد (وإصلاح) الأخطاء في وقت مبكر. وأخيرًا، عندما يتم تحديث الدفاتر بانتظام، يمكن للشركات إجراء "إقفال جزئي" في أي فترة خلال الشهر لتجنب الصدمات أو اكتشاف الفرص.
• أتمتة الإقفال المالي ورقمته. باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الذي يعمل بتقنية الذكاء الاصطناعي والذي يوفر حلولاً مالية مستندة إلى الشبكة السحابية، يمكن للشركات متوسطة الحجم استثمار الوقت الثمين. فبدلاً من قضاء ساعات في أداء المهام اليدوية وإضفاء معنى على البيانات الفوضوية، يمكن للفِرَق المالية تخصيص مزيد من الوقت للأنشطة الاستراتيجية والتي تتطلب مهارة والتي تساعد شركاتها على النمو وتغيير الاتجاه بسرعة في السوق سريع التغير.
  
  توفر الأنظمة السحابية لوحات معلومات فورية تتيح للمسؤولين التنفيذيين تخصيص التقارير والحصول على رؤى عميقة في أي وقت خلال الشهر—من أجهزتهم أو مكتبهم أو أي مكان. كما أنها تمنح فريق المحاسبة إمكانية الوصول المفتوح إلى معلومات الشركة، وذلك باستخدام أدوات تعمل على دمج مجموعات البيانات المتباينة تلقائيًا وتوحيدها، ومنحه قاعدة أوامر يمكنه من خلالها تجميع بيانات الشركة وتحليلها.
• الاجتماع معًا بعد كل عملية إقفال مالي. هذا أمر مهم بشكل خاص للشركات متوسطة الحجم التي تنمو وتغير بسرعة نماذج أعمالها—، خاصةً عندما تحاول تطبيق أدوات رقمية جديدة وتنفيذ الإجراءات التشغيلية القياسية (SOPs) وترسيخها. كل التحديات والإدراكات المتعلقة بالإجراءات التي حدثت خلال الإقفال الأخير لن تكون أكثر وضوحًا وحضورًا في ذهن الفريق أكثر من يوم أو يومين بعد حدوثها.
  
  وتستغل العديد من الشركات هذه اللحظة من الهدوء بعد الإقفال لعقد اجتماعات دورية لاستخلاص معلومات عملية الإقفال المالي، حيث يمكن للفِرَق الخروج من مقر العمل، وربما تناول وجبة معًا، وقضاء وقت لتحليل أفكارهم حول تحسين العملية وتبسيطها ومشاركتها.

تساعد قوائم المهام والأتمتة على تحسين عملية الإقفال المالي، كما هو موضح هنا في قائمة الاعتمادات هذه.

بدء استخدام برنامج الإقفال المالي

تُروى الأسطورة أنه أثناء زيارة الرئيس كينيدي لوكالة ناسا، صادف عامل نظافة يعمل حتى المساء. وعندما سأله كينيدي عن سبب بقائه في العمل حتى وقت متأخر، أجابه الرجل: "لأنني أُساهم في إرسال رجل إلى القمر." على الرغم من أن هذه القصة القديمة قد تبدو ليست ذات قيمة بعض الشيء اليوم، إلا أن رسالتها لا تزال بالغة التأثير.

ولكي تكون الشركات متوسطة الحجم مرنة وقادرة على التكيف في الأسواق العالمية سريعة الوتيرة والتنافسية اليوم، يجب أن تسعى جاهدة إلى غرس الشعور بالهدف المشترك وفهم أهداف الشركة —على مستوى جميع فِرَقها.— ولا يمكن أن يحدث ذلك بسهولة وسط الوحدات المنفصلة الداخلية والعمليات غير الفعالة وتدفقات العمل اليدوية المعرضة للأخطاء. ولا يتعين أن يحدث التحول الرقمي المالي بين عشية وضحاها. قد يكون البدء بأفضل أدوات الإقفال المالي السحابية أسهل مما تعتقد. يمكنك التواصل مع مورِّد البرامج لمعرفة المزيد عن الخيارات والحلول المخصصة لمتطلبات أعمالك الفريدة.