نظرة عامة

كيف يعمل نظام ERP لديك؟ هل حان الوقت لترقية ERP؟ ربما لم تسأل هذه الأسئلة مباشرة (ما لم تكن تتحدث مع مندوبي المبيعات)، ولكنك ربما سألت نفسك هذا السؤال، إن لم يكن ذلك صراحةً. هل هناك قدر صغير من الشك في أن نظامك أفضل بطريقة ما؟ ربما تكون قد سمعت بعض قصص النجاح الحديثة لنظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP). أو ربما يكون الأمر أكثر وضوحاً من ذلك- ربما هناك أشياء جديدة عليك القيام بها لعملائك أو لمواكبة المنافسة التي لا يمكن لنظامك القديم التعامل معها دون الكثير من الوقت والمال من أجل الترقيات أو التعديلات. وفي كلتا الحالتين، من الممارسات الإدارية الجيدة تقييم أداء النظام باستمرار وتحديد مجالات التحسين أو القضايا الناشئة التي قد تصبح مشاكل في المستقبل المنظور.

هل هناك نظام تخطيط موارد مؤسسة (ERP) مثالي؟

الجواب القصير هو "لا". وحتى لو كان النظام المثالي موجودًا لاحتياجاتك المحددة في لحظة معينة في الوقت المناسب، فإن تلك الاحتياجات تتغير باستمرار. لذلك من الجيد متابعة الأمور ومعرفة مدى دعم تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بك لاحتياجاتك الحالية وتحديد الاتجاهات التي قد تؤدي إلى مشكلات.

من المألوف الإشارة إلى الأنظمة المثبتة باسم "تخطيط موارد المؤسسة القديم"، مما يعني التكنولوجيا القديمة والأنظمة القديمة. وهذا أمر غير عادل لأن العديد من الأنظمة المثبتة يتم صيانتها بانتظام وترقيتها بشكل مستمر وقادرة تمامًا على النمو والتكيف مع الاحتياجات والمتطلبات المتغيرة. ومع ذلك، فإن ترقيات نظام تخطيط موارد المؤسسة اختيارية، وإن كان بائعو البرمجيات يشجعون ذلك بقوة. من المهم البقاء على اطلاع دائم بالإصلاحات والتحسينات التي يوفرها مزوِّد الحلول الخاص بك. إذا حددت المشكلات أو الاتجاهات غير المفضلة، فإن أول شيء يجب عليك القيام به هو التأكد من أن نظامك لديه جميع التحديثات والإصدارات، ثم اكتشف ما إذا كان المورِّد لديه برامج إضافية أو تحسينات متوفرة يمكن أن تعالج أي أوجه قصور قد وجدتها.

هل يسمح لك برنامج ERP الحالي؟

وإجمالاً، احتفظ بنظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) القديم محدثًا. ولكن أيضا احرص عن قرب على أداء النظام. ستتغير الاحتياجات والمتطلبات وتحتاج إلى التأكد من أن نظامك يدعم احتياجات شركتك وعملائك بشكل حقيقي.

وقد يساعد التقييم الذاتي المذكور أعلاه في تحديد أوجه القصور ومجالات الاهتمام، بما في ذلك ما يلي:

• النظام الخاص بك غير قادر على تلبية المتطلبات الجديدة أو وضع حدود للمبادرات الجديدة.
• فهو لا يدعم التقنيات أو المتطلبات الجديدة، أو يفعل ذلك فقط بصعوبة وكلفة عالية وتأخيرات. ويبطئ البائع في دمج الميزات والوظائف الجديدة.
• يصعب تعلم الوظائف واستخدامها، وتثبيط الكفاءة بدلاً من دعمها.
• وقت الاستجابة بطيء للغاية. إن تخزين واسترجاع المعلومات غير كاف أو مرهق أو ليس فقط حتى احتياجات اليوم المتزايدة.
• النظام مكلف ويصعب صيانته ودعمه، ولا يدعمه البائع بشكل كاف.
• إذا كان نظامك حقًا نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) القديم مع تضاؤل الدعم من البائع، أو مجموعة منكمشة من الدعم التقني، فإن المبرمجين والمحللين ذوي المعرفة سيصبحون بلا شك أكثر تكلفة وأصعب في العثور عليه حيث يصبح النظام أكثر تقادم ولا يمكن الاعتماد عليه.

هذه هي أنواع المشاكل التي يمكن أن تتطور ببطء وتذهب غير معترف بها لفترة طويلة. ثم، فجأة، يصبح من الواضح أن أوجه القصور في النظام تسبب مشاكل تجارية خطيرة - وشيء ما يجب القيام به.

كم تنفق على تخطيط موارد المؤسسة (ERP)؟

وتتفاجأ العديد من الشركات عندما تقوم بالتحليل وتتعرف على التكاليف الحقيقية للحفاظ على نظام تخطيط موارد المؤسسة الموجود لديها في مكانها الصحيح وتشغيلها. وقد يبدو ذلك غريبًا عندما تراقب الشركات متوسطة الحجم النفقات عن كثب كجزء من مسؤولياتها الإدارية المنتظمة. ولكن ليس من السهل دائمًا الفصل بين التكاليف المباشرة وغير المباشرة المرتبطة بتخطيط موارد المؤسسة (ERP).

بالإضافة إلى الرسوم الشهرية والسنوية لمورِّد (موردي) البرامج ومورِّد (موردي) الأجهزة، ستكون هناك تكاليف مستمرة للخدمة والدعم من مختلف مزودي الخدمات لديك (على سبيل المثال، خدمة الأجهزة أو الاستشارات أو الشبكات). تأكد من تضمين تكاليف تحديث الأمور إذا اكتشفت (أو اشتبه في) أن التحديثات أو التحسينات قد تكون مطلوبة لحل المشكلات الموجودة أو المتوقعة على النحو المذكور أعلاه.

ضع في اعتبارك أيضًا تكاليف قسم تكنولوجيا المعلومات الداخلية المباشرة، بما في ذلك الرواتب والمزايا والمساحة والمرافق واللوازم. حاول فصل هؤلاء الذين يدعمون تخطيط موارد المؤسسة الخاص بك مباشرةً. ضع في اعتبارك أن بعض هذه التكاليف على الأقل ستبقى بعد ترقية نظام جديد وتطبيقه، خاصة إذا كنت تستبدل نظامًا محليًا تقليديًا بنظام موضعي آخر. بنية تكاليف البرامج الخدمية (SaaS) المستندة إلى الشبكة السحابية مختلفة، ولكنك ستظل بحاجة إلى نقطة مقارنة لاتخاذ قرار يمكن الدفاع عنه سواء بالبقاء مع نظامك الحالي أو بدء ترقية تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو متابعة استبدال النظام القديم.

كم ستكلف النظام الجديد؟

هل لديك قلق بشأن التكلفة المحتملة للتغيير إلى نظام ERP جديد؟ هذا أمر مفهوم. ومن المرجح أن يكون نظام تخطيط موارد المؤسسة الجديد أحد أكبر النفقات على المعدات غير الإنتاجية التي ستتكبدها الشركة في سنة معينة. ومع ذلك، عندما ينظر إليها في سياق المزايا المتاحة ومقارنة بالمبلغ الذي ينفق حاليا للحفاظ على النظام الحالي، تجد معظم الشركات أن التكلفة معقولة ومبررة تماما. تذكر التفكير من حيث تكاليف دورة الحياة - التكلفة الإجمالية على مدى فترة من الزمن، مثل خمس إلى سبع سنوات.

عند النظر إلى تكلفة اقتناء وتنفيذ نظام الاستبدال، كن على علم بأن تكاليف ترخيص الأجهزة والبرامج ليست سوى جزء من المعادلة. يجب عليك أيضًا تضمين ما يلي في تقييمك:

• الشبكات والأجهزة الطرفية مثل الماسحات الضوئية لشريط الرموز ومحطات الدخول عن بعد والأجهزة المحمولة وبرامج العملاء بالإضافة إلى الدعم.
• تحويل البيانات وإدخال البيانات إلى النظام الجديد بالإضافة إلى توفير للأرشفة والوصول إلى السجلات القديمة.
• التأهب للكوارث، بما في ذلك أنظمة النسخ الاحتياطي أو تجاوز الفشل، وموارد استعادة البيانات، والاتصال الزائد، والاتصالات.
• توفير التعليم والتدريب لفريق تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسة وجميع المستخدمين المستقبليين. (هذا مهم للغاية. لا تخطف هنا).
• تطوير تدفق العمل الجديد والوثائق.
• المساعدة في التنفيذ. من المحتمل أن يتم تضمين مستوى معين من المساعدة في الحزمة من مورِّد النظام الأساسي، ولكن قد ترغب في الحصول على مساعدة إضافية من المورِّد (المورِّدين) أو المستشارين الخارجيين أو شركة المحاسبة الخاصة بك أو غيرها لبعض أو جميع البنود المذكورة أعلاه.
• عبء إضافي على موظفيك أثناء التنفيذ في شكل وقت إضافي، التوظيف يغري بالمساعدة في الواجبات العادية حتى يكون لديهم الوقت للعمل على التنفيذ، أو المكافآت والحوافز الأخرى للحفاظ على تحفيز العمال.

كن على علم بأن بنية التكلفة لأنظمة البرامج الخدمية المستندة إلى الشبكة السحابية مختلفة تمامًا عن طريقة الشراء والتنفيذ التقليدية في مكان العمل. مع SaaS، يكون هناك القليل أو لا توجد تكلفة مسبقة للأجهزة لأنها في الأساس موقف اشتراك. ولكن عادة ما يتضمن عقد البرامج الخدمية قدرًا كبيرًا من تكاليف الصيانة والدعم أيضًا، وبالتالي سيتم تخفيض تكاليف تكنولوجيا المعلومات الداخلية المستمرة لديك بشكل كبير. معظم الشركات تجد أن التكلفة الإجمالية على مدى خمس إلى سبع سنوات مع SaaS من المرجح أن تكون أقل من التكلفة الإجمالية للشراء والدعم داخليا.

أثناء وزنك لقرار الاحتفاظ بنظامك الموجود أو النظر إلى بديل، ضع في اعتبارك المفاضلات. باستخدام حل تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الجديد، ستحصل على واجهة مستخدم حديثة وميزات ووظائف إضافية وتعزز ميزتك التنافسية، بينما إذا احتفظت بنظامك القديم، فإنك تحد من قدرتك على البقاء مرنًا ومنتجًا وتنافسيًا. في حين أنك لا تبحث بشكل أساسي عن توفير التكاليف، توضح قصص نجاح ERP الحديثة أن فوائد الانتقال إلى نظام جديد غالبًا ما تكلف أقل وتفوق نفقات تنفيذ الترقية.

كيف تبرر نظامًا جديدًا لتخطيط موارد المؤسسة (ERP) ماليًا؟

عند اتخاذ قرار بهذا الحجم، فإن معظم الشركات تتطلب تحليل التكلفة والفائدة في شكل بيان عائد الاستثمار (ROI). جانب التكلفة سهل—إضافة التكاليف المتوقعة كما هو موضح أعلاه. على جانب الفائدة قد يكون هناك توفير مباشر في تكاليف تكنولوجيا المعلومات، ولكن تعداد الفوائد الرئيسية لتخطيط موارد المؤسسة يتطلب من الشركة رؤية كيف سيغير النظام مكان العمل ويتيح أداء أعلى، وتحسين الإنتاجية، وخدمة أفضل للعملاء.

تحسين الأداء

العديد من مشاريع نظام تخطيط موارد المؤسسة لها ما يبررها إلى حد كبير على التحسينات المتوقعة في الكفاءة (تخفيضات العمالة المباشرة) والوفورات في التكاليف (بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، تخفيضات المخزون)، وبحق بحيث تكون هذه فوائد سداد ضخمة في العديد من تطبيقات تخطيط موارد المؤسسة الناجحة. ولكن كن على علم بأن النظام لا يخلق هذه المزايا بمجرد وجوده في شركتك. يقوم النظام بتنظيم البيانات وتحليلها وعرضها بطريقة تجعل المديرين يستطيعون الاستفادة من الأشخاص بشكل أفضل واتخاذ قرارات أفضل، وهو ما سيولد الفوائد الكبيرة. ضع في اعتبارك ذلك عند إعداد ميزانية لتدريب المستخدمين وتطبيق الإجراءات المحسَّنة.

خدمة عملاء أفضل

هذه الفوائد أقل مباشرة ولكن أكثر قيمة. ومن خلال خدمة العملاء بشكل أفضل، يمكنك نظرياً زيادة المبيعات والأرباح، وزيادة حصة السوق، بل وربما زيادة الهوامش لأن خدمة العملاء الجيدة تضيف قيمة للعميل دون إضافة تكلفة للمنتج نفسه. في بعض الحالات، تصبح تحسينات خدمة العملاء متطلبات البقاء على قيد الحياة لأنه عندما يتوقع عميل جديد أو جيد إمكانات مثل الطلب الإلكتروني أو إعداد التقارير الإلكترونية المحسَّنة، يحتاج نظام ERP الخاص بك إلى التسليم.

تغييرات مكان العمل

تم تصميم أنظمة اليوم لإمكانية الاستخدام (UX أو تجربة المستخدم هي كلمة البزور الحالية) للوصول السريع والسهل إلى المعلومات. ونظرًا لأن وظيفة كل مستخدم وتدفق العمل فريد من نوعه، فإن أنظمة اليوم مصممة بشكل كبير لمنح كل مستخدم شاشات وعمليات العمل الأكثر كفاءة وراحة. فكر في تجنب التكاليف بدلاً من خفض التكلفة لهذه الفائدة. وستساعد هذه الكفاءة المتزايدة الموظفين الحاليين على القيام بالمزيد والتعامل مع حجم أكبر من الأعمال دون توظيف جديد. من غير المستحسن تبرير النظام على أساس تقليل عدد الموظفين - فربما لن يحدث، ولن يحفز احتمال فقدان الوظائف العمال على تبني النظام ومساعدته على النجاح.

تحديد تخطيط موارد المؤسسة هو مجرد بداية

في حين اتباع نصائح لتقييم أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، ضع في اعتبارك أن استبدال النظام القديم ليس عملية بسيطة أو سريعة - ولكنه يستحق الاستثمار جيدًا حيث يمكنه تقديم فوائد كبيرة عند اختياره وتنفيذه بشكل صحيح.

سؤال واحد لدى معظم الشركات على رأس قائمتها في هذه المرحلة من العملية هو “كم من الوقت سيستغرق اختيار وتنفيذ استبدال نظام قديم؟” لا توجد إجابة واحدة على ذلك السؤال - فهو يعتمد على حجم المؤسسة وتعقيدها، سواء كان أو كلا النظامين (القديم والجديد) قائمين على السحابة، وديناميكيات الشركة وفريق التنفيذ، ومستوى الالتزام الإداري بالمشروع، ومقدار التعاون أو المقاومة بين مجتمع المستخدمين … على سبيل المثال لا الحصر عدد قليل من المتغيرات. بعض التطبيقات يمكن أن تكتمل في بضعة أشهر؛ والبعض الآخر يستغرق سنة أو أكثر. يمكن أن يساعدك شريك التنفيذ ذو الخبرة في وضع جدول زمني قابل للتحقيق عندما تضع خطة مشروعك في المراحل الأولى من تخطيط التنفيذ.

ليس علينا أن نقول لك أن استبدال العمود الفقري لإدارة المعلومات الاستراتيجية لشركتك لا بد أن يكون معطلاً. لا يمكن تجنب ذلك تمامًا، ولكن يمكن تقليل الخلل إلى الحد الأدنى بجهد تطبيق مخطط جيدًا ومُدار.

قراءة المزيد في هذه السلسلة