ما هي خطة استمرارية الأعمال؟ لدى مستشار قيمة الموارد البشرية العالمي من SAP، Chiara Bersano، منظور فريد من نوعه حول هذا السؤال. في عام 1999، كانت تعمل في شركة عالمية تدير مصنعا في إزمير، تركيا، عندما خلف زلزال مدمر في نهاية المطاف أكثر من 17،000 قتيل و250،000 مشرد. إلا أن موظفي شركتها كانوا أفضل من معظمهم.

وكانت ردة فعل الشركة سريعة، حيث قامت بدعم ومساعدة العمال وأسرهم من خلال ظروف صعبة. وقد أمن ذلك الثقة والولاء على المدى الطويل بين الشركة والعاملين فيها. ولكنه دفع أيضًا إلى الاهتمام المبكر بالتخطيط للطوارئ في الوقت الذي تلتئم فيه التكنولوجيا لدعم مثل هذا الجهد مقارنة بقدرات اليوم. ومع ذلك، بعد عقدين من الزمن لا يزال العديد من هؤلاء الموظفين يعملون في تلك الشركة - ليس فقط للحصول على الأجر الأفضل أو الوعد بالنمو الوظيفي، ولكن لأنهم يعرفون أن الشركة لديها ظهورهم في وقت الأزمات.

إذًا، ما هو التخطيط للطوارئ؟ إذا سألت بيرسانو، فإنه يخلق إطار استجابة الطوارئ الذي يؤدي إلى الاحتفاظ بقوة عمل صحية ومحفزة ومتفانية أثناء الأزمات وبعدها.

يقول بيرسانو: "إن قوة بناء العلاقات من أزمة هي متطرفة". "إنه بناء علاقة قائمة على الثقة مع الموظفين."

ببساطة: الاستثمار في صحة الموظفين وسلامتهم من خلال نتائج التخطيط الدؤوب للطوارئ أولاً في المرونة والمرونة واستمرارية الأعمال - وبعد ذلك في نتائج أعمال أفضل. ولكن بشكل أكثر شمولية، يعد التخطيط للطوارئ مفتاحاً لبقاء أي عمل تجاري، محلي أو عالمي، على المديين القصير والطويل.

إدراك قدر التحضير

في حين أن هناك عدد لا يحصى من أمثلة خطط الطوارئ الأخرى خارج بيرسانو، فإن التعريف الكامل لخطة استمرارية الأعمال من حيث وظيفة الموارد البشرية يكون جاهزًا لتحويل الأشخاص والموارد ومواءمتهم استجابةً لأي حدث مؤسف حتى تتمكن الشركة من استئناف العمليات جزئيًا أو بالكامل في أسرع وقت ممكن.

يتوسل ذلك إلى السؤال التالي: مع بدء انتشار أخبار جائحة كوفيد-19 في الربع الرابع من عام 2019، كيف يمكن لخطط الطوارئ الأفضل أن تساعد الشركات والدول على حد سواء في العودة، وكيف يمكن لمثل هذه الخطط مساعدتها الآن؟ للإجابة على الجزء الثاني من السؤال، لدى الشركات المزيد للحصول على عاجلاً تقوم بإنشاء خطة طوارئ تركز على الحفاظ على استمرارية الأعمال. في الواقع، إنه أمر يجب أن تقوم منظمات الموارد البشرية به طوال الوقت كجزء من المهمة، بغض النظر عن الشروط الخاصة بالاقتصاد الكلي أو الأعمال.

Hindsight 2020: كيف يمكن أن تكون خطط الطوارئ قد ساعدت في بداية كوفيد-19

شركات التجارة الإلكترونية التي لديها خطط قائمة للتوظيف بسرعة لتحديد المصادر وأداء الأدوار كانت على استعداد جيد. كما تمكنت منظمات الخدمات التي قامت بالفعل بتسلح الموظفين بالحواسيب المحمولة وبرامج التعاون الحديثة من الانتقال بسرعة وسلاسة إلى طريقة عمل بعيدة. بشكل عام، كلما كانت الأعمال أكثر جاهزية للمستقبل والتكنولوجيا، كان أفضل تجهيز لها - إما عن قصد أو عن طريق الصدفة - للحفاظ على استقرار الأعمال كما هو الحال في الوباء.

ولكن التخطيط للطوارئ هو أكثر بكثير من التأكد من أن كل موظف لديه جهاز كمبيوتر محمول واتصال إنترنت سريع. يتعلق الأمر بتغيير الموارد أو حتى الأقسام بأكملها للتركيز على احتياجات الأعمال الفورية، وإدارة التصور الخارجي للشركة، ومعالجة ما يريده الموظفون ويحتاجون إلى النجاح حقًا. إذا كنت تعتقد أن تلك الصوت يشبه ثلاثة أشياء تحتاج إلى إدارة في الأوقات العادية، فأنت على حق. مدى فعالية إعداد الموارد البشرية سيجعل كل الفرق في مقدار التأثير على الأعمال، إذا كان ذلك على الإطلاق.

لهذا السبب، حتى بعد تراجع جائحة كوفيد-19، يجب أن يكون التخطيط المستمر والمتسق للطوارئ هو المعيار الجديد لمحترفي الموارد البشرية. إذا كان التخطيط للطوارئ جانبًا دائمًا من وظيفة الموارد البشرية، فإن لديه القدرة على دفع الأعمال نحو الأفضل.

امشي الحديث

بقدر ما تتعلق خطة عمل الطوارئ في مكان العمل بوضع استراتيجية على مقاييس كبيرة وصغيرة، فإن عمق وفعالية أي خطة طوارئ هي، في جوهرها، انعكاس لقيم الشركة. بالتأكيد، لدى كل شركة موقع ويب نفس مجموعة المثل التي تعبر عن عقلية العملاء الأولى وتضع صحة وسلامة الموظفين قبل كل شيء آخر. ولكن الأفعال تتحدث بصوت أعلى بكثير من الكلمات الملصوقة بالنسخ.

هذا هو المكان الذي يتوافق فيه تخطيط الطوارئ مع أهداف الأعمال. يجب على أخصائيي الموارد البشرية النظر في كل من السيناريوهات الخاصة بالأعمال بالإضافة إلى عوامل الاقتصاد الكلي التي تؤثر على كل شخص في المؤسسة، ومن ثم التعامل مع هذه العوامل في ضوء الأنواع المختلفة من حالات الطوارئ والأولويات التي يمكن أن تنشأ. الأصل الأكثر قيمة للشركة هو موظفوها، والاهتمام بهم هو التزام أخلاقي وقانوني. إذا وافق الرئيس التنفيذي وشركة CHRO على أن صحة العمال وسلامتهم لها أهمية قصوى في الأوقات الجيدة والصعبة على حد سواء، فإن رضا العملاء والنجاح المالي من المؤكد أن يتبعوا – حتى في سميكة الأزمة التي تهدد بالارتقاء بكل جانب من جوانب العمل.

ويجب أن تكون استراتيجيات التخطيط للطوارئ شاملة بطبيعتها وأن تأخذ في الاعتبار مجموعة واسعة من الإجراءات المتجاوبة التي ستكون، حتى في الظروف العادية، صعبة التنفيذ على الإطلاق دفعة واحدة. ولكن هذا هو أيضا السبب في أن التأهب لحالات الطوارئ والتخطيط للطوارئ هي مهمة للغاية - وقت الاستجابة هو جوهر في أي أزمة. لن يهم الخطة الصحيحة إذا جاءت متأخرة جدا.

وبالنظر إلى ما عاشه العالم وعدد المؤسسات والصناعات بأكملها التي تأثرت بها، ينبغي على المتخصصين في مجال الموارد البشرية أن يسألوا أنفسهم الآن: كيف يمكن إعدادنا بأفضل طريقة ممكنة ليوم غد، والشهر القادم، والسنة القادمة على حد سواء؟

قراءة المزيد في هذه السلسلة