ما هي خطة استمرارية الأعمال؟ لدى مستشار القيمة العالمي للموارد البشرية في SAP، تشيارا بيرسانو، منظور فريد للسؤال. في عام 1999، كانت تعمل في شركة عالمية تدير مصنعا في أزمير، تركيا، عندما خلف زلزال مدمر في نهاية المطاف أكثر من 17،000 قتيل و 250،000 مشرد. إلا أن موظفي شركتها كانوا أفضل من معظمهم.

وتفاعلت الشركة بسرعة، حيث دعمت وساعدت العمال وأسرهم من خلال ظروف صعبة. وقد ضمن ذلك الثقة والولاء على المدى الطويل بين الشركة والعاملين فيها. ولكنه دفع أيضا إلى الاهتمام المبكر بالتخطيط للطوارئ في وقت تلتئم فيه التكنولوجيا لدعم مثل هذا الجهد بالمقارنة مع قدرات اليوم. ومع ذلك، بعد عقدين من الزمن لا يزال العديد من هؤلاء الموظفين يعملون في تلك الشركة - ليس فقط للحصول على أجر أفضل أو الوعد بالنمو الوظيفي، ولكن لأنهم يعرفون أن الشركة لديها ظهورهم في وقت الأزمات.

إذاً، ما هو التخطيط للطوارئ؟ إذا سألت بيرسانو، فإنه يخلق إطار عمل الاستجابة لحالات الطوارئ الذي يؤدي إلى الاحتفاظ بقوة عمل صحية، محفزة، مكرسة أثناء الأزمات وبعدها.

ويقول بيرسانو إن “قوة بناء العلاقة من أزمة متطرفة”. "إنها بناء علاقة قائمة على الثقة مع الموظفين".

ببساطة: الاستثمار في صحة الموظفين وسلامتهم من خلال التخطيط الدؤوب لحالات الطوارئ يؤدي أولاً إلى المرونة والمرونة واستمرارية الأعمال - وبعد ذلك في نتائج أفضل للأعمال. ولكن على نحو أكثر شمولاً، فإن التخطيط للطوارئ هو المفتاح لبقاء أي أعمال تجارية، محلية أو عالمية، على المديين القصير والطويل.

الإدراك بقدر التحضير

في حين أن هناك عدد لا يحصى من الأمثلة الأخرى على خطة الطوارئ ما وراء Bersano’s، فإن التعريف الكامل لخطة استمرارية الأعمال من حيث وظيفة الموارد البشرية يكون جاهزًا لتحويل الأشخاص والموارد ومواءمتها استجابة لأي حدث مؤسف حتى تتمكن الشركة من استئناف العمليات جزئيًا أو بالكامل في أسرع وقت ممكن.

ويثير ذلك السؤال التالي: مع بدء انتشار أخبار جائحة كوفيد-19 في الربع الرابع من عام 2019، كيف يمكن لخطط الطوارئ الأفضل أن تساعد الشركات والبلدان على حد سواء على العودة بعد ذلك، وكيف يمكن أن تساعدها مثل هذه الخطط الآن؟ للإجابة على الجزء الثاني من السؤال، لدى الشركات المزيد للحصول على أقرب وقت لإنشاء خطة طوارئ تركز على الحفاظ على استمرارية الأعمال. في الواقع، إنه أمر يجب على منظمات الموارد البشرية القيام به طوال الوقت كجزء من الوظيفة، بغض النظر عن شروط الاقتصاد الكلي أو الأعمال الخاصة.

Hindesight 2020: كيف يمكن أن تكون خطط الطوارئ قد ساعدت في بداية كوفيد-19

وكانت شركات التجارة الإلكترونية التي لديها خطط قائمة للتوظيف السريع لأدوار تحديد المصادر والاستيفاء على استعداد جيد. واستطاعت المؤسسات الخدمية التي سبق أن سلّحت موظفين لديها أجهزة كمبيوتر محمولة وبرامج حديثة للتعاون الانتقال بسرعة وسلاسة إلى طريقة عمل بعيدة. بشكل عام، كلما كانت الأعمال التجارية جاهزة للمستقبل وممكنة من الناحية التقنية، كانت أفضل تجهيزًا - سواء عن قصد أو عن طريق الصدفة - للحفاظ على ثبات الأعمال التجارية مع ظهور الوباء.

ولكن التخطيط للطوارئ يتعلق بأكثر بكثير من التأكد من أن كل موظف لديه جهاز كمبيوتر محمول واتصال سريع بالإنترنت. يتعلق الأمر بتحويل الموارد أو حتى أقسام بأكملها للتركيز على احتياجات الأعمال الفورية، وإدارة التصور الخارجي للشركة، ومعالجة ما يريده الموظفون ويحتاجون لتحقيق النجاح. إذا كنت تعتقد أن تلك الأصوات تشبه ثلاثة أشياء تحتاج إلى إدارة في الأوقات العادية، فأنت على حق. ما مدى فعالية إعداد الموارد البشرية في إحداث كل الفرق في مدى تأثر الأعمال التجارية، إن كانت على الإطلاق.

ولهذا السبب، حتى بعد تخريب جائحة كوفيد-19، يجب أن يكون التخطيط الطارئ المستمر والمتسق هو المعيار الجديد لإخصائيي الموارد البشرية. إذا كان التخطيط للطوارئ هو جانب دائم في وظيفة الموارد البشرية، فسيكون لديه القدرة على دفع الأعمال نحو الأفضل.

امشي على الكلام.

بقدر ما تتعلق خطة العمل الطارئة في مكان العمل بوضع استراتيجية على مقاييس كبيرة وصغيرة، فإن عمق أي خطة طوارئ وفعاليتها هو، في جوهرها، انعكاس لقيم الشركة. ومن المؤكد أن كل شركة لديها نفس مجموعة المثل العليا التي تعبر عن عقلية العملاء أولاً ووضع صحة وسلامة الموظفين قبل أي شيء آخر. ولكن الأفعال تتحدث بصوت أعلى بكثير من الكلمات الملصوقة بالنسخ.

هذا هو المكان الذي يتماشى فيه التخطيط للطوارئ مع أهداف الأعمال. يجب على أخصائيي الموارد البشرية النظر في كل من السيناريوهات الخاصة بالأعمال بالإضافة إلى عوامل الاقتصاد الكلي التي تؤثر على كل شخص في المؤسسة، ثم التعامل معها في ضوء الأنواع المختلفة لحالات الطوارئ والأولويات التي يمكن أن تنشأ. إن الأصول الأكثر قيمة للشركة هي موظفيها، والاهتمام بهم هو التزام أخلاقي وقانوني. إذا وافق الرئيس التنفيذي والمدير التنفيذي لشركة CHRO على أن صحة العمال وسلامتهم لها أهمية قصوى في أوقات جيدة ومليئة بالتحديات على حد سواء، فإن رضا العملاء ونجاحهم المالي متأكدان من متابعتهما – حتى في خضم أزمة تهدد بإعلاء كل جانب من جوانب الأعمال.

ويجب أن تكون استراتيجيات التخطيط للطوارئ شاملة بطبيعتها وأن تأخذ في الاعتبار مجموعة واسعة من الإجراءات المستجيبة التي من شأنها، حتى في ظل الظروف العادية، أن تشكل تحديا لتنفيذها جميعا في وقت واحد. ولكن هذا هو السبب أيضًا في أن التأهب للطوارئ والتخطيط للطوارئ مهمان للغاية - فوقت الاستجابة هو جوهر أي أزمة. لن يهم الخطة الصحيحة إذا جاءت متأخرة جداً.

وبالنظر إلى ما تعرض له العالم وعدد المنظمات والصناعات بأكملها التي تأثرت، ينبغي أن يسأل أخصائيو الموارد البشرية أنفسهم الآن: كيف يمكننا الاستعداد بأفضل طريقة ممكنة ليوم غد والشهر القادم والسنة القادمة على حد سواء؟

قراءة المزيد في هذه السلسلة