إدارة تدفق العمل: دليل المبتدئين لأتمتة تدفق العمل وإدارة عمليات الأعمال
نظرة عامة على إدارة تدفق العمل
وكمصطلح تجاري، ظهرت إدارة تدفق العمل حقًا في الثمانينيات، جنبًا إلى جنب مع النشر المبكر للبريد الإلكتروني والحواسيب المكتبية وأنظمة الأعمال الرقمية. أدرك الناس بسرعة كبيرة كيف يمكن لهذه التقنيات الجديدة أن تساعد في الحد من الأخطاء وتبسيط المهام المتكررة. واليوم، تدعم البرامج الذكية والمتصلة بالسحابة وأنظمة إدارة تدفق العمل الرقمية شركائها من البشر لتحقيق كفاءة ومرونة محسَّنة بشكل متزايد، وتقليل أوقات الدورات ومعدل الخطأ، وتحسين الالتزام.
ما هو تدفق العمل؟
يمكن تحديد تدفق العمل كتسلسل للأنشطة أو المهام المتصلة المكتملة لتحقيق نتيجة معينة. يتبع تدفق العمل البنيوي مسارًا مميزًا، والذي قد يكون تسلسليًا أو متوازيًا لتلبية تبعيات أو متطلبات محددة. في كثير من الأحيان يكون للمسار اختلافات محددة، فريدة من نوعها لكل نتيجة أعمال مرغوبة.
توجد ثلاثة أنواع من تدفقات العمل:
- يدوي تمامًا: يمكن أن يكون تدفق العمل اليدوي، على سبيل المثال، مستندًا إلى المستندات الورقية مع مستندات وملاحظات وتوقيعات مكتوبة يدويًا، يتم تمريرها فعليًا في المكتب أو في منطقة الورشة.
- شبه مؤتمت: في تدفق عمل مؤتمت جزئيًا، يتم أتمتة أجزاء من العملية. فكر في سلسلة بريد إلكتروني، مع إرفاق ملفات، وتعليقات في نص البريد الإلكتروني، وتغييرات في الملفات المرفقة، يتم تمريرها كلما كان ذلك ملائمًا لمعالج المهمة الحالية.
- رقمي أو مؤتمت بالكامل: يتم تشغيل تدفقات العمل المؤتمتة في تطبيق أعمال مخصص بطريقة منظمة ومحددة، باتباع قواعد الأعمال المحددة.
إدارة تدفق العمل أو إدارة عمليات الأعمال: ما الفرق؟
تدفق العمل هو سلسلة الخطوات والمهام المستقلة الأكثر تحديدًا. في المقابل، فإن عملية الأعمال هي مصطلح أوسع نطاقًا لمجموعة من المهام وتدفقات العمل والأنشطة والإرشادات، حيث قد تكون بعض المهام مؤتمتة، في حين قد لا تكون هناك أنشطة أخرى.
على سبيل المثال، عند التفكير في تدفق عمل اعتماد بسيط للشراء - باستخدام متغير واحد أو عدة متغيرات محددة، قد تنص قاعدة الأعمال على أن أمر الشراء يحتاج إلى اعتماد من قسم ثانٍ إذا تجاوزت قيمة الشراء مبلغًا معينًا. تدفق العمل هذا جزء من عملية أعمال أكبر لكيفية شراء البضائع والخدمات داخل منظمة ويمكن أن يتضمن مبادئ توجيهية لتحديد البائعين والإعداد للشراء وما إلى ذلك.
فيما يلي بعض الأمثلة الشائعة على تدفق العمل:
اعتماد أمر شراء
التصريح بطلب إجازة
معالجة دفعة فاتورة
توظيف موظف
طلب قطعة غيار
إرسال فاتورة إلى عميل
لماذا برامج إدارة سير العمل مهمة للغاية؟
إدارة تدفق العمل هي عملية رقمنة العمليات المنفصلة وإدارة النتائج. يتيح لك برنامج إدارة تدفق العمل إنشاء تدفقات العمل هذه وتشغيلها وإدارتها. فيما يلي بعض الفوائد والنتائج الرئيسية التي يمكن توقعها من الحلول البرمجية المخصصة:
زيادة الكفاءة: زيادة معدل الأتمتة لديك لتحقيق نتائج أسرع وأفضل مع تسهيل الأمور على كل شخص معني. على سبيل المثال، باستخدام تدفق عمل رقمي بالكامل، يمكن لأصحاب المصلحة في الأعمال الوصول إلى المهام الرقمية المحددة بوضوح ومراجعتها ومعالجتها بسهولة، والعمل من أي مكان – في المكتب أو في المنزل أو أثناء التنقل.
المرونة المحسَّنة: تهيئة تدفقات العمل القياسية لتلبية الاحتياجات التشغيلية المتغيرة، وخلق ابتكارات العمليات لدعم نماذج الأعمال الجديدة، وإصلاح العمليات المتعثرة لمزيد من المرونة والمرونة.
الامتثال القوي: مع المسؤوليات الواضحة ومسارات التدقيق القائمة على البيانات، تكون قادرًا على مراقبة وإدارة نتائج العمليات وضمان الامتثال للسياسات واللوائح بشكل أفضل.
أنظمة إدارة تدفق العمل وكيفية عملها
تسمح أنظمة إدارة تدفق العمل للمستخدم بتحديد تدفقات عمل مختلفة لأنواع مختلفة من المهام أو العمليات. على سبيل المثال، في إطار التصنيع، قد يتم توجيه مستند التصميم تلقائيًا من المصمم إلى المدير التقني، وأخيرًا، إلى مهندس الإنتاج. في كل مرحلة في تدفق العمل، يكون فرد واحد أو مجموعة واحدة مسؤولة عن مهمة محددة. وبمجرد اكتمال المهمة، تضمن أنظمة إدارة تدفق العمل إشعار الأفراد المسؤولين عن المهمة التالية وتلقي البيانات التي يحتاجونها لتنفيذ مرحلتهم من العملية.
يمكن أن يكون لتدفقات العمل تبعيات أكثر تعقيدًا. على سبيل المثال، إذا كان من المقرر ترجمة مستند إلى عدة لغات، يمكن لمدير الترجمة تحديد اللغات ثم يتم تنشيط كل تحديد كنموذج أمر عمل لمترجم مختلف. ولن يتم تنشيط المهمة التالية في العملية إلا عندما يكمل المترجمون مهامهم ذات الصلة. وهذا يساعد على تتبع رجيم السجل وإبقاء الفرق الأكبر حجمًا في الموعد المحدد.
يمكن أن يساعدك برنامج إدارة تدفق العمل، كما هو موضح هنا، في إدارة العمليات وتحديد التباينات في عمليتك.
أمثلة على أنظمة إدارة تدفق العمل قيد التنفيذ
وسيكون لكل عمل احتياجاته الفريدة. فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية تطبيق أنظمة إدارة تدفق العمل الحديثة:
تحسين تطبيقات الأعمال الموجودة: تأتي العديد من تطبيقات المؤسسات مع أدوات مضمنة وقوالب تدفق عمل لتحديد وبناء عمليات الأعمال التي لم يتم ربطها بعد في النظام. عند الحاجة إلى إجراء تغييرات على مهام سير العمل، لا يحتاج المسؤولون إلى البدء من البداية – حيث يمكنهم الاستفادة من الوظائف الموجودة للنظام لإنشاء التغييرات. كذلك، تأتي أفضل الأدوات البرمجية الحديثة مع ميزات الأتمتة الإضافية التي تحتوي على الذكاء الاصطناعي (AI) وأدوات أتمتة العمليات المضمنة بالفعل.
استخدام ملحقات التطبيقات المتوازية: تفضل العديد من الشركات الحفاظ على "نواة نظيفة"، وهذا يعني أنها تفضل تشغيل تطبيقات برامجها مع أقل عدد ممكن من التعديلات. وهذا يعني أن أي تدفقات عمل جديدة وابتكارات العمليات قد تستفيد من البيانات من الأنظمة الموجودة ولكن يتم بناؤها خارج تطبيقات الأعمال الحالية. هذه التي تسمى ملحقات التطبيقات "جنبا إلى جنب"، على عكس ملحقات التطبيقات "داخل التطبيق"، عادة ما يتم بناؤها وتشغيلها في السحابة.
تنسيق العمليات عبر الأقسام: أنظمة إدارة تدفق العمل المستندة إلى الشبكة السحابية هي أيضًا الخيار المفضل لعمليات التنسيق بين التخصصات التجارية. هذه هي عمليات الأعمال التي تمتد عبر التطبيقات والأنظمة والخدمات المختلفة. ويتضمن ذلك البُنى الأساسية المختلطة حيث تحتاج إليك متطلبات الأتمتة الخاصة بك لتوصيل تدفقات عمل متعددة غير متصلة تعمل في مواقع وتطبيقات مختلفة. كما يعمل أيضًا مع العمليات التي تريد فيها توفير تدفق عمل معين للمشاركين في العملية الخارجية مثل الشركاء والمورِّدين - ثم استخدام نتيجة تدفق العمل هذا لبدء خطوة تالية داخليًا.
مما يسهل على الخبراء الخاضعين للتقييم تخصيص تدفقات العمل: بالنسبة للعمليات الإدارية التي تتضمن نماذج اعتماد أو طلبات بسيطة فقط، يمكن معالجة بعض عمليات الأعمال المؤتمتة باستخدام منصات تطوير منخفضة التعليمات البرمجية (LCNC). وهذا يعني أن وظائف السحب والإسقاط والوظائف المرئية المبسطة تتيح لمستخدمي الأعمال إنشاء تطبيقات تدفق عمل بسيطة ومخصصة لتلبية الاحتياجات الخاصة بالفِرق لديهم.
تقنيات إدارة تدفق العمل
تعمل تقنيات تدفق العمل على تمكين العمليات القياسية بمسؤوليات واضحة وربط المهام المختلفة ضمن مسار محدد. ويؤدي الدمج الذكي مع واحدة أو أكثر من تقنيات الأتمتة الجديدة إلى زيادة مستوى الأتمتة ضمن تدفق العمليات، مما يتيح نتائج أسرع وأفضل للعملية. والأكثر من ذلك، أنه يتيح عمليات جديدة مبتكرة، مما يساعد على خلق قيمة أو تقديم تجربة أفضل. فيما يلي بعض الأمثلة على التقنيات المتقدمة التي يتم استخدامها في برامج تدفق العمل الحديثة:
البيانات الضخمة: تقنيات البيانات الضخمة وتحسين الرؤية في تلك البيانات تجعل كميات هائلة من المعلومات متاحة للاستخدام، والتي يمكن دمجها واستخدامها مباشرة في عمليات الأعمال. فيما يلي مثال على تدفق العمل: فكر في عملية اعتماد نفقات رأس المال (CAPEX) شبه المؤتمتة - يتم إرسال التقارير المالية ذهابًا وإيابًا بين المراجعين والمعتمِدين المعنيين عبر البريد الإلكتروني قبل اتخاذ قرار الاستثمار. وبالاعتماد على مصادر البيانات ذات الصلة، يمكن لنظام تدفق العمل إنشاء التقارير اللازمة تلقائيًا وإتاحتها تلقائيًا للأشخاص المناسبين عند نقطة محددة في العملية. والأكثر من ذلك، واستنادًا إلى قواعد أعمال محددة، أو من خلال الاستفادة من قدرات الذكاء الاصطناعي (AI) وتدريب الآلة (انظر أدناه)، يمكن استخدام البيانات المتكاملة لتوجيه عملية اتخاذ القرار، وتسريع العملية وإعفاء صناع القرار من المهام أو التقييمات الروتينية.
الذكاء الاصطناعي: يمكن أن تساعد تقنيات الذكاء الاصطناعي مثل تدريب الآلة ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP) والرؤية الحاسوبية وأتمتة العمليات الآلية (RPA) في أتمتة خطوات العمليات التي لم يكن من الممكن تنفيذها سابقًا إلا بطريقة يدوية أو شبه آلية من قبل البشر.
تدريب الآلة: يمكن تطبيق تدريب الآلة حيث تتطلب خطوة العملية تحليل بيانات معقد لاكتشاف الأنماط أو إجراء التنبؤات والتوصيات. فكر في مقدم الطعام في المناسبات الرياضية حيث قد يعتمد أمر التجديد على المشروبات الغازية بشكل كبير على توقعات الطقس.
معالجة اللغة الطبيعية (NLP): تمكن NLP روبوتات الدردشة أو المساعد الصوتي الرقمي من أتمتة تفاعلات معينة ضمن عملية أو لأتمتة تدفقات العمل البسيطة بالكامل. التفكير في الردود المؤتمتة على الاستفسارات الروتينية كبيرة الحجم مثل حالة أوامر الشراء أو الفواتير.
رؤية الحاسوب: يمكن لرؤية الكمبيوتر استخراج معلومات معقدة سياقية من الصور التي يمكن استخدامها بعد ذلك لأتمتة أو إعلام العمليات الأخرى. ومن الأمثلة على ذلك مشغلو شبكات كهرباء المرافق الذين يقومون بتحليل صور الأقمار الصناعية لمراقبة حركة السطح لإبلاغ عمليات الصيانة الخاصة بهم والتشغيل التلقائي لأطقم الخدمة في حالة الأحداث التي قد تعرض بنيتهم التحتية للخطر. وبدلاً من ذلك، يمكن لرؤية الكمبيوتر إنشاء جدول زمني للصيانة التنبؤية حيث يتم استخدام الفحص البصري الآلي لبدء تشغيل طلبات الخدمة فقط عند الحاجة وليس في جدول زمني ثابت.
أتمتة العمليات الآلية (RPA): ينفذRPA المهام اليدوية المتكررة ضمن تدفقات العمليات من خلال محاكاة تفاعلات المستخدم مع الأنظمة. حالة الاستخدام المعتادة هي سد فجوات التكامل عن طريق نسخ البيانات ولصقها من جداول البيانات أو مستندات أخرى، مثل رسائل البريد الإلكتروني للمورِّد، إلى نظام أعمال، والذي لا يسرع هذه المهمة فحسب، بل يزيد من دقة البيانات أيضًا.
برامج إدارة تدفق العمل توضح الحالة والمقاييس الأساسية في عملية المبيعات.
إدارة تدفق عمل الأعمال واتجاهات الأتمتة
الأتمتة التشعبية والأتمتة الذكية
هذه مصطلحات نسمعها أكثر فأكثر كل يوم. وفي الواقع، تشير جارتنر في استطلاع حديث إلى أن أكثر من 85% من المديرين التنفيذيين سيصبحون “إما زيادة استثمارات الأتمتة الفائقة في مؤسستهم أو استدامتها خلال الأشهر الـ 12 المقبلة، وأكثر من 56% لديهم بالفعل أربع مبادرات أو أكثر من مبادرات الأتمتة الفائقة المتزامنة”.
تعالج حلول إدارة تدفق العمل والأتمتة الحديثة هذا الاتجاه من خلال الجمع بين العديد من أو كل التقنيات المذكورة أعلاه، في حل واحد. ولا يتجنب هذا النهج التحديات التي تنشأ عن مجموعة من التقنيات المختلفة من مختلف البائعين فحسب، بل إنه يبسط أيضًا جهود الأتمتة بشكل كبير. يمكن للمستخدمين الوصول والاستفادة من جميع الإمكانات كلما لزم الأمر من داخل مشروع واحد دون الحاجة إلى التعلم والتبديل بين أدوات التطوير المختلفة.
أتمتة الرمز المنخفض/بدون رمز (LCNC)
وهذا اتجاه إضافي يعمل على تغيير البنية الأساسية لإدارة تدفق العمل. المطور المواطن هو شخص هو مستخدم قوي للأنظمة البرمجية المعقدة ومرتاح للتكنولوجيا ولكن لديه مهارات برمجة أو ترميز قليلة أو معدومة. إن الأدوات المرئية وسحب المحتوى المنشأ مسبقًا وإسقاطه يجعل من الحلول منخفضة التعليمات البرمجية/بدون كود أداة تغيير ألعاب للمطورين المواطنين. LCNC يجعل من الممكن لهم خلق وتكييف تدفقات العمل والعمليات، استنادا إلى خبرتهم الواسعة في الموضوع على الرغم من عدم القدرة على كتابة الكود.
و LCNC تضيف قيمة ضخمة للمطورين المحترفين أيضا. ويمكنهم استخدام نفس بساطة السحب والإسقاط لإكمال المهام القياسية أسرع بكثير من أي وقت مضى. وباستخدام أدوات تطبيق LCNC الاحترافية، يمكن للمطورين إنشاء تدفقات عمل وأتمتة أكثر تعقيدًا وجعل هذا المحتوى المخصص الجاهز للاستخدام متوفرًا بسهولة أكبر.
الأسئلة المتكررة حول إدارة تدفق العمل
استكشف SAP Build Process Automation
تعرف على المزيد حول الحلول الذكية لمساعدتك على تبسيط تدفقات عملك