ما المقصود بأتمتة العمليات؟
يتم تعريف أتمتة العمليات على أنها استخدام البرامج والتقنيات لأتمتة عمليات الأعمال ووظائفها من أجل تحقيق أهداف تنظيمية محددة.
نظرة عامة على أتمتة العملية
ما الذي يحافظ على قادة الأعمال اليوم في الليل؟ لشيء واحد، إنها حقيقة أن المنافسة أكثر شراسة من أي وقت مضى. ومن المخاوف الأخرى سرعة البرق التي تتحول وتتطور بها متطلبات العملاء والأسواق. ومن أجل المنافسة والازدهار، تحتاج الشركات إلى اغتنام كل ميزة ممكنة لكي لا تصبح أكثر تنافسية وربحية فحسب، ولكن لزيادة مرونتها ومرونتها. هذا هو المكان الذي تأتي فيه أتمتة العمليات.
وعلى نحو متزايد، تتجه الشركات إلى أتمتة العمليات كأداة قوية في مكافحتها لدفع قدرتها التنافسية والربحية. في الواقع، وفقًا لاستطلاع أجرته جارتنر مؤخرًا لقادة الصناعة العالميين، استشهد 80% من المستجيبين بالأتمتة باعتبارها إحدى أولويات أعمالهم وتكتيكاتهم الأساسية لتحقيق النجاح.
تعريف أتمتة العملية
يتم تعريف أتمتة العمليات على أنها استخدام البرامج والتقنيات لأتمتة عمليات الأعمال ووظائفها من أجل تحقيق أهداف تنظيمية محددة، مثل إنتاج منتج، أو توظيف موظف وإدماجه، أو تقديم خدمة العملاء.
أتمتة عمليات الأعمال (BPA) والتحول الرقمي
كانت أتمتة عمليات الأعمال في البداية جانبًا واحدًا من المجال الشامل الأكبر لإدارة عمليات الأعمال (BPM). ركز تحليلات عمليات الأعمال على تحسين إنتاجية النظام الخلفي من خلال تولي المهام التي تستغرق وقتًا طويلًا والمتكررة. اليوم، ومع ذلك، لم يعد BPA مجرد مكون من bPM، فقد أصبح القوة الدافعة وراءه وحجر الزاوية المركزي في أي رحلة تحول رقمي. إن التحول الرقمي – المدعوم بتقنيات مثل الذكاء الاصطناعي وتدريب الآلة – يعني أن نطاق وقابلية التوسع لأتمتة عمليات الأعمال الحديثة لا حدود لها تقريبًا. يمكن الآن دمج حلول تحليلات عمليات الأعمال الحديثة في كلٍ من تطبيقات النظام الخلفي والواجهة الأمامية، مما يؤدي إلى تبسيط العمليات بدءًا من سلاسل التوريدات ووصولاً إلى الموارد البشرية والتمويل وخدمة العملاء وخارجها.
مراحل أتمتة عمليات الأعمال
أمثلة على أتمتة عمليات الأعمال
المهام أو الأنشطة المخصصة أو لمرة واحدة ليست المرشحين المثاليين لأتمتة العمليات. هذه التقنية أكثر ملاءمة للمهام المتكررة مع الخطوات الرسمية والتسلسلات والقواعد. تضمن الأتمتة إجراء عملية الأعمال بشكل صحيح في كل مرة – حيث يتم إشراك الأشخاص المناسبين بالترتيب الصحيح مع مراعاة المعلومات الصحيحة وضمن إطار زمني محدد. عملية الأعمال المخطط لها ونمذجتها هي الخطوة الأولى لتحسين الكفاءة من خلال الحد من المهام والأنشطة الزائدة عن الحاجة. في حين أن أولويات أتمتة العمليات ستختلف من أعمال إلى أخرى، وفيما يلي بعض المجالات التي غالبا ما تستفيد من أتمتة العمليات.
التعيين. يمكن أن تساعد أدوات أتمتة العمليات في تبسيط أنشطة التوظيف المختلفة بما في ذلك القدرة على تحميل السير الذاتية والمراجع بسرعة وكفاءة، ومعالجة التقييمات أو عمليات الرفض أو المتابعة بسرعة حتى تتمكن من العثور على أفضل المواهب واستيعابها.
تأهيل الموظفين الجدد وتدريبهم. من معالجة السجلات إلى الالتزام والتدريب، يمكن أن تساعد أتمتة العمليات في تبسيط مهام التوظيف وإدماج الموظفين الجدد. ويؤدي ذلك إلى تطوير الموظف المشارك والمنتج بشكل أسرع.
عمليات الدفع وكشف الرواتب. وشهدت السنوات القليلة الماضية ارتفاعا كبيرا في عدد عمال الجيجا والموظفين عن بعد الذين يعملون في مناطق متعددة. يمكن أن تساعد العمليات المؤتمتة الشركات على تبسيط كل من أنشطة كشف الرواتب المنتظمة، بالإضافة إلى دفع مستحقات المتعاقدين والموردين الخارجيين.
جدولة القوى العاملة. إنه صراع لإدارة جدولة الموظفين – خاصة عبر مواقع وأقسام متعددة. تعني القدرة على مزامنة طلبات الغياب ورحلات العمل عبر الأقسام تغطية حالات الغياب، ويمكن لفرق الموارد البشرية وكشف الرواتب أتمتة مهام المسؤول بشكل أفضل.
تحرير فواتير أبسط وأكثر اتساقًا. في حين أن إنشاء الفاتورة يجب أن يكون بشكل مثالي هو تحويل أقسام المحاسبة، فإن هذا ليس هو الحال دائمًا. يمكن أن تساعد عمليات تحرير الفواتير المؤتمتة في الحد من الأخطاء وعمليات مزج المحاسبة وحتى المخاطر القانونية.
تجربة العملاء. في ظل مناخ تنافسي، من الأسهل من أي وقت مضى أن يرتد عملاؤك بعيدًا إذا واجهوا المتاعب والتأخيرات. تساعد أتمتة العمليات على إنشاء تجربة عملاء أكثر تخصيصًا ونقل العملاء بسرعة ودقة من خلال تدفقات العمليات.
الامتثال والمهام التنظيمية. من الضروري أن تلتزم مجموعة متنوعة من العمليات التجارية بمتطلبات الامتثال والمتطلبات التنظيمية. ملفات سجل حلول أتمتة العمليات وترك مسار بيانات مرئيًا، مما يسهل مراقبة هذه الأنشطة ومراجعتها في الوقت الفعلي. على سبيل المثال، قبل منح طواقم الصيانة إمكانية الوصول إلى أعمال محطات الطاقة الكهربائية، يمكن للمديرين تأكيد أن جميع الأنظمة التي قد تكون خطرة قد أكملت بنجاح وسجلت بروتوكولات السلامة اللازمة لإيقاف التشغيل
التقنيات الأساسية لأتمتة عمليات الأعمال
تقع حلول أتمتة العمليات الآلية وأتمتة تدفق العمل في مركز أي تحول للأتمتة الرقمية.
أتمتة العمليات الآلية (RPA)
لا يشير RPA إلى الروبوتات المادية مثل التي قد تشاهدها على خط تجميع. بدلاً من ذلك، يتم دمج أدوات RPA والروبوتات في أنظمة الأعمال بغرض أتمتة وتبسيط المهام والتفاعلات المختلفة. RPA هو مكون أساسي لتحليل عمليات الأعمال. يصف البرامج والروبوتات التي تمت برمجتها لمحاكاة ونسخ الإجراءات البشرية لإكمال مهام الأعمال المتكررة. يمكن للروبوتات البرمجية RPA التنقل في الأنظمة، وقراءة البيانات وإدخالها، وأداء مجموعة واسعة من المهام المستندة إلى القواعد.
أتمتة تدفق العمل
وغالبا ما تستخدم أتمتة تدفق العمل بالتبادل مع RPA ولكن هذا ليس دقيقا. يمكن تعريف أتمتة تدفق العمل على أنه جعل تدفق المهام والمستندات والمعلومات عبر الأنشطة المرتبطة بالعمل يتم تنفيذها بشكل مستقل وفقًا لقواعد الأعمال المحددة ويشير إلى مهام محددة ضمن تدفق عمل كامل.
بعض التقنيات والمصطلحات المستخدمة في أتمتة العمليات
يمكن أن تكون أتمتة العمليات بسيطة وتتضمن فقط عدد قليل من المهام الأساسية، أو يمكن أن تكون جزءًا من ipA أكبر ورحلة فائقة الأتمتة. فيما يلي بعض التقنيات والتقنيات التي تدخل في أفضل نتائج أتمتة العمليات:
الأتمتة التشعبية فالأتمتة الفائقة ليست تقنية بحد ذاتها بل هي مبادرة استراتيجية تتعهد المؤسسة بتحديدها واستيعابها وأتمتتها أكبر عدد ممكن من عمليات الأعمال وتكنولوجيا المعلومات، في أسرع وقت ممكن. وللقيام بذلك، تعتمد الأتمتة الفائقة على تكامل وتنسيق التقنيات والأدوات والأنظمة الأساسية المتعددة، بما في ذلك الذكاء الاصطناعي/تدريب الآلة وRPA وأنظمة ERP الحديثة وأدوات التطوير منخفضة التعليمات البرمجية/بدون ترميز.
الأتمتة الذكية للعمليات (IPA) تعرف ماكينزي الرابطة بأنها "مجموعة ناشئة من التقنيات الجديدة التي تجمع بين إعادة تصميم العمليات الأساسية وأتمتة العمليات الآلية وتدريب الآلة". كما يعمل على زيادة عمليات الأعمال باستخدام الذكاء الاصطناعي وأدوات الجيل التالي التي تساعد على أتمتة المهام المتكررة والقابلة للنسخ المتماثل والروتينية وتبسيطها. وهذا يعني أنه ليس فقط يمكن للرابطة أن تحاكي الأنشطة والمهام البشرية - بل يمكنها في الواقع أن تتعلم القيام بها. يسمح الذكاء الاصطناعي والتقنيات المعرفية بدمج قدرات اتخاذ القرار في الأتمتة القائمة على القواعد، مما يؤدي إلى تحسين أداء العاملين في البشر، وزيادة السرعة، وتقليل المخاطر، وتعزيز رحلات العملاء.
أتمتة رمز منخفض/بدون رمز الرمز المنخفض/بدون ترميز (LCNC) يشير إلى أدوات التطبيق والتكامل المزودة بوظيفة السحب والإسقاط والأدوات المرئية والكثير من المحتوى المنشأ مسبقًا. أدوات LCNC تجعل من الممكن لشخص لديه مهارات برمجة أو ترميز قليلة أو معدومة لأتمتة العمليات على أساس خبرته الموضوعية ذات الصلة الواسعة. ومع ذلك، فإن تقنيات أتمتة LCNC مزودة أيضًا بحواجز حماية قوية لضمان أن فرق تكنولوجيا المعلومات يمكن أن يكون لديها حوكمة شاملة والتأكد من أن أي عمليات أو تطبيقات مؤتمتة جديدة تتكامل بشكل جيد داخل النظام - مما يلبي معايير الأمان والامتثال الأكثر صرامة.
البيانات الضخمة لا تصنف البيانات على أنها "كبيرة" لمجرد حجمها. يتم تعريف البيانات الضخمة من خلال مجموعة من المعايير المتعلقة، نعم، بحجمها ولكن أيضا إلى تعقيدها وسرعتها. البيانات البنيوية خطية بالتنسيق - مثل ما ستراه في جدول بيانات. كل شيء يتناسب مع عمود أو صف. من ناحية أخرى، يمكن أن تتكون البيانات غير المنظمة من معلومات أقل قابلية للقياس مثل تعليقات العملاء أو رسائل البريد الإلكتروني أو مقاطع الفيديو أو الصور. يمكن دمج البيانات الضخمة واستخدامها مباشرةً في أتمتة عمليات الأعمال، على أساس قواعد الأعمال المحددة، أو من خلال الاستفادة من إمكانات الذكاء الاصطناعي (AI) وتدريب الآلة. ويمكن بعد ذلك استخدام هذه البيانات المتكاملة لتوجيه عملية صنع القرار، وتسريع العمليات، والتخفيف من تكرار المهام والتقييمات.
الذكاء الاصطناعي يتم بناء تقنيات RPA للعمل على أفضل وجه مع البيانات المنظمة ولكن يتم الاحتفاظ بالكثير من الرؤى والمعلومات الأكثر قيمة لديك ضمن بيانات شبه بنيوية وغير بنيوية (في الصور الممسوحة ضوئيًا وصفحات الويب ومستندات PDF وأكثر من ذلك بكثير). إن تقنيات الذكاء الاصطناعي قادرة على معالجة تلك البيانات وتحويلها إلى تنسيق منظم سيكون RPA قادرًا على فهمه واستخدامه.
معالجة اللغة الطبيعية (NLP) أفضل روبوتات الدردشة التي تعمل بتقنية NLP تتعلم من المحتوى المعلوماتي للخطاب البشري لكنها تتعلم أيضاً تفسير السياق، والنغمة. في أتمتة العمليات، يمكن أن تساعد أدوات NLP في توجيه التفاعلات بشكل أفضل، والإجابة على الاستعلامات القياسية داخليًا ومن العملاء على حد سواء.
تدريب الآلة توفر البيانات الضخمة أحجام البيانات الكبيرة التي تعتمد عليها تقنيات تدريب الآلة، لمساعدتها في اتخاذ القرارات. عندما يتكامل تدريب الآلة (والخوارزميات التي يمكنها) مع RPA والذكاء الاصطناعي والأدوات الأخرى مثل NLP، فإنه يجلب القدرة على تحديد الاتجاهات والأنماط، بالإضافة إلى التعلم من كل من البيانات والمستخدمين البشريين. وهذا يجعل أتمتة العملية أكثر دقة ومفيدة.
أنظمة ERP الذكية لسنوات، اعتمدت الشركات على أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) لإدارة وتنسيق مهامها اليومية والمالية. ولكن برامج تخطيط موارد المؤسسة اليوم نمت في طاقتها (مع تقنيات الذكاء الاصطناعي وتدريب الآلة) لجلب الذكاء والدعم إلى كل مجال من مجالات الأعمال وعملياتها تقريبًا. العديد من وظائف الأتمتة هي بالفعل جزء من أنظمة ERP الحديثة.
مزايا أتمتة عمليات الأعمال
إن أكبر المحركات لأتمتة العمليات لها علاقة بالفوائد الواضحة التي تأتي من زيادة السرعة والكفاءة، وإتاحة فرصة أكبر للمرونة والابتكار. وتشمل هذه الفوائد ما يلي:
توفر بُنى أعمال أكثر مرونة ومرونة بوجه عام
عمليات أكثر كفاءة بما في ذلك معدلات أسرع لأوقات الدورات والمعدلات الصحيحة لأول مرة
تحسين الالتزام من خلال مراقبة ومسارات بيانات أكثر وضوحًا
تقليل عبء العمليات البطيئة واليدوية وخلق مزيد من الحرية للابتكار والنمو
التعاون في الوقت الفعلي على مستوى المؤسسة، وبناء العمل الجماعي، وتحقيق النجاح/الرضا للموظفين
تحسين جودة خدمة العملاء وأوقات الاستجابة
أتمتة العمليات: الخطوات التالية في رحلتك نحو التحول الرقمي
يُعد تحقيق أتمتة العمليات الشاملة ركيزة أساسية في أي رحلة تحويل رقمي ناجحة. أجرت ماكينزي مؤخرًا استطلاعًا لقادة الصناعة الذين نجحوا في تحقيق أهداف أتمتة عمليات الأعمال الخاصة بهم. وقد وجدوا أنه في كل حالة من الحالات بشكل أساسي، كان لهذه النجاحات ثلاثة مكونات استراتيجية مشتركة:
- يجب اعتماد الأتمتة كأولوية استراتيجية في جميع أنحاء المنظمة، وليس فقط معالجتها في وحدات منعزلة كوسيلة لمعالجة عدد قليل من العمليات المعزولة
- يجب أن تركز أتمتة العمليات على جعل التكنولوجيا تعمل للأشخاص، وليس العكس
- لا يمكن التنبؤ بالسوق بشكل خاص في الوقت الحالي لذا فإن التركيز على قابلية التوسع أمر أساسي لتحقيق النجاح المستدام في أتمتة العمليات
مثل جميع رحلات تحويل الأعمال، ليس من الضروري أن تحدث كلها في وقت واحد. الخطوة الأولى الأكثر أهمية هي الاستعداد لإدارة التغيير والإبلاغ عن الأهداف والمراحل المحددة بوضوح عبر القوى العاملة لديك بالكامل.
الأفكار التي لن تجدها في أي مكان آخر
اشترك للحصول على جرعة من ذكاء الأعمال يتم تسليمها مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك.