ما هو الإعداد للشراء؟ دليل شامل
الإعداد للشراء هو عملية تحديد مصادر وشراء واستلام وفحص جميع السلع والخدمات التي تحتاجها أعمالك – كل شيء بدءًا من مواد التصنيع الخام ووصولاً إلى البرامج ووصولاً إلى التوريدات المكتبية.
وغالبًا ما يتم اعتبار وظيفة الإعداد للشراء أمرًا ممنوحًا - حتى يعيقها شيء ما. المسؤولة عن إبقاء عجلات الشركة تتحرك، تضمن المشتريات أن تكون المواد والإمدادات المناسبة في متناول اليد عند الحاجة. قيد التشغيل في التركيز، لم يتم اعتبار الإعداد للشراء عادة تخصصًا استراتيجيًا - حتى الآن.
ولا يزال احتواء التكاليف يشكل أولوية، لا سيما في ضوء التضخم وارتفاع تكلفة الإمدادات. ومع ذلك، فإن مراقبة التكاليف ما هي إلا واحدة من الضغوط التي تؤثر على المشتريات اليوم. ويجب أن تدعم عمليات الشراء بطريقة أو بأخرى مرونة سلسلة التوريد، حتى عندما تؤدي الأحداث المناخية أو غيرها من الاضطرابات إلى إعاقة التسليم، وذلك بين خطر نقص الإمدادات ومصاريف تخزين المخزون الإضافي. الحاجة إلى شراء السلع المستدامة والامتثال للمتطلبات التنظيمية الموسعة يعني أنه يجب على الشركات إضافة طبقة إضافية من جمع البيانات والتدقيق في عمليات تحديد المصادر الخاصة بها. إضافة الضغوط والمخاطر الجيوسياسية إلى المعادلة – مع ندرة المواد الناتجة – والاقتناء فجأة في عين العاصفة.
واليوم، لم يعد دور كبير مسؤولي المشتريات (CPO) وظيفة قسم خدمات الدعم التي تهتم بشكل رئيسي بخفض التكاليف والالتزام بها.
تعريف الاقتناء
الشراء هو وظيفة أعمال حيوية، ومسؤولة عن تأمين جميع السلع والخدمات التي تحتاجها المنظمة. بالنسبة لشركات التصنيع، يُعد توفر التوريد أمرًا مهمًا بشكل خاص لأنه من المستحيل إنشاء البضائع النهائية بدون المواد الضرورية. يجب على إدارات المشتريات الاتصال بالجهات المعنية الداخلية لجمع توقعاتهم ومتطلباتهم، ومن ثم تحديد أفضل الموردين بأفضل تكلفة.
وبفضل ماديات البردي التي تسجل تفاصيل الإمداد والنقل، يمكن إرجاع وظيفة الشراء إلى بناء الأهرامات. بمرور الوقت، شهدت عملية الشراء العديد من التحولات – تطورت من مهمة حفظ السجلات البسيطة إلى نظام يتطلب التفكير والتفاوض الاستراتيجيين.
خلال الثورة الصناعية، اكتسبت المشتريات أهمية مع تزايد عمليات التصنيع اللازمة لمصدر وشراء ونقل المواد. في منتصف القرن العشرين، عندما كان الاقتصاد مزدهرًا، ساعدت الفرص والمناقصات التنافسية على إعادة تعريف هذه الممارسة مرة أخرى. تم تدريب الأفراد على مختلف جوانب إدارة سلسلة التوريد، واكتسابهم المركز المهني. وأصبح الشراء يعتبر وظيفة إدارية وليس وظيفة كتابية.
واليوم، تمر عمليات الشراء مرة أخرى بتحول كبير – يمكن القول إنه مهم مثل أي من التحولات في الماضي.
ما سبب أهمية الإعداد للشراء في الأعمال؟
ما كان وظيفة إدارة قسم خدمات الدعم هو الآن مرحلة مركزية - شريك استراتيجي في قرارات استراتيجية مجموعة C المعقدة.
كما تسيطر المشتريات على شريحة كبيرة من تكاليف شركة ما – 40% إلى 80% وفقا لبعض التقديرات – لذلك من الضروري لاعتبارات الميزانية. لكن ممارسات الشراء الفعالة تعزز أيضًا من تقييم المخاطر والرقابة على الموردين وإمكانية خلق القيمة داخل سلسلة التوريد.
فيما يلي بعض الطرق الرئيسية لأهمية الإعداد للشراء في الأعمال:
توفير التكاليف: تعتبر عملية الشراء خط الدفاع الأول لتقليل التكلفة واستقرار التدفق النقدي في الأعمال التجارية، مما يؤثر على هوامش الربح وصافي الأرباح. يمكن أن يحقق تحديد مصادر المنتجات التنافسية والمفاوضات حول العقود وفورات كبيرة في التكاليف. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يكون لتبسيط عمليات الشراء تأثير حقيقي على النتائج المالية.
الجودة: شراء المواد الخام المناسبة في الوقت المناسب أمر بالغ الأهمية لتصنيع منتجات عالية الجودة. تشمل الجودة كل جانب من جوانب عملية الإعداد للشراء، حيث يؤثر اختيار المواد والمورِّدين بشكل مباشر على جودة المنتجات والخدمات. يُعد تحديد أولويات الجودة أمرًا أساسيًا للحد من المخاطر المتعلقة بالسمعة والإنتاج والمخاوف القانونية.
تنسيق الهدف: يعمل تحديد المصادر الاستراتيجي على محاذاة مشتريات الإعداد للشراء مع أهداف الشركة. على سبيل المثال، إذا كان تحسين المرونة والمرونة قيمة أساسية لأعمالك، فيجب تضمين الأدوات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف في عملية الإعداد للشراء الخاصة بك. يمكن أن يساعد التحليل التفصيلي للسوق وكذلك متطلباتك الداخلية في تحديد المورِّدين في أفضل وضع لتلبية احتياجاتك.
الحد من المخاطر: يمكن أن تحدث المخاطرة في كل خطوة من عملية الإعداد للشراء - بدءًا من تحليل الاحتياجات غير الدقيقة وحتى مشكلات تسليم المورِّد. ويأتي الخطر الإضافي من عدم فعالية الاستجابات لالتزامات الامتثال، وعدم وضوح المعايير الأخلاقية، والحوادث المتعلقة بالطقس، والاضطرابات العالمية، والتحديات المماثلة. يمكن أن توفر عمليات الإعداد للشراء المدعومة بالتكنولوجيا اليوم الرؤية اللازمة لتحديد المخاطر وتقييمها والتخفيف منها بشكل استباقي.
الاستدامة والأخلاق: يجب على فريق المشتريات أن يتماشى مع قيم شركته حول التأثير البيئي، وتحديد المصادر الأخلاقية، والالتزامات البيئية والاجتماعية والحوكمة (ESG)، والمزيد لضمان الامتثال والحماية من المخاطر، والضرر من السمعة، والنفقات غير الضرورية. تعد إدارة تحديد المصادر والالتزام المستدامين من المسؤوليات الرئيسية لوظيفة الإعداد للشراء.
أنواع إدارة الاقتناء
هناك أربعة أنواع رئيسية من الإعداد للشراء:
- الإعداد للشراء المباشر: يتضمن ذلك الإعداد للشراء أي شيء يدعم إنتاج البضائع التي تبيعها الشركة مباشرة، بما في ذلك المواد الخام والمكونات وقطع الغيار والخدمات والأصناف بالجملة. كل هذه الأمور لها تأثير على الإيرادات والنمو والسمعة، ولذلك فإن علاقات المورِّدين تعد بالغة الأهمية في الإعداد للشراء المباشر.
- الإعداد للشراء غير المباشر: أي شيء لا يتعلق مباشرة بالإنتاج، بما في ذلك المواد والبضائع والخدمات للاستخدام الداخلي والعمليات التجارية اليومية، يندرج ضمن الإعداد للشراء غير المباشر. ويشمل هذا بنودًا مثل اللوازم المكتبية والمرافق ومصاريف السفر.
- شراء البضائع: يمكن أن يندرج كل من الإعداد للشراء المباشر وغير المباشر ضمن الإعداد لشراء البضائع، والذي يتضمن شراء أي كائن ملموس، سواء أكانت منتهية أو غير منتهية - كل شيء من المعدات إلى المواد الخام إلى كراسي المكتب.
- شراء الخدمات: الخدمات الفنية، والخدمات القائمة على الناس مثل الخدمات الاستشارية، والوكالات، وشركات المحاماة، وتكنولوجيا المعلومات التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية، وخدمات الأمن، وتقديم البرامجيات الخدمية، وإصلاح المرافق، كلها تندرج تحت بند شراء الخدمات. وهي ضرورية لكفاءة سير العمل وملء أي ثغرات في القوى العاملة.
12 خطوة في عملية الشراء
في حين أن عملية الإعداد للشراء يمكن أن تختلف من شركة إلى أخرى، فإنها تتضمن بشكل عام الخطوات الاثني عشر التالية:
1. تحديد الاحتياجات: تتمثل الخطوة الأولى لأي عملية إعداد للشراء في تحديد المواد أو المنتجات أو البرامج أو الخدمات المحددة اللازمة بسبب النقص أو المشروعات الجديدة أو المتطلبات التشغيلية المنتظمة. تتضمن هذه المرحلة تخطيط الطلب وتوقعه.
2. المورِّدون المصدر: يحدث البحث عن أفضل المورِّدين المحتملين وتقييمهم لتلبية احتياجات أعمالك مبكرًا في عملية الإعداد للشراء. يمكن أن يساعد تطوير مورِّدين بدلاء في إدارة المخاطر من خلال منحك خيارات في حالة وجود حالات نقص أو اضطرابات.
3. تقديم طلب شراء: يؤدي تقديم طلب شراء بمواصفات مثل السعر والإطار الزمني والكمية للمراجعة الداخلية والاعتماد إلى بدء تشغيل عملية الشراء.
4. تقييم وتحديد المورِّدين: اختيار أفضل مورِّد من خلال عملية تقديم عطاءات تنافسية مثل طرح طلب عرض أسعار (RFP) أو طلب عرض أسعار (RFQ) أو مزادات إلكترونية أو "ثلاثة عطاءات وشراء" يتضمن تقييم الموردين بشأن التكلفة بالإضافة إلى الجودة والسمعة والموثوقية والسرعة والاستدامة.
5. التفاوض على السعر والشروط: بعد اختيار المورِّد، يتفاوض فريق الإعداد للشراء على شروط شراء متنوعة، بما في ذلك السعر والكمية والجداول الزمنية للتسليم وشروط الدفع.
6. إنشاء أمر شراء: بمجرد اختيار مورِّد وإنهاء الشروط، تُصدر الشركة أمر شراء رسمي لهذا المورِّد الذي يوضح تفاصيل الشروط والخدمات والبضائع المحددة المضمَّنة في الأمر.
7. استلام البضائع وفحص الجودة: عندما يتم استلام البضائع، فإن الخطوة التالية هي التأكد من تطابق جودتها وكميتها مع ما تم طلبه من خلال فحصها بعناية للتلف أو الأخطاء.
8. معالجة الفاتورة واستيفاء شروط الدفع: عند اعتماد تأكيد تسليم البضائع لفحص الكمية والجودة، يمكن معالجة فاتورة المورِّد من خلال المدفوعات (AP) لضمان الدفع في الوقت المحدد. واعتمادًا على شروط العقد، قد يتم تطبيق خصومات الدفع المبكر، ويمكن استخدام مجموعة متنوعة من طرق الدفع.
9. إنشاء علاقات جيدة مع الموردين وإدارتها: إنه أمر استراتيجي لفريق الإعداد للشراء لبناء علاقات إيجابية مستمرة مع الموردين. تتضمن المزايا أداء أفضل للمورِّدين والشروط والخصومات والتعاون والموثوقية.
10. إدارة العقود: تغطي إدارة عقود الإعداد للشراء مراقبة العقود وضمان الامتثال وإعادة التفاوض على الشروط حسب الحاجة. من المهم تحديد ومعالجة المشكلات المحتملة، لضمان تحقيق التوفير المتفاوض عليه – والوصول إلى الحد الأدنى.
11. إدارة المخاطر: جزء مما يجعل فريق الإعداد للشراء جزءًا لا يتجزأ من المنظمة هو دورهم في إدارة المخاطر. من الضروري توقع المشكلات المحتملة وإدارتها مثل حالات النقص واضطرابات سلسلة التوريدات وتنفيذ التدابير اللازمة للحد منها. كما أن البقاء على رأس التنظيمية والمتطلبات – والتعرف على أي تهديد بعدم الامتثال – هو مكون أساسي لإدارة المخاطر.
12. مراجعة وتحليل: هذه الخطوة النهائية في عملية الإعداد للشراء مستمرة. تلعب مراجعة مؤشرات الأداء الأساسية للإعداد للشراء وتحليلها لتحديد الفجوات والكشف عن الفرص الجديدة للتوفير والحد من المخاطر دورًا رئيسيًا في نجاح الأعمال.
عادة ما يُنظر إلى هذه الخطوات الاثني عشر على أنها دورة حياة الإعداد للشراء - حيث تتداخل المهام وتكون العملية مستمرة. تتطلب دورة حياة الإعداد للشراء الناجحة التكامل مع مناطق الأعمال الأساسية الأخرى، مثل إعداد الميزانية والتوقع وإدارة سلسلة التوريدات.
الإعداد للشراء مقابل المشتريات وتدفقات العمل الأخرى ذات الصلة
تستخدم العديد من المؤسسات مصطلحات "الإعداد للشراء" و"الشراء" و"تحديد المصادر" و"إدارة سلسلة التوريدات" بالتبادل، ولكنها ليست نفس الشيء. إليك طريقة اختلافهما:
الإعداد للشراء مقابل الشراء هو جزء من عملية الإعداد للشراء التي تركز على المعامَلات. ويشمل التفاوض وطلب المنتجات واستلام البضائع والخدمات وتقديم الدفعات. وفي حين أن الشراء جزء حاسم الأهمية من عملية الشراء، فإن عملية الشراء عموما أوسع نطاقا بكثير.
الشراء مقابل تحديد المصادر جزء أساسي في مرحلة مبكرة من عملية الإعداد للشراء الشاملة، حيث يغطي تحديد الاحتياجات والبحث عن الموردين وإصدار طلبات الشراء وتقييم واختيار الموردين والتفاوض على الأسعار والشروط. مرحلة تقديم العطاءات هي المكان الذي يمكن فيه إنشاء علاقات قوية مع المورِّدين.
الإعداد للشراء مقابل إدارة سلسلة التوريدات الإعداد للشراء هو جزء من عملية إدارة سلسلة التوريدات الشاملة التي تركز على الحصول على السلع والخدمات اللازمة لتصنيع المنتجات والحفاظ على العمليات الداخلية. يتفاعل الإعداد للشراء ديناميكيًا مع مقاطع سلسلة التوريدات الأخرى، مثل الإمداد والتموين وإدارة المخزون وتخطيط الطلب.
الإدارة المستدامة للمشتريات
فالشراء المستدام، الذي يدمج معايير الممارسات البيئية والاجتماعية والحوكمة في ممارسات الشراء وصنع القرار، ليس مجرد اتجاه للشراء؛ بل هو اعتبار بالغ الأهمية.
وتشمل تحديات الشراء المستدامة تعقيد سلسلة التوريد والشفافية، وقياس الأداء، وضمان الامتثال للمعايير، وبناء القدرات. من الصعب بالفعل تحديد مصادر المواد ذات كثافة الانبعاثات المنخفضة، مثل الصلب الأخضر والألمنيوم المعاد تدويره والبلاستيك، ولن يزداد الأمر صعوبة إلا. بالإضافة إلى ذلك، يرغب العملاء بشكل متزايد في الشراء من العلامات التجارية التي يمكن أن تثبت نواياهم الحسنة المستدامة، وهو ما يجعل الشراء المستدام لا يتجزأ للأعمال.
خذ جانبًا واحدًا فقط من الشراء المستدام – مما يقلل من انبعاثات سلسلة التوريدات. قد تستغرق العملية سنوات، لذا فإن بدء التحول الآن سيهيئ الشركات لتكون أكثر قدرة على المنافسة والمرونة في المستقبل.
وفيما يلي بعض الأمثلة على الشراء المستدام:
تحديد المصادر الخضراء أو الإعداد للشراء الأخضر: ينطوي تحديد المصادر الخضراء على شراء المنتجات والخدمات ذات التأثير البيئي الأصغر بشكل استراتيجي. وتشمل المشتريات الخضراء التخلص من المواد البلاستيكية ذات الاستخدام الواحد وغيرها من المواد القابلة للتصرف، ودمج المواد الخام المعاد تدويرها أو التي تتم إعادة تدويرها، واعتماد التكنولوجيا النظيفة أو الوقود. يمكن أن تقلل المشتريات الخضراء من تكاليف الإنتاج، وتساهم في مبادرات المسؤولية الاجتماعية للشركات، بل وتعزز المبيعات من خلال مناشدة المستهلكين الواعين بالبيئة.
المواد ذات المصادر الأخلاقية: يعتمد الشراء المستدام على تحديد المصادر الأخلاقية. وهذا يعني شراء المنتجات من الشركات التي تضمن أجرًا معيشيًا، وتوفر ظروف عمل جيدة، ولا تشارك في عمالة الأطفال، وتقدم مساهمات إيجابية للمجتمعات التي تشكل جزءًا منها، وتفي بمعايير أخلاقية أخرى.
خفض البصمة الكربونية واستهلاك الطاقة: إن خفض انبعاثات الكربون واستهلاك الطاقة لشركتك لا يتعلق فقط بالحد من الانبعاثات التي يتم إنشاؤها مباشرة من عملياتك اليومية من المصانع والنقل؛ بل يتعلق أيضًا بالحد من الانبعاثات على امتداد سلسلة التوريد الخاصة بك.
الذكاء الاصطناعي قيد الإعداد للشراء: أتمتة ورؤى أكثر ذكاءً
يمكن للذكاء الاصطناعي في الإعداد للشراء أتمتة المهام المعقدة وتبسيطها مثل تحليل الإنفاق وإدارة العقود وتحديد المصادر الاستراتيجي وإدارة الالتزام. كما يمكن أن تدعم التحليلات واتخاذ القرارات بشكل أكثر ذكاءً؛ وتساعدك على تحديد الفرص وتوفير التكاليف المحتملة والشذوذ؛ وتسهيل تحديد الموردين الجدد - مع المساعدة في الوقت نفسه في القضاء على احتيال الإعداد للشراء وتقليل الأخطاء.
كما يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي لخلق قيمة للأعمال من خلال تفكيك ما تحتاجه الأعمال بالفعل، وتحدي العمليات الراسخة، والاستفادة من المعرفة من نقاط مرجعية جديدة، وتصميم سلسلة التوريد بطرق جديدة ومختلفة.
كما أن الذكاء الاصطناعي التوليدي لديه إمكانات هائلة للشراء. كما أن قدرته على أتمتة المهام وتوفير الرؤى وتحسين الشفافية يدعم الكفاءة والإنتاجية وتحسين اختيار المورِّدين وإدارتهم. يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي التوليدي أيضًا في الحد من المخاطر وتقليل النفقات.
إن استخدام الذكاء الاصطناعي لدعم عملية الإعداد للشراء في اتخاذ قرارات أفضل، وتحديد الفرص الجديدة، وأتمتة المهام، وتحسين الكفاءة التشغيلية، يعني أنه يمكن لفريق الإعداد للشراء لديك التركيز على المكان الذي تكون فيه خبراته البشرية أكثر قيمة.
ما يجب البحث عنه في برامج الإعداد للشراء
عند تحديد برامج الإعداد للشراء، حدد أفضلية الأدوات التي لا تعمل على رقمنة عمليات الإعداد للشراء وتبسيطها فحسب، بل تعمل أيضًا على تحسين عملية اتخاذ القرارات الاستراتيجية لديك. يجب أن تزخر البرامج المثالية بقدرات قوية للبنية الأساسية المستندة إلى الشبكة السحابية والذكاء الاصطناعي، مما يبسط مهام الشراء المعقدة. وتشمل الميزات الأساسية التكامل السلس مع الأنظمة المالية وأنظمة سلسلة التوريدات الحالية، والواجهات سهلة الاستخدام، والتحليلات الشاملة لتحليل الإنفاق المتعمق.
اختيار الحلول التي توفر إعداد التقارير والرؤى الفورية، مما يسهل الإدارة الاستباقية لأنشطة الإعداد للشراء. تأكد من أن البرنامج قابل للتطوير، وقادر على التطور مع أعمالك، ويساهم بفعالية في مسار نمو شركتك.
اتخذ الخطوة التالية
استكشاف الحلول لبدء التحويل الرقمي لعمليات الإعداد للشراء الشاملة الخاصة بك.
إدارة النفقات استراتيجيًا في جميع الفئات
دعم تحولك بمجموعة من الحلول التي تقدم رؤية أوضح،
والتحكم، والتوفير.
الأفكار التي لن تجدها في أي مكان آخر
اشترك للحصول على جرعة من ذكاء الأعمال يتم تسليمها مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك.