ما هي إدارة الفئات؟ دليل شامل.
إدارة الفئات هي نهج للإعداد للشراء حيث يتم تجميع المنتجات والخدمات المماثلة في فئات - لدمج الإنفاق وتحقيق أقصى قدر من التوفير.
ومع التذبذب المستمر في أسواق التوريد العالمية – ومتطلبات الأعمال المتغيرة بسرعة – أصبحت عمليات الشراء معقدة بشكل لا يصدق. تحتاج الشركات إلى طريقة أفضل لإدارة قاعدة التوريد لديها بشكل استباقي وتحسين نفقات شرائها. هذا هو المكان الذي تضيء فيه إدارة الفئات - ولماذا تصبح أفضل ممارسة بالغة الأهمية للعديد من الشركات اليوم.
تعريف إدارة الفئات
إدارة الفئات هي عملية الإعداد لشراء البضائع والخدمات من خلال تجميعها في فئات على أساس صفات مميزة متشابهة - مثل النوع أو القيمة أو المورِّد أو المخاطرة أو الموقع أو القسم. وتسهل هذه العملية فهم ومراقبة التكلفة الإجمالية للملكية لكل فئة، وتحقيق أقصى قدر من التوفير والقيمة لكل عملية شراء. مع إدارة الفئات، يمكن للشركات أيضًا تبسيط عملية الإعداد للشراء، وتعزيز علاقات المورِّدين، وتحسين تحليل الإنفاق، والحد من المخاطر، وغير ذلك الكثير.
"الشركات التي تحسن إدارة الفئة بشكل كامل يمكن أن تحقق ما يصل إلى 114 مليون دولار أمريكي في المدخرات وأكثر من 500٪ عائد على الاستثمار، بالإضافة إلى الحد من المخاطر." – المشتريات المستقبلية
تطور إدارة الفئات
تم تطوير إدارة الفئات في ثمانينيات القرن العشرين وكانت قديمًا عبارة عن مسعى يدوي، مع تنفيذ خطوات غير متصلة ومضيعة للوقت في جداول بيانات ووثائق وعروض تقديمية معزولة. يعني الوقت المستغرق في جمع البيانات يدويًا - وتحليلها وإعداد التقارير بشأنها - أن فرق الإعداد للشراء لديها وقت أقل للإنفاق على تحقيق الاستراتيجية والقيمة.
مع بداية اليوم: يمكن لبرنامج إدارة الفئات أتمتة العديد من الخطوات في هذه العملية وتسريعها. فهو يساعد مديري الفئات على تحليل كميات كبيرة من البيانات وتبسيط تطوير وتنفيذ ومراقبة استراتيجيات الفئات - بحيث يمكن أن يصبحوا أكثر كفاءة واستراتيجية بكثير في مهامهم اليومية. تقدم الحلول الحديثة رؤى الفئات وإرشادات العمليات والقوالب والتوصيات التي تعمل بنظام الذكاء الاصطناعي (AI) والمزيد لمساعدة المديرين على تحقيق أهداف إدارة الإنفاق الخاصة بهم وتجاوزها غالبًا.
إدارة الفئات مقابل تحديد المصادر الاستراتيجي
ويستخدم مصطلحا إدارة الفئات والمصادر الاستراتيجية في بعض الأحيان بالتبادل، ولكنهما ليسا نفس الشيء. المصادر الاستراتيجية هي عملية شراء تركز على اختيار الموردين المناسبين والتفاوض على أفضل الأسعار لتحقيق الأهداف التنظيمية قصيرة الأجل. والهدف الأساسي من تحديد المصادر الاستراتيجية هو خفض التكاليف. من ناحية أخرى، تقوم إدارة الفئات بتقسيم المشتريات إلى فئات لمساعدة المديرين على التعرف على الفرص المتاحة لتوفير المال وتحسين الجودة وأداء الموردين والكفاءة. إدارة الفئة هي عملية مستمرة تجري على المدى الطويل، وغالبا ما تشمل تحديد المصادر الاستراتيجية كخطوة مبكرة.
أهم 6 مزايا لإدارة الفئات
بفضل عدد أقل من التكرارات والمفاوضات البسيطة مع المورِّدين، يوفر الإعداد للشراء بقيادة الفئة مجموعة من المزايا المتميزة التي يمكن أن تساعد فرق الشراء على إدارة سفينة أكثر تشددًا وتحديد الفرص الجديدة:
1 - تحسين الرؤى. مع الإنفاق المصنَّف ونقطة اتصال واحدة لجميع المورِّدين ذوي الصلة، يمكن للشركات الحصول على رؤية أكبر للتكاليف وأداء المورِّدين ومشكلات سلسلة التوريدات المحتملة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام الإلمام العميق بالعقود والأسعار واتجاهات السوق لاتخاذ قرارات شراء أفضل وأكثر ربحية.
٢ - زيادة الوفورات. ويمكن للمديرين، بالاعتماد على خبراتهم الفئوية والرؤى التي يتيحها التصنيف، التفاوض بشأن أسعار أفضل وتحسين الأداء لخفض التكاليف. وبما أن المديرين يشترون على المدى الطويل، فيمكنهم الاستفادة من وفورات الحجم لتوفير المزيد من الأموال.
3. تقليل التعرض للمخاطر. وبفهم متعمق لكل بائع وعلاقات عمل فعالة طويلة الأجل، يمكن لأفرقة الفئات أن تتبع نهجاً أكثر استباقية لإدارة الموردين وأن تقلل من مخاطر التعامل مع البائعين المجهولي الهوية أو الليليين.
4 - زيادة كفاءة الشراء. ومن خلال العمليات التي تم اختبارها عبر الوقت ورقمتها وأتمتتها، يمكن للفرق الاستجابة بشكل أسرع لتغيرات السوق وتوفير الوقت اللازم للأنشطة ذات القيمة المضافة.
5. الالتزام بشكل أفضل بالتزامات ESG وSR. فمواءمة أهداف الفئة وشفافيتها ورصدها يسهل على الشركات الالتزام بالتزامات المسؤولية البيئية والاجتماعية.
6 - زيادة النفقات تحت الإدارة. ومن خلال الأتمتة الذكية، يمكن للشراء إدارة عدد أكبر من الفئات وزيادة النفقات في نهاية المطاف تحت الإدارة.
أنواع فئات الاقتناء
يمكن أن تختلف مجموعات الفئات من أعمال إلى أخرى اعتمادًا على صناعتها وسياسات الإنفاق والسوق الخاصة. وبشكل عام، تتكون كل فئة إعداد للشراء من مجموعة من المنتجات أو الخدمات التي لها صفات مميزة مماثلة - مثل النوع أو المورِّد أو القيمة أو الموقع أو القسم. الموارد البشرية والتكنولوجيا والصيانة والسفر، على سبيل المثال، فئات مشتركة.
من الشائع أيضًا تقسيم الإنفاق المباشر (البنود اللازمة لمنتجات الأعمال الأساسية والخدمات، مثل المواد الخام ومستلزمات التغليف) والإنفاق غير المباشر (البضائع والخدمات التي تدعم العمليات التجارية اليومية، مثل اللوازم المكتبية) إلى فئاتهم الخاصة. ويمكن أن يساعد تجميع النفقات غير المباشرة، التي غالبًا ما تتم إدارتها في وحدات منفصلة في جميع قطاعات الأعمال، في توحيد تكاليف الشراء غير المباشرة وإنخفاضها.
تتجه بعض الشركات إلى معيار عالمي مثل مدونة الأمم المتحدة الموحدة للمنتجات والخدمات (UNSPSC) للحصول على إرشادات لتحديد فئاتها، ولكن معظمها سينشئ التصنيف الداخلي للإنفاق الخاص بها. وبغض النظر عن التركيب الدقيق للفئات، تتضمن إدارة الفئات الناجحة تطبيق إطار عمل قياسي لتقسيم السلع والخدمات اللازمة لإدارة الأعمال.
3 خطوات أساسية في عملية إدارة الفئات
على الرغم من أن العملية يمكن أن تختلف عبر المنظمات، إلا أن إدارة الفئات تتضمن عادة ثلاث خطوات:
- تحديد ملفات تعريف الفئات. للبدء، تقوم الفرق بتحليل النفقات الحالية ووزن مجموعة من العوامل - من المخاطر واللوائح إلى منطق الأعمال - لتحديد الفئات. والنتيجة هي تصنيف فئات موحد للمشتريات يمكن استخدامه في جميع أنحاء المنظمة.
- المخطط العام واستراتيجية الخطة. في هذه الخطوة، تقوم الفرق بتقييم فئاتهم على أساس التسعير وأداء المورِّد وتوقعات العرض والطلب وعوامل أخرى – وتحديد الفرص البيعية لتحسين الإنفاق وزيادة القيمة. واستنادًا إلى هذه المعلومات، فإنها تنشئ إستراتيجية رئيسية لتحقيق أهداف كل فئة، مقسمة إلى تكتيكات ومراحل محددة.
- تنفيذ الاستراتيجية ومراقبة النتائج. وأخيرًا، يتم إطلاق الاستراتيجية وتتم مراقبة النتائج والموردين واحتياجات الأعمال والأسواق بشكل مستمر - حتى تتمكن الفرق من الاستجابة بسرعة لتغيير إستراتيجيات الفئات وتحسينها حسب الحاجة.
ما يجب البحث عنه في برنامج إدارة الفئات
تم تصميم برامج إدارة الفئات لإضفاء الطابع المركزي على العمليات ورقمنتها وتبسيطها لجميع استراتيجيات الفئات – وتوفير رؤى قابلة للتنفيذ لإرشادها وتحسينها. لتحقيق ذلك، تحتوي أفضل الحلول على الإمكانات التالية كحد أدنى:
الأتمتة. عمليات مؤتمتة بذكاء لإنشاء ملفات تعريف نفقات الفئة وتطوير الاستراتيجيات وتنفيذها.
التوجيه خطوة بخطوة. التوصيات المستندة إلى النظام والعمليات الإرشادية وقوالب أفضل الممارسات والأدوات وأطر العمل.
المراقبة والتحليلات في الوقت الفعلي. القدرة على مراقبة وتحليل ذكاء السوق والفئات والأسعار وأداء الموردين والنتائج وأكثر في الوقت الفعلي.
تنفيذ الإستراتيجية. الأدوات اللازمة لتحويل الاستراتيجيات والخطط والمبادرات إلى مشروعات تحديد مصادر أو أحداث بسهولة.
التكامل. تكامل سلس مع حلول تحديد المصدر حتى الدفع وحلول إدارة المورِّدين الأخرى.
الذكاء الاصطناعي. يتضمن تحليل الفرص البيعية المدعومة بواسطة الذكاء الاصطناعي والتوصيات على أساس بيانات الإنفاق وعوامل أخرى - بالإضافة إلى خطة للتكامل مع النماذج اللغوية الكبيرة مثل ChatGPT للمساعدة في إنشاء الاستراتيجية.
أفضل الممارسات لاستراتيجية فعالة لإدارة الفئات
يمكن تطوير إستراتيجية الفئة الرابحة بشكل أسرع من خلال أفضل الممارسات التالية:
تأسيس فريق ومدير فئات مخصص. وبما أن الفئات الكبيرة ومجالات الإنفاق الاستراتيجية تتطلب وقتًا وتخصصًا، فإن وجود فريق متخصص مكون من أصحاب مصلحة على دراية من الإدارات ذات الصلة يجعل عملية أكثر فعالية. مدير الفئات هو المسؤول عن الإشراف على السوق واللوائح واتجاهات التسعير وفهمها لفئة كاملة، وكذلك عن وضع خطط قصيرة ومتوسطة وطويلة الأجل.
إنشاء تصنيف هرمي متسق على مستوى المنظمة. هذه خطوة حاسمة للحصول على رؤى شاملة ورؤى أفضل حول الإنفاق. وستستخدم بعض المنظمات المعايير العالمية مثل مدونة الأمم المتحدة الموحدة للمنتجات والخدمات كدليل، ولكن في كثير من الأحيان ستقوم الشركات بإنشاء فئات داخلية خاصة بها تتماشى بشكل أفضل مع أهدافها الفريدة أو احتياجاتها من الصناعة.
استخدام الحلول المؤتمتة لإضفاء الطابع المركزي على بيانات النفقات. مع وجود مكان واحد لتتبع البيانات ومراقبتها، من الأسهل العثور على الرؤى المهمة والإبلاغ عنها – وتعزيز ممارسات الحوكمة.
الاستفادة من تكنولوجيا إدارة الفئات. باستخدام التقنيات مثل الذكاء الاصطناعي، يمكن للفرق تحديد أنماط بشكل أكثر سهولة، وتصنيف الإنفاق تلقائيًا، وتنظيم المورِّدين حسب الفئة، وتعيين معايير المقارنة، وتقديم التوصيات، وأتمتة المهام، وغير ذلك الكثير.
الحفاظ على مشاركة أصحاب المصلحة وفي دائرة اهتمامهم. مع أدوات وبرامج التحليلات لتوصيل المكاسب والفرص، من الأسهل الحصول على مشاركة أصحاب المصلحة والتنسيق مع الأهداف التنظيمية.
إنشاء علاقات ديناميكية للمورِّدين. التركيز على القيمة الإجمالية - بدلاً من التكاليف فقط - والتعاون بشكل علني لإنشاء علاقات عمل جيدة.
دمج بيانات الجهة الخارجية. طور آلية لاستخدام نقاط البيانات الخارجية ذات الصلة من مزوِّدي الجهة الخارجية لتكملة استراتيجية فئتك.
يمكنك متابعة عملية دورة حياة الفئة. تحسين تحليل البيانات الداخلية والخارجية، من خلال جمع المعلومات الاستخباراتية الخاصة بالفئة، وتعزيز الاستراتيجية، وإجراء استعراضات دورية.
اتخذ الخطوة التالية
استكشف الحلول لإطلاق العنان لقيمة أكبر من خلال إدارة فئات أكثر ذكاءً.
تجنب الأخطاء الشائعة في إدارة الفئات
وتستكشف هذه الورقة ثلاثة أخطاء يمكن أن يرتكبها الإعداد للشراء بسهولة عندما يتعلق الأمر بإدارة الفئات – وكيف يمكن أن يؤدي تصحيحها إلى تحقيق فوائد كبيرة، خاصة في الأوقات غير المؤكدة.