ما هو نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS)؟
يساعد نظام إدارة الموارد البشرية الشركات على إدارة وأتمتة عمليات الموارد البشرية الأساسية لديها وتوفير إمكانيات إدارة المواهب.
تعريف نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS)
يرمز HRMS إلى نظام إدارة الموارد البشرية - غالبًا ما يشار إليه باسم برنامج إدارة رأس المال البشري (HCM). تستخدم الشركات نظام إدارة الموارد البشرية لرقمنة وأتمتة ومركزية عمليات الموارد البشرية الأساسية، مثل تخزين بيانات الموظفين وإدارة المزايا والوقت والحضور وكشف الرواتب. بالإضافة إلى ذلك، يوفر نظام إدارة الموارد البشرية إمكانيات إدارة المواهب، مثل التوظيف، وإدماج الموظفين الجدد، وإدارة الأداء، وتخطيط الأهداف، والتعلم والتدريب، والتعويضات، والتخطيط المتتابع.
ويساعد نظام إدارة الموارد البشرية الحديث على استبدال جداول البيانات التقليدية كثيفة العمالة والعمليات الورقية من خلال أتمتة العمليات اليدوية المتكررة والتي تستغرق وقتًا طويلاً. وهذا يتيح لأعضاء فريق الموارد البشرية الحد من الخطأ البشري والتركيز على قيمة أعلى، وفي نهاية المطاف، عمل أكثر مكافأة.
تاريخ نظم إدارة الموارد البشرية
في سبعينيات القرن العشرين، كانت الشركات الكبرى تقوم برقمنة بعض عملياتها الأساسية، لا سيما المهام الثقيلة للبيانات والمعرضة للأخطاء مثل كشوف الرواتب والمحاسبة، ولكن هذه الأنظمة المبكرة لإدارة الموارد البشرية كانت محدودة النطاق. وبحلول التسعينات، سمحت الحوسبة المركزية الأكثر قوة وصعود الإنترنت للشركات برقمنة وأتمتة مجموعة أوسع من وظائف الموارد البشرية الأساسية مثل إدارة السجلات وإدارة المزايا وتدفقات عمل التوظيف.
اليوم، مع نمو التقنيات الذكية والاتصال السحابي، لم تعد عمليات الموارد البشرية تقتصر على بيانات المعامَلات. يمكن لنظام إدارة الموارد البشرية الحديث تجميع البيانات ودمجها لتعديل بُنى إعداد التقارير في الوقت الفعلي، على أساس التباينات الإقليمية في البنية التحتية والقوانين والامتثال التنظيمي. كما تعمل هذه الأنظمة على أتمتة سير العمل والاستفادة من الذكاء الاصطناعي (AI) لإنشاء عمليات أكثر ذكاءً وانسيابية.
نظام إدارة الموارد البشرية ونظام معلومات الموارد البشرية وإدارة رأس المال البشري – فهم المختصرات
أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) وأنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) وإدارة رأس المال البشري (HCM) هي مصطلحات الموارد البشرية التي غالبًا ما تستخدم بالتبادل ولكن لديها بعض الاختلافات الرئيسية.
عادةً ما يتم إنشاء نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) على قاعدة بيانات معلومات الموظف ويتم استخدامه لدعم عمليات الموارد البشرية الأساسية التي تكون أكثر خطيًا وكميًا في البنية، مثل معالجة كشوف الرواتب أو إدارة الوقت والحضور.
وبالمقارنة، فإن نظام إدارة الموارد البشرية هو نظام أكثر شمولا يحتوي على جميع هياكل إدارة البيانات لنظام معلومات الموارد البشرية ولكنه يتضمن أيضا وظائف أكثر نوعية وتعقيدا وإدارة المواهب. تستخدم أفضل حلول HRMS التقنيات الذكية، مثل الذكاء الاصطناعي وتدريب الآلة والاتصال السحابي، للمساعدة في تخصيص الوظائف وأتمتتها بذكاء.
إدارة رأس المال البشري (HCM) هو مصطلح شامل يُستخدم لوصف المجموعة الواسعة من الممارسات والبرامج التي تستخدمها المؤسسة لإدارة القوى العاملة لديها – بدءًا من التوظيف وحتى التقاعد. غالبًا ما يشار إلى نظام إدارة رأس المال البشري باسم نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) ويتضمن برنامج HRIS. نظرًا للتطورات التكنولوجية والاتصال، أصبحت الشركات الآن قادرة على الحصول على صورة شاملة واضحة للقوى العاملة من جميع الزوايا. وقد ساعد ذلك الشركات على إدراك القيمة القابلة للقياس لتحديد أولويات تجربة الموظفين واستخدام نهج الأفراد أولاً لدعم وظيفة الموارد البشرية الإدارية التي تحيط بها. ويمثل هذا النهج الأكثر شمولية تغييرًا في تحديد أولويات عمليات الموارد البشرية وإدارتها.
لماذا برنامج HRMS مهم للغاية اليوم؟
لسنوات عديدة، نظرت الشركات في استخدام التقنيات الجديدة وطرق أتمتة أفضل لعمليات الموارد البشرية الخاصة بها. عندما أصابت الجائحة، جلبت معها تغييرات هائلة وغير مسبوقة في القوى العاملة. واضطرت فرق الموارد البشرية - فجأة جدا - إلى البدء في استخدام تقنيات جديدة لدعم وإدارة قوة عاملة حديثة عن بعد وموزعة.
في البداية، كان العديد من هذه التحولات إشكالية، ولكن الآن، أكثر من عام، أصبح قادة الموارد البشرية أكثر إبداعًا وتكيفًا في ممارساتهم. ويخبرنا مقال عن إدارة الموارد البشرية أن هذا الأمر قد تبين في نهاية المطاف أنه أمرجيد. مع أن القوى العاملة بأكملها أصبحت بعيدة - بين عشية وضحاها تقريبًا - أصبحت فرق الموارد البشرية "المستجيبين الأوائل" لعالم الأعمال، وتولى العديد من الإدارات الأخرى وقادة الفرق قيادتهم. في أعقاب هذا الوباء، أصبحت العديد من الشركات فجأة على علم بما هو مجرد منجم ذهبي للبيانات وتحليلات الأشخاص التي كانت لديها في أقسام الموارد البشرية الخاصة بها – وكيف يمكن أن تساعدهم هذه المعلومات في إبلاغ القرارات والاستراتيجيات في جميع قطاعات الأعمال.
اليوم، برامج HRMS لا تقدر بثمن في مساعدة الشركات على تنظيم وفهم وتبسيط هذا العالم المتغيّر بسرعة من العمل. تضع حلول HRMS عمليات الموارد البشرية المعقدة في مكان واحد، مما يمنح الشركات تخزين بيانات الموظفين المركزي وإمكانات الأتمتة والذكاء الاصطناعي المضمَّن والتحليلات المتقدمة. بالإضافة إلى ذلك، تساعد قدرات إدارة المواهب المتطورة وسهلة الاستخدام على ضمان توظيف الشركات لأفضل المواهب في صناعاتها وتطويرها والاحتفاظ بها.
من يستخدم برنامج HRMS؟
العديد من المجالات المذكورة أدناه كانت تقليديا منعزلة تماما - التغذية الراجعة أو البيانات الجديدة في واحدة لم تكن بالضرورة قد جعلتها إلى الأخرى. إن نظام إدارة الموارد البشرية الحديث لا يعمل فقط على تحسين وتحسين العمليات لكل من هؤلاء المهنيين، ولكنه يضمن أيضًا أن يتم تبادل البيانات التي يجمعها والتغذية الراجعة التي يمنحها – كما أنه قادر على إعلام مجموعة أوسع من تحليلات الأشخاص.
محترفو الموارد البشرية: بالنسبة لفرق الموارد البشرية، تمتد فائدة نظام إدارة الموارد البشرية من التحرير الأساسي والوصول إلى بيانات الموظفين – على طول الطريق إلى تقديم تقارير معقدة تعتمد على البيانات وأتمتة مهام إدارة المواهب المتطورة.
مسؤولو التعيين: تمنح أدوات نظام إدارة الموارد البشرية مسؤولي التعيين بوابة مركزية لنشر طلبات الوظائف وتنشيطها وتحديد مصدرها للمرشحين والوصول إلى وظائف إدماج الموظفين الجدد وتخصيصها.
المديرون: حتى من خلال أجهزتهم المحمولة، يمكن للمديرين استخدام برنامج HRMS للإشراف على هيكل الفريق، وتتبع الوقت والغياب، والموافقة على طلبات الإجازة والإجازات، وتتبع أداء الموظفين لمعرفة ما إذا كانوا بحاجة إلى دعم أو ملاحظات لمساعدتهم على تحقيق أهدافهم.
الموظفون: يمكن أن تسمح البوابة الوحيدة سهلة الاستخدام للموظفين بتحرير بياناتهم الشخصية وعرض المخططات التنظيمية وطلبات وقت الإدخال والإجازة وعرض مهام التعلم المخصصة وحتى إدارة أهداف المسار الوظيفي الشخصية وخطط التطوير الخاصة بهم.
المرشحون: لقد خصص المرشحون اليوم بوابات HRMS لمساعدتهم في البحث والتقدم للوظائف، وتتبع حالة الطلب، وقبول العروض الرقمية بتوقيعات إلكترونية.
مكونات برامج HRMS
يمكن أن توفر برامج HRMS وضوحًا وتبسيطًا. إن جمع بيانات القوى العاملة معًا في مكان واحد لا يجعل الأمور أسهل على الأعمال فحسب، بل يوفر أيضًا رؤى وتحليلات من مصادر وأقسام متباينة لتقديم توصيات وتقارير أكثر دقة وقابلية للتنفيذ بشكل متزايد.
فيما يلي العناصر المختلفة لحل HRMS:
HRIS: الموارد البشرية الأساسية وكشف الرواتب
الخدمة الذاتية للموظفين: تساعد أدوات نظام معلومات الموارد البشرية كل من الموظفين وقادة الفرق على التخلص من صلب المهام الإدارية للموارد البشرية القديمة والورقية. تساعد إمكانات الخدمة الذاتية والملائمة للأجهزة المتنقلة على زيادة إنتاجية القوى العاملة والشفافية في مجالات لا تعد ولا تحصى، مثل إدارة بيانات الموظفين وإعداد التقارير والتحليلات والوقت والحضور وكشف الرواتب.
إدارة المزايا: مع زيادة نماذج أماكن العمل المختلطة، تكافح الشركات أكثر من أي وقت مضى لمواكبة متطلبات المزايا العديدة في جميع أنحاء الولايات المتحدة. يمكن لإدارة المزايا الآلية حفر فرق الموارد البشرية من تحت هذا الجبل من الأعمال الورقية وتحريرها لتقديم المشورة والإرشادات المعرفية التي يقدرها الموظفون في هذه المجالات الحاسمة من حياتهم. الخدمة الذاتية، وبوابات الموظفين الصديقة للهواتف الجوالة تمكن العمال بشكل أكبر من مراقبة المزايا الخاصة بهم وأسرهم.
إدارة الوقت: تسرب الرواتب هو نتيجة لممارسات غير دقيقة للحفاظ على الوقت من قبل الموظفين والمديرين ويمكن أن تكلف الشركات ما يصل إلى 2.5٪ من إجمالي مصاريف كشف الرواتب الخاصة بهم. في حين أنه متعمد في بعض الأحيان، غالبا ما يكون بسبب أخطاء من أنظمة عفا عليها الزمن والممارسات اليدوية غير الدقيقة. ولكن لحسن الحظ، إنها واحدة من أكثر مناطق الخسارة التشغيلية التي يمكن الوقاية منها بشكل كبير ويمكن تخفيفها إلى حد كبير باستخدام حلول برامج الموارد البشرية الذكية. أدوات HRMS قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة ويمكن مزامنتها مع العطلات الرسمية والاستحقاق وقواعد الأعمال الأخرى. يتم دمج الحسابات التلقائية للوقت والأجر مع وظائف كشف الرواتب ويتمتع الموظفون بإمكانية الوصول إلى الخدمة الذاتية لمساعدتهم على الحصول على رؤية كاملة لضبط الوقت الخاص بهم.
إدارة المواهب
التوظيف والإدماج: يمكن لحلول نظام إدارة الموارد البشرية مساعدة أصحاب العمل على تحسين عملية التوظيف للتأكد من قدرتهم على العثور على أفضل المواهب وجذبهم. ويتضمن ذلك دعمًا أفضل لتحديد مصادر المواهب العالمية وإدارة علاقات المرشحين. كما أنها تدعم تتبع أكثر شمولاً لمقدمي الطلبات وتبسيط العمليات لدعم تخطيط إيجاد البديل. وبالنسبة للموظفين الجدد، يمكن أن توفر أدوات إدماج الموظفين الجدد في نظام إدارة الموارد البشرية بوابة للموظفين الجدد - بما في ذلك تدفقات عمل التوظيف الجديدة التلقائية وغير الورقية وعملية تدريب وإدماج الموظفين الجدد أكثر انخراطًا وتخصيصًا.
إدارة الأداء والتعويضات: يمكن أن تكون إدارة الأداء صعبة، مما يتطلب من الشركات تحقيق التوازن بين البيانات النوعية والكمية مع بقاء الهدف. يمكن أن تساعد أدوات نظام إدارة الموارد البشرية في إدارة أهدافالموظفين ومراجعاتهم وتقديم إدارة مستمرة للأداء جنبًا إلى جنب مع تخطيط الإجراءات الإرشادية. كما يمكن أن يكون التعويض الإداري طرحًا خادعًا يتطلب تقييم عوامل متعددة داخل الأعمال وخارجها على حد سواء. يمكن أن تساعد برامج HRMS في دعم تخطيط التعويضات وتصميمها بشكل فعال.
التعلم والتطوير المهني: يعتبر النمو والتطور الوظيفي جزأين حاسمين في تجربة الموظفين. تستخدم أدوات نظام إدارة الموارد البشرية التكنولوجيا الذكية لتقديم تجربة تعلم تفاعلية وأكثر تخصيصًا – مما يربط بين الأشخاص والمعلومات والخبراء في جميع قطاعات الأعمال وخارجها. بالنسبة للموظفين، يساعدهم ذلك على هيكلة أهدافهم المتعلقة بالتخطيط الوظيفي والوقت بشكل أفضل. ويمكن بسهولة جدولة التدريب الإلزامي على التعلم والامتثال ، كما يمكن إدراج أهداف طويلة الأجل مثل تطوير القيادة وتخطيط تعاقب الموظفين في تقويماتهم بطرق تناسب احتياجاتهم والتزاماتهم الفريدة على أفضل وجه.
إدارة أداء المبيعات: كما يمكن لأي قائد أعمال أن يخبرك، فإن فرق المبيعات في أفضل حالاتها عندما تكون هناك فرص تسويقية للبيع ورعاية. يساعد نظامإدارة الموارد البشرية الشركات على تبسيطوإدارة المسائل المتعلقة بالمبيعات مركزيًا مثل العمولات والأقاليم والحصص وحتى أداء الوكلاء .
التحليلات وتخطيط القوى العاملة: تعد الرؤى المعتمدة على البيانات أساسية لمواءمة الموارد البشرية مع الاستراتيجية العامة للشركة. من خلال المقاييس ومؤشرات الأداء الأساسية وإعداد التقارير ونمذجة القوى العاملة التنبؤية والتحليلات المشغَّلة بواسطة الذكاء الاصطناعي، يمكن لقادة الموارد البشرية دعم التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي بشكل أفضل بالإضافة إلى إعداد الميزانيات وإدارة الأداء
إدارة تجارب الموظفين: مع زيادة التركيز على تجربة الموظفين ، يجب على الشركات البحث عن طرق مبتكرة لفهم أفضل لماذا يشعر الموظفون بالطريقة التي يقومون بها بشأن تجاربهم في العمل، بدءًا من كمرشح لليوم الذي يغادرون فيه وكل شيء بينهما. وتشمل تقنيات وأدوات صوت الموظف (VoE) لجمع هذه المعلومات تقييمات التغذية الراجعة 360 درجة، والاستطلاعات، والتحليل السلوكي والمشاعر، وأكثر من ذلك. وباستخدام هذه الرؤى، يمكن للمؤسسات تخصيص تجارب كل موظف على مدار دورة حياته، مما يعزز التفاعل والإنتاجية.
أنظمة إدارة الموارد البشرية والخطوات التالية للتحول الرقمي في الموارد البشرية
وسوف يلبي التحول الرقمي في الموارد البشرية وأي تغيير تشغيلي كبير دائمًا بعض الدفع الأولي والجمود - بالإضافة إلى أنه ينطوي على بعض المخاطر الحتمية. أفضل طريقة للتحضير لتغيير تشغيلي هي البدء في المشاركة والتواصل حول أهداف المشروع وأهدافه. عند وجود خطوط اتصال مفتوحة بين قادة فريقك والمسؤولين التنفيذيين وأخصائيي الموارد البشرية، يمكنك بدء تحطيم الجدران. يمكن أن تساعد إستراتيجيات التخطيط وإدارة التغييرات الفعالة في إعداد فرقك بشكل أفضل لضمان الشراء في وقت مبكر.
تسلط القائمة أدناه الضوء على بعض عناصر قائمة الفحص المهمة أثناء الشروع في التحول الرقمي للموارد البشرية.
تكامل البيانات: قبل بدء عملية ترحيل البيانات، تأكد من امتلاكك للموارد المناسبة ورفع مستوى المهارة أو إعادة تأهيل موهبة تكنولوجيا المعلومات لديك لضمان قدرتك على إنجاز هذه المهمة وتقليل الأخطاء البشرية إلى الحد الأدنى.
التكاليف والجهد: حدد متطلبات المشروع كميًا في جميع مناطق الأعمال المتأثرة، بما في ذلك عمليات التطبيق والتكامل. تحديد ميزانيات وجداول زمنية واقعية للمساعدة في ضمان نجاح النشر.
الاحتياجات الحالية والمستقبلية: العمل عن كثب مع قسمك وقادة الفرق منذ البداية للتأكد من فهمك لأهدافهم ومتطلباتهم وتحدياتهم المحددة. تأكد من أن نظام إدارة الموارد البشرية لديك يمكنه توسيع نطاقه لتلبية الاحتياجات المتطورة لجميع أصحاب المصلحة.
الامتثال: تحديد المتطلبات التنظيمية ومتطلبات التوظيف والمتطلبات القانونية الأخرى وتأكيد أن نظامك الجديد يدعم هذه الاحتياجات في جميع المناطق.
الجاهزية عند الإطلاق: انضم إلى فريق الموارد البشرية في وقت مبكر لمساعدتك في تطوير جداول التدريب وأهدافه. تعيين مراحل شهرية لضمان تدريب جميع المسؤولين والمديرين والموظفين تدريبًا صحيحًا واستعدادهم للاستفادة من القيمة الكاملة لنظام إدارة الموارد البشرية الجديد.