مزايا تتبع وقت الموظف
تتيح برامج تتبع وقت الموظفين المستندة إلى الشبكة السحابية إمكانية التتبع الدقيق لساعات عمل الموظفين وإدارتها، وتحسين الإنتاجية، وتبسيط عمليات كشف الرواتب، كما توفر رؤى قيّمة لتخصيص الموارد وإدارة المشروعات.
نظرة عامة على تتبع وقت الموظف
الوقت يعني المال. وحيث إن تكاليف كشف الرواتب النموذجية تمثل ما يصل إلى ثلث إيرادات شركتك، فإن التتبع الدقيق لوقت الموظفين يعد أحد أهم وظائف الأعمال لديك. ومع تزايد التعقيدات في عالم الأعمال المعاصر، فإن نماذج الأجور المعتمِدة على الوقت لا تقدم شيئًا جديدًا بالتأكيد. وعلى مدى آلاف السنين، كان العمال يتقاضون أجرًا يوميًا، حيث إن البابليين القدماء قد وضعوا مجموعة من الأجور الموصى بها بحيث يحصل النجار على هذه الحبيبات الكثيرة من الفضة يوميًا، ويحصل الخياط على ذلك الكثير، وهكذا. وهكذا كان من الضروري توفر الشفافية بشأن الوقت والأجور حتى في ذلك الوقت من الزمان.
ومع الثورة الصناعية وظهور أماكن العمل المركزية، بدأت الشركات ترى القيمة في توحيد ساعات العمل وضمان أن يكون العمال في المكان الذي كان من المفترض أن يكونوا فيه طوال اليوم. وفي عام 1880، اخترع صانع الساعات Willard Bundy أول ساعة زمنية للموظفين تعمل بنظام البطاقة المثقبة الذي لا يزال مستخدَمًا. ومع تقدم تكنولوجيا تتبع الوقت بسنوات ضوئية عما كانت عليه في عصر Bundy، فإنها لا تزال تشكل تحديًا بالنسبة لكل شركة. ولحسن الحظ، فإن برامج تتبع الوقت المعتمِد على الشبكة السحابية اليوم يتصدى لهذا التحدي – وهو يعمل على توفير الدقة والمرونة، وتحليل بيانات القوى العاملة القيّمة لدعم تحسين الربحية.
ما هو تتبع الوقت ولماذا يعد موضوعًا مهمًا الآن؟
في عام 2022، أجرت غالوب دراسة استقصائية واسعة النطاق لأكثر من 140،000 موظف. بالإضافة إلى العديد من الدراسات الاستقصائية الأخرى في أماكن العمل في بلدان متعددة، أكدت النتائج ما كان يقوله الجميع: العمل عن بعد هو هنا للبقاء. في الواقع، أظهرت إحدى إحصاءات مؤسسة غالوب أنه في عام 2019، عمل أكثر من 60% من الموظفين بشكل حصري في الموقع. في حين أنه بحلول عام 2022، انخفض هذا العدد إلى 19٪ فقط - حتى بعد رفع القيود المفروضة على كوفيد-19 إلى حد كبير.
وبالنسبة لأقسام الموارد البشرية، فقد كان هذا يعني التحول بسرعة فائقة إلى طرق عمل جديدة تمامًا. فعلى سبيل المثال: يميل العاملون عن بُعد إلى أن يكونوا موزَّعين على نطاق أوسع جغرافيًا، وهذا يضيف تعقيدًا هائلاً لبروتوكولات إدارة الوقت. فقد يكون لكل ولاية أو مقاطعة أو دولة لوائح مختلفة حول الإجازة وإجازة الوضع والمزايا والوقت الإضافي المسموح به وغير ذلك الكثير.
كما تجد الشركات الحديثة نفسها في وقت يشهد تغييرًا سريعًا في التشغيل وتوقعات أكثر تعقيدًا للعملاء. وتدرك الشركات أنها لكي تكون قادرة على المنافسة في ظل هذا الاقتصاد، فإنها تحتاج إلى الاستفادة من تقنيات الأعمال المشغَّلة بواسطة الذكاء الاصطناعي والبيانات الضخمة. وتتكامل حلول تتبع الوقت المعتمِدة على الشبكة السحابية مع أنظمة الأعمال الأساسية الأخرى للسماح لك بتسجيل جميع أنشطة استخدام الوقت للموظفين لديك والإبلاغ عنها وتحليلها وتخصيصها. ويتيح لك هذا تحديد الفرص والمخاطر من البداية. وهذا يمنحك إمكانية توقع تدفقات العمل المتغيرة وتحديد المخاطر الناجمة عن عدم الالتزام وحالات عدم الكفاءة – في الوقت الفعلي.
كيف تعمل أنظمة تتبع الوقت المعتمِدة على الشبكة السحابية؟
تتميز أفضل أنظمة تتبع الوقت بالمرونة وسهولة الاستخدام لأصحاب العمل والموظفين على حدٍ سواء. ويمكن تخصيصها بحيث تتوافق على أفضل نحو مع المعامِلات والقواعد الفردية أو المستنِدة إلى الأدوار. وهي تعمل على نظام أساسي موحد ويمكنها الاتصال في الشبكة السحابية بأنظمة الموارد البشرية وبرامج الأعمال الأخرى للاستفادة من مجموعة متنوعة من مصادر البيانات ذات الصلة. كما تتعامل الأنظمة المعتمِدة على الشبكة السحابية مع الأحداث والإجراءات عند حدوثها، مما يوفر المرونة اللازمة لضمان الدقة والملاءمة الدقيقة.
فيما يلي بعض الخصائص الأساسية الإضافية لأفضل أنظمة تتبع الوقت:
نظام أساسي موحد مركزي ومتكامل. في الماضي، كانت تكاليف كشوف الرواتب في كثير من الأحيان منفصلة في المناطق أو الأقسام وكانت تتم إدارتها على تطبيقات برامج قديمة – أو حتى جداول بيانات. وهذا كان يجعل من الصعب تحليل بيانات كشف الرواتب ومقارنة تكاليف كشف الرواتب بالإنتاجية والساعات المستغرقة في المهام المختلفة. ويعمل توفر نظام أساسي موحد ومركزي على إجراء تكامل تتبع الوقت مع برامج كشف الرواتب وأنظمة الموارد البشرية والأعمال الأخرى لتقديم معلومات مالية دقيقة في الوقت الفعلي والمساهمة في تقديم رؤى أكثر فعالية معتمِدة على البيانات.
تعمل الواجهة المخصصة على تحسين إمكانية الاستخدام والملاءمة. معكون تتبع الوقت أحد أكثر تطبيقات الخدمة الذاتية استخدامًا، تحتاج فرقك إلى العثور عليه سهل الاستخدام – وأن تكون قادرًا على الوصول من الأجهزة، أينما كانوا. عندما تكون أنظمة تتبع الوقت مرهقة وليست بديهية، حتى أكثر الموظفين ضميرًا يمكن أن يصبحوا متباعدين أو مماطلين – تخمين بعد الحقيقة ودخول قيمة عدة أيام من العمل كل ذلك دفعة واحدة. تساعد أنظمة تتبع الوقت المستندة إلى الشبكة السحابية على تجنب ذلك بواجهة إدخال وقت مبسطة وسهلة الاستخدام تكون خاصة بالأدوار ومخصصة. وعلاوة على ذلك، يمكن أن تمنح أنظمة تتبع الوقت السحابية المخصصة كلاً من الموظفين وأصحاب العمل إمكانية الوصول إلى التقارير والتنبيهات والجداول الزمنية والرؤى الأخرى ذات الصلة عند الطلب.
تدعم التحليلات وإعداد التقارير المضمنة سيناريوهات متعددة. من الصعب جدًا بالنسبة لخبراء الموارد البشرية أيضًا البقاء على رأس لوائح العمل والامتثال المعقدة. ومن المؤكد أنه لا ينبغي توقع أن يتقن الموظفون هذا الأمر وأن يبقوا كل شيء على ما يرام. باستخدام أنظمة تتبع الوقت المستندة إلى الشبكة السحابية، يمكن تعيين القواعد لكل موظف (أو دور) - على سبيل المثال - للحصول على تحذيرات تلقائية حول الكثير من الوقت الإضافي أو إعادة احتساب الساعات بسبب التغييرات المفاجئة في الجدول الزمني. يمكن أيضًا للتحليلات وأدوات إعداد التقارير المضمنة الاستفادة من الذكاء الاصطناعي ومجموعات البيانات المتنوعة للاستقراء في سيناريوهات مكان العمل الحقيقية والمحتملة - مما يوفر معلومات قابلة للتنفيذ وذات صلة والإجابة على مجموعة متنوعة من الأسئلة الإدارية أو الأسئلة المتعلقة بالموظفين عند طرحها.
كما يمكن تمكين مسؤولي التشغيل وأصحاب المصلحة من فهم التأثيرات المالية والمخاطر المحتملة للقرارات المتعلقة بالوقت الإضافي والإنتاجية والالتزام.
تتبع وقت الموظفين: مخاطر الإجراء بصورة خاطئة
ارتفعت مقاضاة الموظفين إلى مستويات غير مسبوقة في السنوات القليلة الماضية. في عام 2021، سجلتالمملكة المتحدة وعدد من الدول الأخرى أنماطًا مماثلة. وتشير فوربس إلى أنه “بناء على الحجم الهائل والأرقام الإحصائية، سجل العمال أكبر قدر من النجاح في تأمين شهادة الأجر وفئة الساعات والإجراءات الجماعية في 2021”.
ومن الواضح أن الوظيفة الأساسية لتتبع وقت الموظف هي تسجيل ساعات العمل. ولكن بالنسبة لرفاهية العمال وإدارة مخاطر الشركات على حدٍ سواء، فيجب أن يكون لدى برامج تتبع الوقت القدرة على التعرف عليها والإبلاغ عنها – في الوقت الفعلي – عندما تكون ساعات الموظفين أو الإجازات أو أوقات الاستراحة أو غيرها من المشكلات ذات الصلة معرضة لخطر عدم التوافق. ولكي تكون أنظمة تتبع الوقت لديك فعالة، فيجب أن تكون قادرة على دعم هذه الوظيفة بدقة في كل منطقة ودولة تقوم فيها شركتك بإجراء أعمال.
ويأتي المزيد من المخاطر في شكل خسارة نقدية فعلية من ضبط الوقت بشكل غير دقيق. في كل عام، تفقد الشركات مليارات الدولارات لسرقة وقت الموظف – سواء كان متعمداً أو غير مقصود. دعونا نواجهه: إنه موضوع متعرج. لا أحد يريد الاعتراف بأن موظفيه قد يلعبون بسرعة وفضفاضة مع الساعات. وبسبب ذلك، عندما تقوم منظمات كبيرة بتشديد أحزمتها والتركيز على تدابير خفض التكاليف، فإنها تتغاضى أحياناً عن الملايين التي قد تفقدها بسبب سرقة الوقت.
كيف يمكن أن يساعد تحسين تتبع الوقت والحضور شركتك؟
تمر المؤسسات الحديثة بفترة من التغيير الهائل والمنافسة غير المسبوقة. ولتحقيق الازدهار، يجب عليها السعي لتحقيق رؤية شاملة في كل العمليات. ويجب عليها تسجيل البيانات وتحليلها، والقضاء على الوحدات المنفصلة، وإيجاد طرق لتصبح أكثر سلاسة ومرونة. وبالنظر إلى أن معظم المؤسسات تنفق ما بين 15% إلى 30% من إيراداتها على كشوف الرواتب، فإن إدارة الوقت تكون أحد العناصر الحاسمة في تحسين القوى العاملة وتحسين المساءلة.
تضيف حلول تتبع الوقت المستندة إلى الشبكة السحابية قيمة في بعض الطرق القابلة للقياس التالية:
رؤية مركزية لعمليات العمل الخاصة بكل الأعمال. ما مقدار الوقت الذي ينبغي تخصيصه بشكل معقول لمهام معينة؟ وما أكثر العمليات أقل العمليات من حيث كثافة العمال؟ وهل عمليات سير العمل لدينا تحقق إنتاجية أكبر في موقع عن موقع آخر؟ من خلال إنشاء تقارير مخصصة واستخدام التحليلات المتقدمة، يمكن للشركات الاستفادة من بيانات تتبع الوقت للمساعدة في الحصول على إجابات أكثر دقة لهذه الأسئلة – والرؤى بشأن كيفية التحسين في المستقبل.
زيادة المساءلة. بالإضافة إلى الحد من الخسارة بسبب سرقة الوقت، يمكن أن تفيد المساءلة المعززة لكل من أصحاب العمل والموظفين عمليات أعمالك بشكل عام. على سبيل المثال، في معظم المنظمات، يمكن للعديد من العمال القيام بعملهم عن بعد، ومع ذلك، سيكون هناك دائما بعض من يجب أن يأتوا إلى الموقع المادي. ومع صعود العمل الهجين والنائي، واجهت العديد من المنظمات تحديات بسبب هذا التفاوت "غير العادل" المتصور. يمكن أن تساعد أنظمة تتبع الوقت الشفافة والشاملة على تحسين الروح المعنوية من خلال السماح لفرقك بمعرفة أن الجميع متساوون في المسؤولية عن استخدامهم للوقت – سواء في الموقع أو خارج الموقع.
ويمكنك تبسيط إدارة الوقت لدعم تناوب الجداول الزمنية وتسجيل الوقت عند منتصف الليل والاعتمادات التلقائية والشاملة والتنبيهات وعمليات إعادة الاحتساب المؤتمتة وإعداد التقارير المضمَّنة.
السلاسة والمرونة. المؤسسات الرائدة تكون لديها القدرة على التركيز والتعامل بسرعة مع قوى السوق والتغيير. وسواء أكانت عملية تصنيع جديدة أم نموذج أعمال مبتكر أم اندماج أو شراكة معلقة – فإن كل هذه المبادرات تعتمد على التحليل الدقيق والتخطيط المتين. ويوفر تتبع الوقت في الشبكة السحابية رؤى شاملة مباشرة حول ساعات العمل حسب المهمة والمنطقة والمشروع. وهذا يمنح رواد الأعمال الثقة التي يحتاجونها لتقديم عروض أسعار سريعة وتنافسية وقرارات الميزانية.
·السرعة والكفاءة. عادة ما تكون مهام الاعتماد ومراقبة الحضور من أكثر المهام المستغرقة للوقت في أي شركة. على سبيل المثال: في معظم المؤسسات، قبل إرسال الساعات إلى كشف الرواتب، يجب اعتمادها – غالبًا، أولاً من قِبل قائد الفريق ثم من قِبل رئيس القسم. وإذا كان هناك شخص واحد لديه إذن خاص للحصول على وقت إضافي لسبب ما، فيجب عزل هذه الحالة الفردية وتفسيرها – وهكذا، في مجموعة من العمال والأدوار، سواء أكان ذلك عن بُعد أم في الموقع. وتسمح أنظمة تتبع الوقت المعتمِدة على الشبكة السحابية بوجود إعفاءات على أساس الأدوار وقواعد مختلفة في وقت واحد – ولكنها لا تزال مرئية ويمكن إدارتها من نقطة مركزية. وعند تغطية جميع الحالات الأساسية واحتسابها، فهذا يعني أن رؤساء الأقسام يمكنهم أتمتة اعتمادات الدُفعات والسماح بها – مما يقلل من الوقت الضائع (والشعور بالإحباط).
الاحتفاظ بالموظفين وكسب رضاهم. عندما يشعر الموظفون بوجود ضغط في العمل، يمكن أن يؤدي ذلك بطبيعة الحال إلى الشعور بعدم الرضا والإنهاك. ولكن التقصير في العمل أو العمل دون قدرات المرء هو أيضًا مصدر رئيسي للإحباط بالنسبة للموظفين – ناهيك عن ضياع الفرصة بالنسبة لأصحاب العمل. ويمكن لبرامج تتبع الوقت المعتمِدة على الشبكة السحابية دمج البيانات والمدخلات مركزيًا لتقديم نظرة شاملة على جميع المناطق التشغيلية – أو القوى العاملة بأكملها. ويسمح هذا لفِرق الموارد البشرية والمديرين بتحليل مجموعات البيانات المحددة لمعرفة حالات وجود عوائق أو مخالفات أو أوجه قصور. وبالتسلح بهذه الرؤى، يمكن للمؤسسات التأكد من حصول الفِرق المثقلة بالأعباء على الدعم الذي تحتاجه، وأنه يتم لفت الانتباه للموظفين الموهوبين وترقيتهم.
هل أنت مستعد لحلول تتبع الوقت المعتمِدة على الشبكة السحابية؟
لقد غير التحول الرقمي الطريقة التي نعمل بها ونقوم بها. وقد منحت المؤسسات القدرة على الرؤية حول الزوايا، وتحسين مواردها، وفهم البيانات التي تولدها عملياتها بشكل أفضل. في حين تطورت حلول تتبع وقت الموظفين مع مرور الوقت، إلا أنها ظلت أيضا واحدة من أهم المكونات الأساسية لأي منظمات. لماذا؟ لأنها تعكس حقيقة أن الأشخاص - بما لديهم من مهارات ومواهب متنوعة - يظلون أهم الأصول التي يمكن أن تتمتع بها أي مؤسسة.
عندما يحين وقت دمج حلول تتبع الوقت المستندة إلى الشبكة السحابية في منظمتك، تأكد من الحفاظ على هذا النهج من الناس أولاً بأول. تأكد من توفر خطط جيدة لإدارة الاتصالات والتغيير في البداية. تأكد من وجود مخطط توضيحي شامل وخطة مشروع لديك، وتأكد من الاحتفال بكل النجاحات الصغيرة في الطريق نحو أهداف تحول الموارد البشرية.