تلميحات لتقييم برامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP)
هل أنت مستعد لترقية نظام ERP الخاص بك؟ يمكنك الوصول إلى أفضل خيار لاحتياجات مؤسستك باستخدام هذا الأسلوب المكون من 5 خطوات لتقييم برامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP).
نظرة عامة
هناك حرفياً المئات من أنظمة تخطيط موارد المؤسسة للاختيار من بينها، مع مجموعة واسعة من القدرات ونقاط القوة والضعف وإمكانية التطبيق والسعر. في حين أن اختيار الأنظمة قد يبدو أمرا صعبا، فإن عملية المقارنة المنهجية لنظام تخطيط موارد المؤسسة يمكن أن تدفع فريقك إلى اتخاذ قرار جيد في فترة زمنية معقولة.
يمكن أن يساعدك الأسلوب الذي تم اختباره زمنيًا الموضح هنا على عدم الوصول إلى الحل الذي يلبي الاحتياجات الخاصة بشركتك على أفضل وجه. قد تكون هذه المنهجية سليمة الأساسية - ولكن الشركات التي تقوم بعملية اختيار بائعي تخطيط موارد المؤسسة دون اتباع هذه الخطوات المنطقية غالبًا ما تواجه تأخيرات وتكاليف إضافية وتخصيصًا غير ضروري. ومن ناحية أخرى، فإن الشركات التي تطبق أفضل ممارسات تقييم تخطيط موارد المؤسسة عادة ما يكون لديها عمليات اختيار أكثر سلاسة وعمليات تنفيذ لاحقة. ونتيجة لذلك، يمكنهم الاستمتاع بمزايا نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الحديث عاجلاً والتنافس بشكل أكثر فعالية في عالم رقمي.
منهجية تقييم أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) من خمس خطوات
بمجرد أن تقرر الشركة استبدال نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) القديم الخاص بها، فإن الخطوة الأولى هي تجميع فريق مشروع لدفع عملية مقارنة برامج تخطيط موارد المؤسسة وتحديدها وتنفيذها. يبدأ الفريق عمله بوضع خطة أولية – وهي في الحقيقة أكثر من استراتيجية عامة في هذه المرحلة.
يمكن توضيح عملية تحديد المورِّدين في تخطيط موارد المؤسسة في الخطوات الخمس التالية:
رسم بياني يوضح الخطوات الخمس الرئيسية في عملية تقييم تخطيط موارد المؤسسة
1 - تعريف متطلبات تخطيط موارد المؤسسة
ستحتاج إلى إخبار مزوِّدي ERP المحتملين لديك بمؤسستك واحتياجاتها حتى يتمكنوا من تكوين الحل المناسب وتحزيمه وتسعيره بشكل صحيح. ابدأ بتحديد الموارد الأساسية عبر الإنترنت، مثل العروض التوضيحية للمنتجات والمدونات، التي تروي قصة شركتك.
قم بوصف أعمالك وعملياتها بشكل عام بدلاً من إنشاء قوائم طويلة بعمليات ومتطلبات محددة. أخبر المزوِّدين المحتملين عن حجم أعمالك وحجم النشاط والمعاملات وتعقيد العمليات المتنوعة وأي ميزات أو عوامل فريدة. ركز على العمليات والمتطلبات التي تمنح شركتك ميزة تنافسية. تلك هي الأشياء التي ستميز الأنظمة المرتقبة عن بعضها البعض وأين ستنظر عن كثب إلى مدى إمكانية تكوين كل نظام لدعم تلك العمليات والوظائف الفريدة.
حدد الأمور التي تعجبك حول نظامك الحالي – التي تريد أن يتعامل معها نظامك الجديد على الأقل أيضًا. قم بتضمين الأشياء التي لا يفعلها نظامك الحالي (أو لا يفعل جيدًا). الإشارة إلى أي تطبيقات أو وظائف أو تعديلات مخصصة يجب معالجتها بواسطة وظيفة قياسية أو خياطة بسيطة (وليس تعديل) في النظام الجديد. وبعبارة أخرى، ركز على الأشياء التي تنفرد بها أعمالك وتفترض أن الأمور الروتينية ستهتم بنفسها. (ستتحقق من هذا الافتراض في العروض التوضيحية والتقييمات النهائية بالقرب من نقطة اتخاذ القرار).
ركز على الأشياء التي تنفرد بها أعمالك وتفترض أن الأمور الروتينية ستهتم بنفسها.
تلميحات أساسية لتحديد متطلبات ERP الخاصة بك
لا تعتمد على قوائم فحص متطلبات نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) . قوائم الفحص، وهي ممارسة صناعة قياسية قديمة، لا تفعل الكثير لتمييز الحلول عن بعضها البعض ولا تساعدك حقًا في الاختيار الجيد. غالبية البنود في هذه القوائم هي الوظائف والميزات التي يوفرها كل نظام إلى حد ما، ومزودي الخدمة المتنافسين هم على استعداد للتحقق من "نعم" في التفسير الأكثر تحررا لوظيفة نظامهم.
احصل على الأشخاص المناسبين في فريق المشروع الخاص بك. تحديد المتطلبات هو العمل الشاق. وتحتاج إلى أعضاء الفريق الذين يتخصصون للمؤسسة، ويعرفون الشركة جيداً، ولديهم الوقت الكافي لتخصيصهم للمشروع. تجنب إغراء تعبئة الفريق بأشخاص متحمسين ولكن عديمي الخبرة.
تأكد من أن RFP يتضمن هذه المعلومات:
وصف أعمالك وعملياتها
ما الذي يفعله نظامك الحالي جيدًا؟
ما الذي لا يفعله كما تريد
ماذا تريد أن يفعل النظام الجديد (مصنَّف حسب الأهمية)
2. ERP RFP
تتضمن الخطوة التالية إصدار دعوات للرد على مجموعة محددة من المورِّدين. سيختلف عدد الدعوات التي ينبغي عليك إرسالها – ولكن تذكر أنك ستحتاج إلى إجراء مراجعة تفصيلية لكل دعوة تقوم بتوزيعها. وقد أظهرت التجربة أنه كلما قل عدد مقدمي الخدمات المحتملين والمعلومات الأكثر تفصيلاً التي يقدمونها، كانت الاستجابات أفضل. من الأفضل تحديد اثني عشر (أو أقل) من أفضل المرشحين لقائمتك القصيرة.
وقد أظهرت التجربة أنه كلما قل عدد مقدمي الخدمات المحتملين والمعلومات الأكثر تفصيلاً التي يقدمونها، كانت الاستجابات أفضل .
واستجابة لذلك، يجب على مورِّدي تخطيط موارد المؤسسة اقتراح نظام يوفر الوظائف والميزات اللازمة لاستيفاء المتطلبات التي حددتها. وستحتوي الاقتراحات أيضًا على معلومات حول شركاتها ومنتجاتها وخبرتها في الأعمال والموارد التي ستلتزم بها في تطبيقك، ومعلومات أخرى تهدف إلى كسب ثقتك (وبالتالي أعمالك).
إذن كيف تحدد اثني عشر مرشحًا (أو أقل) لتركيز جهود اختيارك عليها؟ كيف تشارك في القائمة من مئات من مورِّدي ERP إلى القليل فقط؟ ابدأ بمنشورات الصناعة التي تعرض "قصص نجاح تخطيط موارد المؤسسة". (لاحظ أن هذه المنشورات ربما لن تخبرك عن الصعوبات أو الأعطال، لذلك ضع هذه المعلومات في الاعتبار). استخدم جهات اتصال الصناعة الخاصة بك - الارتباطات ومجموعات الأعمال على سبيل المثال - لتحديد المهنيين الآخرين الذين قد تكون لديهم تجربة حديثة في تحديد تخطيط موارد المؤسسة وتطبيقه.
كما أن هناك العديد من الدلائل عبر الإنترنت وأدوات الاختيار وخدمات تحديد النظام التي يمكن أن تساعدك في تحديد البرامج التي تتمتع بالوظائف التي تحتاجها و/أو لديها خبرة في مجال عملك.
للحصول على نصيحة مخصصة، يمكنك التعاقد مع فرع الاستشارات الخاص بشركة حسابك أو العثور على مورد استشارات مستقل في منطقتك المحلية و/أو في مجال عملك. تأكد من التحقق من خلفيتها وانتماءاتها للتأكد من أنها مستقلة حقًا وليست مرتبطة بأحد أو العديد من مقدمي خدمات تخطيط موارد المؤسسة.
يمكنك اختيار تضمين بعض مورِّدي نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الذين لهم أهمية لأسباب أخرى. ربما يستخدم عميل واحد أو أكثر من عملائك الأكبر والأكثر أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) وشجعك على استخدام نفس النظام. أو ربما تكون شركتك جزءًا من مؤسسة أكبر أو مجموعة صناعات لديها "قياسية" في نظام تخطيط موارد مؤسسة (ERP) أساسي محدد. احصل على اقتراح من المزوِّد الموصى به وامنح جميع الاقتراحات تقييمًا عادلاً وغير متحيز عند اتخاذ قرارك.
تلميحات أساسية لـ ERP RFP الخاص بك
التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة يحددون متطلباتهم. يجب أن يتضمن RFP الخاص بك مدخلات من جميع أصحاب المصلحة - وإلا فإنك تخاطر باختيار نظام ERP يخدم فقط بعض وظائف الأعمال الخاصة بك، مما يتطلب مجالات أخرى للاستثمار في الأنظمة المستقلة. تقييم الأنظمة التي تعمل للأعمال بأكملها واستخدام الجدول الزمني للتنفيذ لتقديم الوحدات النمطية ذات الأولوية أولاً.
الانتباه إلى تصنيف المتطلبات. في كثير من الأحيان، يتم تقسيم RFP إلى مناطق وظيفية مع أقسام لكل قسم لإكماله. عادة ما يقوم كل مجال - سواء كانت الموارد البشرية أو العمليات - بوظيفة تصنيف وظائف رائعة لوحدة الأعمال الخاصة بهم ولكن قد لا تتوافق أولوياتهم مع أهداف العمل الشاملة. الأمر متروك لفريق تقييم المشروع الخاص بك لتعديل الأولويات من منظور أوسع نطاقًا. أي المتطلبات حيوية أو مهمة أو لطيفة ببساطة؟
تحقق من توفر الميزة الفعلية. تمتلك شركات البرمجيات أقسام تسويق رائعة؛ بعضها يبيع المنتجات التي لم يتم تطويرها واختبارها بالكامل. هل يقوم البحث عن ميزات “قادمة في إصدار مستقبلي” مقابل تلك التي تستخدمها المراجع اليوم. لا بأس تمامًا من مراعاة الميزات في التطوير – ولكن لا تراهن مشروعك على الميزات القادمة إذا كانت ضرورية لمشروع ناجح.
تقييم العمليات الخاصة بك. تعتبر العمليات المدمجة في برامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP) المحزَّمة "أفضل الممارسات". سيخبرك مستشارو ومنفذو تخطيط موارد المؤسسة ذوو الخبرة أنه من الأفضل دائمًا تغيير الإجراء ليناسب البرامج (مع إدراك جانب "أفضل الممارسات") بدلاً من تغيير البرنامج ليناسب الإجراء الحالي. إلا أن هذا القرار هو قرارك الذي يجب أن تتخذه. ولكن تذكر أن العمليات الجديدة يمكن أن تدفع التحسينات والفوائد التي تحصل عليها من نظام جديد. تذكر أيضًا أن جميع برامج ERP الحديثة قابلة للتخصيص، لذلك لديك مرونة كبيرة لتغيير تخطيطات الشاشة والتدفق، والإجراءات، وخصائص البيانات والعلاج، وأكثر من ذلك – دون تعديل الكود.
مراعاة عائد الاستثمار الخاص بك في ERP. تتطلب معظم الشركات تحليل عائد الاستثمار في تخطيط موارد المؤسسة (ROI) كشرط أساسي لتفويض وتمويل أي مشروع رئيسي. وكما يدل الاسم، فإن هذا جمع للتكاليف المتعلقة بشراء وتنفيذ النظام الجديد بالإضافة إلى فروقات تكلفة التشغيل مقارنة بتكاليف النظام القائم. كما يراعي عائد الاستثمار الفوائد بالإضافة إلى التوفير المباشر في التكاليف، بما في ذلك تحسين الأداء، وتحسين خدمة العملاء، وإنتاجية مكان العمل.
3 - التقييم الأولي لتخطيط موارد المؤسسة
يتم التقييم على مرحلتين. في هذه المرحلة الأولى، يتم تقييم جميع الاقتراحات لمعرفة مدى ملاءمتها للبيئة والمتطلبات الخاصة بك كما هو موضح في طلب مقترحات الخاص بك. (لا تتضمن هذه المرحلة مقارنة المورِّدين - حيث تقع هذه الخطوة في المرحلة الثانية من التقييم).
الهدف في هذه المرحلة هو القضاء على أولئك الذين لا يستوفون معاييرك وترتيب تلك التي يبدو أنها تناسب الفاتورة. والنتيجة هي قائمة قصيرة بأفضل المقترحات. هذه، وهذه فقط، ستخضع لتقييم مفصل يؤدي إلى الاختيار النهائي.
إذا كان لديك العديد من الاستجابات للمراجعة، فإن التفاصيل ستميل إلى الضبابية، مما يجعل من الصعب تذكر أي ردود rfP قوية (أو ضعيفة) بشكل خاص وفي أي المجالات. يمكن أن يساعدك مقياس التقييم الرقمي على إبقائه مستقيمًا وتوثيق عملية قرارك.
إليك بعض النصائح الأخرى لمساعدتك أثناء خطوة الوثائق هذه:
إعداد نموذج أو جدول بيانات تم ترتيبه بطريقة تمكن المراجعين من تقييم كل اقتراح وفقًا للمعايير الرئيسية التي حددتها في طلب عرض الأسعار الخاص بك. اطلب من كل مراجع تعيين درجة رقمية (يمكن أن يكون المقياس من واحد إلى عشرة أو واحد إلى خمسة أو واحد إلى ثلاثة أو أي مستوى من مستويات التفصيل التي تشعر أنها مناسبة) لكل معيار تقييم. يمكن أن يكون لديك أي عدد تريده من المراجعين أو أقل عدد تريده.
اترك مساحة للملاحظات وأية أسئلة حول الرد للمتابعة. قد ترغب في طلب توضيح في هذه المرحلة أو الانتظار حتى التقييم التفصيلي للاقتراحات المدرجة في القائمة المختصرة. قم بتعيين ترجيح لكل معيار على أساس مدى أهمية الوظيفة أو العملية لأعمالك.
ضرب مجموع النقاط المحدد من قبل كل مراجع في الترجيح لكل معيار واحتساب إجمالي مجموع النقاط لكل مورِّد. في معظم الأحيان، سيكون هناك العديد من الذين يصنفون بالقرب من أعلى المقياس، ومجموعة من الاستجابات أكثر قليلا في التصنيفات، والقليل من الذين لا يقومون بالقص. يجب أن يكون لديك الآن قائمتك القصيرة من المرشحين النهائيين - من ثلاثة إلى خمسة مرشحين مثاليًا - للتقييم النهائي.
الصعاب جيدة أنك ستتمكن من تحديد أفضل المرشحين، ولكن إذا لم يكن ذلك واضحا، فعد إلى التقييمات الفردية ونناقش مع الفريق.
تلميحات أساسية لتقييمات ERP الأولية الخاصة بك
تعامل مع كل مزود محتمل على قدم المساواة. لا تقبل أي عروض توضيحية مباشرة أو اجتماعات شخصية أو زيارات في الموقع، إلا إذا كنت على استعداد لتقديم نفس الوصول إلى جميع البائعين - فمن المهم الحفاظ على ملعب لعب المستوى. إحدى التقنيات الشائعة هي استضافة "مؤتمر مقدمي العطاءات" في منشأتك لإظهار جميع المزودين المحتملين والإجابة على أسئلتهم (أمام الجميع).
تذكر أن الاقتراح هو مستند مبيعات. ستحتوي الاستجابات على المعلومات التي طلبتها والمزيد. افترض أن كل مطالبة صحيحة؛ يمكنك التحقق من معظم المطالبات، إن لم يكن كلها، أثناء عملية التقييم. ولكن افهم أن كتّاب الاقتراحات سيجيبون على أسئلتك بطريقة تضع منتجاتهم في الضوء الأكثر تفضيلاً.
ابحث عن القيم الشاذة. اهتم اهتمامًا خاصًا بأي معايير تظهر فيها التصنيفات تباينًا واسعًا. إذا صنف أحد المراجعين اقتراحًا مرتفعًا جدًا لمعيار واحد وتقييمه مراجع آخر منخفضًا جدًا، فالأمر يستحق المناقشة. السؤال كل من المراجعين في طريقة بناءة غير تهديدية لمعرفة ما كان يفكر فيه كل منهما. على الأرجح لاحظ أحدهما أو كلاهما شيئًا غاب عنه المراجعون الآخرون أو لم يعتبروه مهمًا. ونتيجة لهذه المناقشات، قد ترغب في تعديل التقييمات لمعيار محدد - وقد يؤدي ذلك إلى تغيير التصنيفات الشاملة.
بودكاست دليل مبادئ تخطيط موارد المؤسسة على الشبكة السحابية
استمع إلى النصائح من قادة الصناعة الذين انتقلوا بنجاح إلى تطبيق ERP على الشبكة السحابية.
بودكاست دليل مبادئ تخطيط موارد المؤسسة على الشبكة السحابية
استمع إلى النصائح من قادة الصناعة الذين انتقلوا بنجاح إلى تطبيق ERP على الشبكة السحابية.
4. مقارنة تخطيط موارد المؤسسة والتقييم التفصيلي
بمجرد تحديد ثلاثة إلى خمسة مرشحين نهائيين، يحين وقت العمل على التحقق من مطالباتهم والتحقق من صحة المراجع.
كيفية بدء تقييمات ERP الخاصة بك
تواصل مع كل مزود من المزودين المحتملين وأعطيهم الأخبار السارة: صنعوا القائمة القصيرة! (لا بأس من إخبارهم بعدد المرشحين النهائيين الآخرين الموجودين هناك وحتى إبلاغهم بالشركات التي يتنافسون عليها، إذا كنت تشعر بالارتياح للقيام بذلك).
في بعض الحالات، قد تطلب منهم أيضًا تنقيح اقتراحاتهم.
تحدث مع (أو قم بزيارة) مستخدمي النظام الموجودين، ويفضل أن يكونوا في مجال عملك (أو في سوق مماثلة) وقرب حجم شركتك.
تأمين المراجع إذا لم يقم المورِّدون بتوفيرها بالفعل. (قد يتردد البائعون في تقديم مراجع بسبب المخاوف التنافسية. لكن عليك أن تصر. طمأنتهم بأنك ستوقعون وتلتزمون باتفاقيات عدم الإفصاح).
كيفية إدارة العروض التوضيحية لنظام تخطيط موارد المؤسسة
هذا هو أيضا الوقت المناسب لدعوة المرشحين المدرجين في القائمة المختصرة لأداء عروض تفصيلية لأنظمتهم - ولكن يجب عليك التحكم في هذه العروض التوضيحية.
قم بتوفير برنامج نصي أو قائمة وظائف لكل مرشح تريد رؤيتها قبل العرض التوضيحي المجدول بوقت كاف. يجب أن يحصل جميع المزوِّدين المحتملين على القائمة نفسها.
اسمح لهم بإظهار أي ميزات خاصة يرغبون في تمييزها فقط بعد عرضها لك الميزات والعمليات الموضحة في طلب مقترحات.
تأكد من أن برنامجك النصي أو قائمتك تتضمن المتطلبات الفريدة المحددة في الخطوة الأولى. تتعامل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) مع العمليات العادية بنفس الطريقة؛ وهي الاستثناءات من العمليات العادية التي تمثل التحدي. (على سبيل المثال، القدرة على إدخال أوامر للأصناف غير الموجودة في المخزون؛ أو متطلب بيع المجموعات أو العناصر في الحزم أو المجموعات أو المجموعات؛ أو دعم عملية مطابقة فاتورة فريدة).
أثناء العرض التوضيحي، ستريد أن ترى كيف يمكن إعداد البرنامج وتصميمه لدعم عملياتك وإجراءاتك الفريدة. ومع ذلك، تظل منفتحًا إلى الحد الذي قد تكتشف فيه بعض أفضل الممارسات في تلك الوظائف القياسية التي من شأنها تحسين العمليات والنتائج في شركتك.
ومن الناحية المثالية، سيتمكن المُعرِض من إظهار وظيفة النظام باستخدام بياناتك الخاصة. لا يكون هذا ممكنًا دائمًا ولكن عندما يكون كذلك، سيمنحك عرضًا أفضل بكثير لكيفية عمل النظام في بيئتك.
تلميحات أساسية لتقييم ERP التفصيلي الخاص بك
لا تبخل من المظاهرات. عادة ما يكون المهنيون الذين يظهرون البرمجيات ذوي خبرة كبيرة ولديهم شخصيات عظيمة. هدفهم هو الفوز بك على برامجهم وبيعها. لا تشتت انتباه الشخص أو درجة المبيعات مهما كانت مسلية. ركز على كيفية تلبية عمليات الأعمال لاحتياجاتك.
الاستفادة القصوى من الزيارات المرجعية للموقع. حدد بعناية من تخطط لزيارته. قم بإجراء مكالمة قصيرة لمضيفك للتأكد من أنهم نفذوا البرنامج وأدركوا المزايا الموعود بها. اتفقوا على ما سيظهرون لك وعلى الأشخاص الذين ستجتمعون به خلال الزيارة. مرة واحدة في الموقع، حكم بعناية إذا كان نجاحهم قابل للتكرار في بيئتك. وكذلك طرح الأسئلة الصعبة: “ما هي أكبر مفاجآتك؟” و"إذا كان عليك القيام بذلك مرة أخرى، فماذا ستفعل بشكل مختلف؟"
تابع طرح الأسئلة. شجع فريق التحديد لديك على طرح الأسئلة، إذا كان لتوضيح الإجابات فقط. افعل ذلك في مراجعة طلب عرض الأسعار وكذلك أثناء المظاهرات؛ وهذا سيقلل بشكل كبير من فرصة المفاجآت المستقبلية. الآن هو الوقت المناسب لاكتشاف أي إجابات لا تحبها – قبل أن تبدأ المفاوضات. وكذلك، ضع في اعتبارك أنك تحصل على إجاباتك مجانًا في هذه المرحلة، فتعلم قدر الإمكان. بمجرد أن تبدأ في تطبيق المنتج، قد تضطر إلى انتظار الدعم أو حتى الدفع مقابل إجابات عن أسئلتك.
5 - اختيار عقد تخطيط موارد المؤسسة
عند إكمال التقييمات التفصيلية، ستجد أنه من المحتمل أن يكون لديك بائعان أو ثلاثة يستوفون معاييرك. حدد الذي تعتقد أنه يلبي احتياجاتك الحالية والمستقبلية على أفضل وجه – ولكن لا ترفض الآخرين. وبدلاً من ذلك، دعهم يعلمون أنهم لائقون ولكن ليس خيارك الأول؛ وهذا يترك الباب مفتوحاً في حال لم تنجح مفاوضاتك مع المرشح الأعلى كما هو مخطط له.
الآن، يمكنك البدء في التفاوض على تفاصيل العقد مع أعلى مرشح. معظم الشركات تعرف كيف أن هذه الخطوة "من المفترض أن تعمل". ولكن مثل كل خطوة أخرى في عملية تحديد وتقييم تخطيط موارد المؤسسة، قد تواجه بعض المفاجآت هنا.
السلطة إلى جانبكم في المفاوضات. ومع ذلك، من الأفضل اعتبار المزود شريكًا في نجاح شركتك في المستقبل، وليس خصمًا في المفاوضات. الهدف من الصفقة العادلة التي تعطي كلا الطرفين حوافز للحصول على النظام المعمول به بكفاءة والعمل بفعالية.
يجب مناقشة وتوثيق كل جانب من جوانب تطبيق النظام والدعم المستمر – تفصيل السعر، والمسؤول، وفي بعض الحالات، الوقت المطلوب. هناك العديد من جوانب العقد، بما في ذلك (على سبيل المثال لا الحصر):
الشراء الأولي للأجهزة والبرامج أو استئجارها أو ترخيصها
تطبيق الأجهزة والبرامج (تحديد ما هو "التنفيذ")
تكلفة وتوقيت الطيار لغرفة الاجتماعات (قبل دفع البرنامج أو بعده)
تكاليف التدريب الأولية والجارية
دعم الصيانة المستمر للأجهزة والبرامج (وعلى أي مستوى)
تحويل البيانات وتكاملها مع الأنظمة الأخرى
الربط الشبكي والأمن
التخصيصات (الأولية والإصدارات المستقبلية)
تلميحات أساسية لتحديد برامج ERP النهائية الخاصة بك
لا تعلن اختيارك النهائي قبل المفاوضات. وفي نهاية مرحلة التقييم التفصيلية، قد يرغب الفريق في إعلان "فائز". ومع ذلك، فإن إبلاغ المرشح الرئيسي بأنهم "المختار" ليس في مصلحة الشركة. ليس من الغريب أن تكون هناك مفاجآت في عملية التفاوض وقد تحتاج إلى إعادة النظر في اختيارك.
التخطيط على المدى الطويل. في حالة التسرع في البدء، تأكد من مراجعة التكاليف طويلة الأمد بعناية حتى تكون تقديراتك صحيحة ولا تنحرف أرقام عائد الاستثمار في تخطيط موارد المؤسسة. ويقدم بعض مقدمي الخدمات المزيد من الخدمات المجانية لفترة أطول، وقد يستثنى البعض من دعمهم الطويل الأجل لشركة الدفع مقابل الدعم. بعض المزودين لديهم حد أقصى على مقدار رفع الصيانة السنوية أو معدلات الاشتراك، وكثير منهم لا. يبيع آخرون اشتراك منخفض في البرامج الخدمية (SaaS) وبعد بضع سنوات تبدأ في رفعه بشكل كبير. ويقدم بعض مقدمي الخدمات تحديثا سنويا ولكن لا يوجد دعم كبير في عملية التحديث. اطرح الأسئلة واحصل على الإجابات خطيًا للتأكد من أنك تفهم بالكامل تكاليفك طويلة الأمد.
يأخذ قرية (أو، على الأقل، فريق)
وأهم عامل في نجاح عملية تقييم نظام تخطيط موارد المؤسسة هو فريق المشروع. وينبغي إنشاء هذا الفريق في وقت مبكر جدا وينبغي أن يكون القوة الدافعة في تطوير وتوزيع وتقييم برنامج تقديم العروض واختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة الجديد.
في تجربتنا، عندما تكون الفرق في خضم التحقيق والتقييم المفصل، غالبا ما تؤخذ الاختصارات. ولكن إذا اتبع فريق مشروعك هذه الخطوات الخمس واهتم بالدروس المستفادة، فسيتمكن من إيجاد الحل الأمثل لتلبية متطلبات شركتك، الآن وللمستقبل.
استكشاف برامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP) على الشبكة السحابية
SAP S/4HANA Cloud هو نظام تخطيط موارد مؤسسة حديث يتمتع بالذكاء الاصطناعي وتدريب الآلة المضمنين.