وقت ترقية ERP؟ دليل لاستبدال نظام ERP القديم
استكشف التلميحات والنصائح لمعرفة السبب والوقت وكيفية استبدال نظام ERP القديم.
نظرة عامة
كيف يعمل نظام ERP لديك؟ هل حان وقت ترقية تخطيط موارد المؤسسة؟ ربما لم تُطرح عليك تلك الأسئلة مباشرةً (ما لم تكن تتحدث مع مندوبي المبيعات)، ولكن ربما تكون قد سألت نفسك هذا السؤال، إن لم يكن صريحًا. هل هناك قدر صغير من الشك بأن نظامك أفضل بطريقة ما؟ ربما تكون قد سمعت بعض قصص نجاح erp الحديثة. أو ربما يكون الأمر أكثر وضوحاً من ذلك – ربما هناك أشياء جديدة عليك القيام بها لعملائك أو لمواكبة المنافسة التي لا يمكن لنظامك القديم التعامل معها دون الكثير من الوقت والمال من أجل الترقيات أو التعديلات. وفي كلتا الحالتين، من الممارسات الإدارية الجيدة التقييم المستمر لأداء النظام وتحديد مجالات التحسين أو القضايا الناشئة التي قد تصبح مشاكل في المستقبل المنظور.
هل هناك نظام تخطيط موارد مؤسسة مثالي؟
الجواب القصير هو "لا". وحتى إذا كان النظام المثالي موجودًا لاحتياجاتك المحددة في لحظة معينة في الوقت المحدد، فإن تلك الاحتياجات تتغير باستمرار. لذا من الجيد البقاء على رأس الأمور ومعرفة مدى دعم ERP لاحتياجاتك الحالية وتحديد الاتجاهات التي قد تؤدي إلى مشكلات.
ومن المألوف الإشارة إلى الأنظمة المثبتة باسم "تخطيط موارد المؤسسة (ERP) القديم"، مما يعني التكنولوجيا القديمة والأنظمة القديمة. وهذا أمر غير عادل لأن العديد من النظم التي يتم تركيبها تتم صيانتها بانتظام، وترقيتها باستمرار، وقادرة تماما على النمو والتكيف مع الاحتياجات والمتطلبات المتغيرة. ومع ذلك، فإن ترقيات تخطيط موارد المؤسسة اختيارية، وإن كان بائعو البرامجيات يشجعوها بقوة. من المهم البقاء على اطلاع دائم بالإصلاحات والتحسينات التي يوفرها مزوِّد الحلول لديك. إذا قمت بتحديد مشكلات أو اتجاهات غير مفضلة، فإن أول شيء يجب عليك فعله هو التأكد من أن نظامك يحتوي على جميع التحديثات والإصدارات، ثم تعرف على ما إذا كان المورِّد لديه برامج إضافية إضافية أو تحسينات متوفرة يمكن أن تعالج أي أوجه قصور عثرت عليها. حدد ما يلزم لتنفيذ تلك الإصلاحات من حيث المال والجهد، واستخدم تلك المعلومات لتقييم تكلفة الاستمرار في الحل الحالي الخاص بك (راجع "كم تنفق على تخطيط موارد المؤسسة؟" أدناه).
هل يتيح لك برنامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الحالي الخاص بك التوقف؟
إجمالاً، حافظ على تحديث نظام erp (erp) القديم لديك. ولكن أيضا راقب عن كثب أداء النظام. ستتغير الاحتياجات والمتطلبات وتحتاج إلى التأكد من أن نظامك يدعم احتياجات شركتك وعملائك بشكل حقيقي.
وقد يساعد التقييم الذاتي المذكور أعلاه في تحديد أوجه القصور ومجالات الاهتمام، بما في ذلك ما يلي:
نظامك غير قادر على تلبية المتطلبات الجديدة أو يضع حدودًا للمبادرات الجديدة.
فهو لا يدعم التقنيات أو المتطلبات الجديدة، أو يفعل ذلك فقط بصعوبة وتكلفة مرتفعة وتأخيرات. ويكون البائع بطيئًا في دمج الميزات والوظائف الجديدة.
الوظائف صعبة التعلم والاستخدام، وتمنع بدلا من دعم الكفاءة.
وقت الاستجابة بطيء للغاية. إن تخزين واسترجاع المعلومات غير كاف أو مرهق أو ليس فقط حتى احتياجات اليوم الآخذة في التوسع.
النظام مكلف ويصعب الحفاظ عليه ودعمه، وهو غير مدعوم بشكل كاف من قبل البائع الخاص بك.
إذا كان نظامك هو نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) إرث بحق مع تضاؤل الدعم من البائع، أو تقلص مجموعة من الدعم التقني، فإن المبرمجين والمحللين العارفين سيصبحون بلا شك أكثر تكلفة وأصعب العثور عليها حيث يصبح النظام أكثر عفا عليه الزمن وغير موثوق به.
هذه هي أنواع المشاكل التي يمكن أن تتطور ببطء وتذهب غير معترف بها لفترة طويلة. ثم، فجأة، يصبح من الواضح أن أوجه القصور في النظام تتسبب في مشاكل خطيرة في الأعمال - ويجب القيام بشيء ما.
ما مقدار الإنفاق على تخطيط موارد المؤسسة (ERP)؟
تتفاجأ العديد من الشركات عندما تقوم بالتحليل ومعرفة ما يكلفه ذلك بالفعل للحفاظ على نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الموجود لديها وتشغيله. وقد يبدو ذلك غريبًا عندما تراقب الشركات متوسطة الحجم النفقات عن كثب كجزء من مسؤولياتها الإدارية العادية. ولكن ليس من السهل دائمًا الفصل بين التكاليف المباشرة وغير المباشرة المرتبطة بتخطيط موارد المؤسسة.
بالإضافة إلى الرسوم الشهرية والسنوية لمورِّد (مورِّدي) البرامج ومورِّد (مورِّدي) الأجهزة، ستكون هناك تكاليف مستمرة للخدمة والدعم من مختلف مزودي الخدمة (على سبيل المثال، خدمة الأجهزة أو الاستشارات أو التواصل). تأكد من تضمين تكاليف تحديث الأمور إذا كنت قد اكتشفت (أو اشتبهت) أنه قد يلزم إجراء تحديثات أو تحسينات لحل المشكلات الحالية أو المتوقعة على النحو المذكور أعلاه.
انظر أيضًا في التكاليف المباشرة لإدارة تكنولوجيا المعلومات الداخلية، بما في ذلك الرواتب والمزايا، والمساحة، والمرافق، واللوازم. حاول الفصل بين تلك التي تدعم erp الخاص بك مباشرة. ضع في اعتبارك أن بعض هذه التكاليف على الأقل ستبقى بعد ترقية نظام جديد وتطبيقه، خاصة إذا كنت تقوم باستبدال نظام موضعي تقليدي بنظام آخر داخل المؤسسة. تختلف بنية التكاليف للبرامج الخدمية المستندة إلى الشبكة السحابية (SaaS)، لكنك ستظل بحاجة إلى نقطة مقارنة لاتخاذ قرار يمكن الدفاع عنه سواء بالبقاء مع نظامك الحالي أو بدء ترقية ERP أو متابعة استبدال نظام قديم.
احتساب عائد الاستثمار في ERP
احصل على إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية تقييم التكاليف والمزايا لنظام تخطيط موارد مؤسسة (ERP) جديد.
احتساب عائد الاستثمار في ERP
احصل على إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية تقييم التكاليف والمزايا لنظام تخطيط موارد مؤسسة (ERP) جديد.
ما الذي سيكلفه النظام الجديد؟
هل لديك قلق من التكلفة المحتملة للتغيير إلى نظام ERP جديد؟ هذا أمر مفهوم. ومن المرجح أن يكون نظام تخطيط موارد المؤسسة الجديد واحدا من النفقات الأكبر على المعدات غير الإنتاجية التي ستقوم بها الشركة في سنة معينة. ومع ذلك، فإن معظم الشركات ترى، عند النظر إليها في سياق الفوائد المتاحة ومقارنة بالمبلغ الذي ينفق حاليا للحفاظ على النظام الحالي، أن التكلفة معقولة تماما ومبررة. تذكر التفكير من حيث تكاليف دورة الحياة - التكلفة الإجمالية على مدى فترة زمنية، مثل خمس إلى سبع سنوات.
عند النظر إلى تكلفة الحصول على نظام استبدال وتنفيذه، كن على علم بأن تكاليف ترخيص الأجهزة والبرامج ليست سوى جزء من المعادلة. يجب عليك أيضًا تضمين ما يلي في تقييمك:
الشبكات والأجهزة الطرفية مثل الماسحات الضوئية الباركود ومحطات الدخول عن بعد والأجهزة المحمولة وبرامج العملاء بالإضافة إلى الدعم.
تحويل البيانات وإدخال البيانات إلى النظام الجديد بالإضافة إلى توفير الأرشفة والوصول إلى السجلات القديمة.
التأهب للكوارث، بما في ذلك أنظمة النسخ الاحتياطي أو الفشل، وموارد استعادة البيانات، والاتصال الزائد عن الحاجة، والاتصالات.
التعليم والتدريب لفريق تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسة وجميع المستخدمين في المستقبل. (وهذا أمر بالغ الأهمية. لا تتزحزح هنا).
تطوير تدفق العمل الجديد والوثائق.
المساعدة في التنفيذ. من المحتمل أن يتم تضمين مستوى معين من المساعدة في الحزمة من مورِّد النظام الأساسي، ولكنك قد ترغب في الحصول على مساعدة إضافية من المورِّد (المورِّدين) أو المستشارين الخارجيين أو شركة المحاسبة الخاصة بك أو غيرها لبعض أو جميع البنود المذكورة أعلاه.
عبء إضافي على موظفيك أثناء التنفيذ في شكل وقت إضافي، وتوظيف مدد للمساعدة في الواجبات العادية حتى يكون لديهم الوقت للعمل على التنفيذ، أو المكافآت والحوافز الأخرى للحفاظ على تحفيز العمال.
اعلم أن بنية التكاليف لأنظمة البرامج الخدمية المستندة إلى الشبكة السحابية تختلف تمامًا عن النهج التقليدي للشراء والتطبيق داخل المؤسسة. مع البرامج الخدمية، هناك تكلفة ضئيلة أو معدومة مقدمة للأجهزة لأنها في الأساس موقف اشتراك. ولكن عادة ما يتضمن عقد البرامج الخدمية قدرًا كبيرًا من تكاليف الصيانة والدعم أيضًا، لذا سيتم تخفيض تكاليف تكنولوجيا المعلومات الداخلية المستمرة لديك بشكل كبير. معظم الشركات تجد أن التكلفة الإجمالية على مدى خمس إلى سبع سنوات مع البرامج الخدمية من المرجح أن تكون أقل من التكلفة الإجمالية للشراء والدعم الداخلي.
عند ترجيح قرار الاحتفاظ بنظامك الحالي أو النظر إلى بديل، ضع في اعتبارك المفاضلات. باستخدام حل تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الجديد، ستحصل على واجهة مستخدم حديثة وميزات ووظائف إضافية وستعزز ميزتك التنافسية، بينما إذا حافظت على نظامك القديم، فإنك تحد من قدرتك على البقاء مرنًا وإنتاجيًا وتنافسيًا. في حين أنك لا تبحث في المقام الأول عن توفير التكاليف، فإن قصص نجاح تخطيط موارد المؤسسة الحديثة تثبت أن فوائد الانتقال إلى نظام جديد غالبا ما تكلف أقل وتفوق نفقات تنفيذ ترقية.
كيف تبرر مالياً وجود نظام جديد لتخطيط موارد المؤسسة؟
عند اتخاذ قرار بهذا الحجم، تتطلب معظم الشركات تحليلًا للتكلفة والفائدة في شكل بيان عائد الاستثمار (ROI). جانب التكلفة سهل – إضافة التكاليف المتوقعة كما هو موضح أعلاه. في جانب الفائدة قد يكون هناك توفير مباشر في تكاليف تكنولوجيا المعلومات، ولكن تعداد المزايا الرئيسية يتطلب من الشركة أن تصور كيف سيغير النظام مكان العمل ويتيح أداء أعلى، وتحسين الإنتاجية، وخدمة أفضل للعملاء.
تحسين الأداء: يتم تبرير العديد من مشاريع نظام تخطيط موارد المؤسسة إلى حد كبير على التحسينات المتوقعة في الكفاءة (التخفيضات المباشرة في العمل) والوفورات في التكاليف (بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، تخفيضات المخزون)، وعن حق بحيث تكون هذه فوائد كبيرة للسداد في العديد من عمليات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسة الناجحة. لكن كن على علم بأن النظام لا ينشئ هذه الفوائد بمجرد وجوده في شركتك. يقوم النظام بتنظيم وتحليل وتقديم البيانات بطريقة تمكن المديرين من استخدام الأشخاص بشكل أفضل واتخاذ قرارات أفضل، وهو ما سيولد الفوائد الكبيرة. ضع ذلك في اعتبارك عند إعداد موازنة لتدريب المستخدم وتنفيذ الإجراءات المحسَّنة.
خدمة أفضل للعملاء: هذه المزايا أقل مباشرة ولكن حتى أكثر قيمة. من خلال تقديم خدمة أفضل للعملاء، يمكنك نظرياً زيادة المبيعات والأرباح، وزيادة الحصة السوقية، بل وربما زيادة الهوامش لأن خدمة العملاء الجيدة تضيف قيمة للعميل دون إضافة تكلفة للمنتج نفسه. في بعض الحالات، تصبح تحسينات خدمة العملاء متطلبات البقاء على قيد الحياة لأنه عندما يتوقع عميل جديد أو جيد إمكانات مثل الطلب الإلكتروني أو إعداد التقارير الإلكترونية المحسَّنة، يحتاج نظام ERP الخاص بك إلى تقديم.
تغييرات مكان العمل: تم تصميم أنظمة اليوم للاستخدام (UX أو تجربة المستخدم هي buzzword الحالية) للوصول السريع والسهل إلى المعلومات. ولأن وظيفة كل مستخدم وسير العمل فريد من نوعه، فإن أنظمة اليوم مصممة بشكل كبير لمنح كل مستخدم شاشات وعمليات العمل الأكثر كفاءة وراحة. التفكير في تجنب التكاليف بدلاً من خفض التكاليف لهذه المنفعة. وستساعد هذه الكفاءة المتزايدة الموظفين الحاليين على القيام بالمزيد والتعامل مع حجم أعلى من الأعمال دون توظيف جديد. من غير المستحسن تبرير النظام على أساس انخفاض عدد الموظفين - ربما لن يحدث ذلك، واحتمال فقدان الوظائف لن يحفز العمال على تبني النظام ومساعدته على النجاح.
تحديد ERP هو مجرد بداية
مع اتباع النصائح لتقييم أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، ضع في اعتبارك أن استبدال النظام القديم ليس عملية بسيطة أو سريعة – ولكنه يستحق الاستثمار لأنه يمكن أن يحقق فوائد كبيرة عند اختياره وتطبيقه بشكل صحيح.
أحد الأسئلة التي لدى معظم الشركات على رأس قائمتها في هذه المرحلة من العملية هو "إلى متى سيستغرق اختيار وتنفيذ استبدال نظام قديم؟" ولا توجد إجابة واحدة على ذلك السؤال – فهو يعتمد على حجم المؤسسة وتعقيدها، سواء كان كلا النظامين (القديم والجديد) معتمدين على السحابة، وديناميكيات الشركة وفريق التنفيذ، ومستوى الالتزام الإداري بالمشروع، ومقدار التعاون أو المقاومة بين مجتمع المستخدمين … على سبيل المثال لا الحصر عدد قليل من المتغيرات. يمكن الانتهاء من بعض عمليات التنفيذ في بضعة أشهر؛ والبعض الآخر يستغرق سنة أو أكثر. يمكن أن يساعدك شريك التنفيذ ذو الخبرة في وضع جدول زمني قابل للتحقيق عند وضع خطة مشروعك في المراحل الأولى من تخطيط التنفيذ.
ليس علينا أن نقول لك إن استبدال العمود الفقري لإدارة المعلومات الاستراتيجية في شركتك لا بد أن يكون معطلاً. لا يمكن تجنب ذلك بالكامل، ولكن يمكن تقليل التعطل بجهد تطبيق مخطط بشكل جيد ومُدار.
الاستفادة الكاملة من حل تخطيط موارد المؤسسة على الشبكة السحابية
يمكنك إدارة أعمالك من أي مكان باستخدام حلول كاملة معيارية مدعومة بالذكاء الاصطناعي والتحليلات المضمنة.