ما هو تطبيق تخطيط موارد المؤسسة؟

أفضل الممارسات لتخطيط تطبيق جديد لتخطيط موارد المؤسسة

1. حدد شريك خدمات وبرامج للمساعدة في التنفيذ.
بعد الانتهاء من عملية بحث وتقييم برامج تخطيط موارد المؤسسة ، حان الوقت لاختيار شريك للمساعدة في تطبيق النظام المحدد، حيث أن معظم فرق المشروع ليست ذات خبرة كبيرة في تطبيق برامج تخطيط موارد المؤسسة. ابحث عن مستشار تنفيذ تخطيط موارد مؤسسة مؤهل لديه معرفة حميمة وخبرة بتطبيق تخطيط موارد المؤسسة (ERP) المحدد. تأكيد فهم كيفية دعم حل تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الجديد لعمليات الأعمال الحالية والمتطورة، بما في ذلك إجراء مقابلات مع مرجعاتها للتحقق من خبراتها.

وينبغي أن يكون لدى الشريك موظفون مدربون في الصناعة المحددة ومتاحون في المواقع الضرورية. بالنسبة للعملاء والموردين الدوليين، تأكد من أن الشريك يتمتع بمهارات الأعمال واللغة والعملة متعددة الجنسيات اللازمة لتبسيط التنفيذ. وأخيرًا، راجع برنامج إدارة المشروع الذي تستخدمه الشركة للتأكد من توافقه مع نظام التخطيط والجدولة والتتبع الداخلي الحالي.

 

2. تفاصيل جميع مهام المشروع.
يساعد شريك تطبيق تخطيط موارد المؤسسة في تطوير قائمة مهام تفصيلية بكل ما يجب القيام به.

 

هذه القائمة واسعة النطاق - التدريب وحده، على سبيل المثال، تتضمن العديد من المهام:

• تدريب فريق المشروع: يحتاج فريق مشروع تخطيط موارد المؤسسة إلى التعرف على البرنامج حتى يتمكنوا من اتخاذ قرار بشأن كيفية تخصيص عمليات الأعمال.

• تدريب فريق تكنولوجيا المعلومات: يجب تثقيف فريق تكنولوجيا المعلومات على كيفية تثبيت نظام تخطيط موارد المؤسسة وصيانته على النحو الأمثل.

• تدريب مستخدمي الأعمال: يجب على كل مستخدم نهائي لبرنامج ERP معرفة كيفية عمله.

• التدريب المستمر: يحتاج المستخدمون الجدد إلى التدريب أثناء انضمامهم إلى الشركة، لذا يجب وضع خطة إدماج موظفين جدد أطول أمدًا.

يجب تقسيم قائمة المهام إلى مراحل. وينبغي تخصيص الوقت للبرنامج التجريبي لغرفة الاجتماعات، وتخصيص الطلب، والتكامل مع التطبيقات ومصادر البيانات الأخرى، وتنفيذ الهياكل الأساسية، وتنقية البيانات، وقبول المستعملين، وما إلى ذلك.

 

3. احتساب ساعات العمل.
تقدير دقيق لمقدار الوقت الذي يستغرقه كل مهمة. ضع في اعتبارك العمل المتضمن في كل مهمة، ثم قم بتعيين عدد "ساعات العمل" المطلوبة، حتى لو كانت مجرد نطاق من الساعات. أضف ساعات العمل لكل مرحلة من مشروع تخطيط موارد المؤسسة وقم بتعيين عضو فريق المشروع المسؤول عن إتمام المشروع.

وقد تكون هذه مهمة هائلة؛ ولهذا فمن المهم إشراك شريك تطبيق على دراية بحل تخطيط موارد المؤسسة (ERP) المحدد. هذه الخطوة ضرورية لحساب المخطط الزمني بدقة، وتحديد ما إذا كان الفريق الحالي يتطلب المساعدة، والحد من زحف المجال.

 

4. وضع جدول زمني واقعي.
بعد جدولة ساعات العمل المتوفرة والمطلوبة، قم بإنشاء جدول يمكن إدارته. في كثير من الحالات، يكشف المرور الأول عن مشكلة في القدرة عند مقارنته بالإطار الزمني للتنفيذ الذي تم عرضه في الأصل على المديرين التنفيذيين.

فيما يلي مثال على الاحتساب الذي يوضح التباينات المحتملة:

• الإطار الزمني لبدء التشغيل المستهدف = 12 شهرًا أو سنة واحدة

• إجمالي عدد ساعات العمل المتوفرة في فترة 12 شهرًا = 540/أسبوع أو 28,080 ساعة/سنة

• إجمالي عدد ساعات العمل المطلوبة للتنفيذ = 42 ألف ساعة في الإجمالي

• الساعات المطلوبة مقسومة على الساعات المتوفرة في السنة = 1.496 سنة

النتيجة؟ تاريخ بدء التشغيل مفقود بالفعل قبل أن يبدأ المشروع حتى. تتضمن بعض الحلول الممكنة ما يلي:

• تقليل المجال - على الرغم من موافقة الفريق على أن هذه مهام أساسية

• تمديد الموعد إلى تاريخ واقعي

• إضافة المزيد من الموارد الداخلية والخارجية (يتوفر المزيد من ساعات العمل)

• تقسيم المشروع إلى أطوار

هذا هو المكان الذي يحتاج فيه فريق الإدارة التنفيذية لاتخاذ القرار. إنه مثال واحد فقط على سبب ضرورة مشاركتهم في عملية اختيار برامج تخطيط موارد المؤسسة وتنفيذها.

 

5 - إجراء برنامج تجريبي لغرفة الاجتماعات.
بعد الانطلاق، قم بإجراء تشغيل اختباري أو طيار (في قاعة اجتماعات) قبل الطرح الكامل. يضمن هذا الطيار في غرفة الاجتماعات أن تكون عمليات الأعمال المناسبة قائمة لتلبية الاحتياجات الحالية والمستقبلية للشركة. ومع تصميم عمليات جديدة، من المهم فهم مجموعة الخيارات المتوفرة في نظام تخطيط موارد المؤسسة - والتحقق من صحة العمليات مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة من مجتمع المستخدمين.

في هذه المرحلة متعددة الأسابيع، يقوم شريك تنفيذ تخطيط موارد المؤسسة بتثبيت برامج تجريبية تسمح بإجراء اختبار على جميع العمليات للتأكد من أنها تعمل كما هو متوقع، دون أي مفاجآت. ويؤدي تطبيق أفضل الممارسات في هذه المرحلة إلى توفير الوقت في كثير من الأحيان، لا سيما إذا كانت أدوات التكوين يمكنها إجراء تعديلات على عمليات تنقيح العمليات.

 

6- تنقية البيانات.
يبدو الأمر بسيطًا، ولكن تنقية البيانات هو نشاط يستغرق وقتًا طويلاً جدًا. من الأفضل البدء في تقييم دقة البيانات في أقرب وقت ممكن لأن الأمر يتطلب جهدًا كبيرًا لإكمال هذه الخطوة بشكل صحيح. خلال المشروع، تحدث تغييرات في عملية الأعمال - لذا يتم إعدادها لخطوات إدارة البيانات الإضافية أثناء التنفيذ.

 

7. إبقاء الجميع على اطلاع دائم.
وعلى أساس أسبوعي، ينبغي على عضو فريق المشروع الاتصال بجميع الجهات المعنية الرئيسية حتى يعرفوا إيجابيات و”غير إيجابيات” تقدم مشروع التنفيذ. أسوأ سيناريو هو عندما لا يتم إبقاء الناس على اطلاع دائم ويتم أخذه على حين غرة. يمكن أن توفر معظم أنظمة إدارة المشروعات تمثيلات مرئية لتقدم مشروع تخطيط موارد المؤسسة.