ما هي إدارة البيانات؟
تشمل حوكمة البيانات السياسات والإجراءات التي يتم تنفيذها لضمان دقة بيانات المؤسسة للبدء بها – ومن ثم التعامل معها بشكل صحيح أثناء تقديمها وتخزينها والتلاعب بها والوصول إليها وحذفها.
نظرة عامة على إدارة البيانات
بحكم التعريف، تشمل إدارة بيانات المؤسسة السياسات والإجراءات التي يتم تنفيذها لضمان دقة بيانات المؤسسة للبدء بها – ومن ثم التعامل معها بشكل صحيح أثناء إدخالها وتخزينها والتلاعب بها والوصول إليها وحذفها. وتشمل مسؤوليات حوكمة البيانات إنشاء البنية التحتية والتكنولوجيا، ووضع العمليات والسياسات والحفاظ عليها، وتحديد الأفراد (أو المناصب) داخل المؤسسة الذين لديهم كل من السلطة والمسؤولية عن التعامل مع أنواع محددة من البيانات وحمايتها.
إدارة البيانات هي جزء أساسي من الالتزام. ستعتني الأنظمة بميكانيكا التخزين والمناولة والأمان. ولكن الجانب الشعبي – منظمة الحوكمة – هو الذي يضمن تحديد السياسات، والإجراءات سليمة، وإدارة التقنيات بشكل مناسب، وحماية البيانات. يجب معالجة البيانات بشكل صحيح قبل إدخالها في النظام، أثناء استخدامها، وعند استرجاعها من النظام للاستخدام أو التخزين في مكان آخر.
وفي حين أن حوكمة البيانات تضع السياسات والإجراءات اللازمة لتحديد دقة البيانات وموثوقيتها ونزاهتها وأمنها، فإن إدارة البيانات هي تنفيذ تلك الإجراءات. يقوم الأفراد المكلفون بمسؤوليات الإدارة الجيدة للبيانات بإدارة ومراقبة الإجراءات والأدوات المستخدمة لمعالجة البيانات وتخزينها وحمايتها.
فوائد إدارة البيانات
في الوقت الذي تعتمد فيه المؤسسات بشكل متزايد على البيانات لكل جانب من جوانب أعمالها، لا يمكنك تحمل عدم وجود خطة لعبة معلومات. البيانات هي في قلب جميع وظائف الكمبيوتر والتكنولوجيا، بما في ذلك المحاسبة والمالية، والتخطيط والتحكم، وإدارة الطلبات، وخدمة العملاء، والجدولة، والتحكم في العمليات، والهندسة، والتصميم – أنت تسميها. وتعتبر البيانات الدقيقة والموثوق بها ضرورية للتشغيل الفعال لهذه الأنظمة والوظائف.
وبالنظر إلى أن البيانات (الجيدة والموثوقة) ضرورية للأعمال التجارية، يجب على المؤسسات أن تهتم بإنشاء تلك البيانات وجودتها والتعامل معها وأمنها. وعندما يفعلون ذلك، يمكن الاعتماد على أنظمتهم وقواعد بياناتهم لتعكس حقيقة الواقع وتدعم بفعالية عملية صنع القرار ونجاح الأعمال.
توفر إدارة البيانات المركزية عرضًا مركزيًا موثوقًا به لبياناتك.
وتشمل فوائد إدارة البيانات ما يلي:
- بيانات أفضل وأكثر موثوقية: بالطبع، هذا هو الموضوع كله. وسيحظى المستخدمون وصناع القرار بثقة أكبر في البيانات وبالتالي المزيد من الثقة في القرارات القائمة على تلك البيانات. وتلك القرارات ستكون، في الواقع، أفضل لأنها تستند إلى معلومات دقيقة.
- نسخة واحدة للحقيقة: إن الفائدة من وجود جميع أجزاء المنظمة وجميع صناع القرار الذين يعملون من نفس المعلومات لا تحصى. لا مزيد من الوقت المستغرق في مناقشة جدول البيانات أو الخطة "أفضل" أو أكثر تحديثًا. يتم تنسيق جميع أجزاء المنظمة.
- الامتثال التنظيمي والقانوني والمجال: تعتبر إجراءات إدارة البيانات الصلبة هي المفتاح للامتثال. وفي الواقع، لن ينظر مراجعو الحسابات وممثلو الرقابة التنظيمية إلى البيانات بقدر ما ينظرون إلى كيفية توليد تلك البيانات ومعالجتها وحمايتها.
- خفض التكاليف: لن تصبح عمليات التدقيق سريعة وسهلة فحسب، بل ستصبح العمليات اليومية أكثر كفاءة وفعالية. يمكنك تقليل المهملات الناتجة عن القرارات المتخذة على أساس المعلومات الخاطئة أو القديمة. ويمكنك تحسين خدمة العملاء من خلال معرفة الحالة الدقيقة للنشاط المستمر والمخزون وتوفر القوى العاملة.
فالمنظمات تزدهر ببيانات دقيقة ومتسقة وموثوقة لا يمكن تحقيقها، بحكم تعريفها، إلا من خلال حوكمة البيانات السليمة.
ما هو إطار عمل إدارة البيانات؟
يشير إطار إدارة البيانات إلى النموذج الذي يضع الأساس لاستراتيجية البيانات والامتثال. بدءًا من نموذج البيانات الذي يصف تدفقات البيانات – المدخلات والمخرجات ومعامِلات التخزين – يقوم نموذج الإدارة بعد ذلك بتجاوز القواعد والأنشطة والمسؤوليات والإجراءات والعمليات التي تحدد كيفية إدارة ومراقبة تلك التدفقات من البيانات.
فكر في النموذج كنوع من مخطط كيفية عمل حوكمة البيانات في منظمة معينة. ونلاحظ أن إطار الحوكمة هذا سيكون فريداً لكل منظمة، بما يعكس مواصفات نظم البيانات والمهام والمسؤوليات التنظيمية، والمتطلبات التنظيمية، وبروتوكولات الصناعة.
يجب أن يتضمن إطار العمل الخاص بك ما يلي:
مجال البيانات: البيانات الرئيسية والمعاملة والتشغيلية والتحليلية والبيانات الضخمة وما إلى ذلك.
الهيكل التنظيمي: الأدوار والمسؤوليات بين المالك المسؤول ورئيس البيانات وتكنولوجيا المعلومات وفريق العمل والراعي التنفيذي.
معايير وسياسات البيانات: الدلائل الإرشادية التي تحدد ما تقوم بإدارته وحكمته وإلى النتيجة.
الرقابة والمقاييس: بارامترات لقياس تنفيذ الاستراتيجية ونجاحها.
عمليات إدارة البيانات
ويجب أن تكون إدارة البيانات مضمنة في عمليات إنشاء البيانات وإدارتها وحمايتها. وفيما يلي بعض العناصر والمبادئ التوجيهية الإجرائية:
الإجراءات والتوثيق: أكثر من مجرد شرط للحفاظ على رضا المدققين - يجب أن يوضح التوثيق بوضوح جميع العمليات. كما ينبغي تعزيز الإجراءات من خلال التدريب والحوافز التحفيزية.
تكامل البيانات: يجب دمج الاعتبارات المتعلقة بتكامل البيانات في الإجراءات وفقًا لإطار عمل ونموذج إدارة البيانات. توقع أن هذه الإضافات ستتطلب بعض الاهتمام الإضافي والانضباط الإجرائي من جانب الموظفين وقد تؤثر بشكل جيد على الكفاءة (إضافة بضع ثوان إلى عملية ما، ربما). قد يساعد بعض الأتمتة هنا. ويمكن للتقنيات غير المكلفة نسبيا والمثبتة مثل الماسحات الضوئية لشريط الرموز والشاشات التي تعمل باللمس أن تجعل جمع البيانات أسرع وأكثر دقة، وخاصة عندما يقترن مع أجهزة استشعار IIoT (إنترنت الأشياء الصناعية) ومقترن مع أنظمة التحكم في العمليات الحالية.
عمليات التدقيق ومراقبة الجودة: إنشاء عمليات فحص دورية لصلاحية البيانات في جميع الإجراءات للتحقق من العمليات والالتزام الإجرائي. يعمل الجدول الزمني المنتظم للفحوصات من قبل فريق الجودة بشكل أفضل.
ما هي بعض أكبر تحديات حوكمة البيانات؟
ويمكن أن يتمثل التحدي الأكبر في المسائل التنظيمية ومسائل شؤون الموظفين. يتطلب كل تحويل للأعمال أدوارًا ومسؤوليات خاضعة للمساءلة مع بطل لقيادة التغيير. كما يتطلب التحول الثقافي من النظر إلى إدارة البيانات كوظيفة مملة ومنخفضة المستوى إلى وظيفة ذات أهمية قصوى. إذا لمس الموظفون البيانات - وخاصة البيانات المهمة - وإذا قاموا بإنشائها أو تغييرها أو استخدامها أو نقلها بطريقة ما، فإنهم يحتاجون إلى فهم الدور الذي يؤدونه في الحفاظ على تلك البيانات بشكل صحيح وتحمل المسؤولية.
وثمة تحد كبير آخر يتمثل في الانتشار السريع للبيانات التي لا تزداد انتشارا إلا بمرور الوقت. والكثير من هذه المعطيات الجديدة إما غير منظمة أو مختلفة عما شاهدناه أو عملنا به في الماضي. وهذا لا يفرض ضرائب على النظم وقواعد البيانات القائمة فحسب، بل يجلب الحاجة إلى إجراءات جديدة ومتطلبات إضافية للحوكمة.
تكنولوجيا وأدوات إدارة البيانات
ولا يتطلب إنشاء إطار لإدارة البيانات أي أدوات إضافية. ومع ذلك، يمكن أن تساعد التقنيات في جمع البيانات وإدارتها وتأمينها. ضع في اعتبارك ما يلي:
وتساعد تطبيقات الإدارة الجيدة للمعلومات في تحديد سمات البيانات ورصد أداء سياسة إدارة البيانات في المؤسسة. فهي تسهل تنفيذ مبادرات حوكمة المعلومات عبر وحدات الأعمال، وتطبيق معايير الجودة مع التحقق من صحة البيانات، وقياس تحسين عمليات جودة البيانات.
تقوم حلول إدارة البيانات الوصفية، والتي غالبًا ما يشار إليها باسم EMM (إدارة بيانات تعريف المؤسسة)، بتصنيف أصول معلومات المؤسسة وتنظيمها باستمرار وأصبحت ذات أهمية متزايدة في عصر البيانات الضخمة. تتضمن معلومات أصل البيانات الذي تتم معالجته النوع والعلامات والمصدر والتواريخ.
تتحكم تقنيات إدارة المحتوى ودورة حياة المعلومات في أحجام البيانات وإدارة المخاطر من خلال السياسات المؤتمتة لأرشفة المعلومات والاحتفاظ بها وإتلافها. كما يمكن للإمكانات الخاصة بإدارة المحتوى تبسيط عمليات الأعمال من خلال رقمنة المستندات ودمج المحتوى ذي الصلة مع المعامَلات وتدفقات العمل.
تعمل إدارة البيانات المعززة أو تكامل البيانات المعزز على تحسين بيانات المؤسسة الحالية من خلال الحصول على معلومات باستخدام تقنيات جديدة مثل الذكاء الاصطناعي (الذكاء الاصطناعي) وتدريب الآلة. الهدف هو تحسين اتخاذ القرار ومساعدة بعض التطبيقات في أن تصبح أكثر ضبط ذاتي.
5 أفضل ممارسات إدارة البيانات
وهناك اتفاق عام بين الخبراء على أن "أفضل الممارسات" الخمسة الأولى لإدارة البيانات هي:
- فكّر بالصورة الكبيرة في الأذهان، لكنّه بدأ صغيراً. كل النصائح الجيدة. إذا كنت تبدأ من الصفر (ولم يكن لديك عملية إدارة بيانات قائمة مطلقًا)، فأنت تكسر أرضية جديدة. من الحكمة دائمًا أن تبدأ صغيرًا – اختبر أفكارك وفهمك بطريقة محدودة للتعلم وتطوير المهارات والتحقق من صحة النهج قبل الالتزام بالجهد كله. وفي الوقت نفسه، فإن إبقاء الصورة الكبيرة في الاعتبار أمر مهم. من السهل جداً أن نلتف في تصغير وتضل عن الهدف العام. لذا، قم بتوثيق الأهداف عالية المستوى لمشروعك (ما ستبدو عليه عملية إدارة البيانات الخاصة بك)، ونحت قطعة متواضعة يمكن أن تكون منطقة الاختبار التجريبية الخاصة بك، والتحقق من صحة نهجك من خلال هذا الاختبار “التجريبي”.
- تعيين راعٍ تنفيذي. وكما هو الحال مع جميع المشاريع عبر المؤسسات، من المهم تأمين راعٍ تنفيذي للأعمال ليكون البطل لإستراتيجية البيانات. وسيدافعون بنشاط عن الاستراتيجية ويبلغونها إلى المنظمة الأوسع نطاقا. كما سيقوم الراعي بفرض المساءلة ونمذجة عقلية البيانات المطلوبة والمساعدة في تحكيم قضايا البيانات بين وحدات الأعمال.
- أنشئ دراسة جدوى. لا تأتي أنظمة إدارة البيانات دون تكلفة. على الرغم من عدم وجود معدات خاصة مطلوبة لتطوير إطار العمل وملء التفاصيل، إلا أنه لا يزال هناك عمل يجب القيام به – وسيستهلك ذلك الموارد، وخاصة وقت الموظفين. إنها فكرة جيدة لبناء دراسة جدوى لمثل هذا المشروع. ينبغي أن تحتوي دراسة الجدوى على وصف رفيع المستوى للمشروع، وبيان بالأهداف والغايات، والفوائد المتوقعة، وجدول زمني يتضمن معالم ومقاييس (مؤشرات) التقدم والنجاح. وتساعد هذه المؤشرات على إبقاء المشروع على المسار الصحيح حيث يقوم فريق المشروع بتقييم التقدم المحرز مقارنة بالمخطط الزمني والمراحل المحددة مسبقًا. كما تذكر دراسة الجدوى أعضاء الفريق بالأسباب التي تجعلك تقوم بهذا المشروع وسبب أهمية إنجاز المؤسسة له بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
- تطوير المقاييس الصحيحة. القياس أساسي ولكن أكثر ليس دائمًا أفضل. وحتى عندما تكون القياسات آلية، فإنها تستغرق وقتًا وجهدًا؛ حيث يتعين على شخص ما النظر إلى النتائج وتفسيرها وربما اتخاذ الإجراءات التصحيحية. يمكن أن يؤدي العديد من القياسات - أو القياسات التي ليست ذات مغزى - إلى نتائج عكسية. وسيعرف المستخدمون والمشغلون والعمال بسرعة عندما تكون التدابير غير مهمة وقد يولون اهتماما أقل بالقياسات ذات المغزى الحقيقي نتيجة لذلك. كما هو الحال مع مؤشرات الأداء الأساسية (مؤشرات الأداء الرئيسية)، فإن حفنة يمكن إدارتها (عادة من ستة إلى 10) من القياسات المفيدة والهادفة أفضل بكثير من 50 أو 100 التي لا توفر الكثير من المعرفة عن كيفية عمل الأنظمة في الواقع وما إذا كانت الأهداف يتم تحقيقها.
- تواصل. معظم الناس لديهم نفور متولد للتغيير على أساس الخوف من المجهول - ولكن أفضل علاج هو المعلومات. كن منفتحاً مع من سيتأثرون بالعمليات والإجراءات الجديدة، سواء كانوا سيكونون مشاركين فاعلين في العملية أم لا. اشرح ما تقوم به ولماذا. أخبرهم كيف سيغير حياتهم العملية (قد يكون تغييراً خفيفاً) ولماذا من المهم التعاون ودعم التغييرات. إشراك الأكثر تأثيرًا في تخطيط الإجراءات الجديدة وتنفيذها. فهي في وضع أفضل لمعرفة كيف ستؤثر التغييرات على الإنتاجية، وكيف يمكن تعديلها لتصبح أقل تدخلاً، وكيف يمكن تحسين العملية لتوفير بيانات أفضل.
حفنة يمكن التحكم بها (عادة ما تكون من ستة إلى 10) من القياسات المفيدة والهادفة أفضل بكثير من 50 أو 100 التي لا توفر الكثير من الرؤية حول كيفية عمل الأنظمة في الواقع وما إذا كانت الأهداف يتم تحقيقها.
ضع في اعتبارك أن إدارة البيانات عملية مستمرة، وليست مشروعًا لمرة واحدة. نعم، هناك عمل أمامي في إعداد النظام – ولكن هذه العمليات ستصبح جزءاً من الحياة اليومية في مؤسستك. كما يجب مراقبة العمليات نفسها وإعادة تقييمها باستمرار في ضوء تغير حجم البيانات وأنواعها وطابعها الذي تتعامل معه مؤسستك.
الأسئلة المتكررة حول إدارة البيانات
استكشاف حلول إدارة البيانات الرئيسية
إدارة دورة حياة البيانات وزيادة جودة بيانات أعمالك.
الأفكار التي لن تجدها في أي مكان آخر
اشترك للحصول على جرعة من ذكاء الأعمال يتم تسليمها مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك.