التخطي والانتقال إلى المحتوى
اجتماع أعمال لمراجعة إدارة تدفق العمل

إدارة تدفق العمل: دليل المبتدئين لأتمتة تدفق العمل وإدارة عمليات الأعمال

 

تمت ترجمة صفحة الويب هذه آليًا تسهيلاً لك. ولا تقدم SAP أي ضمان فيما يتعلق بصحة الترجمة الآلية أو كمالها. يمكن العثور على صفحة الويب الإنجليزية الأصلية باستخدام خريطة العالم في الزاوية العلوية اليمنى من هذه الصفحة.

كمصطلح تجاري، ظهرت إدارة تدفق العمل بالفعل في ثمانينيات القرن العشرين، جنبًا إلى جنب مع الإطلاق المبكر للبريد الإلكتروني وأجهزة الكمبيوتر المكتبية وأنظمة الأعمال الرقمية. أدرك الناس بسرعة كبيرة كيف يمكن لهذه التقنيات الجديدة أن تساعد على الحد من الأخطاء وتبسيط المهام المتكررة. واليوم، تدعم البرامج الذكية المتصلة بالشبكة السحابية وأنظمة إدارة سير العمل الرقمية شركائها من البشر لتحقيق تحسن متزايد في الكفاءة والمرونة، وتقليل أوقات الدورات ومعدل الأخطاء، وتحسين الامتثال. 

ما هو تدفق العمل؟

يمكن تعريف تدفق العمل على أنه تسلسل الأنشطة أو المهام المتصلة التي يتم إكمالها لتحقيق نتيجة معينة. يتبع سير العمل البنيوي مسارًا مميزًا، قد يكون تسلسليًا أو متوازيًا لتلبية التبعيات أو المتطلبات المحددة. وفي كثير من الأحيان، يكون المسار قد حدد الاختلافات، التي تنفرد بها كل نتيجة أعمال مرغوبة. 

 

هناك ثلاثة أنواع من تدفقات العمل: 

  1. يدوي بالكامل: يمكن أن يكون تدفق العمل اليدوي، على سبيل المثال، ورقيًا مع جدول أعمال وملاحظات وتوقيعات مكتوبة يدويًا، يتم تمريرها فعليًا في المكتب أو في منطقة الورشة.
  2. شبه مؤتمت: في تدفق العمل المؤتمت جزئيًا، يتم أتمتة أجزاء من العملية. فكر في سلسلة البريد الإلكتروني، مع إرفاق الملفات، والتعليقات في هيئة البريد الإلكتروني، والتغييرات في الملفات المرفقة، مرت عليها كلما كانت ملائمة لمعالج المهمة الحالية.
  3. رقمي أو مؤتمت بالكامل: يتم تشغيل تدفقات العمل المؤتمتة بتطبيق أعمال مخصص بطريقة منظمة ومحددة وفقًا لقواعد الأعمال المحددة.

إدارة تدفق العمل أو إدارة عمليات الأعمال: ما الفرق؟

تدفق العمل هو سلسلة خطوات ومهام أكثر تحديدًا واستقلالاً. في المقابل، عملية الأعمال هو مصطلح أوسع لمجموعة من المهام، وتدفقات العمل، والأنشطة، والمبادئ التوجيهية، حيث بعض المهام قد تكون مؤتمتة، في حين أن الأنشطة الأخرى قد لا. 

 

على سبيل المثال، التفكير في تدفق عمل اعتماد بسيط للشراء - بمتغير واحد محدد أو أكثر، قد تنص قاعدة الأعمال على أن أمر الشراء يحتاج إلى اعتماد من قسم آخر إذا تجاوزت قيمة الشراء مبلغًا معينًا. يمثل تدفق العمل هذا جزءًا من عملية أعمال أكبر لكيفية شراء البضائع والخدمات داخل المنظمة، وسيتضمن إرشادات لاختيار البائعين والإعداد للشراء وما إلى ذلك. 

 

فيما يلي بعض أمثلة تدفق العمل الشائعة: 

  • اعتماد أمر شراء  
  • اعتماد طلب إجازة 
  • معالجة دفعة فاتورة 
  • توظيف موظف 
  • طلب قطعة غيار 
  • إرسال فاتورة إلى عميل 
placeholder

دفع عجلة تحسين العملية

يمكنك تبسيط تحويل عمليات الأعمال وتسريعه اليوم. 

لماذا يعد برنامج إدارة سير العمل بهذه الأهمية؟

إدارة تدفق العمل هي عملية رقمنة العمليات المنفصلة وإدارة النتائج. يسمح لك برنامج إدارة تدفق العمل ببناء تدفقات العمل هذه وتشغيلها وإدارتها. فيما يلي بعض الفوائد والنتائج الرئيسية التي يمكن توقعها من الحلول البرمجية المخصصة: 

 

  • كفاءة أكبر: قم بزيادة معدل الأتمتة لديك لتحقيق نتائج أسرع وأفضل مع تسهيل الأمور على كل شخص معني. على سبيل المثال، بفضل تدفق عمل رقمي بالكامل، يمكن لأصحاب المصالح التجارية بسهولة الوصول إلى المهام الرقمية المحددة بوضوح ومراجعتها ومعالجتها، والعمل من أي مكان - في المكتب أو المنزل أو أثناء التنقل. 
  • المرونة المحسنة: تهيئة تدفقات العمل القياسية لتلبية الاحتياجات التشغيلية المتغيرة، وإنشاء ابتكارات عملية لدعم نماذج الأعمال الجديدة، وإصلاح العمليات المعطلة من أجل مزيد من المرونة والمرونة. 
  • الامتثال الأقوى: من خلال المسؤوليات الواضحة ومسارات التدقيق المستندة إلى البيانات، يمكنك مراقبة وإدارة نتائج العمليات وضمان الامتثال للسياسات واللوائح بشكل أفضل. 

أنظمة إدارة تدفق العمل وكيفية عملها

تسمح أنظمة إدارة تدفق العمل للمستخدم بتحديد تدفقات عمل مختلفة لأنواع مختلفة من المهام أو العمليات. على سبيل المثال، في إعدادات التصنيع، قد يتم توجيه مستند تصميم تلقائيًا من المصمم إلى المدير التقني، وأخيرًا، إلى مهندس الإنتاج. في كل مرحلة من مراحل تدفق العمل، يكون فرد واحد أو مجموعة واحدة مسؤولين عن مهمة محددة. وبمجرد اكتمال المهمة، تضمن أنظمة إدارة تدفق العمل إخطار الأفراد المسؤولين عن المهمة التالية وتلقي البيانات التي يحتاجونها لتنفيذ مرحلة العملية الخاصة بهم. 

 

يمكن أن تحتوي تدفقات العمل أيضًا على تبعيات أكثر تعقيدًا. على سبيل المثال، إذا كان من المقرر ترجمة مستند إلى عدة لغات، يمكن لمدير الترجمة اختيار اللغات وسيتم تنشيط كل تحديد بعد ذلك كنموذج أمر عمل لمترجم مختلف. لن يتم تنشيط المهمة التالية في العملية إلا عند إكمال جميع المترجمين للمهام ذات الصلة بهم. وهذا يساعد على تتبع تسجيل الدخول وإبقاء الفرق الأكبر حجمًا على الهدف. 

placeholder

يمكن لبرنامج إدارة تدفق العمل، كما هو موضح هنا، مساعدتك في إدارة العمليات وتحديد التباينات في عمليتك.

أمثلة على أنظمة إدارة تدفق العمل في العمل

سيكون لكل عمل احتياجات فريدة خاصة به. فيما يلي بعض الأمثلة فقط على كيفية تطبيق أنظمة إدارة تدفق العمل الحديثة: 

 

  • تحسين تطبيقات الأعمال الموجودة: تأتي العديد من تطبيقات المؤسسات بالأدوات المضمنة وقوالب تدفق العمل لتحديد وإنشاء عمليات الأعمال التي لم يتم ربطها بعد في النظام. عند الحاجة لإجراء تغييرات على تدفقات العمل، لا يحتاج المسؤولون إلى البدء من البداية - حيث يمكنهم الاستفادة من الوظائف الموجودة للنظام لإنشاء التغييرات. أيضا، تأتي أفضل أدوات البرمجيات الحديثة مع ميزات الأتمتة الإضافية التي لديها الذكاء الاصطناعي (AI) وأدوات أتمتة العمليات المدمجة بالفعل. 
  • استخدام ملحقات التطبيقات المتوازية: تفضل العديد من الشركات الحفاظ على "نواة نظيفة"، مما يعني أنها تفضل تشغيل تطبيقاتها البرمجية بأقل عدد ممكن من التعديلات. وهذا يعني أن أي ابتكارات جديدة لسير العمل والعمليات قد تستفيد من البيانات من الأنظمة الموجودة ولكنها مبنية خارج تطبيقات الأعمال الحالية. وعادة ما يتم إنشاء هذه الملحقات التي تسمى ملحقات التطبيق "جنبًا إلى جنب"، على عكس ملحقات التطبيق "داخل التطبيق"، وتشغيلها في السحابة.  
  • تنسيق العمليات عبر الأقسام: أنظمة إدارة تدفقات العمل المستندة إلى الشبكة السحابية هي أيضًا الخيار المفضل لعمليات التنسيق لكل التخصصات التجارية. هذه هي عمليات الأعمال التي تمتد عبر التطبيقات والأنظمة والخدمات المختلفة. ويتضمن ذلك البُنى الأساسية المختلطة حيث تحتاج متطلبات الأتمتة إلى توصيل العديد من تدفقات العمل غير المتصلة التي تعمل في تطبيقات ومواقع مختلفة. كما يعمل أيضًا مع العمليات حيث تريد توفير تدفق عمل معين للمشاركين الخارجيين في العملية مثل الشركاء والمورِّدين - ثم استخدام نتيجة تدفق العمل هذا لبدء الخطوة التالية داخليًا. 
  • تسهيل قيام الخبراء المتخصصين بتصميم تدفقات العمل:  بالنسبة للعمليات الإدارية التي تتضمن نماذج طلب أو اعتماد بسيطة فقط، يمكن معالجة بعض عمليات الأعمال المؤتمتة باستخدام منصات تطوير منخفضة التعليمات البرمجية/بدون رموز (LCNC). وهذا يعني أن الوظائف المرئية المبسطة والسحب والإسقاط تتيح لمستخدمي الأعمال إنشاء تطبيقات تدفق عمل بسيطة مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات فرقهم الخاصة. 

تكنولوجيات إدارة تدفق العمل

تتيح تقنيات تدفق العمل عمليات موحدة بمسؤوليات واضحة وربط المهام المختلفة ضمن مسار محدد. إن الجمع الذكي مع تقنية أتمتة جديدة واحدة أو متعددة يزيد من مستوى الأتمتة ضمن تدفق العمليات، مما يتيح نتائج عملية أسرع وأفضل. والأكثر من ذلك، أنه يتيح عمليات جديدة مبتكرة، تساعد على خلق قيمة أو تقديم تجربة أفضل. فيما يلي بعض الأمثلة على التقنيات المتقدمة التي يتم استخدامها في برامج تدفق العمل الحديثة: 

 

  • البيانات الضخمة: تعمل تقنيات البيانات الضخمة وتحسين الرؤية في تلك البيانات على توفير كميات هائلة من المعلومات لاستخدامها، والتي يمكن دمجها واستخدامها بشكل مباشر في عمليات الأعمال. إليك مثال على تدفق العمل: التفكير في عملية اعتماد الإنفاق الرأسمالي (CAPEX) شبه المؤتمتة – يتم إرسال التقارير المالية ذهابًا وإيابًا بين المراجعين والمعتمِدين المعنيين عبر البريد الإلكتروني قبل اتخاذ قرار الاستثمار. بالاعتماد على مصادر البيانات ذات الصلة، يمكن لنظام تدفق العمل إنشاء التقارير الضرورية تلقائيًا وإتاحتها تلقائيًا للأشخاص المناسبين في نقطة محددة في العملية. والأكثر من ذلك، واستنادًا إلى قواعد عمل محددة، أو من خلال الاستفادة من قدرات الذكاء الاصطناعي (AI) وقدرات تدريب الآلة (انظر أدناه)، يمكن استخدام البيانات المتكاملة لتوجيه عملية اتخاذ القرار، وتسريع العملية وتخفيف صناع القرار عن المهام أو التقييمات الروتينية. 
  • الذكاء الاصطناعي: يمكن لتقنيات الذكاء الاصطناعي مثل التعلم الآلي، ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP)، ورؤية الكمبيوتر، وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA) أن تساعد على أتمتة خطوات العملية التي لم يكن بالإمكان تنفيذها في السابق إلا بطريقة يدوية أو شبه آلية من قبل البشر. 
  • تعلم الآلة: يمكن تطبيق تدريب الآلة حيث تتطلب خطوة العملية تحليل بيانات معقد لاكتشاف الأنماط أو إجراء تنبؤات وتوصيات. فكر في أحد المصطافين في المناسبات الرياضية حيث قد يكون أمر التجديد على المشروبات الغازية معتمدًا بشكل كبير على توقعات الطقس. 
  • معالجة اللغة الطبيعية (NLP): تتيح NLP روبوتات الدردشة أو المساعدين الصوتيين الرقميين لأتمتة تفاعلات معينة ضمن عملية أو أتمتة تدفقات العمل البسيطة بشكل كامل. فكر في الاستجابات التلقائية للاستعلامات الروتينية كبيرة الحجم مثل حالة أوامر الشراء أو الفواتير. 
  • الرؤية الحاسوبية: يمكن أن تستخرج الرؤية الحاسوبية معلومات معقدة سياقية من الصور التي يمكن استخدامها بعد ذلك لأتمتة أو إعلام العمليات الأخرى. ومن الأمثلة على ذلك مشغلو شبكات الكهرباء في المرافق الذين يحللون الصور الساتلية لأغراض رصد حركة السطح لإبلاغ عمليات الصيانة الخاصة بهم ويقومون تلقائيا بتشغيل أطقم الخدمات في حالة وقوع أحداث قد تعرض هياكلها الأساسية للخطر. بدلا من ذلك، يمكن للرؤية الحاسوبية إنشاء جدول زمني للصيانة التنبؤية حيث يتم استخدام الفحص البصري الآلي لإطلاق طلبات الخدمة فقط عند الحاجة وليس على جدول زمني ثابت. 
  • أتمتة العمليات الآلية (RPA): يقوم RPA بتنفيذ المهام اليدوية المتكررة ضمن تدفقات العمليات عن طريق محاكاة تفاعلات المستخدم مع الأنظمة. تتمثل حالة الاستخدام النموذجية في سد فجوات التكامل من خلال نسخ البيانات ولصقها من جداول البيانات أو المستندات الأخرى، مثل رسائل البريد الإلكتروني للموردين، إلى نظام أعمال، الأمر الذي لا يسرع من سرعة هذه المهمة فحسب بل يزيد أيضًا من دقة البيانات. 
placeholder

برامج إدارة تدفق العمل التي تعرض الحالة والقياسات الأساسية في عملية المبيعات.

اتجاهات أتمتة وإدارة تدفق عمل الأعمال

الأتمتة الفائقة والأتمتة الذكية

هذه مصطلحات نسمعها أكثر فأكثر كل يوم. في الواقع، يشير جارتنر في استطلاع رأي حديث إلى أن أكثر من 85% من المديرين التنفيذيين "إما أن يزيدوا أو يواصلوا استثمارات التشغيل الآلي الفائق لمؤسستهم على مدى الأشهر الـ 12 المقبلة، وأكثر من 56% لديهم بالفعل أربعة أو أكثر من مبادرات فرط الأتمتة المتزامنة."  

 

تعالج حلول إدارة تدفق العمل الحديثة والأتمتة هذا الاتجاه من خلال الجمع بين العديد من التقنيات المذكورة أعلاه أو جميعها، في حل واحد. هذا النهج لا يتجنب فقط التحديات التي خلقتها مجموعة من التقنيات المختلفة من مختلف البائعين - كما أنه يبسط جهود الأتمتة بشكل كبير. يمكن للمستخدمين الوصول إلى جميع الإمكانات والاستفادة منها عند الحاجة من داخل مشروع واحد دون الحاجة إلى التعلم والتبديل بين أدوات التطوير المختلفة. 

 

هذا اتجاه إضافي يغير البنية الأساسية لإدارة تدفق العمل. المطور المواطن هو شخص مستخدم قوي لأنظمة البرمجيات المعقدة وهو مرتاح للتكنولوجيا ولكن لديه القليل أو معدوم من مهارات البرمجة أو الترميز. الأدوات المرئية والمحتويات المعدة مسبقاً للسحب والإسقاط تجعل الحلول منخفضة التعليمات البرمجية/غير البرمجية مغير الألعاب للمطورين المواطنين. ويتيح لهم LCNC إمكانية إنشاء تدفقات العمل والعمليات وتكييفها، على أساس خبرتهم الموضوعية الواسعة على الرغم من عدم القدرة على كتابة التعليمات البرمجية.  

ويضيف LCNC قيمة ضخمة للمطورين المحترفين أيضا. ويمكنهم استخدام نفس بساطة السحب والإسقاط لإكمال المهام القياسية بشكل أسرع بكثير من أي وقت مضى. وباستخدام أدوات تطبيقات LCNC الاحترافية، يمكن للمطورين إنشاء تدفقات عمل أكثر تعقيدًا وأتمتة وجعل هذا المحتوى المخصص الجاهز للاستخدام أكثر سهولة.  

placeholder

أنظمة
إدارة تدفق العمل

تعرف على المزيد حول الحلول الذكية لمساعدتك في تبسيط تدفقات عملك

الأسئلة المتكررة عن إدارة تدفق العمل

عملية سير العمل هي سلسلة محددة أو سلسلة من الأنشطة المحددة لتحقيق نتائج محددة.

أدوات برامج تدفق العمل المختلفة تلبي المتطلبات المختلفة. توفر حلول إدارة تدفق العمل المميزة بالكامل للمطورين الأدوات المؤيدة للكود اللازمة لبناء تطبيقات تدفق العمل بسرعة أو توسيع تدفقات العمل الحالية خارج تطبيقات الأعمال. تأتي تطبيقات المؤسسة مع بيئة إعداد النماذج الخاصة بها، والتي توفر للمطورين ومسؤولي تكنولوجيا المعلومات الأدوات لإعداد نماذج تدفقات العمل وتكوينها وإدارتها داخل التطبيق.

 

تقوم كل من حلول إدارة تدفق العمل وبيئات إعداد النماذج المضمنة بإضافة إمكانات بشكل متزايد تسمح لخبراء عمليات القسم الذين ليس لديهم الخبرة التقنية بالسيطرة على إدارة سير العمل. ويتم تصميم أنظمة أساسية منخفضة التعليمات البرمجية/لا توجد رموز للمستخدمين الذين يتمتعون بقوة التخصص التجاري لبناء تطبيقات تدفق عمل بسيطة لاستخدام الويب والجوال دون الحاجة إلى مهارات الترميز.

وتقوم معظم المنظمات بنشر تقنيات أتمتة متعددة لدعم العمليات المختلفة والمتطلبات المختلفة. توفر تطبيقات الصناعة والتخصص التجاري للحزم تدفقات عمل لأفضل الممارسات لضمان التشغيل الفعال والموثوق به للعمليات الأساسية كبيرة الحجم الموجودة في معظم المؤسسات. تساعد حلول إدارة تدفق العمل وتقنيات الأتمتة المتقدمة الأخرى، مثل أتمتة العمليات الآلية أو قدرات تدريب الآلة، المؤسسات على سد فجوات الأتمتة المحددة أو إنشاء عمليات تساعدها على التمييز في السوق.

 

وتساعد المنصات منخفضة التعليمات البرمجية/بدون تعليمات برمجية المطورين المواطنين، بالإضافة إلى المطورين المحترفين، على تلبية متطلبات الأتمتة البسيطة بسرعة.

 

يتطلب النهج الاستراتيجي لأتمتة العمليات القدرة على الجمع السلس بين تقنيات الأتمتة المتعددة لتجنب التحديات، مثل التوافقية والتكاملية، التي تم إنشاؤها من خلال مجموعة متنوعة من قدرات الأتمتة المختلفة من مختلف البائعين.

تعالج مشروعات تحسين العمليات في كثير من الأحيان تحديات مثل تعطل العمليات أو عفا عليها الزمن، أو أتمتة العمل اليدوي أو شبه اليدوي، أو الحد من خطوات العملية غير الضرورية، أو الحد من التأخيرات التي يمكن تجنبها. تتضمن أهداف التحسين تحسين الكفاءة والإنتاجية والجودة والالتزام و/أو تقليل التكاليف والنفايات وإعادة العمل وأوقات الدورة. وتسعى هذه المشاريع في الغالب إلى مواجهة تحديات تشغيلية محددة والتركيز على الوقت السريع لتحقيق القيمة.

 

تسعى مشاريع تحويل العمليات إلى الابتكار لتقديم قيمة جديدة. وتمثل نماذج الأعمال المتغيرة أو ظهور تكنولوجيات جديدة تحديات متكررة تنطوي على مشاريع تحويلية. وغالبًا ما يكون هدف التحويل هو أتمتة العمليات الشاملة أو تجربة العملاء السلسة عبر جميع نقاط الاتصال. وتسعى هذه المشروعات غالبًا إلى معالجة العمليات الحرجة عالية القيمة أو الأحجام أو وظائف الأعمال المخصصة للعملاء.

الرسائل الإخبارية لـ SAP Insights

placeholder
اشتراك اليوم

يمكنك الحصول على رؤى شاملة أساسية من خلال الاشتراك في نشرتنا الإخبارية.

قراءة إضافية

العودة لأعلى