¿Qué es el inventario gestionado por el proveedor (VMI)?

Significado VMI en la cadena de suministro

VMI, también conocido como inventario gestionado por el proveedor desde el punto de vista del cliente, es una iniciativa basada en datos en la que los proveedores gestionan los niveles de inventario de sus propios productos, componentes o materiales en la ubicación in situ del proveedor o distribuidor. Esto ayuda a reducir tanto la escasez como los excedentes. Al cambiar las responsabilidades de gestión de inventario de esta manera, las cadenas de suministro pueden operar de manera más ágil y eficiente –reduciendo los gastos generales y mejorando la capacidad de respuesta y agilidad de la cadena de suministro–.

Mediante el uso de flujos de datos automatizados y analíticas avanzadas, el modelo VMI mejora la precisión de los pedidos, reduce el trabajo doble y aumenta la rotación de inventario. Los proveedores usan datos de predicción de demanda y ventas en tiempo real para optimizar los envíos y mantener altas tasas de productos en stock, lo que les permite responder rápidamente a los cambios del mercado y protegerse contra el daño colateral de la cadena de suministro.

Antes de iniciar una relación VMI, usted y sus proveedores tendrán que acordar los indicadores clave de rendimiento (KPI), como la tasa de rotación de inventario, la relación entre stock y ventas y la tasa de venta directa para garantizar que se cumplan los objetivos mutuos. Este modelo colaborativo conduce en última instancia a una cadena de suministro más eficiente y receptiva, beneficiando tanto a proveedores como clientes.

¿Cómo funciona el inventario gestionado por el proveedor?

VMI es una estrategia de colaboración que puede ofrecer resultados impresionantes, especialmente cuando se lleva a cabo con compromiso, aceptación y con las herramientas y sistemas adecuados. Se basa en la sincronización de datos y la comunicación para garantizar que los niveles de inventario siempre estén alineados con las demandas de mercado actuales. A continuación se muestran algunos de los componentes críticos de este proceso:

• Acuerdos formales desde el principio: antes de comenzar, describa los roles, responsabilidades y expectativas de todos. Ambas partes deben acordar los detalles operativos, como los cronogramas de entrega, niveles de inventario, políticas de devolución y niveles de reabastecimiento mínimos/máximos.
• Tecnología compartida: los acuerdos también deberían incluir un compromiso formal de usar plataformas tecnológicas compartidas e integradas a su plena capacidad. El intercambio de información en tiempo real —como datos de ventas, niveles de inventario y otros detalles relevantes— es absolutamente esencial para el éxito de esta estrategia.
• Gestión de inventario y proceso de reabastecimiento: desde la provisión de stock inicial hasta el monitoreo continuo y la predicción de la demanda, el proveedor es responsable de gestionar su inventario. Este es un proceso impulsado por datos y funciona mejor cuando el proveedor puede aprovechar la gestión de datos sofisticada y las analíticas potenciadas por IA dentro de su negocio y de sus sistemas de cadena de suministro integrados. Con acceso controlado a una amplia gama de conjuntos de datos de ventas y cadena de suministro, su proveedor puede lograr una mayor precisión.
• Enlace de comunicación: las estrategias VMI más eficientes cobran vida en una red de negocio colaborativa que facilita a todas las partes interesadas trabajar juntas, intercambiar documentos esenciales de forma segura y actuar sobre una base de información estratégica compartida.
• Control de proveedores: los proveedores realizan todo el reabastecimiento y pedidos, lo que permite descargar tareas como determinar tiempos, tamaños y frecuencia de pedidos. Este proceso con gran cantidad de datos se vuelve más fluido y transparente cuando su proveedor puede aprovechar fuentes de información sólidas sobre los plazos de entrega previstos, los niveles de producción, los retrasos de envío estimados y cualquier otro detalle que pueda tener un impacto en los niveles de inventario y la oferta y la demanda.
• Propiedad del inventario: “Tenemos grandes proveedores, pero ¿no es un poco arriesgado tener tanta fe en ellos?” Esta es una pregunta común para aquellos que acaban de aprender sobre este tema. Sin embargo, con el enfoque VMI, el proveedor aún es propietario del inventario. Lo está colocando en sus instalaciones para facilitar el cumplimiento y minimizar tiempo y costos. En otras palabras, es un gran ejemplo de una estrategia de negocio ganar/ganar.

Beneficios del inventario gestionado por el proveedor

Cada paso para hacer que su cadena de suministro sea más eficiente puede tener un efecto positivo en toda su empresa. Cuando adopta VMI, no solo puede aumentar la eficiencia en toda su cadena de suministro, sino que también puede lograr los siguientes resultados:

• Gestión de inventario optimizada: transfiriendo la gestión de inventario a sus proveedores, puede simplificar las operaciones y reducir el tiempo dedicado a gestionar el inventario.
• Costos de almacenamiento de inventario reducido: VMI optimiza los niveles de stock para satisfacer la demanda, minimizando los costos de almacenamiento y liberando el flujo de caja.
• Programación precisa de producción: los proveedores obtienen una mejor visibilidad basada en datos de las tendencias de demanda (o posibles disrupciones), lo que permite una planificación de la producción más precisa y un desperdicio reducido.
• Reabastecimiento puntual: el reabastecimiento automatizado ayuda a evitar faltantes y excedentes.
• Mejores y más relaciones de trabajo colaborativas: la naturaleza colaborativa y comunicativa de VMI puede ayudar a fomentar alianzas más sólidas y confiables entre usted y sus proveedores.
• Niveles de inventario optimizados: cuando los proveedores tienen acceso a datos de ventas en tiempo real, les permite mantener niveles de stock ideales y desarrollar pedidos más estratégicos y precisos.
• Resiliencia y reducción del riesgo: cuando esta área central de su negocio se gestiona de manera más estratégica, tiene más tiempo y recursos para dedicar a construir una cadena de suministro más resiliente que pueda proyectar y responder mejor a la disrupción o el riesgo.
• Beneficios de proveedores: cuando los proveedores obtienen información estratégica temprana, pueden usarla para impulsar nuevas oportunidades de ventas, lo que conduce a una mejor planificación, mayores cuotas de mercado y, en última instancia, socios más felices.

Riesgos potenciales de una estrategia gestionada por el proveedor

A continuación se muestran algunos ejemplos de los desafíos más comunes asociados con una estrategia de VMI, y algunos consejos para mitigarlos:

• Falta de control/dependencia del proveedor: es posible que pierda el control sobre los niveles de inventario y se vuelva demasiado dependiente de los proveedores. Mitigación: establezca contratos y SLA claros con métricas de rendimiento y sistemas de gestión de inventario en tiempo real para mantener la visibilidad y el control.
• Sistemas inadecuados y datos desordenados: la eficacia de VMI depende de datos precisos compartidos entre socios. Mitigación: invierta en sistemas built-for-purpose que permitan a las partes transmitir y trabajar en documentos de forma segura.
• Fallos de comunicación: la mala comunicación puede provocar discrepancias e ineficiencias en el inventario. Mitigación: si bien una red de negocios colaborativa es esencial, también es importante alentar y dar soporte continuamente a una cultura colaborativa y devastadora de silos con todos sus equipos y partes interesadas.
• Preocupaciones de seguridad de datos: compartir datos confidenciales aumenta el riesgo de violaciones. Mitigación: implemente medidas avanzadas de ciberseguridad y protocolos de cifrado para proteger la integridad y confidencialidad de los datos. Realice capacitaciones periódicas de su equipo para mantenerse al día con el panorama en constante cambio del riesgo cibernético.
• Inflexibilidad a los cambios del mercado: los algoritmos predefinidos pueden obstaculizar las respuestas rápidas a los cambios del mercado. Mitigación: use herramientas analíticas flexibles impulsadas por IA para ajustar predicciones y estrategias de inventario basadas en datos en tiempo real tanto desde dentro como fuera de su cadena de suministro.
• Cambios en la demanda: los picos o reducciones inesperados de la demanda pueden interrumpir las predicciones y el reabastecimiento. Mitigación: un buen análisis de datos ayudará a predecir muchos escenarios potenciales. Pero es esencial tener planes de contingencia y flujos de trabajo alternativos con sus equipos y proveedores, de modo que pueda pivotar rápidamente si el mercado lo exige. Y al aprovechar una solución que admite la integración de sus procesos VMI con un programa de consignación, puede mantener los niveles de inventario dentro de su límite superior e inferior ideal.

VMI vs. otros tipos de gestión de inventario

El acceso a tecnologías conectadas y herramientas potenciadas por IA ha liberado el potencial para modernizar y optimizar numerosos modelos de gestión de inventario. A continuación se muestran algunos de los más comunes:

• Gestión de inventario tradicional: la empresa es la única responsable de pedir y gestionar su propio inventario, lo que a menudo lleva a mayores stocks seguros y costos de almacenamiento.
• Inventario just-in-time (JIT): JIT reduce los costos de inventario al recibir mercancías solo según sea necesario, pero carece de la flexibilidad y reaprovisionamiento continuo del VMI, lo que lo hace más vulnerable a las interrupciones.
• Inventario de artículos en consignación: el proveedor es propietario del inventario en las instalaciones del minorista, lo que reduce el capital en stock del minorista pero sin una gestión activa por parte del proveedor.
• Envío directo: el negocio no mantiene los productos que vende en stock, sino que transfiere los pedidos del cliente y los detalles del envío a un tercero, normalmente un mayorista o fabricante, que luego envía las mercancías directamente al cliente.
• “Cross-docking”: este modelo minimiza el almacenamiento de inventario mediante la transferencia directa de materiales entre el transporte de entrada y salida, mientras que el VMI utiliza datos para optimizar la gestión de inventario almacenado.
• Inventario gestionado por consignación (CMI): con CMI, el proveedor es propietario del inventario hasta que se vende, lo que reduce el riesgo financiero del minorista —pero no ofrece el mismo nivel de gestión de inventario activo que VMI—.

Ejemplos de inventario gestionado por el proveedor

VMI se emplea eficazmente en una enorme gama de industrias ‑cada una con sus propios desafíos y potencial‑. A continuación, hay algunos sectores y escenarios en los que VMI está ayudando a mejorar el juego:

• Fabricación para la industria automotriz: aquí, VMI se usa para gestionar eficazmente el suministro de componentes críticos, como piezas electrónicas y sujetadores, directamente en los sitios de ensamblaje. Los proveedores son responsables de mantener los niveles de inventario sincronizados con los programas de producción de los fabricantes, garantizar la disponibilidad oportuna de las piezas y evitar retrasos en la producción.
• Distribución de medicamentos farmacéuticos: para coordinar con precisión los suministros de medicamentos en los centros de salud y farmacias, VMI garantiza que los medicamentos esenciales estén disponibles para su distribución, particularmente aquellos que requieren estrictas condiciones de compliance normativo y de almacenamiento.
• Suministro de componentes en la industria de electrónica de consumo: para fabricantes de electrónica de consumo, como smartphones y laptops, VMI es ideal para gestionar inventarios de componentes como microchips y pantallas. Los proveedores supervisan las predicciones de producción y los datos de ventas reales para ajustar los inventarios, lo que ayuda a mitigar los riesgos asociados con la demanda fluctuante y las actualizaciones tecnológicas.
• Montaje y mantenimiento de aeronaves en el sector aeroespacial: los sistemas VMI se usan para regular el inventario de componentes de alto valor y suministros de mantenimiento. Permiten a los proveedores controlar y reponer directamente el stock de materiales críticos, como láminas de aluminio y piezas de motor, que son cruciales tanto para la fabricación de nuevos aviones como para el mantenimiento de flotas operativas.
• Comercio minorista/bienes de consumo envasados (CPG): para los principales minoristas y empresas de CPG como Walmart o Amazon, las VMI se usan para optimizar la gestión de inventario. Con SKU literalmente en millones, el inventario gestionado por el proveedor les permite mantener las estanterías almacenadas con un exceso de stock mínimo, reducir los costos de transporte de inventario y mantener la disponibilidad para sus clientes.

Mejores prácticas para una estrategia VMI exitosa

Hemos establecido que para que VMI tenga éxito, la capacidad tecnológica de compartir y colaborar con datos en tiempo real es fundamental para la misión. Pero para muchos de sus mejores líderes de equipo y personal, representa una nueva (y más eficiente) forma de trabajar. La transformación digital es una parte de este proceso –pero nunca subestime la importancia de unas buenas estrategias de gestión del cambio y de establecer expectativas y objetivos claros–. Las siguientes prácticas pueden ayudar a allanar el camino:

• Comunicación abierta y transparente: además de implementar una plataforma de red de negocios, también deberá mantener un compromiso con canales de comunicación claros y consistentes con cada miembro clave del equipo y las partes interesadas involucradas en el proceso VMI.
• KPI acordados (indicadores de rendimiento clave): desde la planta de producción hasta la gerencia, hay especialistas en toda su empresa. Asegúrese de comunicarse con todos los líderes de equipo relevantes para definir y acordar KPI claros. De este modo, puede estar seguro de medir y rastrear todas las piezas móviles esenciales en su entorno VMI.
• Roles, responsabilidades, límites y tarifas claros: defina estos parámetros para cada parte involucrada en el proceso de VMI para evitar malentendidos y garantizar responsabilidad. Y como antes, recuerde pedir a los expertos adecuados de su equipo que se aseguren de que estas regulaciones sean lo suficientemente amplias y sólidas.
• Capacitación y soporte: hasta el 70% de los proyectos de transformación digital fallan. No por las tecnologías, sino por la mala planificación, culturas aisladas e insuficiente formación y comunicación. VMI puede ser una victoria para todos en su red. Pero depende de usted asegurarse de que la buena capacitación y los compromisos de apoyo vertical estén en su lugar desde el principio.
• Eliminación de ardillas de datos: la información es poder e incluso con las mejores intenciones, puede haber personas en sus equipos que sean reacias a integrar ciertos conjuntos de datos en una plataforma centralizada. Establezca un conjunto consistente y estandarizado de pautas de gestión de datos para demostrar su aplicación justa y equitativa de las regulaciones necesarias.

Qué buscar en un sistema de inventario gestionado por el proveedor

Dondequiera que esté en su recorrido hacia una cadena de suministro digital, es importante equilibrar la gestión de sus necesidades inmediatas con su compromiso a largo plazo para mejorar la estratégica y escalar el crecimiento. Estas son las características del sistema VMI que ofrecen el mayor impacto en ambos frentes:

• Visibilidad y colaboración del inventario: elija un software que brinde una visión en tiempo real de pedidos de reabastecimiento, planes de entregas y niveles de inventario.
• Integración fluida: la solución debería poder jugar bien con su sistema de ERP y con sus otras plataformas de cadena de suministro y e-commerce. Esta conectividad permite compartir datos de transacciones precisos en tiempo real y también admite el reaprovisionamiento según las políticas de inventario mín./máx.
• Predicciones compartidas: elija una solución que brinde a todos los socios comerciales visibilidad de las predicciones, incluyendo demanda y capacidad de la línea de producción. Los mejores sistemas brindan alertas sobre compromisos y ajustes para una respuesta más rápida a posibles interrupciones.
• Actualizaciones de datos en tiempo real: asegúrese de que el sistema brinde actualizaciones en tiempo real sobre inventario y datos de ventas para obtener respuestas rápidas.
• Plataformas en la nube para acceder en tiempo real a los datos de inventario: las soluciones basadas en la nube ofrecen flexibilidad, escalabilidad y acceso remoto a los datos de inventario.
• Analíticas integradas para soporte de decisiones: busque sistemas con analíticas integradas para obtener información estratégica profunda sobre el rendimiento del inventario.
• Machine learning para analíticas mejoradas: elija sistemas que incorporen machine learning para una optimización precisa del inventario.
• Escalabilidad: asegúrese de que el sistema pueda escalar con el crecimiento del negocio y el aumento de las demandas de inventario.
• Interfaz fácil de usar: elija un sistema con una interfaz intuitiva para una adopción fácil y un uso eficiente por parte de su equipo.

Dé los próximos pasos

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