¿Qué es el abastecimiento?

Los objetivos centrales del abastecimiento nunca han cambiado realmente: encontrar proveedores confiables que puedan cumplir rápido y a buen precio. Pero el mundo actual es más complejo por minuto. Las soluciones digitales modernas permiten velocidad, inteligencia y visibilidad sin precedentes. Esto ayuda a gestionar mejor su negocio, pero también significa que la competencia es más feroz y que sus clientes tienen más opciones que nunca.

Su empresa también debe navegar por un entorno cada vez más rocoso en lo que respecta a sostenibilidad, abastecimiento ético e impredecibles eventos globales y ambientales. Como uno de los primeros eslabones de su cadena de suministro global, el abastecimiento puede establecer un gran ejemplo de cómo las prácticas consistentes y las soluciones digitales integradas pueden ayudar a reducir costos, acelerar ciclos e impulsar su rendimiento.

Definición y significado de abastecimiento

El abastecimiento consiste en encontrar, evaluar e incorporar proveedores que puedan brindar los mejores bienes y servicios —con las mejores condiciones— para su negocio. Afecta costo, calidad y disponibilidad de productos o servicios. Al asegurar proveedores confiables y rentables, puede garantizar un flujo constante de materiales no solo para mantener sus operaciones funcionando sin problemas, sino también para satisfacer las demandas aceleradas de sus clientes.

Como paso preliminar en la gestión de cadena logística, la determinación de fuente de abastecimiento implica la evaluación de las capacidades de los proveedores, la negociación de condiciones y precios, y la gestión de relaciones para garantizar un suministro continuo de bienes y servicios de calidad. Esto impacta directamente en los costos de producción y en la asequibilidad del producto —y, si se hace bien, conduce a ahorros, mejor calidad y mejor resiliencia y agilidad de la cadena de suministro —. Además, las decisiones de abastecimiento son cruciales para cumplir con prácticas sostenibles y éticas, lo que también ayuda a construir y mantener una imagen de marca positiva.

Abastecimiento vs. compras corporativas: ¿cuál es la diferencia?

Abastecimiento y compras corporativas a veces se usan como sinónimos, pero en verdad refieren a distintas partes del proceso de gestión de la cadena de suministro. En realidad, el abastecimiento es un componente de etapa temprano del proceso de compras corporativas. La diligencia debida y el rigor asociados con el rol de abastecimiento agregan un enorme valor a las compras corporativas, ofreciendo una capa adicional de confianza y estrategia para dar soporte a sus actividades de adquisición posteriores. Así encajan el abastecimiento y las compras corporativas:

• El abastecimiento se centra en identificar, evaluar y comprometer a los proveedores para que brinden bienes y servicios. Implica la investigación de mercado, ejecución de eventos de abastecimiento y negociación de condiciones de contrato favorables —lo que ayuda a construir una cadena de suministro resiliente y garantizar grandes relaciones con sus proveedores—.
• Las compras corporativas abarcan todo el proceso de adquisición de bienes y servicios, desde el reconocimiento de necesidades tempranas hasta pagos de proveedores. Incluye pasos como el reconocimiento de necesidades, solicitud de bienes y servicios, revisión y aprobación de solicitudes, creación de pedidos de compra, recepción de mercancías y procesamiento de pagos.

Diferentes tipos de abastecimiento en la gestión de la cadena de suministro

En realidad, la mayoría de las empresas actuales usan una combinación de diferentes modelos de abastecimiento para enfrentar oportunidades y desafíos cada vez más complejos. Aquí abajo presentamos algunos de los más comunes:

Tercerización

Contrata proveedores tercerizados (en lugar de equipos internos) para llevar a cabo tareas específicas. Este modelo puede reducir costos, acceder a habilidades especializadas y aumentar la flexibilidad.

Abastecimiento interno

Usa recursos internos para realizar tareas en lugar de contratarlas, brindando un mayor control sobre los procesos y la calidad.

Abastecimiento cercano

Reubica las actividades de abastecimiento más cerca del mercado donde se venden los productos, lo que reduce los costos de transporte, mejora la comunicación y acorta los tiempos de entrega.

Abastecimiento global

Adquiere bienes y servicios de diferentes países, a menudo usando el intercambio electrónico de datos (EDI), lo que permite a las empresas beneficiarse de costos de producción más bajos y acceso a nuevos mercados.

Abastecimiento único

Selecciona un proveedor para todos los materiales, bienes o servicios necesarios, fortaleciendo las relaciones con los proveedores y el poder de negociación.

Operaciones de servicio cautivas

Establece filiales o instalaciones de propiedad absoluta en otros países para gestionar funciones de negocio.

Empresas conjuntas

Implica asociarse con otra organización para compartir recursos, expertise y riesgos en las actividades de abastecimiento.

¿Qué es el abastecimiento estratégico?

El abastecimiento estratégico es un enfoque metódico basado en datos que evalúa y reevalúa continuamente sus actividades para alinearse con sus objetivos a largo plazo. A diferencia del abastecimiento tradicional, que a menudo se centra principalmente en el costo y la velocidad, el abastecimiento estratégico considera una gama más amplia de factores, incluyendo la calidad, fiabilidad, sostenibilidad y asociaciones a largo plazo del proveedor. Este enfoque ayuda a asegurar los mejores precios, construir relaciones sólidas con los proveedores y mejorar la eficiencia de la cadena de suministro.

Entre los componentes clave del abastecimiento estratégico se incluyen los siguientes:

• Análisis de gastos: evaluación y análisis de los gastos de una organización para identificar oportunidades de ahorro de costos y áreas de mejora.
• Evaluación de proveedores: evaluar proveedores potenciales en función de sus capacidades, confiabilidad y alineación con los valores y objetivos de la organización.
• Gestión de las relaciones con los proveedores (SRM): establecer y mantener relaciones sólidas con los proveedores para garantizar la colaboración a largo plazo y beneficios mutuos.
• Investigación de mercado: realizar una investigación exhaustiva para comprender las tendencias del mercado, los entornos de los proveedores y la dinámica competitiva.
• Gestión de riesgos: identificar y mitigar disrupciones en la cadena de suministro tales como inestabilidad geopolítica, insolvencia de proveedores, desastres naturales y riesgos asociados con el control de inventario.
• Integración en toda la cadena de suministro: integrar soluciones entre negocios para garantizar que las áreas operativas relacionadas estén coinformadas. Por ejemplo, integrar con sistemas de planificación de necesidades de material (MRP) para correlacionar la actividad del proveedor con los niveles de inventario y programación.

Abastecimiento responsable

El abastecimiento responsable implica incorporar consideraciones éticas, sociales y ambientales en las decisiones de compras corporativas. Esto significa seleccionar proveedores que se adhieran a prácticas laborales justas, sostenibilidad ambiental y conducta de negocio ética. El objetivo es garantizar que las actividades de abastecimiento contribuyan positivamente al mundo que nos rodea y también se alineen con sus objetivos más amplios de responsabilidad social corporativa (CSR). Y como los clientes e inversores de hoy esperan una mayor transparencia y prácticas de negocio más responsables, las empresas que priorizan el abastecimiento y la ética sostenibles pueden impulsar la imagen de su marca, generar fidelidad del cliente y mitigar riesgos.

Abastecimiento de impacto

El abastecimiento de impacto es una estrategia de abastecimiento socialmente responsable centrada en brindar oportunidades de empleo a personas de comunidades o entornos desfavorecidos. Su objetivo es crear impactos sociales y económicos positivos ofreciendo un trabajo sostenible a personas que pueden no tener acceso a los canales de empleo tradicionales. Por lo general, esto implica hacer que los trabajos existentes y nuevos sean más accesibles para candidatos marginados o con capacidades diferentes y ofrecer programas de capacitación para desarrollar habilidades y oportunidades a largo plazo. Cuando se hace con estrategia y cuidado, puede ayudar a construir una fuerza laboral más cohesiva y leal —impulsando la retención, valor e impacto duradero en la comunidad—.

Tres modelos principales de abastecimiento

Un modelo de abastecimiento define el nivel de participación, control y riesgo en el proceso. Dependiendo de la naturaleza de su negocio y gama de productos, uno (o todos) de estos modelos puede funcionar para usted.

Abastecimiento directo

Implica la adquisición de bienes y servicios directamente de los fabricantes sin intermediarios. Este modelo brinda un mayor control sobre la calidad y el costo de los productos y, a menudo, conduce a relaciones más sólidas con los proveedores.

Abastecimiento indirecto

Significa comprar bienes y servicios a través de intermediarios como distribuidores, mayoristas o agentes. Este modelo puede brindan acceso a una gama más amplia de productos y servicios, pero puede conllevar costos más elevados debido a los recargos de intermediarios.

Abastecimiento híbrido

Combina elementos de abastecimiento directo e indirecto. Este modelo se usa a menudo para artículos críticos o de gran volumen para controlar los costos y la calidad, mientras se emplea el abastecimiento indirecto para artículos menos críticos o de menor volumen para beneficiarse de la expertise y rangos de productos más amplios de los intermediarios.

Pasos clave en el proceso de abastecimiento

Cada empresa es única, por lo que no hay ningún proceso de abastecimiento de “talla única”. Sin embargo, las mejores prácticas tienden a incluir la mayoría de los siguientes pasos:

• Evaluar las necesidades de abastecimiento: use la experiencia e inteligencia basada en datos para ayudar a determinar las necesidades y demandas específicas de su empresa, incluidos los productos o servicios requeridos, cantidad y cronograma de entrega. Este paso define el alcance y los objetivos de sus actividades de determinación de fuente de abastecimiento.
• Identificar proveedores potenciales: lleve a cabo estudios de mercado para encontrar proveedores que cumplan con sus requisitos. Considere factores como la reputación, estabilidad financiera y capacidad de entrega del proveedor. Cuantificar los criterios de selección puede ayudar a optimizar el proceso.
• Emitir solicitudes de propuestas (RFP): emita RFP estandarizadas para proveedores potenciales detallando requisitos, cronogramas y criterios de evaluación. Esto permite a los proveedores enviar las propuestas más relevantes sobre cómo pueden satisfacer exactamente sus necesidades.
• Evaluar RFP: evalúe y preseleccione las propuestas recibidas según sus criterios. El uso de plataformas de compras corporativas electrónicas puede optimizar este proceso dando soporte a envíos y análisis digitales —para una comunicación más rápida y una toma de decisiones más eficiente—.
• Negociar contratos: comience negociaciones detalladas (y meticulosamente documentadas) con proveedores preseleccionados para finalizar los términos y condiciones. Este proceso se centrará en los grandes factores, como la determinación de precios, planes de entregas y condiciones de pago. Pero también debería considerar los compromisos por escrito en materia de transparencia y rendición de cuentas.
• Ejecutar contratos: formalice el acuerdo con el proveedor elegido a través de un documento contractual legalmente vinculante. Esto inicia oficialmente la relación con el proveedor —y no hace falta decir que debe obtener el asesoramiento legal adecuado para este paso—.
• Monitorear el rendimiento: monitoree continuamente el desempeño del proveedor a través de auditorías periódicas, revisiones y sesiones de feedback para garantizar que cumplan con los estándares acordados. Para obtener mejores resultados, aborde los problemas rápidamente y mantenga una postura fuerte y consistente —pero respetuosa—.

Beneficios de un abastecimiento eficaz

Dado que la competencia y la elección del cliente son lo que son en estos días, es esencial aprovechar cada oportunidad para crear ahorros, eficiencia y mayor visibilidad e integración.

• Ahorro de costos: se ha demostrado que las empresas que se adhieren a las estrategias de abastecimiento estratégico ahorran más de 8% de sus costos anuales en abastecimiento —aprovechando soluciones basadas en datos y comprometiéndose con un análisis holístico de sus operaciones—.
• Calidad del producto: nunca en la historia los clientes han tenido más vendedores para elegir. La competencia es feroz y un buen abastecimiento puede ayudar a bloquear bienes y servicios de calidad de sus proveedores. El feedback de calidad de los clientes también pueden admitir una mejor gestión de categorías, centrándose en el rendimiento de los proveedores en categorías de mercancías muy específicas.
• Previsibilidad y resiliencia de la cadena de suministro: si la pandemia nos enseñó algo, es la vulnerabilidad de las cadenas de suministro. Cuando los vínculos de proveedores en su cadena de suministro son sólidos y confiables, su negocio es más sólido.
• Riesgos reducidos: todo, desde desastres naturales hasta política, puede tener un impacto en la oferta y la demanda. Un buen abastecimiento ayuda a anticipar y responder rápidamente a una amplia variedad de riesgos. Además, las estadísticas recientes muestran que las empresas que usan facturas basadas en contratos y catálogos tienen una tasa un 60% más alta de gestión del compliance de los proveedores.
• Imagen de marca y lealtad: en el mundo de los negocios de hoy, el éxito se puede ganar o perder según la fortaleza de su reputación e imagen. Las relaciones transparentes con los proveedores y los estándares de abastecimiento inquebrantables pueden ayudar a proteger y promover su marca.

Desafíos del abastecimiento

Le guste o no, su negocio depende enormemente de proveedores confiables. Y con esa dependencia vienen algunos desafíos y obstáculos:

• Procesos largos de abastecimiento/onboarding de proveedores: tradicionalmente, la investigación de antecedentes, evaluaciones y aprobaciones han retrasado las compras corporativas. Optimizar el onboarding con procedimientos estandarizados y tecnología moderna en la nube puede ayudar a reducir estas ralentizaciones.
• Reducción de la calidad de los bienes: especialmente con los proveedores globales, incluso los socios confiables se pueden comprar o reestructurar de repente antes de que usted lo sepa. Las soluciones basadas en la nube que ofrecen visibilidad de los proveedores en tiempo real pueden ayudar a reducir las sorpresas.
• Riesgos contractuales: para minimizar los riesgos que provienen de descuidar la diligencia debida, los equipos de abastecimiento de hoy en día buscan plantillas personalizables, flujos de trabajo automatizados, seguimientos de auditoría detallados y la capacidad de colaborar fácilmente con las partes interesadas internas de la gestión de contratos.
• Exceso de dependencia del proveedor: es genial cuando tiene un proveedor en el que puede confiar y apoyarse. Pero las disrupciones inesperadas pueden producirse. Entonces, sí, sea leal a sus socios probados, pero siempre tenga unos cuantos suplentes examinados esperando en la banca.
• Relaciones débiles con los proveedores: como en todas las relaciones humanas, la complacencia es algo malo. La comunicación consistente y las estrategias y soluciones optimizadas de relación con los proveedores son esenciales para gestionar las expectativas y fortalecer las asociaciones —recompensando el buen rendimiento y detectando y abordando problemas potenciales antes de que sucedan—.

Cómo establecer una estrategia de abastecimiento exitosa

Establecer una estrategia de abastecimiento exitosa es crucial para optimizar el proceso de compras corporativas y lograr objetivos de negocio a largo plazo. Estos son los pasos clave implicados en el desarrollo de una estrategia de abastecimiento efectiva:

• Establecer objetivos: defina objetivos específicos e indicadores clave de rendimiento (KPI) para su estrategia de abastecimiento. Incluya los obvios, como la reducción de costos y el rendimiento de los proveedores. Pero asegúrese de alentar y recompensar objetivos como el liderazgo del equipo y la innovación.
• Analizar actividades de abastecimiento actuales y pasadas: las herramientas de gestión de datos y analíticas potenciadas por IA de hoy permiten fusionar conjuntos de datos históricos y en tiempo real en informes personalizados. Y no se olvide de preguntar a sus equipos en el campo. Es posible que su mejor información estratégica provenga de la planta de producción en lugar de la planta superior.
• Incorporar la investigación de mercado y los datos de la competencia: la información es poder. Haga de la “investigación” un foco central. Explore los sitios web y las redes sociales de su competencia. Escuche a sus clientes. Y siga las noticias en su sector y en el mundo. Incluso puede usar las mismas herramientas analíticas potenciadas por IA que usa en sus propios datos para brindar información estratégica sobre sus conclusiones de investigación de mercado externas.
• Llevar a cabo auditorías periódicas y supervisión del rendimiento: si no ha mantenido rigor al esperar que sus antiguos proveedores se sometan a una supervisión de rendimiento continua y auditorías periódicas, puede resultar incómodo hacerlo de repente. Pero es un paso esencial en el proceso. Aquí es donde implementar una estrategia de SRM consistente desde el principio puede ayudar a largo plazo.

Qué buscar en el software de abastecimiento

Al seleccionar un software de abastecimiento, asegúrese de que se alinee con las necesidades de su organización y pueda dar soporte de manera eficaz al proceso. Estas son algunas de las funciones y capacidades clave que debe buscar:

• Implementación en la nube: opte por una solución basada en la nube que ofrezca escalabilidad, flexibilidad y acceso remoto.
• Flujos de trabajo de gestión de procesos: asegúrese de que el software brinde flujos de trabajo sólidos para automatizar y optimizar varias actividades de abastecimiento, incluyendo onboarding y calificación de proveedores.
• Información estratégica integral sobre la cadena de suministro: el software debe ofrecer una visión de 360 grados de las actividades de la cadena de suministro, potenciando una mejor toma de decisiones y gestión de riesgos, e integrándose sin problemas con los sistemas existentes de ERP y gestión de negocios.
• Herramientas de gestión de costos: busque funciones que admitan el análisis detallado del desglose de costos y los cálculos del costo total de entrega para el abastecimiento global, incluyendo logística, aranceles de importación e impuestos.
• Herramientas de colaboración y comunicación: las soluciones de abastecimiento deben brindar herramientas que den soporte a su colaboración con los proveedores en toda la documentación, generación de informes, compliance, y más.
• Analíticas e informes avanzados: es esencial que pueda realizar un seguimiento del rendimiento en tiempo real, identificar tendencias y gestionar la sostenibilidad y la eficiencia desde una única plataforma.

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