Qué hace la RPA

La RPA utiliza bots de software para automatizar tareas repetitivas que normalmente demandan mucho tiempo a las personas. Estas tareas son simples y basadas en reglas, lo que significa que siguen instrucciones predefinidas y estructuradas para completarlas.

Estos bots interactúan con las aplicaciones de la misma manera que lo hacen los humanos —haciendo clic en botones, ingresando datos y moviendo archivos—, pero lo hacen mucho más rápido y con menos errores.

Entre las tareas comunes de RPA se incluyen:

• Ingreso y extracción de datos: automatiza la introducción y recuperación repetitiva de datos.
• Manejo de archivos y documentos: administra archivos y procesa documentos.
• Validación y comparación de datos: garantiza la precisión entre sistemas.
• Generación de informes: recopila y compila datos en informes.
• Procesamiento de transacciones: ejecuta operaciones rutinarias en los sistemas de negocios.

De manera crucial, la RPA opera a nivel de la interfaz de usuario, lo que significa que no altera los sistemas subyacentes ni requiere integraciones complejas. En cambio, funciona perfectamente con las aplicaciones existentes para agilizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia.

Por qué es importante la RPA

Los trabajadores de oficina dedican horas cada semana a tareas repetitivas, tales como el ingreso de datos y aprobaciones, que requieren poca creatividad o pensamiento crítico. Si estas tareas se automatizan, los empleados pueden enfocarse en trabajos de mayor valor, tales como la atención al cliente, la resolución de problemas y el análisis del negocio.

Los bots de RPA también pueden desempeñar un papel esencial en la transformación digital de una empresa, ya que funcionan en cualquier aplicación dentro de un conjunto tecnológico, incluyendo sistemas heredados. Debido a que imitan las acciones humanas en la interfaz de usuario, las organizaciones no necesitan recursos informáticos extensos, software personalizado ni acceso a API para automatizar procesos.

Cómo funciona la RPA

La RPA funciona a través de bots de software, que son programas diseñados para realizar acciones específicas sin intervención humana. El software de RPA instalado en escritorios o servidores crea, implementa y gestiona bots que operan en aplicaciones, sitios web y herramientas internas.

Para ejecutar tareas, estos bots imitan el comportamiento humano en la pantalla —hacen clic en botones, seleccionan menús e ingresan texto tal como lo haría una persona—. Los desarrolladores ciudadanos pueden grabar una secuencia de pasos mientras realizan una tarea y el sistema convierte estas acciones en flujos de trabajo repetibles que los bots ejecutan de manera eficiente y precisa. Este proceso se conoce como grabación de flujo de trabajo.

Después de crear un flujo de trabajo, un desarrollador ciudadano puede colaborar con un desarrollador de software para asegurarse de que cumpla con las mejores prácticas de programación y los requisitos de seguridad de su organización.

Tipos de RPA

Existen dos tipos principales de RPA:

• RPA no asistida: los bots ejecutan procesos de manera independiente, interactuando directamente con los sistemas informáticos. Los cronogramas o condiciones específicas activan los flujos de trabajo.
• RPA asistida: los bots trabajan con personas en procesos más complejos que no pueden ser completamente automatizados. Las personas inician los flujos de trabajo según sea necesario.

Aplicaciones comunes de la RPA: ejemplos y casos de uso

Una amplia variedad de industrias y funciones de negocios aplican RPA a sus procesos. Un caso de uso común es la actualización de registros de clientes. Estos son varios ejemplos donde está generando un valor significativo:

Finanzas

Los equipos de contabilidad utilizan bots sin asistencia para extraer datos de las facturas e ingresarlos en los sistemas ERP, conciliar extractos bancarios con registros internos y generar informes financieros según un cronograma. Estos bots funcionan en segundo plano sin ninguna intervención humana para procesar grandes volúmenes de documentos.

Recursos humanos

Los reclutadores de personal trabajan junto con bots con asistencia para elaborar propuestas de contratación, gestionar el onboarding y actualizar los registros de empleados, reduciendo drásticamente el tiempo de respuesta.

Operaciones

Los fabricantes y los equipos de la cadena de suministro utilizan tanto bots sin asistencia como con asistencia. Los bots sin asistencia se encargan de tareas rutinarias tales como actualizar el inventario y procesar órdenes de compra, mientras que aquellos con asistencia ayudan con flujos de trabajo más complejos como el manejo de excepciones.

Soporte al cliente

Las empresas con grandes redes de clientes se benefician de los bots sin asistencia que procesan pedidos y facilitan tickets de soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Este cambio de responsabilidad habilita a los agentes humanos para enfocarse en interacciones con clientes más complejas.

Desde un aumento en la productividad hasta menos errores, estos casos de uso de RPA destacan cómo los bots ofrecen un valor medible en las organizaciones.

RPA inteligente y automatización mejorada con IA

Más allá de los bots tradicionales, los agentes impulsados por IA ahora utilizan IA generativa para razonar a través de datos no estructurados (por ejemplo, interpretar la intención de un correo electrónico) antes de activar un flujo de trabajo de RPA. Como resultado, las organizaciones pueden automatizar flujos de trabajo más complejos, incluyendo el procesamiento de facturas en múltiples formatos, la extracción de información estratégica de documentos y la respuesta a comandos de voz o texto.

En otras palabras, la RPA inteligente extiende la automatización más allá de los flujos de trabajo estructurados, habilitando la automatización de tareas que anteriormente requerían juicio humano. La hiperautomatización eleva este concepto buscando orquestar procesos de negocios completos. Combina la RPA inteligente con la minería de procesos y las analíticas para crear un ecosistema de automatización conectado.

La hiperautomatización también busca continuamente formas de automatizar y optimizar. Este enfoque proactivo impulsa la eficiencia y acelera la transformación digital en toda la organización.

Planificación de un enfoque de RPA

Un enfoque de RPA exitoso comienza con una evaluación estratégica de los flujos de trabajo existentes. Identifique procesos y casos de uso donde la automatización no solo ahorra tiempo, sino que elimina cuellos de botella operativos y mejora la experiencia del cliente. El objetivo es identificar procesos repetitivos, basados en reglas y de alto volumen para priorizar aquellos en los que la automatización genera el mayor impacto en la eficiencia y ahorro de costos.

Las organizaciones pueden entonces diseñar e implementar bots utilizando plataformas modernas de RPA con herramientas de desarrollo low-code, lo que habilita a los empleados no técnicos para crear y ejecutar bots para sus propias tareas.

Planificar pensando en el rendimiento y la escalabilidad es esencial. Los líderes deben anticipar la gestión de cientos o miles de flujos de trabajo automatizados a lo largo del tiempo. La reevaluación y optimización continua garantizan que las automatizaciones se mantengan alineadas con las necesidades cambiantes del negocio y ofrezcan valor a largo plazo.

Desafíos y limitaciones

Si bien la RPA ofrece beneficios significativos, las organizaciones deben anticipar ciertos desafíos.

El mantenimiento puede ser exigente porque los bots dependen de elementos de la interfaz de usuario, lo que significa que incluso cambios menores en la aplicación pueden disrumpir las automatizaciones. Para garantizar la confiabilidad, son esenciales las actualizaciones regulares, el monitoreo continuo y una gobernanza sólida.

Excepciones tales como datos faltantes, violaciones de reglas o errores del sistema también representan un desafío. Resolverlas a menudo requiere intervención humana, lo que puede ralentizar los procesos si no se gestiona adecuadamente.

Además, escalar la RPA a través de varios departamentos o flujos de trabajo complejos puede ser difícil. Las organizaciones a menudo enfrentan problemas de integración y necesitan marcos de gobernanza para gestionar grandes implementaciones de bots.

Para superar los desafíos de escalabilidad, los líderes están adoptando estrategias de automatización de clean core, utilizando plataformas tales como SAP Build para garantizar que los bots permanezcan estables incluso durante actualizaciones importantes del sistema.

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