¿Qué son las compras corporativas? Una guía integral

La función de compras corporativas suele darse por sentada —hasta que algo la impide—. Responsable de mantener en movimiento los engranajes de una empresa, la función de compras corporativas garantiza que los materiales y suministros correctos estén disponibles cuando sea necesario. Operacionales en su foco, las compras corporativas no han sido consideradas una disciplina estratégica —hasta ahora—.

La contención de costos sigue siendo una prioridad, en particular dada la inflación y el aumento de precio de los suministros. Sin embargo, el control de costos es solo una de las presiones que hoy tiran abajo las compras corporativas. Tironeada entre la amenaza de faltantes de suministros y el gasto de almacenar inventario extra, la función de compras corporativas de alguna manera debe dar soporte a la resiliencia de la cadena de suministro, incluso cuando los eventos climáticos u otras disrupciones impiden las entregas. La necesidad de adquirir bienes sostenibles y cumplir con requisitos regulatorios en expansión implica que las empresas deben agregar una capa adicional de recopilación y escrutinio de datos a sus procesos de abastecimiento. A esa ecuación agréguele presiones y riesgos geopolíticos —con la consiguiente escasez de materiales— y de repente las compras corporativas están en el ojo de la tormenta.

Hoy, el rol del Chief Procurement Officer (CPO) ya no es una función de back-office que se ocupa principalmente de la reducción de costos y el compliance.

Definición de compras corporativas

Compras corporativas es una función de negocios vital, responsable de garantizar todos los bienes y servicios que necesita una organización. Para las empresas de fabricación, la disponibilidad del suministro es especialmente crítica, ya que es imposible crear productos terminados sin los materiales necesarios. Los departamentos de compras corporativas deben ponerse en contacto con las partes interesadas internas para recopilar sus proyecciones y requisitos, y luego obtener los mejores proveedores al mejor costo.

Gracias a los rollos de papiro que registran los detalles de suministro y transporte, la función de compras corporativas se puede rastrear hasta la construcción de las pirámides de Egipto. Con el tiempo, ha sufrido numerosas transformaciones —evolucionando desde simple tarea de mantenimiento de registros a una disciplina que requiere pensamiento estratégico y negociación—.

Durante la Revolución Industrial, las compras corporativas ganaron importancia dado que las florecientes operaciones de fabricación debían conseguir, comprar y transportar materiales. A mediados del siglo XX, cuando la economía tuvo un boom, las oportunidades y la licitación competitiva ayudaron a redefinir otra vez la práctica. Los individuos fueron capacitados en diversos aspectos de la gestión de la cadena de suministro, ganando estatus profesional. Compras corporativas pasó a ser considerada una función de gestión en lugar de administración.

Hoy, las compras corporativas están pasando de nuevo por una transformación drástica —posiblemente tan significativa como cualquiera de los cambios del pasado—.

¿Por qué las compras corporativas son tan importantes en el negocio de hoy en día?

Lo que antes era una función de gestión del back-office ahora está en el centro de la escena —es una socia estratégica en las complejas decisiones de la alta gerencia—.

El área de compras corporativas también controla una gran parte de los costos de una empresa —del 40% al 80% según algunas estimaciones—, así que es esencial para consideraciones presupuestarias. Pero las prácticas efectivas de compras corporativas también mejoran la evaluación de riesgos, supervisión de proveedores, y el potencial de creación de valor dentro de la cadena de suministro.

Estos son algunos de los motivos clave por los cuales la función de compras corporativas es importante en el negocio:

• Ahorro de costos: las compras corporativas son la primera línea de defensa para reducir costos y estabilizar el flujo de efectivo en un negocio y así afectar márgenes de ganancias y resultados finales. Un competitivo abastecimiento de productos y negociación de contratos pueden generar ahorros de costos significativos. Además, la optimización de los procesos de compra puede tener un impacto real en los resultados financieros.
• Calidad: abastecerse de las materias primas correctas en el momento correcto es crucial para fabricar productos de alta calidad. La calidad abarca todos los aspectos del proceso de compras corporativas, ya que la elección de materiales y proveedores impacta directamente en la calidad de productos y servicios. Priorizar la calidad es clave para mitigar los riesgos relacionados con reputación, producción y preocupaciones legales.
• Alineación de objetivos: el abastecimiento estratégico alinea las compras corporativas con los objetivos de una empresa. Por ejemplo, si mejorar la agilidad y resiliencia es un valor central de su negocio, las herramientas para cumplir con estos objetivos deben estar incorporadas en su proceso de compras corporativas. Un detallado análisis del mercado, así como de sus requisitos internos, puede ayudar a identificar a los proveedores mejor posicionados para cubrir sus necesidades.
• Mitigación de riesgos: en cada paso del proceso de compras corporativas puede haber un riesgo —desde un análisis de necesidades impreciso hasta problemas de entrega de los proveedores—. El riesgo adicional proviene de tener respuestas ineficaces a las obligaciones de compliance, estándares éticos poco claros, incidentes relacionados con el clima, disrupciones globales, y desafíos similares. Los actuales procesos de compras corporativas potenciados por tecnología pueden brindar la visibilidad necesaria para identificar, evaluar y mitigar los riesgos de manera proactiva.
• Sostenibilidad y ética: el equipo de compras corporativas debe alinearse con los valores de su empresa en torno a impacto en el entorno, abastecimiento ético, compromisos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG), y más, para garantizar el compliance y protegerse contra riesgos, daño a la reputación y gastos innecesarios. Gestionar un abastecimiento y compliance sostenibles es una responsabilidad clave de la función de compras corporativas.

La gestión de riesgos en compras corporativas es fundamental

Explore los resultados de un nuevo estudio sobre la gestión de riesgos y la resiliencia en las funciones de compras corporativas.

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Tipos de gestión de compras corporativas

Hay cuatro tipos principales de compras corporativas:

1. Compras corporativas directas: incluye comprar cualquier cosa que brinde soporte directamente a la producción de los bienes que vende una empresa, incluyendo materias primas, componentes, piezas, servicios, y artículos al por mayor. Todas ellas impactan en ingresos, crecimiento y reputación, así que las relaciones con el proveedor son cruciales en las compras corporativas directas.
2. Compras corporativas indirectas: todo lo que no esté directamente relacionado con la producción, incluyendo materiales, bienes y servicios para uso interno y operaciones de negocio diarias, caen dentro de las compras corporativas indirectas. Esto incluye artículos tales como insumos de oficina, servicios públicos y gastos de viaje.
3. Compras corporativas de bienes: tanto las compras corporativas directas como indirectas pueden caer dentro de las compras corporativas de bienes, incluyendo abastecerse de cualquier objeto tangible, sea terminado o no —todo lo que va desde equipamiento hasta materias primas y sillas de oficina—.
4. Compras corporativas de servicios: los servicios profesionales basados en personas, tales como consultorías, agencias, estudios de abogados, TI tercerizada, servicios de seguridad, entrega de software como servicio (SaaS) y reparación de instalaciones, caen dentro de las compras corporativas de servicios. Son necesarios para tener un flujo de trabajo eficiente y cubrir cualquier brecha de personal.

Doce pasos en el proceso de compras corporativas

Si bien el proceso de compras corporativas puede variar de una empresa a otra, generalmente incluye los siguientes doce pasos:

1. Identificar necesidades: el primer paso de cualquier proceso de compras corporativas es identificar los materiales, productos, software o servicios específicos necesarios debido a faltantes, nuevos proyectos o requisitos operativos habituales. Esta etapa incluye la planificación y proyección de la demanda.

2. Conseguir proveedores: la investigación y evaluación de los potenciales mejores proveedores para las necesidades de su negocio ocurre al principio del proceso de compras corporativas. Desarrollar proveedores alternativos puede ayudar en la gestión de riesgos dándole opciones en caso de faltantes o disrupciones.

3. Enviar una solicitud de compra: el envío de una solicitud de compra con especificaciones tales como precio, plazo y cantidad para su evaluación y aprobación interna dispara el proceso de compra.

4. Evaluar y seleccionar proveedores: elegir al mejor proveedor a través de un proceso de licitación competitivo, como presentar una solicitud de propuesta (RFP), una solicitud de oferta (RFQ), subastas electrónicas o "tres pujas y una compra", implica evaluar el costo de los proveedores, así como su calidad, reputación, confiabilidad, velocidad y sostenibilidad.

5. Negociar precio y condiciones: después de seleccionar a un proveedor, el equipo de compras corporativas negocia varias condiciones, incluyendo precio, cantidad, plazos de entrega y términos de pago.

6. Crear un pedido de compra (PO): una vez que se ha elegido un proveedor y se han acordado las condiciones, la empresa emite un PO formal para ese proveedor donde se detallan los bienes, servicios y condiciones exactos incluidos en el pedido.

7. Recibir bienes y chequear la calidad: cuando se han recibido los bienes, el siguiente paso es garantizar que su calidad y cantidad coincidan con lo que se pidió, inspeccionándolos cuidadosamente en busca de daños o errores.

8. Procesar la factura y cumplir con las condiciones de pago: tras confirmar que una entrega de bienes ha pasado el control de calidad y cantidad, la factura del proveedor se puede procesar a través de las cuentas a pagar (AP) para garantizar el pago puntual. Dependiendo de las condiciones del contrato, se pueden aplicar descuentos por pago anticipado y se puede utilizar una variedad de métodos de pago.

9. Establecer y gestionar buenas relaciones con el proveedor: esto es estratégico para que el equipo de compras corporativas construya relaciones positivas continuas con los proveedores. Los beneficios incluyen un mejor rendimiento, condiciones, descuentos, colaboración y confiabilidad del proveedor.

10. Gestionar contratos: la gestión de contratos de compras corporativas incluye monitorear contratos, garantizar el compliance y renegociar condiciones según sea necesario. Es importante identificar y abordar los problemas potenciales, garantizar que se estén obteniendo los ahorros negociados —y alcanzar sus resultados finales—.

11. Gestionar el riesgo: parte de lo que hace que el equipo de compras corporativas sea tan central para una organización es su rol en la gestión de riesgos. Es esencial anticipar y gestionar problemas potenciales, tales como faltantes o disrupciones de la cadena de suministro, e implementar medidas para mitigarlos. Estar al día con regulaciones y requisitos —y detectar cualquier amenaza de incumplimiento— también es un componente esencial de la gestión de riesgos.

12. Evaluar y analizar: este paso final del proceso de compras corporativas es continuo. Evaluar y analizar los KPI de compras corporativas para identificar brechas y descubrir nuevas oportunidades de ahorro y de reducción de riesgos juega un rol clave en el éxito del negocio.

Estos doce pasos suelen considerarse el ciclo de vida de las compras corporativas —ya que las tareas se suceden unas a otras y el proceso es continuo—. Un exitoso ciclo de vida de compras corporativas requiere integración con otras áreas clave del negocio, tales como presupuestos, proyecciones y gestión de la cadena de suministro.

Compras corporativas vs. compras y otros flujos de trabajo relacionados

Muchas organizaciones usan indistintamente los términos "compras corporativas", "compras", "abastecimiento" y "gestión de la cadena de suministro", pero no son lo mismo. Estas son sus diferencias:

Compras corporativas vs. compras: las compras son la parte del proceso de compras corporativas que se enfoca en las transacciones. Incluye negociación, pedido de productos, recepción de bienes y servicios, y envío de pagos. Si bien las compras son una parte crucial, el proceso general de compras corporativas es mucho más amplio.

Compras corporativas vs. abastecimiento: el abastecimiento es una parte esencial de la etapa inicial del proceso general de compras corporativas, que abarca identificar necesidades, encontrar proveedores, enviar solicitudes de compra, evaluar y seleccionar proveedores, y negociar precios y condiciones. La etapa de abastecimiento es donde se pueden construir relaciones sólidas con el proveedor.

Compras corporativas vs. gestión de la cadena de suministro: las compras corporativas son la parte del proceso general de gestión de la cadena de suministro que se enfoca en la adquisición de los bienes y servicios necesarios para fabricar productos y mantener las operaciones internas. Compras corporativas interactúa dinámicamente con otros segmentos de la cadena de suministro tales como logística, gestión de inventario y planificación de la demanda.

Gestión de compras corporativas sostenibles

Las compras corporativas sostenibles, que integran los criterios de ESG dentro de las prácticas y toma de decisiones de compras corporativas, no son solo una tendencia; son una consideración crítica.

Los desafíos de las compras corporativas sostenibles incluyen mantener la complejidad y transparencia de la cadena de suministro, medir el rendimiento, garantizar el compliance de los estándares y generar capacidad. Abastecerse de materiales con baja intensidad de emisiones, tales como aluminio y plástico reciclados y acero verde, ya es bastante difícil, y lo será aún más. Por su parte, cada vez más los clientes quieren comprar marcas que puedan demostrar su buena fe en sostenibilidad, haciendo de las compras corporativas sostenibles una parte integral del negocio.

Tome como ejemplo un solo aspecto de las compras corporativas sostenibles: reducir las emisiones de la cadena de suministro. El proceso puede tardar años, así que comenzar la transición ahora hará que las empresas sean más competitivas y resilientes en el futuro.

Estos son algunos ejemplos de compras corporativas sostenibles:

• Abastecimiento o compras corporativas ecológicos: implica la compra estratégica de productos y servicios con un menor impacto ambiental. Las compras corporativas ecológicas incluyen eliminar plásticos de un solo uso y otros artículos desechables, incorporar materias primas recicladas o supracicladas, y adoptar tecnología y combustible limpios. Las compras corporativas ecológicas pueden reducir costos de producción, contribuir a las iniciativas de responsabilidad social corporativa de su empresa, e incluso aumentar las ventas atrayendo a los consumidores ambientalmente responsables.
• Materiales de origen ético: las compras corporativas sostenibles se basan en el abastecimiento ético. Esto significa comprar productos de empresas que garanticen salarios dignos, ofrezcan buenas condiciones de trabajo, no estén involucradas en el trabajo infantil, contribuyan positivamente a las comunidades de las que son parte, y cumplan con otros estándares éticos.
• Huella de carbono y consumo de energía reducidos: bajar las emisiones de carbono el consumo de energía de su empresa no se trata solo de reducir las emisiones creadas directamente por las operaciones diarias de fábricas y transportes; también se trata de reducir las emisiones a lo largo de toda su cadena de suministro.

IA en compras corporativas: automatización e información estratégica más inteligentes

La IA en compras corporativas puede automatizar y optimizar tareas complejas tales como análisis de gastos, gestión de contratos, abastecimiento estratégico y gestión de compliance. También puede dar soporte a analíticas y decisiones más inteligentes; ayudar a detectar oportunidades, ahorros de costos potenciales y anomalías; y hacer que sea más fácil identificar nuevos proveedores —al tiempo que ayuda a eliminar el fraude en compras corporativas y a reducir errores—.

La IA también se puede utilizar para crear valor de negocio deconstruyendo lo que el negocio necesite renovar, desafiando los procesos establecidos, aprovechando el conocimiento de nuevos puntos de referencia, y diseñando la cadena de suministro de maneras nuevas y diferentes.

La IA generativa también tiene un gran potencial para las compras corporativas. Su capacidad para automatizar tareas, brindar información estratégica y mejorar la transparencia da soporte a la eficiencia, productividad y una mejor selección y gestión de proveedores. La IA generativa también puede ayudar a mitigar riesgos y reducir gastos.

Usar IA para dar soporte a las compras corporativas a fin de tomar mejores decisiones, identificar nuevas oportunidades, automatizar tareas y mejorar la eficiencia operativa implica que su equipo se pueda enfocar en aquellas cosas donde su expertise humano es más valioso.

IA en compras corporativas: una guía integral

La IA está trayendo nuevas y emocionantes oportunidades y transformando procesos y prácticas de compras corporativas largamente establecidos.

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Qué buscar en el software de compras corporativas

Al seleccionar software de compras corporativas, priorice las herramientas que no solo digitalizan y optimizan esos procesos sino que también mejoran su toma de decisiones estratégicas. El software ideal debería presumir de tener una sólida infraestructura basada en la nube y capacidades de inteligencia artificial, las cuales simplifican las tareas de compras corporativas complejas. Las características esenciales incluyen interfaces fáciles de usar, una integración fluida con los sistemas existentes de finanzas y de cadena de suministro, y analíticas integrales para un análisis de gastos en profundidad.

Opte por soluciones que brinden información estratégica e informes en tiempo real, las cuales facilitan la gestión proactiva de las actividades de compras corporativas. Asegúrese de que el software sea escalable, pueda evolucionar con su negocio, y contribuya activamente a la trayectoria de crecimiento de su empresa.

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