Resumen sobre planificación y análisis financiero

Para competir y prosperar en el mundo de los negocios de hoy, usted debe ser capaz de adaptarse rápidamente —y desarrollar una estrategia de negocio optimizada y resiliente—. Se requiere que los analistas y profesionales de planificación financiera prevean oportunidades y brinden información estratégica precisa y basada en datos para ayudar a fundamentar la planificación y la toma de decisiones confiables en toda la empresa.

FP&A significado y definición

La planificación y análisis financiero (FP&A) es un conjunto de actividades de planificación, proyección, presupuesto y análisis que dan soporte a las principales decisiones de negocio de una empresa y la salud financiera general. Con un software para FP&A corporativo, los equipos de finanzas pueden combinar en un solo lugar datos financieros, operativos y externos (como tendencias de mercado). El departamento financiero puede analizarlo todo —y obtener la información estratégica detallada que necesita para planificar el futuro y guiar una toma de decisiones más rentable—.

Este video explica el significado e importancia de la planificación y análisis financiero (FP&A) en el entorno de negocios moderno.

Las herramientas para FP&A pueden ayudar a los profesionales de finanzas a:

• Brindar a los líderes de negocio un análisis y asesoramiento financiero rápido y preciso.
• Prever el impacto de las decisiones potenciales sobre el flujo de efectivo y la rentabilidad
• Evaluar y supervisar la salud financiera general de la empresa y las inversiones
• Construir y mantener modelos y proyecciones de finanzas detallados
• Crear planes financieros ágiles e integrados para múltiples escenarios
• Colaborar con departamentos para preparar y consolidar presupuestos
• Alinear la estrategia corporativa con la ejecución y realizar un seguimiento del rendimiento
• Identificar y evaluar nuevas oportunidades de ingresos y riesgos
• Y mucho más

La planificación y análisis financiero suele formar parte de un sistema para gestión financiera más amplio —que también incluye funcionalidades para contabilidad, gestión del flujo de efectivo e ingresos, gobernanza, riesgo y compliance (GRC) y otros procesos financieros centrales—. Asimismo, la FP&A puede formar parte de una solución analítica independiente que se integra con otros sistemas empresariales, tales como el ERP. De cualquier manera, la FP&A ha evolucionado desde hojas de cálculo básicas y cálculos manuales a ser soluciones modernas basadas en la nube que usan inteligencia artificial (IA), automatización y analíticas avanzadas para superar los desafíos financieros de un mundo rápidamente cambiante.

El surgimiento de la xP&A

En 2020, Gartner lanzó el concepto de xP&A —que significa "planificación y análisis extendidos"—. La xP&A aprovecha lo mejor de las capacidades de planificación y análisis financiero (FP&A), tales como proyecciones, planificación continua, analíticas avanzadas y monitoreo del rendimiento, y las extiende a toda su empresa, eliminando los silos entre departamentos y sincronizando los planes. Las soluciones de xP&A basadas en la nube conectan al personal y unifican los datos entre las áreas operativas centrales tales como finanzas, cadena de suministro, RR. HH. y ventas.

De los informes a la gestión: IA para la FP&A moderna

En un nivel básico, la IA aporta una capa más inteligente y conversacional a la FP&A —convirtiendo los informes periódicos en un ciclo continuo y prescriptivo—. Con IA generativa y consultas en lenguaje natural, los CFO pueden plantear preguntas sencillas en su idioma, tales como “¿Qué afectó el margen bruto el trimestre pasado y qué palancas tenemos?” y recibir al instante comentarios, elementos visuales y acciones sugeridas listos para el nivel ejecutivo.

En su funcionamiento interno, los modelos fusionan datos financieros con señales operativas (órdenes, inventario, pipeline, fuerza laboral) y señales externas (noticias, sentimiento) para detectar cambios de forma temprana, generar escenarios hipotéticos específicos y recomendar acciones prácticas de precios, mezcla, capacidad y gasto. Cuando estas capacidades se basan en datos empresariales unificados y se conectan directamente con los sistemas operativos centrales, la FP&A puede activar repronósticos enfocados, sincronizar planes entre funciones y devolver las decisiones a la ejecución para cerrar el ciclo. El resultado: ciclos más cortos, menos sorpresas y una mejor asignación de recursos —para que finanzas lidere el cambio y no solo lo reporte—.

Pasos básicos del proceso de FP&A

El proceso de FP&A es un ciclo continuo de recopilación y análisis de datos. A medida que las empresas crecen y se expanden a nuevos mercados, y en tiempos de volatilidad del mercado y cambios rápidos, el proceso se vuelve más complejo. Hay que recopilar más datos y realizar más análisis —por lo que muchas empresas grandes y medianas han formado áreas específicas de FP&A dentro de sus departamentos de finanzas—. Pero a pesar de la creciente complejidad, el proceso de FP&A incluye los mismos cuatro pasos básicos:

1.  Recopilación, consolidación y verificación de datos: el primer paso del proceso de FP&A consiste en recopilar datos financieros y operativos provenientes de sistemas de ERP, almacenes de datos y otras soluciones de negocios. Además, también se los puede recopilar fuera de la empresa —por ejemplo, datos demográficos, económicos y de mercado más amplios—. Una vez recopilados todos los datos necesarios, deben ser consolidados, estandarizados y verificados. La precisión de planes, proyecciones, presupuestos y análisis depende de la calidad e integridad de los datos que usan —así que este paso es absolutamente esencial—. Esto también consume mucho tiempo, por lo cual las empresas ahora recurren a soluciones potenciadas por IA que pueden automatizar muchas de estas tareas.

2.  Planificación y proyección: en este paso, los analistas de FP&A usan los datos preparados a fin de crear proyecciones financieras que prevean el rendimiento de la empresa en el futuro y determinen si está yendo en la dirección correcta. Las proyecciones financieras incluyen las de ventas, flujo de efectivo y más. Los modelos de proyección financiera también se usan para probar diversos escenarios, simular el impacto de diferentes variables y determinar el mejor curso de acción para impulsar los resultados correctos. Los métodos de planificación financiera más utilizados incluyen:

• Planificación predictiva: mediante la planificación predictiva, los profesionales de FP&A crean un modelo a partir de grandes conjuntos de datos de rendimiento pasado. Luego, este modelo de proyección de serie cronológica se usa para prever el rendimiento futuro. Las analíticas predictivas potencian las herramientas de planificación, especialmente cuando están integradas en una sola solución y aumentadas con IA y machine learning.
• Planificación basada en impulsores: aquí los analistas identifican los impulsores de negocio clave de una empresa (es decir, las cosas que son más importantes para su éxito) —y luego crean una serie de planes que muestran matemáticamente cómo estos se verían afectados por diferentes variables—.
• Planificación de múltiples escenarios: la planificación y el análisis de escenarios es el método de planificación que usan cada vez más las empresas en la actualidad. En la planificación de múltiples escenarios, los analistas hacen suposiciones sobre lo que podría suceder en el futuro. Anticipan consecuencias y luego crean un plan para responder a cada escenario plausible. Dichos modelos y proyecciones financieras se utilizan para crear los planes financieros y operativos necesarios para lograr objetivos estratégicos globales, tales como los ingresos brutos y netos a corto y largo plazo.

3.  Presupuesto: en esta etapa, los profesionales de FP&A calculan los gastos necesarios para ejecutar el plan corporativo en base a los ingresos del plan estratégico. Luego, asignan un presupuesto de gastos a cada unidad o función de negocio —así como los ingresos y el flujo de efectivo que se espera que generen—. Los responsables colaboran con cada departamento y luego unifican los presupuestos acordados dentro de un solo presupuesto maestro. Por lo general, el presupuesto de la empresa se crea anualmente y las actualizaciones se realizan trimestralmente a medida que cambian las condiciones financieras. Sin embargo, para responder mejor a las condiciones volátiles del mercado, muchas empresas han adoptado actualmente ciclos de presupuestos continuos que se actualizan con frecuencia con previsiones y proyecciones continuas. Algunas organizaciones también han adoptado presupuestos con base cero, lo cual evita el gasto excesivo evaluando continuamente qué gastos son necesarios y cuáles no.

4.  Monitoreo y analíticas de rendimiento: para asesorar a la empresa y dar soporte a la toma de decisiones, los equipos de FP&A analizan los datos financieros y monitorean continuamente el rendimiento —incluyendo ventas, gastos, ganancias, capital circulante, flujo de efectivo y otros KPI—. Responden a consultas ad hoc y traducen las cifras a una narrativa —o historia de datos— para ayudar a los tomadores de decisiones a comprender cada situación y realizar acciones fundamentadas.

Los analistas de FP&A también generan informes regulares y visualizaciones de datos, y realizan actividades tales como el análisis de rentabilidad —que incluye futuras proyecciones de ganancias y puede responder preguntas como “¿Qué productos y servicios serán más rentables el próximo año y ahora?” o "¿Debemos tercerizar la producción o mantenerla internamente?"—.

Soluciones y tecnologías modernas de FP&A

La FP&A es una de las máximas prioridades para los CFO y líderes de finanzas, y es fácil ver por qué. La automatización, la inteligencia artificial y la nube están cambiando las reglas de juego —haciendo que los planes, presupuestos y proyecciones sean más precisos y las analíticas financieras más poderosas—. Las empresas que usan estas tecnologías en sus actividades de FP&A tienen una bola de cristal mucho más clara que sus competidores. Es una ventaja increíble.

Nube: tradicionalmente, el software para FP&A se implementaba on-premise, pero las soluciones basadas en la nube ofrecen muchas oportunidades. Pueden conectarse a más fuentes de Big Data que sus contrapartes on-premise, se puede acceder a ellas desde cualquier lugar, brindan fácil colaboración y son escalables y rentables. En muchos casos, los avances recientes en la seguridad de la nube también han hecho que los datos estén más protegidos allí que en un almacén on-premise.

IA y machine learning: las herramientas para planificación y análisis financiero que se aumentan con IA y machine learning son sumamente beneficiosas para los analistas de FP&A. No solo pueden ayudar a los usuarios a analizar más tipos de Big Data de más fuentes, sino que también pueden descubrir tendencias, patrones, correlaciones e información estratégica que de otro modo podría pasar desapercibida. La IA y el machine learning mejoran drásticamente la precisión de las proyecciones financieras —y potencian las analíticas predictivas, los informes de autoservicio y la planificación de múltiples escenarios—.

Automatización robótica de procesos: los analistas de FP&A suelen dedicar una gran cantidad de tiempo a obtener, agregar y dar formato a los datos. La RPA, potenciada por IA y machine learning, automatiza muchas de estas tareas manuales —acelerando los tiempos de procesamiento y reduciendo los errores a lo largo del camino—. También puede automatizar análisis, proyecciones, modelado predictivo e informes, liberando a los miembros del equipo para que se enfoquen en tareas con mayor valor agregado, tales como interpretar resultados y asesorar a la empresa.

El futuro de la FP&A

Desde disrupciones de las cadenas de suministro hasta la incertidumbre económica y política, los últimos años nos han demostrado que de lo único que podemos estar seguros es del cambio. Para enfrentar estos desafíos, los departamentos de finanzas de hoy deben tener acceso a la información y los datos correctos —y obtenerlos en el momento correcto—.

Las empresas modernas están sintiendo una mayor urgencia por implementar herramientas y soluciones inteligentes de FP&A, potenciadas por IA y analíticas avanzadas. La información estratégica en tiempo real basada en datos ayuda a los actuales líderes de finanzas y de negocio a automatizar y optimizar sus procesos, tomar decisiones más fundamentadas y prepararse para un futuro de planificación autónoma.

A medida que los negocios se aceleran y se tornan más competitivos, las empresas necesitan la capacidad de proyectar con mayor velocidad y precisión. Deben trabajar con presupuestos más ágiles y encontrar formas nuevas y creativas de impulsar la rentabilidad, resiliencia y continuidad del negocio.

En todo el mundo, los mejores líderes financieros están trabajando duro para derribar barreras a la adopción tecnológica —implementando estrategias de gobernanza de datos distribuidos y estableciendo "versiones suficientes de la verdad" para avanzar hacia el futuro con confianza y fortaleza—.

Resumen

A medida que las empresas se tornan cada vez más competitivas y complejas, puede esperar que las soluciones de FP&A evolucionen para cumplir con los nuevos desafíos:

• Las herramientas para FP&A se integrarán de manera fluida con una cantidad aún mayor de fuentes de datos y sistemas de negocios.
• Las plataformas basadas en la nube se convertirán en el método de entrega elegido del software para FP&A.
• Las soluciones de IA aportarán mayor velocidad, precisión y eficiencia a los procesos de FP&A.
• La planificación y el análisis extendido (xP&A) ayudarán a eliminar obstáculos a la colaboración —tanto dentro como fuera de la empresa—.