Resumen sobre sistemas para seguimiento del aspirante

Un sistema de seguimiento de aspirantes (ATS) es una aplicación de software para recursos humanos (RR. HH.) que ayuda a las organizaciones a gestionar digitalmente tareas de selección de personal y contratación. Sirve como base de datos central para la información de puestos y postulantes donde se gestionan los requerimientos de empleo, las ofertas de empleo y las solicitudes de empleo, y donde se verifican y seleccionan aspirantes.

Un ATS da soporte a la realización de tareas comunes, tales como creación de descripciones de puestos, publicación de puestos en sitios de desarrollo de carrera profesional y portales de empleo, escaneo de currículums, cronograma de entrevistas, recopilación de comentarios, realización de verificaciones de antecedentes, y generación de cartas de oferta con firmas electrónicas.

El sistema también gestiona la experiencia de los solicitantes de empleo. Esto incluye la búsqueda de puestos de trabajo, la solicitud on-line y la verificación del estado de una solicitud, así como la generación de notificaciones para los postulantes.

¿Qué hace un sistema de seguimiento de aspirantes?

Un ATS actúa como una base de datos para los solicitantes de empleo, automatizando y gestionando los flujos de trabajo asociados con el proceso de selección de personal. Permite que los gerentes de contratación y selección de personal recorten el volumen de currículums recibidos para que puedan enfocar su tiempo en los aspirantes más calificados.

Con la capacidad de programar reglas de negocio dentro de un ATS, las empresas pueden asegurarse de seguir las mejores prácticas de contratación protegiendo a la vez los datos personales que envían los aspirantes.

¿Quién usa un sistema de seguimiento de aspirantes?

Empresas de todos los tamaños y sectores usan sistemas de seguimiento de aspirantes para organizar, buscar y comunicarse con los solicitantes de empleo y gestionar su proceso de solicitud de empleo. Si bien antes era del dominio de empresas más grandes de la lista Fortune 500 debido a los costos y requisitos de infraestructura asociados, hoy las organizaciones más pequeñas pueden aprovechar el ahorro de costos de las ofertas de software como servicio (SaaS) en la nube.

¿Por qué es importante un ATS?

Un ATS acelera el proceso de contratación. Pasando de procesos off-line y basados en papel a un proceso digital automatizado, las tareas de selección de personal y contratación se optimizan, liberando tiempo y garantizando que se sigan prácticas de contratación justas y más adecuadas.

Estos son algunos ejemplos de cómo un sistema de seguimiento de aspirantes puede beneficiar a una organización:

• Más aspirantes: un ATS facilita a los solicitantes de empleo la búsqueda y postulación on-line, aumentando el número general de solicitudes.
• Ciclos de contratación más rápidos: los selectores de personal pueden buscar postulantes en todo el pipeline rápidamente, seleccionar a quienes son de interés e invertir su tiempo en trabajos de mayor valor, tales como entrevistas de evaluación, referencias y ofertas.
• Mayor colaboración con las partes interesadas: durante la etapa de entrevistas, los gerentes de contratación evalúan y brindan feedback sobre los postulantes dentro del ATS. Las reglas de negocio se pueden configurar para automatizar el avance de los postulantes por las etapas de evaluación y contratación.

La evolución de los sistemas de seguimiento de aspirantes

Antes de internet, las ofertas de empleo se anunciaban en avisos clasificados de los periódicos y publicaciones de la industria. El proceso se basaba en papel, lo cual hacía que fuera lento y difícil de gestionar. Los aspirantes al puesto no podían determinar fácilmente el estado de una solicitud. Los selectores de personal y gerentes de contratación —debido al gran volumen de solicitudes en papel— no podían identificar a los aspirantes más calificados.

Con las tecnologías digitales y on-line, solicitar un trabajo se hizo mucho más fácil. Los sitios web de empleo globales promovieron oportunidades en todo el mundo. De repente, la selección de personal se volvió una cuestión de volumen.

Los primeros sistemas de seguimiento de aspirantes se desarrollaron a finales de la década de 1990 y se alojaron on-premise. Los sistemas se enfocaban en procesar y almacenar la gran cantidad de currículums recibidos y, al mismo tiempo, garantizar el compliance y la consistencia en las prácticas de contratación. Los selectores de personal y gerentes de contratación también sentían el impacto de un volumen tan alto de aplicaciones y pronto estos sistemas evolucionaron para dar soporte a la preselección de personal, el escaneo de currículums, el análisis, las notificaciones automatizadas y las analíticas.

En la actualidad, los sistemas de seguimiento de aspirantes se implementan principalmente en la nube y se ofrecen como una solución de software como servicio, o SaaS, con capacidades de IA. Un ATS basado en la nube elimina los altos costos de implementación y los procesos ineficientes, reduciendo así la dependencia de TI.

La tecnología de ATS ha evolucionado para dar soporte a los requisitos modernos de contratación, que pueden incluir:

• Flujos de trabajo con el soporte de IA: optimice la contratación con emparejamiento impulsado por IA, selección automatizada, cronograma de entrevistas y gestión digital de ofertas para acelerar las decisiones y dar soporte a la planificación de la fuerza laboral.
• Selección virtual: brinde soporte al lugar de trabajo remoto y a iniciativas de selección de personal tales como sitios de carrera, comunicación con postulantes, ofertas y entrevistas.
• Selección masiva: atraiga, evalúe y contrate rápido grandes volúmenes de aspirantes para industrias específicas tales como cuidado de la salud, alimentos, e-commerce y tecnología.
• Grandes volúmenes de aspirantes: evalúe grandes cantidades de aspirantes para vacantes específicas.
• Selección interna: identifique empleados para fomentar el progreso interno.
• Diversidad e inclusión: garantice la alineación con las iniciativas de contratación de la empresa y las prácticas de selección de personal no sesgada.

Un ATS brinda soporte al proceso de selección de personal, desde la publicación de una oferta de empleo hasta la presentación de una carta de oferta. Dado que los datos de selección de personal son datos personales, los sistemas de seguimiento de aspirantes también ayudan a las empresas a mantener el compliance con la legislación de protección de datos, como el RGPD.

Casos de uso para un ATS

Los selectores de personal son los usuarios más activos de un ATS. Usan el sistema diariamente para gestionar las solicitudes de empleo, publicar ofertas, evaluar a los aspirantes y gestionar la progresión de los postulantes a través de las etapas de selección de personal y contratación.

Los gerentes de contratación usan un ATS para participar en el proceso de contratación. El sistema les brinda acceso directo a las solicitudes de trabajo activas para evaluar las descripciones de los puestos, los aspirantes y los currículums, y para ver el estado de cada candidato. La información se genera desde el ATS para preparar y llevar a cabo entrevistas, así como para almacenar comentarios cuantitativos y cualitativos después de una entrevista.

Los postulantes usan el ATS para buscar y solicitar empleos, verificar el estado de una solicitud y aceptar ofertas de trabajo.

Qué buscar al considerar un ATS

Los sistemas de seguimiento de aspirantes se ofrecen como soluciones independientes o pueden incluirse como parte de una plataforma para software de selección de personal integral que incluya capacidades para gestión de relaciones con el postulante (CRM).

El software de CRM con frecuencia se usa en paralelo con un ATS. Pero a diferencia de un ATS, estos sistemas se usan para atraer talento y construir relaciones con los aspirantes que han pasado al estado de postulante. Los sistemas para gestión de relaciones con el postulante se enfocan en la interacción y la creación de una experiencia de selección positiva.

Algunas organizaciones prefieren la simplicidad de una aplicación de ATS independiente para la gestión de los datos del postulante. Sin embargo, esta opción presenta algunas limitaciones. Si bien alcanzan para procesar a postulantes activos, estos sistemas no brindan las capacidades necesarias para captar ni nutrir al talento pasivo.

El software para selección de personal que incluye funcionalidades de ATS y CRM brinda la mayor flexibilidad y eficiencia a lo largo de todo el proceso de applicant-to-candidate. Los beneficios combinados incluyen:

• Acceso a sitios web de carrera avanzados
• Páginas de destino personalizadas
• Campañas de marketing por correo electrónico
• Reservas de talento más grandes
• Mayor interés e interacción con la lista corta de postulantes
• Ciclos de contratación más rápidos
• Mayor colaboración con las partes interesadas internas

Una solución de punta a punta para selección de personal reduce costos y elimina la complejidad de gestionar varios sistemas en paralelo.

Algunas consideraciones adicionales incluyen:

• Escalabilidad: las necesidades de contratación de una organización fluctuarán, por lo tanto el software debe ser ágil y escalable.
• Integración: determine de antemano cómo se integrará la tecnología con otro software para selección de personal, así como con la infraestructura tecnológica de recursos humanos en general. Estas integraciones darán soporte a la eliminación de procesos de información manuales, y brindarán la capacidad de combinar datos de selección de personal y del empleado.
• Requisitos del usuario: tenga en cuenta a todos los usuarios —aspirantes, selectores de personal, gerentes de contratación— y asegúrese de que el ATS sea capaz de brindar una experiencia eficiente y positiva para todos.

¿Cuáles son las capacidades de una plataforma de contratación integral que incluye ATS y CRM?

Aquí tiene un resumen de las características y funciones combinadas que puede aprovechar con una solución integral para selección de personal:

Publicar un cargo

• Cree descripciones de puestos que enfaticen las competencias preferidas.
• Identifique los sesgos de género y benchmarks salariales usando escaneos automatizados.
• Cree un sitio web de la marca del empleador para quienes buscan empleo.
• Cree y gestione publicaciones en sitios web de carrera y portales de empleo.
• Utilice aplicaciones configurables para cada solicitud (móvil, rápida o en múltiples etapas).

Evaluar aspirantes

• Busque solicitudes externas e internas usando una única base de datos.
• Configure preguntas de evaluación previas a la solicitud para cada oferta laboral.
• Automatice el almacenamiento y análisis de datos de los currículums, incluyendo parsing.
• Reciba notificaciones automáticas y alertas personalizadas para cada rol.
• Brinde acceso seguro para agencias externas.
• Genere informes y analíticas en tiempo real en todo el proceso de contratación.

Entrevistar postulantes

• Agende entrevistas y haga seguimiento del progreso.
• Recopile feedback y consolide automáticamente las calificaciones del postulante.
• Brinde acceso seguro al portal de postulantes para que accedan a información y estado actuales.

Contratar y hacer onboarding

• Acceda a plantillas y formularios de la marca que ya tienen los campos de datos completados.
• Genere y presente cartas de oferta con la capacidad de firma electrónica para tener una respuesta más rápida.
• Automatice el proceso de onboarding.

¿Cuándo una organización debe implementar un ATS?

Una implementación de ATS debe ser considerada por organizaciones que están creciendo rápidamente y tienen objetivos de contratación ambiciosos que se correlacionan con la estrategia de negocio general. Requisitos adicionales podrían incluir enfocarse en un conjunto de habilidades o roles especializados de alta demanda, dar soporte a esfuerzos masivos de selección de personal o resolver ineficiencias significativas dentro de RR. HH. donde un modelo de datos centralizado y flujos de trabajo automatizados ahorrarían tiempo y dinero. Estas ineficiencias podrían ser:

• El seguimiento de los esfuerzos de contratación se realiza en hojas de cálculo.
• Hay que enviar a mano la misma publicación de una oferta laboral a varios portales de empleo.
• Se dedica tiempo a revisar un gran volumen de solicitudes irrelevantes.
• Es difícil conocer el feedback y las decisiones del equipo de contratación.
• Los recursos internos no están disponibles para crear, mantener ni mejorar el sitio de carrera existente.
• Medir el valor de la selección de personal es difícil e inconsistente.

¿Cuándo debo actualizar mi ATS?

Muchas organizaciones eligen actualizarse pasando de un ATS existente a una plataforma integral de software para selección de personal que incluya capacidades de interacción con el postulante de un CRM.

Un ATS obsoleto puede dar lugar a las siguientes ineficiencias de RR. HH.:

• Para cada vacante se presenta la misma solicitud de empleo.
• Hay una gran tasa de abandono dentro del proceso de contratación.
• Nutrir e interactuar con los postulantes es difícil e ineficaz.
• Se desconoce la presencia de sesgo inconsciente.
• Estrategias específicas tales como contratación masiva, ascensos internos y selección virtual son difíciles, si no imposibles.

Los sistemas de seguimiento de aspirantes, especialmente cuando están integrados en soluciones de contratación de punta a punta, brindan una plataforma moderna y segura para que RR. HH. atraiga, identifique, comprometa y contrate a los mejores candidatos. Un ATS elimina los procesos manuales que requieren mucho tiempo para que los esfuerzos de contratación puedan sincronizarse perfectamente con el crecimiento previsto de la empresa.